Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh quán cafe luôn là bước đầu tiên nhưng cũng dễ gây lúng túng cho nhiều chủ quán mới. Nhiều người chỉ nghĩ đơn giản là mở quán, thuê mặt bằng, mua máy móc mà chưa hình dung hết các giấy tờ pháp lý cần thiết. Nếu không chuẩn bị kỹ hồ sơ, bạn có thể bị chậm khai trương, bị phạt do kinh doanh không đúng quy định hoặc phải đi lại bổ sung nhiều lần. Việc hiểu rõ từng loại hồ sơ cho hộ kinh doanh, cho công ty, cho mặt bằng và cho các giấy phép con như VSATTP, PCCC sẽ giúp quá trình mở quán cafe diễn ra thuận lợi. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng nhóm hồ sơ, kèm checklist và kinh nghiệm thực tế để bạn dễ dàng áp dụng.
Tổng quan về hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh quán cafe
Khi bắt đầu đăng ký kinh doanh quán cafe, rất nhiều chủ quán bối rối không biết “cần chuẩn bị những giấy tờ gì, nộp ở đâu, theo trình tự như thế nào”. Thực tế, hồ sơ không quá phức tạp, nhưng nếu bạn không nắm rõ yêu cầu từng mô hình (hộ kinh doanh hay công ty), rất dễ rơi vào tình trạng thiếu giấy tờ, ghi sai thông tin, phải bổ sung – chỉnh sửa nhiều lần, kéo dài thời gian khai trương quán. Vì vậy, việc hiểu đúng tổng quan về hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh quán cafe là bước quan trọng để tối ưu thời gian và chi phí.
Về bản chất, hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe là tập hợp các giấy tờ thể hiện: (1) Chủ thể kinh doanh là ai (cá nhân hay tổ chức), (2) Kinh doanh ở đâu (địa điểm/quán), (3) Kinh doanh ngành nghề gì (dịch vụ đồ uống, quán cafe…), và (4) Quy mô, hình thức hoạt động. Tất cả được thể hiện thông qua các biểu mẫu bắt buộc (giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp), giấy tờ tùy thân, giấy tờ mặt bằng (hợp đồng thuê, sổ đỏ/sổ hồng), kèm các tài liệu liên quan khác.
Điểm quan trọng là: hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe chỉ là bước đầu, nhưng nó quyết định gần như toàn bộ các thủ tục pháp lý phía sau. Nếu bạn khai tên hộ/công ty, ngành nghề, địa chỉ không chính xác, sau này khi xin giấy phép an toàn thực phẩm, hồ sơ PCCC, đăng ký thuế… sẽ bị vướng, phải điều chỉnh thông tin rất mất thời gian. Ngược lại, nếu chuẩn bị hồ sơ chuẩn ngay từ đầu – tên rõ ràng, địa chỉ trùng khớp hợp đồng thuê, ngành nghề đúng nhóm dịch vụ ăn uống – thì mọi bước pháp lý tiếp theo sẽ trôi chảy hơn nhiều.
Ngoài ra, chủ quán cũng cần lưu ý phân loại hồ sơ theo hình thức kinh doanh: nếu là hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ sẽ nộp tại UBND cấp huyện nơi đặt quán; nếu là công ty quán cafe (doanh nghiệp), hồ sơ sẽ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Mỗi hình thức có bộ hồ sơ, mẫu biểu và yêu cầu khác nhau, nên trước khi bắt tay soạn thảo, hãy xác định rõ mình chọn mô hình nào để tránh chuẩn bị nhầm.
Khái niệm hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe và quy trình cơ bản
Hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe có thể hiểu đơn giản là “bộ giấy tờ xin phép Nhà nước cho phép bạn mở quán cafe và kinh doanh dịch vụ đồ uống hợp pháp”. Bộ hồ sơ này là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét: bạn là ai, kinh doanh ở đâu, làm ngành nghề gì, có phù hợp với quy định hiện hành tại địa phương hay không. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đây chính là “tấm giấy khai sinh pháp lý” của quán cafe.
Quy trình cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ gồm 4 bước:
- Xác định mô hình kinh doanh: hộ kinh doanh cá thể hay công ty quán cafe.
- Thu thập thông tin, giấy tờ: giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND/hộ chiếu), thông tin chủ hộ/thành viên góp vốn, địa chỉ quán, thông tin mặt bằng, dự kiến vốn, số lao động.
- Soạn thảo và ký các biểu mẫu: giấy đề nghị đăng ký, danh sách thành viên (nếu là công ty), điều lệ (đối với doanh nghiệp), hợp đồng thuê mặt bằng…
- Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và theo dõi kết quả, kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu.
Hiểu rõ khái niệm và quy trình như vậy giúp bạn dễ hình dung hơn: thay vì “mò mẫm từng giấy”, bạn sẽ có bức tranh tổng thể để chủ động chuẩn bị từng phần, tránh bị động khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe.
Phân loại hồ sơ theo hình thức kinh doanh: hộ kinh doanh cá thể và công ty
Khi đăng ký kinh doanh quán cafe, bộ hồ sơ sẽ khác nhau tùy theo bạn chọn hộ kinh doanh cá thể hay công ty quán cafe:
- Đối với hộ kinh doanh cá thể:
Hồ sơ tập trung vào cá nhân chủ hộ và địa điểm quán. Thông thường gồm:- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: ghi tên hộ, địa chỉ quán, ngành nghề kinh doanh, số vốn, số lao động.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của chủ hộ (CCCD/CMND/hộ chiếu).
- Hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm.
