Thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật là bước quan trọng để ý tưởng kinh doanh của bạn được nhà nước công nhận và bảo vệ. Khi nắm rõ các quy định về đăng ký kinh doanh, giấy phép an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và nghĩa vụ thuế, chủ quán sẽ tránh được rủi ro bị xử phạt, đình chỉ hoạt động. Nhiều người thường chỉ chú ý đến mặt bằng, menu, concept mà quên rằng quán cafe là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần thực hiện đầy đủ hồ sơ pháp lý ngay từ đầu. Việc chuẩn bị đúng và đủ thủ tục không chỉ giúp quán hoạt động ổn định, mà còn tạo niềm tin với đối tác, nhà cung cấp, nhân sự và khách hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể thành lập quán cafe đúng pháp luật, tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tối đa sai sót.
Tổng quan về thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật
Thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật là “bước đệm” quan trọng trước khi bạn đầu tư vào mặt bằng, thiết kế không gian hay xây dựng menu đồ uống. Ở nhiều địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ…, quán cafe được xếp vào nhóm kinh doanh dịch vụ ăn uống – ngành nghề có điều kiện, nên ngoài đăng ký kinh doanh, chủ quán còn phải đáp ứng thêm các yêu cầu về an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, môi trường, trật tự đô thị. Nếu không chuẩn bị hồ sơ bài bản ngay từ đầu, quán rất dễ bị kiểm tra, xử phạt hoặc buộc tạm dừng hoạt động.
Tổng quan thủ tục có thể chia thành ba “lớp”: (1) Thủ tục thành lập chủ thể kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp); (2) Giấy phép con bắt buộc như giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, thủ tục PCCC theo quy mô; (3) Thủ tục về thuế và lao động như đăng ký thuế, hóa đơn, ký hợp đồng với nhân viên. Tùy từng địa phương, một số biểu mẫu, quy trình nội bộ của cơ quan nhà nước có thể khác nhau đôi chút, nhưng các bước cốt lõi vẫn theo khung chung trên.
Thực tế, nhiều chủ quán cafe ở các tuyến phố sầm uất tại địa phương thường “mở quán trước, làm giấy tờ sau” vì nghĩ rằng quán nhỏ, doanh thu thấp sẽ ít bị để ý. Tuy nhiên, các đợt kiểm tra liên ngành về an toàn thực phẩm, PCCC, trật tự đô thị tại quận/huyện diễn ra ngày càng thường xuyên, đặc biệt ở khu vực trung tâm, khu du lịch. Khi bị kiểm tra, nếu quán chưa hoàn thiện thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật, chủ quán có thể bị phạt tiền, buộc khắc phục, thậm chí phải tạm ngừng kinh doanh.
Chính vì vậy, cách làm an toàn hơn là lên kế hoạch pháp lý song song với kế hoạch kinh doanh: lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô tại địa phương, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, mặt bằng, hồ sơ ATTP, PCCC, và làm việc đúng cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp huyện, Phòng Đăng ký kinh doanh, Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm…). Việc này không chỉ giúp quán cafe hoạt động đúng pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc để sau này mở rộng thành chuỗi hoặc nhượng quyền.
Xu hướng kinh doanh quán cafe và yêu cầu pháp lý hiện nay
Những năm gần đây, xu hướng kinh doanh quán cafe bùng nổ mạnh tại hầu hết các địa phương: từ quán cafe mang đi gần trường học, văn phòng, đến cafe sân vườn, cafe view phố cổ, cafe rooftop tại các thành phố du lịch. Càng ở khu vực trung tâm quận/huyện, mật độ quán cafe càng dày, cạnh tranh không chỉ ở chất lượng đồ uống, không gian, dịch vụ mà còn ở hình ảnh “chuyên nghiệp – chuẩn chỉnh” trong mắt khách hàng địa phương. Một quán cafe có giấy tờ đầy đủ, treo biển hiệu đúng quy định, niêm yết thông tin rõ ràng thường tạo cảm giác yên tâm hơn cho khách.
Song song với xu hướng phát triển đó, yêu cầu pháp lý đối với quán cafe ngày càng chặt chẽ. Cơ quan quản lý tại địa phương (quận, huyện, phường, xã) tăng cường kiểm tra về đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, nguồn gốc nguyên liệu, khu vực chế biến, hệ thống PCCC, lối thoát hiểm… Đặc biệt, những quán có phục vụ thêm đồ ăn nhẹ, thức ăn nhanh, rượu – bia hoặc hoạt động khuya thường nằm trong “tầm ngắm” kiểm tra nhiều hơn.
Vì vậy, khi lập kế hoạch kinh doanh, bạn nên coi thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật là một phần không thể tách rời của mô hình kinh doanh, nhất là nếu quán đặt tại các trục đường lớn, khu dân cư đông đúc hoặc khu du lịch trọng điểm của địa phương.
Khái niệm quán cafe và phân biệt hộ kinh doanh, doanh nghiệp kinh doanh cafe
Về khái niệm, quán cafe là cơ sở kinh doanh dịch vụ đồ uống, chủ yếu phục vụ cafe, trà, nước ép, sinh tố và một số món ăn kèm (bánh ngọt, snack, đồ ăn nhẹ…) để khách sử dụng tại chỗ hoặc mang đi. Ở các địa phương, quán cafe có thể là một mặt bằng nhỏ trong hẻm, ki-ốt tại chợ, căn nhà phố 1–2 tầng, hoặc mô hình quy mô lớn như cafe sân vườn, cafe kết hợp coworking. Dù quy mô ra sao, khi đã “bán đồ uống lấy tiền” thì về nguyên tắc đều phải được đăng ký kinh doanh và thực hiện thủ tục đúng pháp luật.