- Một số giấy tờ khác nếu có nhiều cá nhân cùng góp vốn (biên bản họp nhóm cá nhân, văn bản ủy quyền…).
Hồ sơ này nộp tại UBND cấp huyện/quận nơi đặt quán cafe.
- Đối với công ty quán cafe (doanh nghiệp):
Hồ sơ mang tính “tổ chức” hơn, gồm:- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo loại hình (TNHH 1TV, TNHH 2TV trở lên, cổ phần…).
- Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của thành viên, người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ chứng minh địa chỉ trụ sở chính (thường là nơi đặt văn phòng quản lý, có thể khác địa chỉ từng quán).
Hồ sơ doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Mỗi loại hình sẽ gắn với cách quản lý thuế, trách nhiệm pháp lý và khả năng mở rộng khác nhau, nên việc phân loại hồ sơ theo mô hình là bước rất quan trọng trước khi bạn bắt tay soạn thảo.
Căn cứ pháp lý liên quan đến hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe
Để hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe được chấp thuận nhanh, hạn chế tối đa việc phải sửa đi sửa lại, chủ quán cần nắm rõ những căn cứ pháp lý đang được áp dụng. Việc hiểu luật không chỉ giúp bạn điền đúng biểu mẫu, chuẩn bị đủ giấy tờ, mà còn giúp lựa chọn đúng loại hình kinh doanh (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp), biết khi nào phải xin thêm giấy phép con về an toàn thực phẩm, PCCC, môi trường….
Nhìn tổng thể, hồ sơ đăng ký quán cafe thường chịu tác động của 3 nhóm quy định chính: (1) quy định về đăng ký kinh doanh dịch vụ ăn uống, đồ uống, (2) quy định về đăng ký hộ kinh doanh đối với mô hình quán cafe nhỏ, một địa điểm, và (3) quy định về đăng ký doanh nghiệp nếu chủ quán chọn thành lập công ty để kinh doanh cafe, mở chuỗi, kêu gọi đầu tư. Ở mỗi địa phương, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT cũng đều căn cứ vào các văn bản này để thụ lý và cấp giấy chứng nhận.
Việc trích dẫn, ghi rõ căn cứ pháp lý trong hợp đồng thuê địa điểm, trong hồ sơ nội bộ hoặc trong các tài liệu hướng dẫn nội bộ/quy trình mở quán cafe cũng giúp chủ quán dễ làm việc với đối tác, kế toán, đơn vị tư vấn pháp lý. Dưới đây là phần tóm lược các nhóm căn cứ pháp lý quan trọng cần chú ý khi xây dựng và hoàn thiện hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe.
Quy định về đăng ký kinh doanh dịch vụ ăn uống, đồ uống
Kinh doanh quán cafe được xếp trong nhóm dịch vụ ăn uống, đồ uống, chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật chuyên ngành. Về bản chất, quán cafe là cơ sở dịch vụ ăn uống (dù chủ yếu là đồ uống, có thể kèm bánh, đồ ăn nhẹ), vì vậy ngoài quy định chung về đăng ký kinh doanh, chủ quán còn phải tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam phân loại ngành nghề dịch vụ ăn uống – đồ uống với mã ngành cụ thể, là cơ sở để ghi ngành nghề kinh doanh trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp. Khi lập hồ sơ, bạn thường sẽ ghi ngành nghề theo cách mô tả: “Dịch vụ phục vụ đồ uống – quán cafe” hoặc tương đương, phù hợp với hệ thống mã ngành hiện hành.
Bên cạnh đó, các văn bản về an toàn thực phẩm quy định: cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống (trong đó có quán cafe) phải đáp ứng điều kiện về địa điểm, cơ sở vật chất, nguồn nước, quy trình bảo quản nguyên liệu, sức khỏe nhân viên… và trong nhiều trường hợp phải xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Đây là nền tảng pháp lý mà cơ quan y tế, quản lý thị trường, UBND địa phương dùng để kiểm tra điều kiện hoạt động của quán.
Căn cứ pháp lý về đăng ký hộ kinh doanh quán cafe
Đối với mô hình hộ kinh doanh quán cafe, căn cứ pháp lý chủ yếu là các quy định về đăng ký hộ kinh doanh, điều kiện đối với chủ hộ, tên hộ kinh doanh, địa điểm, phạm vi hoạt động. Theo khung pháp luật hiện hành, hộ kinh doanh là mô hình phù hợp với quán cafe quy mô nhỏ, một địa điểm, số lao động không quá lớn, hoạt động chủ yếu dựa trên sự quản lý trực tiếp của chủ hộ và gia đình.
Các văn bản về đăng ký hộ kinh doanh quy định rõ: cá nhân, thành viên hộ gia đình hoặc nhóm cá nhân có quyền đăng ký hộ kinh doanh; mỗi cá nhân chỉ được đăng ký một hộ, và hộ kinh doanh chỉ được đăng ký một địa điểm kinh doanh. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe thường bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao giấy tờ tùy thân của chủ hộ, hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm, biên bản góp vốn nếu có nhiều thành viên.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện/quận nơi đặt địa điểm quán cafe (thường là Phòng Tài chính – Kế hoạch hoặc Bộ phận một cửa của UBND cấp huyện). Thời hạn giải quyết, lệ phí và mẫu biểu được ban hành thống nhất, giúp chủ quán tại các địa phương dễ dàng tra cứu và chuẩn bị hồ sơ.
Căn cứ pháp lý về đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe
Nếu chủ quán lựa chọn thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) để kinh doanh quán cafe, hồ sơ và thủ tục sẽ căn cứ vào quy định về đăng ký doanh nghiệp. Các văn bản này quy định chi tiết về: loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký, trình tự, thủ tục, nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trách nhiệm của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông.
Khi đăng ký doanh nghiệp, chủ quán phải xác định rõ mã ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống, đồ uống, đăng ký trụ sở chính, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở công ty. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty có thể đăng ký thêm địa điểm kinh doanh/quán cafe ở các địa chỉ khác.
Ngoài căn cứ về đăng ký doanh nghiệp, nếu có yếu tố đầu tư nước ngoài (nhà đầu tư nước ngoài góp vốn kinh doanh quán cafe), doanh nghiệp còn phải tuân thủ thêm các quy định về đầu tư và thủ tục góp vốn, mua phần vốn góp theo tỷ lệ và ngành nghề có điều kiện. Điều này cần được lưu ý ngay từ khi soạn thảo hồ sơ và thỏa thuận giữa các bên góp vốn.
Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, nhóm cá nhân
Khi mở quán cafe quy mô nhỏ và vừa, rất nhiều người lựa chọn mô hình hộ kinh doanh quán cafe vì thủ tục đơn giản, chi phí thấp, phù hợp với cá nhân hoặc nhóm thành viên trong gia đình cùng góp vốn. Tuy nhiên, hồ sơ đăng ký cho cá nhân và nhóm cá nhân/hộ gia đình có một vài điểm khác biệt quan trọng mà nếu không nắm rõ, bạn sẽ dễ bị yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, mất thời gian đi lại nhiều lần.
Tại các đô thị như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng hay các tỉnh như Hà Nam, Bắc Ninh, Bình Dương…, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được tiếp nhận chủ yếu tại UBND cấp quận/huyện (bộ phận một cửa) hoặc phòng Tài chính – Kế hoạch. Mẫu biểu, cách ghi cơ bản thống nhất, nhưng mỗi địa phương có thể yêu cầu bổ sung thêm một số thông tin (ví dụ: số điện thoại liên hệ, địa chỉ email, bản cam kết về trật tự đô thị…). Vì vậy, chuẩn bị hồ sơ “dư dả” một chút luôn có lợi cho bạn.
Về tổng thể, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, nhóm cá nhân sẽ xoay quanh 3 nhóm giấy tờ chính: (1) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh quán cafe – là phần nội dung quan trọng nhất, ghi rõ tên hộ, ngành nghề, vốn, lao động; (2) Giấy tờ nhân thân và địa điểm kinh doanh – bản sao CCCD/CMND, sổ hộ khẩu, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm; (3) Giấy ủy quyền, hợp đồng dịch vụ – trong trường hợp bạn không trực tiếp nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người thân hoặc bên dịch vụ.
Nếu là cá nhân đứng tên, bạn chủ yếu chuẩn bị hồ sơ của riêng mình. Nếu là nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình, ngoài những giấy tờ chung, cần có thêm biên bản thỏa thuận giữa các thành viên, cử một người đại diện đứng tên hộ kinh doanh. Sự rõ ràng ngay từ khâu hồ sơ không chỉ giúp thủ tục đăng ký thuận lợi mà còn hạn chế tranh chấp nội bộ khi quán cafe đi vào hoạt động.
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh quán cafe và nội dung bắt buộc
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh quán cafe là “xương sống” của bộ hồ sơ, vì cơ quan đăng ký sẽ căn cứ vào đây để cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Thông thường, mẫu đơn được phát tại bộ phận một cửa của UBND quận/huyện nơi đặt quán cafe hoặc tải trên cổng dịch vụ công của địa phương.
Khi điền giấy đề nghị, bạn cần chú ý các nội dung bắt buộc sau:
- Tên hộ kinh doanh: nên gắn với thương hiệu quán, ví dụ “Hộ kinh doanh Quán Cafe Góc Phố”, “Hộ kinh doanh Cafe Mộc”. Với nhóm cá nhân/hộ gia đình, chỉ chọn một tên duy nhất để tránh trùng lặp với hộ khác trong cùng quận/huyện.
- Địa điểm kinh doanh: ghi đúng theo địa chỉ trên hợp đồng thuê hoặc sổ đỏ: số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Ngành, nghề kinh doanh: mô tả rõ “Dịch vụ đồ uống – quán cafe, nước ép, sinh tố, đồ uống không cồn…”, có thể bổ sung “bán mang đi” nếu có.
- Vốn kinh doanh: kê khai phù hợp với quy mô, không cần quá cao nhưng cũng không nên quá thấp so với thực tế đầu tư.
- Số lao động: ghi số người làm việc thường xuyên, bao gồm cả chủ hộ và nhân viên.
- Thông tin chủ hộ hoặc người đại diện nhóm cá nhân: họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ cư trú.
Cuối đơn, chủ hộ hoặc người đại diện ký, ghi rõ họ tên. Với nhóm cá nhân, có nơi yêu cầu kèm danh sách các thành viên góp vốn, vì vậy bạn nên chuẩn bị thêm phụ lục nếu được hướng dẫn.
Bản sao CCCD/CMND, sổ hộ khẩu, giấy tờ về địa điểm kinh doanh
Bên cạnh giấy đề nghị, bản sao CCCD/CMND, sổ hộ khẩu và giấy tờ liên quan đến địa điểm kinh doanh là phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, nhóm cá nhân.
Đối với cá nhân, bạn cần:
- Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực, chụp rõ 2 mặt, có thể kèm bản gốc để đối chiếu nếu cán bộ yêu cầu.
- Bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú: một số nơi không bắt buộc nhưng chuẩn bị sẵn sẽ tốt hơn.
- Giấy tờ về địa điểm kinh doanh: gồm hợp đồng thuê mặt bằng (có chữ ký hai bên, ghi rõ thời hạn thuê, mục đích sử dụng) hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà ở nếu là nhà của gia đình.
Đối với nhóm cá nhân/hộ gia đình, ngoài giấy tờ của người đại diện, có thể phải nộp thêm danh sách các thành viên cùng góp vốn, bản sao CCCD/CMND của từng người (tùy theo yêu cầu thực tế của địa phương). Tại nhiều quận huyện, cán bộ chỉ lưu danh sách thành viên, không yêu cầu sổ hộ khẩu của tất cả mọi người, nhưng bạn nên hỏi rõ khi nộp hồ sơ để tránh thiếu sót.
Giấy ủy quyền, hợp đồng dịch vụ trong trường hợp nộp hồ sơ qua bên thứ ba
Trong thực tế, không phải lúc nào chủ hộ hoặc người đại diện nhóm cá nhân cũng có thời gian tự mình đi nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe. Khi đó, bạn có thể ủy quyền cho người thân, nhân viên hoặc bên dịch vụ pháp lý thay mặt thực hiện.
Trường hợp này, hồ sơ cần bổ sung:
- Giấy ủy quyền ghi rõ thông tin người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi và thời hạn ủy quyền;
- Bản sao CCCD/CMND của người được ủy quyền;
- Nếu thuê đơn vị dịch vụ, có thể kèm hợp đồng dịch vụ giữa bạn và đơn vị đó để thuận tiện khi giải trình.
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy ủy quyền và hợp đồng dịch vụ giúp cơ quan đăng ký yên tâm rằng việc nộp hồ sơ là hợp pháp, tránh tình trạng bị từ chối tiếp nhận chỉ vì “không đúng người đi làm”.
Hồ sơ thành lập công ty kinh doanh quán cafe (công ty TNHH, cổ phần)
Khi lựa chọn mô hình công ty TNHH hoặc công ty cổ phần để kinh doanh quán cafe, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ chi tiết và chặt chẽ hơn so với hộ kinh doanh cá thể. Ưu điểm của mô hình công ty là dễ mở rộng chuỗi, kêu gọi góp vốn, xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp và tách bạch tài sản cá nhân với tài sản doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ quán cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thành lập công ty kinh doanh quán cafe gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của người góp vốn, tài liệu chứng minh trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ và thông tin người đại diện theo pháp luật.
Bộ hồ sơ càng được chuẩn bị kỹ, nội dung thống nhất, rõ ràng thì thời gian xử lý của Phòng Đăng ký kinh doanh càng nhanh, hạn chế tối đa tình trạng phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần. Đặc biệt với doanh nghiệp kinh doanh quán cafe, ngoài ngành nghề “dịch vụ đồ uống” cơ bản, nhiều chủ quán còn muốn đăng ký thêm các ngành phụ như: cung cấp đồ ăn nhanh, bánh ngọt, phân phối cà phê, đồ uống đóng chai, tổ chức sự kiện nhỏ tại quán… nên phần ngành nghề cần được chọn lọc và diễn giải hợp lý. Bên cạnh đó, việc lựa chọn mức vốn điều lệ và chức danh người đại diện theo pháp luật cũng ảnh hưởng đến hình ảnh và khả năng chịu trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên dành thời gian rà soát kỹ toàn bộ tài liệu, đảm bảo các thông tin về công ty, thành viên, vốn, ngành nghề đều thống nhất, đúng với chiến lược phát triển quán cafe của mình.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và điều lệ công ty kinh doanh quán cafe
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thành lập công ty kinh doanh quán cafe, thể hiện những thông tin “xương sống” của doanh nghiệp. Trong giấy này, bạn cần ghi rõ: loại hình công ty (TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần), tên công ty đầy đủ và tên viết tắt, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh chính – thường là dịch vụ đồ uống, quán cafe, F&B, vốn điều lệ dự kiến, thông tin người đại diện theo pháp luật, thời điểm góp vốn. Tất cả thông tin cần điền chính xác, không viết tắt tùy tiện, không dùng ký tự đặc biệt trong tên doanh nghiệp, tránh bị từ chối hồ sơ.
Điều lệ công ty là văn bản nội bộ nhưng lại bắt buộc phải nộp kèm khi đăng ký doanh nghiệp. Điều lệ quy định chi tiết cách thức tổ chức, quản lý và hoạt động của công ty: quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cách góp vốn, chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần, nguyên tắc chia lợi nhuận, xử lý lỗ, cơ cấu bộ máy (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc), thể thức thông qua quyết định, các trường hợp giải thể, phá sản… Đối với công ty kinh doanh quán cafe, điều lệ nên quy định rõ trách nhiệm quản lý chuỗi cửa hàng, phân chia lợi nhuận theo từng điểm bán, cơ chế quyết định mở rộng/quy hoạch thương hiệu. Một bản điều lệ chặt chẽ, dễ hiểu, được thống nhất ngay từ đầu sẽ giúp mọi thành viên đồng thuận và hạn chế tranh chấp trong quá trình vận hành.
Danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của cá nhân và tổ chức góp vốn
Trong hồ sơ thành lập công ty quán cafe, danh sách thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần) là phần thể hiện rõ ai là người góp vốn, tỷ lệ sở hữu và thông tin liên hệ. Bảng danh sách cần ghi đầy đủ: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CCCD/CMND/hộ chiếu, tỷ lệ góp vốn, giá trị vốn góp, số điện thoại, email. Đối với thành viên/cổ đông là cá nhân, hồ sơ kèm theo thường là bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu còn hiệu lực.