Về hình thức pháp lý, chủ quán thường cân nhắc giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp (công ty):
- Hộ kinh doanh quán cafe: Phù hợp với mô hình nhỏ, một địa điểm kinh doanh tại địa phương, số lao động không quá nhiều. Thủ tục đăng ký tại UBND cấp huyện/quận thường đơn giản, nhanh gọn, chi phí thấp, chế độ kế toán – thuế cũng nhẹ hơn (thường là thuế khoán). Nhiều quán cafe gia đình, quán “vỉa hè nâng cấp” thường chọn mô hình này.
- Doanh nghiệp kinh doanh cafe (công ty TNHH, công ty cổ phần…): Phù hợp với mô hình chuỗi, có định hướng mở rộng nhiều chi nhánh tại nhiều địa phương, cần xuất hóa đơn cho đối tác, khách hàng doanh nghiệp. Thủ tục thành lập công ty thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT, hồ sơ phức tạp hơn, nhưng bù lại tạo hình ảnh chuyên nghiệp, dễ huy động vốn, dễ mở thêm chi nhánh, cửa hàng.
Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa hai mô hình này là nền tảng quan trọng để bạn lựa chọn đúng hướng đi và xây dựng thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật phù hợp với quy mô, kế hoạch phát triển tại địa phương của mình.
Điều kiện pháp lý trước khi mở quán cafe
Khi triển khai Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, phần điều kiện pháp lý trước khi mở quán là nội dung bắt buộc phải nắm rõ. Dù mở quán tại trung tâm thành phố hay tại huyện, thị xã ở địa phương, chủ quán đều phải tuân thủ các quy định về chủ thể kinh doanh, địa điểm, quy hoạch, phòng cháy chữa cháy (PCCC), vệ sinh môi trường và an toàn cho khách. Nắm rõ điều kiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị giúp bạn tránh rủi ro bị kiểm tra, xử phạt, buộc tạm ngừng hoặc di dời quán cafe. Ở mỗi địa phương, như TP.HCM, Hà Nội, Hải Dương, Hà Nam…, cơ quan quản lý có thể có cách kiểm tra và yêu cầu bổ sung hồ sơ hơi khác nhau, nhưng nguyên tắc chung vẫn bám theo quy định pháp luật hiện hành. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe, bạn nên rà soát đầy đủ ba nhóm điều kiện: chủ thể kinh doanh, địa điểm – mặt bằng – PCCC và vệ sinh môi trường – tiếng ồn – an toàn để quán vận hành ổn định, đúng luật ngay từ ngày đầu khai trương.
Điều kiện về chủ thể kinh doanh quán cafe (cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức)
Về mặt pháp lý, quán cafe có thể đăng ký theo hình thức hộ kinh doanh do một cá nhân, nhóm cá nhân hoặc một hộ gia đình đứng tên; hoặc lựa chọn hình thức doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần…). Trong khuôn khổ bài Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, chủ thể phổ biến nhất là cá nhân đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Nếu là nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình, các thành viên cần lập biên bản thỏa thuận góp vốn, phân chia lợi nhuận, cử một người đại diện làm chủ hộ kinh doanh đứng tên trên giấy phép.
Tại nhiều địa phương, như một huyện ở Hà Nam hoặc một quận ở TP.HCM, cán bộ tiếp nhận hồ sơ thường yêu cầu ghi rõ thông tin số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại của chủ hộ, kèm theo chữ ký đầy đủ của các thành viên (nếu là nhóm). Ví dụ: anh A ở phường Trần Hưng Đạo, TP Phủ Lý muốn mở quán cafe nhỏ gần trường học; anh có thể đăng ký hộ kinh doanh do cá nhân anh đứng tên, ghi ngành nghề “dịch vụ đồ uống – quán cafe” và cam kết chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động của quán. Việc lựa chọn đúng hình thức chủ thể không chỉ giúp thủ tục đăng ký diễn ra suôn sẻ mà còn ảnh hưởng đến chế độ thuế, trách nhiệm pháp lý và kế hoạch mở rộng về sau.
Điều kiện về địa điểm, mặt bằng, quy hoạch và phòng cháy chữa cháy cho quán cafe
Địa điểm kinh doanh là một trong những yếu tố quyết định cơ quan địa phương có chấp thuận hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe hay không. Quán cần đặt tại khu vực phù hợp với quy hoạch: không nằm trong khu vực cấm kinh doanh dịch vụ ăn uống, hành lang an toàn giao thông, hành lang bảo vệ công trình công cộng hoặc khu dân cư có văn bản hạn chế loại hình quán xá ồn ào. Khi chuẩn bị hồ sơ, bạn nên kiểm tra trước với chủ nhà hoặc ban quản lý khu dân cư/xóm/phường về việc khu vực này có bị phản ánh, kiến nghị gì liên quan đến quán cafe, quán nhậu hay không.
Về mặt bằng, quán cafe cần đảm bảo lối thoát hiểm, lối đi thông thoáng, có chỗ bố trí khu vực pha chế tách biệt với khu vực khách ngồi. Với những mặt bằng nằm trong nhà ống, nhà phố nhiều tầng tại các tỉnh/thành, cơ quan chức năng thường kiểm tra kỹ việc bố trí bình chữa cháy, đèn thoát hiểm, nội quy PCCC. Tùy quy mô diện tích và số tầng, quán có thể phải lập hồ sơ, phương án PCCC, thậm chí xin xác nhận hoặc thẩm duyệt theo quy định của địa phương. Ví dụ: một quán cafe 2 tầng tại trung tâm TP. Hải Dương bố trí thêm bếp chế biến đồ ăn nhẹ sẽ thường được công an PCCC yêu cầu bổ sung bình chữa cháy xách tay, đèn chỉ dẫn lối thoát hiểm, nội quy PCCC treo ở vị trí dễ thấy. Chuẩn bị tốt điều kiện về địa điểm, mặt bằng, quy hoạch và PCCC sẽ giúp việc xin giấy phép con, giấy phép an toàn thực phẩm và hoạt động kinh doanh sau này thuận lợi hơn.