Nếu có tổ chức góp vốn (ví dụ công ty khác đầu tư vào chuỗi cafe), thì cần chuẩn bị thêm: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức, quyết định góp vốn, biên bản họp (nếu cần), giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện phần vốn góp. Tất cả giấy tờ nên được sao y theo đúng quy định, thông tin giữa danh sách và giấy tờ đính kèm phải trùng khớp tuyệt đối. Việc chuẩn hóa danh sách thành viên/cổ đông ngay từ đầu giúp cơ quan đăng ký kinh doanh dễ dàng kiểm tra, đồng thời thuận lợi cho doanh nghiệp trong các thủ tục về sau như thay đổi vốn, chuyển nhượng phần vốn góp, thêm hoặc rút bớt thành viên.
Tài liệu về ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật
Đối với ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp quán cafe cần lựa chọn mã ngành phù hợp theo hệ thống ngành kinh tế, thường là ngành dịch vụ đồ uống, có thể kèm ngành nhà hàng, dịch vụ ăn uống nếu mô hình quán phục vụ cả thức ăn. Khi kê khai ngành nghề, nên mô tả rõ phạm vi: kinh doanh quán cafe, trà sữa, đồ uống, đồ ăn nhẹ tại chỗ và mang đi… để thuận lợi cho việc xin các giấy phép con sau này.
Vốn điều lệ là số vốn mà các thành viên/cổ đông cam kết góp vào công ty. Ngành cafe thông thường không yêu cầu vốn pháp định, nhưng bạn nên lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô đầu tư: thuê mặt bằng, trang trí, mua máy móc thiết bị pha chế, tuyển dụng nhân sự, marketing… Vốn điều lệ càng cao thì mức độ chịu trách nhiệm của công ty càng lớn, nhưng cũng tạo uy tín hơn với đối tác, ngân hàng.
Về người đại diện theo pháp luật, hồ sơ cần thể hiện rõ họ tên, chức danh (Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty/HĐQT…), địa chỉ liên hệ và giấy tờ cá nhân. Người này là người thay mặt công ty ký kết giao dịch, làm việc với cơ quan nhà nước, chịu trách nhiệm pháp lý chính. Do đó, trước khi ký hồ sơ, các bên nên thống nhất rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của người đại diện để tránh mâu thuẫn trong quá trình vận hành quán cafe và chuỗi cửa hàng sau này.
Hồ sơ về địa điểm, mặt bằng và quyền sử dụng khi mở quán cafe
Khi chuẩn bị mở quán cafe, hồ sơ liên quan đến địa điểm và mặt bằng là một trong những phần quan trọng nhất trong bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh. Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế địa phương thường không đi sâu vào thiết kế nội thất hay concept quán, nhưng họ rất quan tâm tới tính pháp lý của địa chỉ kinh doanh: địa điểm có được phép sử dụng để kinh doanh hay không, ai là chủ sở hữu, bạn thuê lại trên cơ sở nào, có được chủ nhà đồng ý cho mở quán cafe không, tòa nhà/chung cư có cho phép kinh doanh dịch vụ ăn uống hay không…
Với các quán cafe tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Hải Dương, Hà Nam…, việc chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà không chỉ để “cho đủ hồ sơ” mà còn là căn cứ để giải quyết tranh chấp sau này (ví dụ chủ nhà đòi lại mặt bằng trước thời hạn, tăng giá vô lý, yêu cầu dừng kinh doanh…). Bên cạnh đó, nếu địa điểm kinh doanh là nhà mặt phố thì hồ sơ tương đối đơn giản; nhưng nếu nằm trong tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại hoặc chung cư, bạn sẽ cần bổ sung thêm văn bản chấp thuận, quy định nội bộ của ban quản lý tòa nhà.
Chuẩn bị hồ sơ mặt bằng càng kỹ, bạn càng ít rủi ro về pháp lý: tránh tình trạng đã đầu tư chi phí sửa chữa, mua sắm máy móc, bàn ghế, quảng cáo… nhưng sau đó bị yêu cầu dừng hoạt động vì không phù hợp công năng, không được cư dân/ban quản lý đồng ý, hoặc vi phạm quy định về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự trong khu dân cư.
Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
Đối với phần hợp đồng thuê mặt bằng, bạn nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ, sổ hồng) hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương. Điều này giúp xác định rõ: người ký hợp đồng với bạn có đúng là chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền hợp pháp hay không. Trong hợp đồng nên ghi rõ: địa chỉ thuê, diện tích sử dụng, thời hạn thuê, giá thuê, điều khoản tăng giá, tiền cọc, mục đích sử dụng là kinh doanh quán cafe, đồ uống.
Ví dụ: bạn thuê một căn nhà 2 tầng mặt phố tại TP Phủ Lý (Hà Nam) để mở quán cafe, chủ nhà cần cung cấp bản sao công chứng sổ đỏ, CMND/CCCD và ký hợp đồng thuê tối thiểu 2–3 năm, kèm điều khoản gia hạn. Hợp đồng nên quy định rõ quyền cải tạo, sửa chữa (sơn lại, lắp biển hiệu, đường điện, ống nước…) để tránh sau này chủ nhà vin vào lý do “làm hỏng nhà” để yêu cầu bồi thường.
Việc lưu trữ hợp đồng thuê, biên bản bàn giao mặt bằng, chứng từ thanh toán tiền thuê hằng tháng đầy đủ cũng là cơ sở để bạn hạch toán chi phí (nếu là doanh nghiệp) hoặc giải trình chi phí hợp lý khi cơ quan thuế địa phương kiểm tra.
Văn bản thỏa thuận với chủ nhà về việc kinh doanh quán cafe tại địa chỉ thuê
Ngoài hợp đồng thuê, bạn nên có thêm văn bản thỏa thuận hoặc điều khoản riêng ghi rõ: chủ nhà đồng ý cho bạn sử dụng địa chỉ này để đăng ký kinh doanh quán cafe và nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước. Nhiều chủ nhà ngại việc cho mượn địa chỉ đăng ký vì sợ ảnh hưởng tới sổ hộ khẩu, thuế, an ninh trật tự…, nên nếu không thống nhất từ đầu, lúc làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp sẽ rất khó.
Văn bản có thể ở dạng phụ lục hợp đồng hoặc giấy xác nhận riêng kèm chữ ký của chủ nhà, nêu rõ: “Tôi đồng ý cho bên thuê sử dụng địa chỉ … để đăng ký hộ kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe”. Đây là căn cứ để Phòng Tài chính – Kế hoạch/Phòng ĐKKD yên tâm hơn khi cấp giấy phép, đồng thời giúp bạn tránh rủi ro chủ nhà yêu cầu “không cho đăng ký” sau khi đã ký hợp đồng và sửa chữa mặt bằng.
Giấy tờ bổ sung nếu địa điểm thuộc tòa nhà, trung tâm thương mại, chung cư
Nếu quán cafe nằm trong tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại, chung cư, ngoài hợp đồng thuê, bạn thường cần thêm: văn bản chấp thuận của Ban quản lý tòa nhà, quy định nội quy chi tiết về việc kinh doanh dịch vụ ăn uống, giờ hoạt động, quảng cáo, biển hiệu, an ninh, PCCC, vận chuyển hàng hóa…
Ví dụ: mở quán cafe tại một trung tâm thương mại ở Hà Nội, hợp đồng thuê sẽ do chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý tòa nhà ký, kèm theo Phụ lục quy định hoạt động kinh doanh. Với chung cư, cần đặc biệt lưu ý: không phải chung cư nào cũng cho phép mở quán cafe ở tầng trệt/tầng thương mại; ban quản lý, ban quản trị tòa nhà phải đồng ý bằng văn bản và cấp chỗ tập kết rác, khu bếp, đảm bảo PCCC. Việc chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ này giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh và hồ sơ xin các giấy phép tiếp theo (PCCC, an toàn thực phẩm, an ninh trật tự…) được xử lý thuận lợi hơn.
Hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cho quán cafe
Đối với quán cafe có pha chế đồ uống, bảo quản nguyên liệu, phục vụ tại chỗ…, Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (Giấy CN ATTP) là một trong những “giấy phép con” quan trọng nhất. Nhiều chủ quán đã đăng ký hộ kinh doanh hoặc công ty đầy đủ, nhưng vẫn chủ quan: “Quán chỉ bán nước, vài món ăn nhẹ, chắc không cần ATTP”. Thực tế, khi có hoạt động chế biến, pha chế, bảo quản thực phẩm, cơ quan chức năng tại địa phương (thường là phòng/chi cục ATTP, y tế) hoàn toàn có quyền kiểm tra và xử phạt nếu quán không có Giấy CN ATTP hoặc không đáp ứng điều kiện an toàn thực phẩm.
Hồ sơ xin Giấy CN ATTP cho quán cafe về cơ bản xoay quanh 3 nhóm nội dung: (1) Đơn đề nghị và giấy tờ về chủ cơ sở/người quản lý; (2) Hồ sơ chứng minh điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, quy trình chế biến; (3) Giấy tờ về sức khỏe, kiến thức ATTP của người trực tiếp chế biến, phục vụ đồ uống, thực phẩm. Mục tiêu của cơ quan cấp phép là kiểm tra xem: quán cafe có đủ điều kiện để đảm bảo an toàn cho khách hàng trong suốt quá trình nhập – bảo quản – sơ chế – pha chế – phục vụ hay không.
Về quy trình, sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp), chủ quán chuẩn bị hồ sơ ATTP theo mẫu của cơ quan có thẩm quyền tại địa phương. Thông thường, bạn sẽ:
- Nộp hồ sơ xin cấp Giấy CN ATTP (trực tiếp hoặc qua bưu điện/online tùy địa phương).
- Cơ quan tiếp nhận thẩm định hồ sơ, nếu cần sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.
- Đoàn thẩm định xuống kiểm tra thực tế tại quán cafe: đánh giá khu vực chế biến, kho, khu phục vụ, nhà vệ sinh, hệ thống rửa tay, thu gom rác, trang thiết bị, quy trình, giấy tờ nhân sự…
- Nếu đạt, quán sẽ được cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP với thời hạn nhất định (thường là vài năm).
Kinh nghiệm thực tế là: đừng đợi sửa quán xong mới nghĩ đến ATTP. Ngay từ lúc thiết kế mặt bằng, bạn nên bố trí khu pha chế, kho, khu chứa rác, nhà vệ sinh, bồn rửa tay theo đúng hướng dẫn cơ bản (tách biệt khu bẩn – sạch, có đủ ánh sáng, thông gió, tránh côn trùng, động vật gây hại…). Khi đó, việc lập hồ sơ và thẩm định sẽ thuận lợi hơn, tránh trường hợp kiểm tra xong mới phải đập sửa, lắp thêm thiết bị vừa tốn kém vừa chậm ngày khai trương.
Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận ATTP và giấy tờ về chủ cơ sở/quản lý
Trong bộ hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cho quán cafe, phần đầu tiên và bắt buộc là Đơn đề nghị cấp Giấy CN ATTP theo mẫu của cơ quan có thẩm quyền. Đơn này thể hiện: tên cơ sở (tên quán cafe), địa chỉ, loại hình kinh doanh, phạm vi hoạt động (pha chế, kinh doanh đồ uống, có/không chế biến thực phẩm…), thông tin chủ cơ sở/người đại diện và cam kết chấp hành các quy định của pháp luật về ATTP.
Đi cùng với đơn là bộ giấy tờ về chủ cơ sở hoặc người quản lý trực tiếp:
- Bản sao giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND/hộ chiếu) của chủ cơ sở hoặc người đại diện theo pháp luật (nếu là doanh nghiệp).
- Quyết định phân công hoặc hợp đồng thể hiện người chịu trách nhiệm quản lý ATTP tại quán (nếu không phải chủ cơ sở trực tiếp quản lý).
- Một số nơi có thể yêu cầu kèm theo Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp để chứng minh cơ sở đã được cấp phép hoạt động.
Lưu ý khi điền đơn: cần ghi đầy đủ, chính xác tên quán, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ, tránh viết tắt, sai phường/xã, quận/huyện so với giấy đăng ký kinh doanh và hợp đồng thuê mặt bằng. Thông tin ngành nghề cũng nên thể hiện rõ là dịch vụ đồ uống, quán cafe, có chế biến/pha chế tại chỗ, không nên ghi quá chung chung. Đơn là “bộ mặt” của hồ sơ, nếu viết cẩu thả, thiếu thông tin, sai chính tả nhiều, rất dễ bị yêu cầu chỉnh sửa lại từ đầu, kéo dài thời gian cấp giấy.
Hồ sơ về cơ sở vật chất, trang thiết bị, quy trình chế biến đồ uống, thực phẩm
Nhóm hồ sơ thứ hai tập trung vào việc chứng minh cơ sở vật chất và điều kiện vệ sinh của quán cafe đáp ứng yêu cầu an toàn thực phẩm. Thông thường, bạn cần chuẩn bị:
- Bản thuyết minh về cơ sở vật chất, trang thiết bị: mô tả diện tích quán, khu pha chế, kho, khu rửa, khu phục vụ khách, hệ thống cấp thoát nước, chiếu sáng, thông gió.
- Sơ đồ mặt bằng, sơ đồ quy trình chế biến – pha chế – phục vụ: thể hiện rõ đường đi của nguyên liệu từ khi nhập hàng, bảo quản, sơ chế, pha chế, phục vụ đến khi thu gom rác thải.
- Danh mục trang thiết bị, dụng cụ: tủ bảo quản, tủ mát, tủ đông (nếu có), kệ để nguyên liệu, quầy bar, bồn rửa, dụng cụ chế biến, cốc, ly, hộp đựng…
Ngoài giấy tờ, bạn cần chuẩn bị thực tế tại quán đúng như mô tả: khu pha chế sạch, sàn dễ vệ sinh, có thùng rác nắp đậy, nguyên liệu sắp xếp gọn gàng, tách riêng thực phẩm sống – chín (nếu có), đồ khô – đồ lạnh. Các thiết bị như tủ lạnh, tủ mát, bồn rửa, kệ, tủ đựng ly phải được vệ sinh thường xuyên, không gỉ sét, không ẩm mốc. Khi đoàn thẩm định đến kiểm tra, họ sẽ đối chiếu hồ sơ với thực tế, nên tuyệt đối không nên “vẽ” trên giấy khác xa hiện trạng.
Giấy khám sức khỏe, giấy xác nhận tập huấn kiến thức ATTP cho nhân viên
Nhóm hồ sơ cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng là giấy tờ liên quan đến nhân sự – những người trực tiếp tham gia chế biến, pha chế, phục vụ đồ uống và thực phẩm. Theo yêu cầu chung, bạn cần:
- Giấy khám sức khỏe của chủ cơ sở và người trực tiếp chế biến, pha chế, phục vụ, được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện, trong thời hạn theo quy định. Nội dung khám thường chú ý đến các bệnh truyền nhiễm, bệnh ngoài da, đường tiêu hóa…
- Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm: có thể là chứng nhận tham gia lớp tập huấn ATTP do cơ quan chức năng hoặc đơn vị được ủy quyền tổ chức.
Đây là bằng chứng cho thấy nhân viên quán cafe đủ sức khỏe để làm việc trong môi trường thực phẩm và được trang bị kiến thức cơ bản về ATTP: bảo quản nguyên liệu, giữ vệ sinh cá nhân, xử lý đồ uống, thực phẩm an toàn. Khi chuẩn bị hồ sơ, nên lập danh sách nhân viên, lưu trữ bản sao giấy khám sức khỏe và chứng nhận tập huấn để sẵn sàng xuất trình khi thẩm định hoặc kiểm tra đột xuất.