Điều kiện về vệ sinh môi trường, tiếng ồn, an toàn cho khách và nhân viên
Ngoài giấy tờ pháp lý, một quán cafe muốn hoạt động bền vững tại địa phương phải đảm bảo điều kiện về vệ sinh môi trường và trật tự đô thị. Khu vực pha chế, khu vệ sinh cần được bố trí kín đáo nhưng dễ tiếp cận, có hệ thống thoát nước, thùng rác có nắp đậy, tránh gây mùi ảnh hưởng hộ dân xung quanh. Nếu địa phương có quy định phân loại rác tại nguồn (như nhiều quận nội thành), chủ quán nên thực hiện đúng để tránh bị nhắc nhở và xử phạt.
Về tiếng ồn, quán cafe thường mở nhạc nền, tổ chức acoustic, bóng đá màn hình lớn… nên cần khống chế âm lượng, đặc biệt sau 22h, tùy quy định từng địa phương. Bạn nên trao đổi trước với hàng xóm, tổ dân phố để thống nhất khung giờ hoạt động, giảm nguy cơ bị phản ánh lên phường/xã. An toàn cho khách và nhân viên cũng là điều kiện quan trọng: lan can, cầu thang phải chắc chắn; sàn không trơn trượt; dây điện, ổ cắm được bố trí an toàn; có biển cảnh báo khu vực nguy hiểm nếu có. Ví dụ: một quán cafe trên tầng 4 tại TP nhỏ ở miền núi cần lắp thêm lan can cao, lưới an toàn và biển cảnh báo khu vực ban công chật để tránh tai nạn. Khi đáp ứng tốt các yêu cầu về vệ sinh môi trường, tiếng ồn và an toàn, quán cafe của bạn không chỉ hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo được thiện cảm với cộng đồng dân cư tại địa phương.
Hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe
Để thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật diễn ra suôn sẻ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải hoàn tất đăng ký kinh doanh. Dù quán nhỏ trong hẻm hay quán lớn nhiều tầng ở trung tâm, một khi có hoạt động mua bán đồ uống thu tiền thì đều phải đứng tên một chủ thể kinh doanh hợp pháp: hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp (công ty). Việc lựa chọn loại hình nào sẽ quyết định hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và cách bạn thực hiện nghĩa vụ thuế về sau.
Về tổng thể, thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe thường đi qua ba bước:
- Chọn loại hình phù hợp với quy mô, định hướng phát triển (hộ kinh doanh hay công ty kinh doanh đồ uống).
- Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương (UBND cấp huyện hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT).
- Nộp hồ sơ – nhận kết quả – thực hiện bước tiếp theo (khắc dấu, treo biển hiệu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép con…).
Tại nhiều địa phương, các chủ quán mới thường chọn hộ kinh doanh vì hồ sơ đơn giản, xử lý nhanh, thuận tiện cho mô hình một quán. Ví dụ, một quán cafe gia đình khoảng 5–7 bàn ở thị trấn hoặc phường trung tâm thường chỉ cần đăng ký hộ kinh doanh tại UBND cấp huyện, kèm giấy tờ cá nhân và giấy tờ mặt bằng. Ngược lại, nếu bạn có kế hoạch mở chuỗi 3–5 quán cafe tại nhiều quận/huyện trong cùng tỉnh/thành, hoặc muốn xuất hóa đơn VAT cho khách doanh nghiệp, việc đăng ký công ty kinh doanh đồ uống sẽ phù hợp hơn.
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn mới tiếp tục làm các thủ tục tiếp theo như: xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hoàn thiện hồ sơ PCCC, đăng ký mã số thuế, tài khoản nộp thuế điện tử, thông báo sử dụng hóa đơn điện tử (đối với doanh nghiệp)… Nếu bỏ qua bước đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký không đúng loại hình, mọi giấy phép con sau này sẽ bị “vướng”, thậm chí không xin được.
Do đó, giai đoạn hồ sơ và thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe là “nền móng pháp lý”, cần được chuẩn bị kỹ, đọc kỹ hướng dẫn tại địa phương, hoặc nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ để hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian khai trương quán.
Lựa chọn loại hình: hộ kinh doanh quán cafe hay công ty kinh doanh đồ uống
Khi bắt đầu tìm hiểu thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật, câu hỏi đầu tiên thường là: “Nên mở hộ kinh doanh hay thành lập công ty?”. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô, số địa điểm và định hướng phát triển của bạn tại địa phương.
- Hộ kinh doanh quán cafe: Thích hợp khi bạn chỉ mở 1 quán, quy mô vừa và nhỏ, lượng nhân viên không quá nhiều. Ưu điểm là thủ tục nhanh gọn, làm trực tiếp tại UBND cấp huyện/quận nơi đặt quán, chế độ kế toán – thuế đơn giản (thường là thuế khoán). Ví dụ, bạn mở một quán cafe take-away gần trường học, diện tích nhỏ, doanh thu vừa phải thì mô hình hộ kinh doanh là lựa chọn hợp lý.
- Công ty kinh doanh đồ uống (cafe, trà, nước ép): Phù hợp khi bạn muốn xây dựng thương hiệu bài bản, mở nhiều chi nhánh trong cùng tỉnh/thành hoặc nhiều địa phương khác nhau, cần xuất hóa đơn cho khách là doanh nghiệp. Việc thành lập công ty giúp bạn dễ kêu gọi vốn, hợp tác, nhượng quyền sau này, nhưng đổi lại quy trình kế toán – thuế và quản trị sẽ “nặng” hơn.
Một mẹo nhỏ là: nếu mới bắt đầu, bạn có thể cân nhắc hộ kinh doanh để dễ vận hành; khi mô hình phát triển, có thể thành lập công ty và chuyển đổi dần sang cấu trúc doanh nghiệp cho phù hợp.
Thành phần hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe tại UBND cấp huyện
Để đăng ký hộ kinh doanh quán cafe tại địa phương, bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ tương đối đơn giản nhưng cần khai đúng ngành nghề, đúng địa chỉ mặt bằng. Thông thường, hồ sơ cơ bản gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Ghi rõ tên hộ kinh doanh (tên quán cafe), địa chỉ địa điểm kinh doanh, ngành nghề “dịch vụ đồ uống/kinh doanh quán cafe”, số vốn, số lao động.
- Bản sao giấy tờ cá nhân của chủ hộ kinh doanh: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực, số điện thoại liên hệ, địa chỉ cư trú.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm: Nếu mặt bằng thuê lại, cần hợp đồng thuê và giấy tờ chủ sở hữu; nếu là nhà riêng, có thể dùng sổ đỏ/sổ hồng.
- Một số địa phương có thể yêu cầu thêm văn bản ủy quyền nếu người đi nộp hồ sơ không phải chủ hộ, hoặc biên bản họp nhóm cá nhân nếu hộ kinh doanh do nhiều cá nhân cùng góp vốn.
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, bạn nộp tại Bộ phận một cửa UBND cấp huyện/quận nơi đặt quán cafe. Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời gian ngắn (thường vài ngày làm việc), bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, là cơ sở để tiếp tục các bước xin giấy phép con và thực hiện nghĩa vụ thuế tại địa phương.
Thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe tại Phòng ĐKKD
Nếu bạn lựa chọn hình thức thành lập công ty kinh doanh quán cafe, hồ sơ sẽ chi tiết hơn so với hộ kinh doanh, vì doanh nghiệp là pháp nhân độc lập và có nhiều thông tin cần đăng ký. Tùy loại hình (công ty TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần…), bạn thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
Một bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu tương ứng loại hình công ty.
- Điều lệ công ty: Quy định tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề (dịch vụ đồ uống, nhà hàng, quán cafe…), vốn điều lệ, cơ cấu sở hữu, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông.
- Danh sách thành viên/cổ đông (đối với công ty TNHH 2TV trở lên, công ty cổ phần) kèm bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu.
- Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính (hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ nhà) – lưu ý tại một số địa phương không cho đặt trụ sở doanh nghiệp tại căn hộ chung cư để ở.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện theo pháp luật trực tiếp đi nộp).
Sau khi nộp hồ sơ (trực tuyến qua Cổng thông tin hoặc trực tiếp), nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Tiếp theo, công ty cần khắc dấu, thông báo mẫu dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, hóa đơn, và triển khai các thủ tục xin giấy phép an toàn thực phẩm, PCCC cho từng địa điểm quán cafe cụ thể. Đây là nền tảng để đảm bảo thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật và thuận lợi mở thêm chi nhánh tại nhiều địa phương trong tương lai.
Các loại giấy phép bắt buộc khi thành lập quán cafe đúng pháp luật
Khi triển khai Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, một trong những phần quan trọng nhất là hệ thống giấy phép bắt buộc. Không ít chủ quán chỉ chú ý đến mặt bằng, decor, menu mà quên mất “xương sống pháp lý” phía sau. Thực tế, để quán cafe hoạt động đúng pháp luật, bạn thường phải đi qua 3 nhóm giấy tờ chính: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu chế biến, phục vụ đồ ăn – thức uống tại chỗ), và các thủ tục PCCC, môi trường, giấy phép bán lẻ rượu/bia nếu có phục vụ.
Tùy quy mô quán, địa phương và loại sản phẩm kinh doanh (chỉ cafe, nước ngọt hay có phục vụ bia, cocktail…), cơ quan quản lý tại quận/huyện sẽ có cách áp dụng linh hoạt, nhưng về nguyên tắc, muốn “chạy” hợp pháp lâu dài, bạn nên chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Dưới đây là phân tích chi tiết từng loại giấy phép, kèm ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung hơn.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp
Đây là giấy phép nền tảng khẳng định tư cách pháp lý của quán cafe. Nếu bạn kinh doanh với quy mô nhỏ, một địa điểm, ít lao động, mô hình phổ biến là hộ kinh doanh cá thể. Chủ quán (cá nhân hoặc nhóm cá nhân/hộ gia đình) nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện/quận nơi đặt quán để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh với ngành nghề “dịch vụ đồ uống – quán cafe”.
Nếu dự định mở chuỗi nhiều chi nhánh, thuê nhiều lao động, cần xuất hóa đơn VAT, ký hợp đồng với đối tác lớn, bạn có thể lựa chọn thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần). Khi đó, hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Ví dụ: tại một thành phố lớn, nhiều thương hiệu cafe chọn mở công ty để dễ dàng mở rộng chuỗi, sau đó đăng ký thêm địa điểm kinh doanh/quán trực thuộc công ty mẹ.
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cho quán cafe
Nếu quán cafe chế biến, pha chế đồ uống tại chỗ, có phục vụ thêm bánh, đồ ăn nhẹ, phần lớn địa phương sẽ yêu cầu bạn xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Đây là giấy phép chứng minh quán đáp ứng tiêu chuẩn về khu vực chế biến, bảo quản nguyên liệu, dụng cụ, nguồn nước, quy trình vệ sinh… cho khách.
Để xin giấy này, quán thường phải chuẩn bị:
- Hồ sơ pháp lý: bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp; CMND/CCCD chủ cơ sở.
- Giấy tờ chuyên môn: Giấy xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm cho chủ cơ sở/người trực tiếp chế biến; Giấy khám sức khỏe đủ điều kiện làm việc trong môi trường có tiếp xúc thực phẩm.
- Điều kiện cơ sở vật chất: Khu pha chế tách biệt khu vệ sinh; tường, sàn dễ lau chùi; có tủ, kệ bảo quản vật tư, nguyên liệu; thùng rác có nắp; quy trình rửa ly, dụng cụ…
Ví dụ: một quán cafe tại khu trung tâm thành phố, có phục vụ cafe pha máy, nước ép, sinh tố và bánh ngọt, khi đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm đến, họ sẽ kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế: nguồn gốc nguyên liệu, hạn sử dụng sữa, siro, tình trạng vệ sinh khu vực bar. Nếu không có giấy chứng nhận hoặc không đạt điều kiện, chủ quán có thể bị phạt, buộc tạm ngừng để khắc phục. Vì vậy, khi Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, bạn nên coi giấy an toàn thực phẩm là một “bước bắt buộc”, không phải “tùy chọn”.
Thủ tục PCCC, giấy phép môi trường, giấy phép bán lẻ rượu/bia nếu có phục vụ
Bên cạnh giấy phép đăng ký kinh doanh và an toàn thực phẩm, quán cafe còn phải quan tâm đến phòng cháy chữa cháy (PCCC), môi trường và giấy phép đồ uống có cồn nếu kinh doanh.
Về PCCC, tùy diện tích, số tầng, vị trí (trong tòa nhà, mặt phố, tầng lửng…) mà quán có thể thuộc diện phải thông báo cam kết, tự kiểm tra PCCC hoặc lập hồ sơ thẩm duyệt, nghiệm thu PCCC. Dù ở mức nào, bạn cũng nên trang bị tối thiểu: bình chữa cháy xách tay, đèn thoát hiểm, nội quy PCCC, sơ đồ thoát nạn ở vị trí dễ nhìn. Ví dụ: một quán cafe 2 tầng trong hẻm nhưng thường xuyên đông khách, mở máy lạnh, sử dụng nhiều thiết bị điện, nếu không tuân thủ PCCC, khi có sự cố sẽ rất nguy hiểm cho cả khách và nhân viên.
Về môi trường, quán phải bảo đảm không xả nước thải bừa bãi, không đổ bã cafe, dầu mỡ gây tắc cống; phải thu gom rác đúng nơi quy định; hạn chế tiếng ồn, khói thuốc (nếu có khu vực hút thuốc) ảnh hưởng khu dân cư. Một số nơi yêu cầu đăng ký kế hoạch bảo vệ môi trường đơn giản đối với cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống có quy mô nhất định.
Nếu quán có phục vụ bia, rượu vang, cocktail, bạn còn cần xem xét giấy phép bán lẻ rượu/bia theo quy định. Thường hồ sơ gửi lên Phòng Kinh tế/Kinh tế – Hạ tầng cấp huyện, kèm theo hợp đồng mua bán rượu bia với nhà cung cấp hợp pháp và giấy đăng ký kinh doanh của quán. Việc kinh doanh đồ uống có cồn mà không có giấy phép có thể dẫn tới xử phạt, tịch thu hàng hóa, thậm chí tạm đình chỉ hoạt động. Do đó, khi lập kế hoạch concept quán, bạn nên quyết định rõ có bán đồ uống có cồn hay không để chuẩn bị giấy phép bổ sung ngay từ đầu.
Quy trình từng bước thực hiện thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật
Bước 1 – Khảo sát mô hình, chuẩn bị hồ sơ pháp lý và kế hoạch tài chính
Ở bước đầu tiên của quy trình thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật, chủ quán cần xác định rõ mô hình kinh doanh: quán cafe nhỏ tại nhà, quán cafe mặt tiền đường lớn, hay mô hình cafe kết hợp đồ ăn nhanh, cafe văn phòng, cafe sân vườn… Việc chọn mô hình sẽ quyết định quy mô đầu tư, diện tích mặt bằng, số lượng nhân sự, cũng như loại hình đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp). Tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, bạn nên khảo sát thêm quy hoạch khu vực, lưu lượng khách, bãi đỗ xe, khoảng cách với trường học, bệnh viện để tránh bị hạn chế về tiếng ồn hoặc PCCC.
Song song, bạn cần bắt đầu chuẩn bị hồ sơ pháp lý cơ bản: CMND/CCCD của chủ hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm (nếu là nhà sở hữu), dự kiến tên quán cafe, ngành nghề kinh doanh. Cuối cùng là kế hoạch tài chính: ước tính chi phí đầu tư ban đầu (sửa chữa, trang trí, mua máy pha, bàn ghế), chi phí vận hành 3–6 tháng đầu, doanh thu dự kiến… Bản kế hoạch này giúp bạn tính toán hiệu quả và chuẩn bị nguồn vốn phù hợp trước khi bước sang các thủ tục đăng ký chính thức.
Bước 2 – Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, khắc dấu, treo biển hiệu quán cafe
Sau khi đã rõ mô hình, bước tiếp theo trong quy trình thực hiện thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật là đăng ký kinh doanh. Nếu chọn hộ kinh doanh quán cafe, bạn nộp hồ sơ tại UBND cấp huyện/quận nơi đặt địa điểm quán, gồm: đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao CCCD, hợp đồng thuê địa điểm, bản kê ngành nghề (dịch vụ ăn uống, đồ uống). Nếu chọn thành lập công ty kinh doanh quán cafe, bạn nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố (ví dụ: Sở KH&ĐT TP.HCM, Sở KH&ĐT Hà Nội), sau đó nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Khi đã có giấy đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp/hộ kinh doanh tiến hành khắc dấu (nếu là công ty) để phục vụ ký hợp đồng, giao dịch với đối tác, nhà cung cấp. Đồng thời, bạn cần thiết kế và treo biển hiệu quán cafe theo đúng quy định: thể hiện tên hộ/công ty, tên quán, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), không dùng từ ngữ cấm, không vi phạm thuần phong mỹ tục. Tại các địa phương, đặc biệt ở khu trung tâm, biển hiệu cần tuân theo quy định về kích thước, vị trí treo, không lấn chiếm lòng lề đường. Nhiều chủ quán bỏ qua khâu xin phép, dẫn đến bị lực lượng trật tự đô thị kiểm tra, yêu cầu tháo dỡ, rất tốn kém chi phí.
Bước 3 – Xin giấy phép con, đăng ký thuế, hóa đơn và thiết lập sổ sách ban đầu
Để thành lập quán cafe đúng pháp luật, sau đăng ký kinh doanh, bạn phải hoàn thành các thủ tục “giấy phép con” và nghĩa vụ thuế. Nếu quán có phục vụ đồ uống, thức ăn chế biến, bạn cần xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm tại cơ quan y tế có thẩm quyền (tùy quy mô, địa phương). Một số quán có diện tích lớn, nhiều tầng hoặc nằm trong tòa nhà phải đáp ứng thêm yêu cầu phòng cháy chữa cháy: hồ sơ thẩm duyệt, báo cáo kiểm tra hoặc cam kết PCCC tùy trường hợp.
Về thuế, hộ kinh doanh và doanh nghiệp đều phải đăng ký mã số thuế, nộp lệ phí môn bài, sau đó thực hiện kê khai thuế theo quy định. Doanh nghiệp kinh doanh quán cafe thường phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho đối tác, tổ chức, trong khi hộ kinh doanh nhỏ lẻ có thể không bắt buộc. Ở giai đoạn này, bạn nên thiết lập sổ sách ban đầu: sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi doanh thu – chi phí, hợp đồng nhà cung cấp, bảng lương nhân viên. Nếu không rành kế toán – thuế, chủ quán tại các địa phương có thể thuê dịch vụ kế toán trọn gói để đảm bảo khai báo đúng hạn, tránh bị phạt chậm nộp ngay trong năm đầu hoạt động.
Nghĩa vụ thuế và quản lý lao động trong quán cafe
Nghĩa vụ thuế đối với hộ kinh doanh và công ty kinh doanh quán cafe
Dù mở quán cafe dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể hay công ty thì chủ quán đều có nghĩa vụ thuế bắt buộc với cơ quan thuế địa phương nơi đặt địa điểm kinh doanh (ví dụ: Chi cục Thuế quận Hai Bà Trưng – Hà Nội, Chi cục Thuế TP Phủ Lý – Hà Nam, Chi cục Thuế TP Hải Dương…). Với hộ kinh doanh quán cafe, nghĩa vụ cơ bản gồm: lệ phí môn bài (tính theo bậc doanh thu/năm), thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khoán và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khoán. Cơ quan thuế sẽ khảo sát thực tế: vị trí quán, diện tích, lượng khách, giá bán… để ấn định mức doanh thu khoán phù hợp.
Ví dụ: một hộ kinh doanh quán cafe nhỏ tại phường trung tâm ở Hà Nam, doanh thu ước tính 25–30 triệu/tháng, cơ quan thuế có thể xác định doanh thu khoán khoảng 300–360 triệu/năm và tính thuế GTGT, TNCN dựa trên doanh thu này. Chủ quán có quyền trao đổi nếu mức khoán chưa phản ánh đúng thực tế.
Với công ty kinh doanh quán cafe (Công ty TNHH, cổ phần), ngoài lệ phí môn bài, doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc quý, kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thực hiện đầy đủ chế độ kế toán – sổ sách – hóa đơn. Khi doanh nghiệp có thuê lao động, còn phát sinh thuế TNCN khấu trừ từ tiền lương nhân viên. Do đó, tại nhiều địa phương, các quán cafe quy mô chuỗi, thương hiệu nhượng quyền thường chọn mô hình công ty để dễ dàng quản trị thuế, lao động và mở rộng hệ thống.
Hợp đồng lao động, BHXH và nội quy làm việc cho nhân viên quán cafe
Song song với nghĩa vụ thuế, việc quản lý lao động trong quán cafe tại địa phương cũng là nội dung thường xuyên được thanh tra, kiểm tra. Đối với nhân sự làm việc thường xuyên như quản lý, barista, thu ngân, nhân viên phục vụ chính thức, chủ quán nên ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) ghi rõ: vị trí, ca làm, mức lương, phụ cấp, trách nhiệm và quy định thưởng – phạt. Nếu quán đặt tại các đô thị lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, cơ quan lao động – BHXH quản lý khá chặt nên việc “làm cho đúng” ngay từ đầu giúp tránh bị xử phạt.
Với nhân viên làm việc toàn thời gian, hợp đồng từ 1 tháng trở lên, quán có nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định nếu đáp ứng đủ điều kiện. Rất nhiều quán cafe tại địa phương chỉ đăng ký hộ kinh doanh nhưng vẫn tuyển 7–10 nhân viên full-time; trường hợp này, nếu không tham gia BHXH sẽ có nguy cơ bị truy thu và phạt.
Ngoài ra, quán nên ban hành nội quy làm việc: giờ giấc, quy định chấm công, ca kíp, sử dụng điện thoại, giữ gìn tài sản, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy (đặc biệt với quán dùng nhiều thiết bị điện, máy rang, bếp nướng…). Với quán cafe sử dụng từ 10 lao động trở lên tại một địa phương, nội quy lao động cần được đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động theo quy định.
Lưu trữ chứng từ, sổ sách để chứng minh doanh thu – chi phí hợp pháp
Dù là hộ kinh doanh hay công ty, quán cafe tại bất kỳ địa phương nào cũng nên lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách: hóa đơn mua nguyên liệu (cà phê, sữa, đường, topping…), hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, phiếu chi, phiếu thu… Việc sử dụng phần mềm bán hàng có báo cáo doanh thu theo ngày/tháng giúp đối chiếu với doanh thu khoán hoặc doanh thu kê khai, tránh tình trạng cơ quan thuế ấn định doanh thu quá cao. Khi có đủ chứng từ, chủ quán dễ dàng chứng minh chi phí hợp lệ, tối ưu số thuế phải nộp và tự tin khi làm việc với Chi cục Thuế địa phương.
Sai lầm pháp lý thường gặp khi mở quán cafe và cách phòng tránh
Khi bắt tay mở quán, nhiều chủ quán tập trung gần như toàn bộ nguồn lực vào thuê mặt bằng đẹp, thiết kế không gian, chọn máy pha, xây dựng menu… mà xem nhẹ phần pháp lý. Đây là lý do rất nhiều quán cafe tại các địa phương bị kiểm tra rồi mới “tá hỏa” vì thiếu đăng ký kinh doanh, thiếu giấy phép an toàn thực phẩm hoặc hồ sơ PCCC chưa đạt yêu cầu. Không ít trường hợp đang bán tốt phải tạm ngừng để bổ sung hồ sơ, sửa chữa hạng mục kỹ thuật, gây thiệt hại lớn về doanh thu và uy tín.
Sai lầm phổ biến nhất là cho rằng “quán nhỏ, ở hẻm, chắc không ai kiểm tra”, trong khi các đoàn kiểm tra liên ngành của quận/huyện, phường/xã hiện làm việc rất thường xuyên, đặc biệt tại khu vực đông dân cư, gần trường học, chợ, khu du lịch. Một số chủ quán khác lại đăng ký kinh doanh qua loa, khai ngành nghề không đúng, địa chỉ không chuẩn, hoặc để người khác đứng tên hộ mà không có thỏa thuận rõ ràng, dẫn đến tranh chấp nội bộ, khó xoay xở khi cần vay vốn, mở rộng hoặc chuyển nhượng.
Cách phòng tránh tốt nhất là xem pháp lý như một hạng mục bắt buộc trong kế hoạch mở quán, giống như chi phí thuê mặt bằng hay mua máy móc. Ngay từ đầu, bạn cần xác định mô hình (hộ kinh doanh hay công ty), tìm hiểu rõ yêu cầu của UBND cấp huyện, Phòng ĐKKD, cơ quan ATTP, PCCC tại địa phương và lập danh sách việc phải làm theo trình tự. Nếu không tự tin, bạn có thể kết hợp vừa tự tìm hiểu, vừa nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ phần hồ sơ để đảm bảo quán cafe vận hành đúng pháp luật.
Những lỗi phổ biến khiến quán cafe bị xử phạt, đình chỉ hoạt động
Những lỗi pháp lý “kinh điển” khiến quán cafe bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động thường xoay quanh ba nhóm: không đăng ký hoặc đăng ký kinh doanh không đúng, không có giấy phép an toàn thực phẩm và không đảm bảo yêu cầu PCCC. Nhiều quán chỉ treo bảng hiệu, bán đồ uống bình thường nhưng chưa hề có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, khi đoàn kiểm tra đến sẽ bị lập biên bản ngay. Một số quán có bếp chế biến đơn giản, phục vụ thêm đồ ăn vặt nhưng không xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP, sử dụng nguyên liệu không rõ nguồn gốc, khu pha chế bừa bộn – đây là điểm rất dễ bị “soi”.
Ngoài ra, các lỗi như lối thoát hiểm bị che chắn, không có hoặc không bảo dưỡng bình chữa cháy, ổ điện kéo nối tạm bợ… cũng là căn cứ để cơ quan chức năng yêu cầu khắc phục, thậm chí đình chỉ nếu đánh giá có nguy cơ cao mất an toàn cho khách tại địa phương.
Kinh nghiệm thực tế để tuân thủ đầy đủ thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật
Để tuân thủ đầy đủ thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật, trước tiên bạn nên lập checklist pháp lý riêng, bao gồm: loại hình kinh doanh, đăng ký kinh doanh, mã ngành, hồ sơ ATTP, PCCC, biển hiệu, thuế… rồi đánh dấu từng mục đã hoàn thành. Thứ hai, hãy chủ động làm việc với cơ quan địa phương: hỏi trực tiếp bộ phận một cửa UBND cấp huyện, Chi cục ATTP, Công an PCCC về hồ sơ cần chuẩn bị, tiêu chuẩn mặt bằng, khu bếp, kho, lối thoát hiểm. Thứ ba, khi thuê mặt bằng, nên đưa luôn điều kiện pháp lý vào hợp đồng (cho phép cải tạo PCCC, làm hồ sơ ATTP, treo biển hiệu…).
Kinh nghiệm thực tế là: đừng đợi bị kiểm tra mới làm giấy tờ, mà hãy coi việc hoàn thiện hồ sơ pháp lý là bước song song với sửa chữa mặt bằng, tuyển nhân sự. Với quán quy mô lớn, hoặc đặt tại vị trí “nhạy cảm” của địa phương, nên cân nhắc thuê dịch vụ tư vấn để rà soát lại toàn bộ hồ sơ trước khi khai trương.
Có nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục thành lập quán cafe trọn gói?
Khi bắt đầu mở quán, đa số chủ quán cafe tập trung vào menu, concept, decor, tuyển nhân sự… mà ít kinh nghiệm về hồ sơ pháp lý, thuế, giấy phép con. Thực tế, chỉ riêng việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, tìm hiểu điều kiện an toàn thực phẩm, PCCC, môi trường đã tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu bạn tự làm. Vì vậy, câu hỏi “Có nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục thành lập quán cafe trọn gói?” là băn khoăn rất thực tế của nhiều chủ quán, đặc biệt tại các địa phương đang siết chặt quản lý như trung tâm thành phố, thị xã, khu du lịch.
Việc thuê đơn vị tư vấn pháp lý, kế toán, dịch vụ trọn gói giúp chủ quán hiểu rõ thứ tự công việc: từ khâu chọn mô hình (hộ kinh doanh hay công ty), đăng ký kinh doanh, xin giấy phép an toàn thực phẩm, PCCC, đến thiết lập hệ thống sổ sách thuế ban đầu. Thay vì tự mình xếp hàng chờ nộp hồ sơ, tra cứu quy định, nghe giải thích chuyên môn tại bộ phận một cửa, bạn có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện, giảm đáng kể rủi ro hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Ví dụ: một chủ quán ở khu trung tâm tỉnh lỵ, lần đầu kinh doanh, nếu tự làm hồ sơ có thể mất 1–2 tuần vừa chỉnh sửa hồ sơ, vừa đi lại nhiều lần. Trong khi đó, nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ thành lập quán cafe trọn gói tại địa phương, họ chỉ cần chuẩn bị giấy tờ cá nhân, hợp đồng thuê mặt bằng, phần còn lại đơn vị dịch vụ sẽ rà soát, soạn thảo và nộp hồ sơ đúng chuẩn. Nhờ đó, chủ quán có thể tập trung xây dựng thương hiệu, tuyển nhân sự, chuẩn bị khai trương mà vẫn đảm bảo quán cafe hoạt động đúng pháp luật ngay từ ngày đầu.
Lợi ích khi thuê đơn vị tư vấn pháp lý, kế toán hỗ trợ chủ quán cafe mới
Đối với người lần đầu mở quán cafe, đơn vị tư vấn pháp lý và kế toán giống như “bản đồ đường đi” trong mê cung thủ tục. Lợi ích đầu tiên là tiết kiệm thời gian và công sức: bạn không phải tự nghiên cứu từng điều khoản luật, từng biểu mẫu hồ sơ, mà được chuyên gia giải thích ngắn gọn, dễ hiểu và làm sẵn trọn bộ hồ sơ theo đúng quy định địa phương.
Lợi ích thứ hai là giảm rủi ro pháp lý và thuế về sau. Đơn vị tư vấn sẽ giúp bạn chọn mô hình phù hợp (hộ kinh doanh hay công ty), đăng ký đúng ngành nghề, tư vấn mức vốn, lao động, cách mô tả ngành “dịch vụ đồ uống – quán cafe” cho chuẩn. Đồng thời, kế toán sẽ hướng dẫn thiết lập nghĩa vụ thuế ban đầu, cách làm việc với chi cục thuế, quản lý doanh thu – chi phí để hạn chế bị ấn định thuế khoán quá cao.
Ví dụ: tại một huyện du lịch, nơi cơ quan thuế thường xuyên kiểm tra các quán cafe, nhà hàng, việc có đơn vị kế toán đồng hành từ đầu giúp chủ quán hiểu rõ mình phải nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN ra sao, tránh tình trạng “kinh doanh vài tháng rồi mới biết bị thiếu nghĩa vụ thuế”. Nhờ đó, quán cafe vận hành ổn định hơn, không bị gián đoạn vì các quyết định xử phạt, truy thu thuế bất ngờ.
Tiêu chí lựa chọn đơn vị dịch vụ uy tín, chi phí minh bạch
Không phải đơn vị nào quảng cáo “trọn gói – giá rẻ” cũng đều phù hợp với quán cafe của bạn. Khi chọn dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục thành lập quán cafe trọn gói, bạn nên ưu tiên những đơn vị hội đủ một số tiêu chí cơ bản. Thứ nhất là kinh nghiệm thực tế: nên chọn nơi đã từng xử lý nhiều hồ sơ quán cafe, nhà hàng, hộ kinh doanh ăn uống tại chính địa phương bạn; họ hiểu rõ thói quen kiểm tra và yêu cầu bổ sung của cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, công an PCCC.
Thứ hai là tư vấn rõ ràng, chi phí minh bạch. Ngay từ đầu, đơn vị dịch vụ phải liệt kê cụ thể: phí nhà nước, phí dịch vụ, các khoản có thể phát sinh (nếu có) và cam kết thời gian hoàn thành từng bước. Bạn có thể yêu cầu báo giá bằng văn bản hoặc hợp đồng ghi rõ phạm vi công việc: đăng ký hộ kinh doanh/doanh nghiệp, hỗ trợ xin giấy phép an toàn thực phẩm, tư vấn PCCC, mở mã số thuế, kê khai ban đầu…
Thứ ba là chính sách hỗ trợ sau khi hoàn tất hồ sơ. Một đơn vị uy tín thường không chỉ “làm xong là xong”, mà còn sẵn sàng giải đáp các câu hỏi về thuế, sổ sách, hóa đơn, cách xử lý khi có đoàn kiểm tra. Ví dụ: tại một thành phố hoặc thị xã nhỏ, nơi cán bộ hay yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc giải trình thêm, một đơn vị dịch vụ tận tâm sẽ hỗ trợ bạn giải trình và điều chỉnh hồ sơ kịp thời. Với những tiêu chí này, chủ quán cafe có thể yên tâm giao phần “giấy tờ – pháp lý” cho chuyên gia, tập trung xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả.
Thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật không chỉ là việc nộp vài bộ hồ sơ đơn giản mà à cả một quy trình cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Khi hiểu rõ các bước đăng ký kinh doanh, xin giấy phép an toàn thực phẩm, PCCC, thuế và quản lý lao động, bạn sẽ tránh được rất nhiều rủi ro bị phạt, bị buộc tạm dừng hoạt động. Việc tuân thủ pháp luật ngay từ đầu cũng giúp quán cafe xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo uy tín với khách hàng và đối tác. Nếu cảm thấy các quy định quá phức tạp, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn để tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế sai sót. Hy vọng bài viết này giúp bạn tự tin hơn khi triển khai thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật và sớm đưa quán vào hoạt động hiệu quả.