Hồ sơ liên quan đến phòng cháy chữa cháy (PCCC) cho quán cafe
Đối với quán cafe, đặc biệt là mô hình có nhiều tầng, không gian kín, sử dụng nhiều thiết bị điện, trang trí gỗ, rèm vải…, yêu cầu về phòng cháy chữa cháy (PCCC) luôn là một phần bắt buộc phải tính đến ngay từ giai đoạn thiết kế. Không ít chủ quán chỉ lo setup không gian đẹp, check-in, ánh sáng, rồi mới nhớ tới PCCC khi bị cơ quan chức năng kiểm tra hoặc tòa nhà yêu cầu bổ sung hồ sơ. Thực tế, nếu quán thuộc diện quản lý PCCC mà không có hồ sơ, phương án, trang thiết bị PCCC đầy đủ, rủi ro không chỉ là bị phạt tiền, buộc tạm dừng kinh doanh mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của khách và nhân viên.
Về cơ bản, hồ sơ PCCC cho quán cafe có thể chia thành ba nhóm chính:
- Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu PCCC (đối với quán có quy mô, diện tích, số tầng thuộc diện phải thẩm duyệt).
- Bản mô tả hệ thống PCCC, sơ đồ thoát nạn, danh mục trang thiết bị PCCC – kể cả đối với quán nhỏ, đây là tài liệu rất nên có để quản lý nội bộ.
- Biên bản tập huấn, phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ định kỳ, thể hiện việc quán thực hiện đúng trách nhiệm trong quá trình hoạt động.
Khi xây dựng nội dung hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân hoặc hồ sơ pháp lý cho quán cafe nói chung, việc dành một phần riêng cho hồ sơ PCCC giúp chủ quán hiểu rõ mình cần chuẩn bị những gì trước khi khai trương, tránh trường hợp đã đầu tư xong mới phát hiện mặt bằng, thiết kế không phù hợp yêu cầu PCCC.
Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu PCCC đối với quán cafe có quy mô lớn
Đối với quán cafe có quy mô lớn, đặt trong tòa nhà nhiều tầng, trung tâm thương mại, hoặc cải tạo, xây dựng mới, rất dễ rơi vào diện công trình phải thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu PCCC. Khi đó, trước khi thi công, chủ đầu tư/mặt bằng phải lập hồ sơ thiết kế PCCC gửi cơ quan Cảnh sát PCCC thẩm duyệt.
Hồ sơ thẩm duyệt thiết kế thường bao gồm: bản vẽ mặt bằng bố trí công năng các tầng, bản vẽ hệ thống báo cháy, chữa cháy, thoát nạn, cấp nước chữa cháy; thuyết minh thiết kế PCCC (nêu rõ giải pháp thoát nạn, vật liệu hoàn thiện, hệ thống điện, chống sét…). Sau khi thi công hoàn thành, quán phải lập hồ sơ nghiệm thu PCCC: biên bản thử áp lực, thử hoạt động hệ thống báo cháy, chữa cháy, biên bản kiểm tra trang thiết bị, biên bản nghiệm thu tổng thể về PCCC.
Ví dụ: một quán cafe 3 tầng, diện tích lớn, đặt trong tòa nhà kết hợp văn phòng và dịch vụ, nếu cải tạo lắp thêm bếp, khu chế biến, vách ngăn, hệ thống điện công suất cao thì khả năng lớn là tòa nhà hoặc cơ quan chức năng sẽ yêu cầu có hồ sơ thẩm duyệt – nghiệm thu PCCC trước khi đưa vào sử dụng. Nếu bỏ qua bước này, khi bị kiểm tra, quán có thể bị yêu cầu dừng hoạt động để bổ sung, rất tốn kém thời gian và chi phí.
Bản mô tả hệ thống PCCC, sơ đồ thoát nạn, danh mục trang thiết bị PCCC
Dù là quán cafe lớn hay nhỏ, chủ quán đều nên xây dựng một bản mô tả hệ thống PCCC và sơ đồ thoát nạn đơn giản, dễ hiểu cho nhân viên và khách. Bản mô tả có thể trình bày: vị trí các lối thoát hiểm, cửa ra vào, cầu thang; vị trí đặt bình chữa cháy xách tay, tủ chữa cháy, nút nhấn báo cháy (nếu có), bảng điện; loại vật liệu dễ cháy cần lưu ý (rèm, gỗ, mút trang trí…).
Sơ đồ thoát nạn nên in màu, treo tại các vị trí dễ nhìn như khu vực quầy bar, gần cửa ra vào, chân cầu thang. Trên sơ đồ thể hiện rõ “Bạn đang ở đây”, hướng mũi tên chỉ đường thoát nạn, khu vực tập trung an toàn ngoài nhà.
Bên cạnh đó, quán cần lập danh mục trang thiết bị PCCC: số lượng, chủng loại, vị trí các bình chữa cháy, thời hạn kiểm định, đèn exit, đèn chiếu sáng sự cố, chuông báo cháy mini (nếu trang bị). Việc lập danh mục giúp chủ quán theo dõi được thiết bị nào sắp hết hạn, cần nạp sạc, thay thế. Trong nhiều đợt kiểm tra, việc có đầy đủ sơ đồ, mô tả và danh mục trang thiết bị sẽ thể hiện thái độ tuân thủ và hợp tác của quán với cơ quan chức năng.
Biên bản tập huấn, phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ định kỳ
Ngoài hồ sơ và trang thiết bị, một yếu tố quan trọng là con người. Quán cafe nên xây dựng phương án chữa cháy và cứu nạn cứu hộ nội bộ: phân công người phụ trách PCCC, người hướng dẫn khách thoát nạn, người liên hệ cơ quan chức năng khi có sự cố. Phương án cần mô tả các kịch bản cơ bản: cháy tại khu vực bếp/pha chế, chập điện tại khu vực sân khấu, cháy từ xe máy ngoài sân…
Định kỳ, chủ quán nên tổ chức hoặc tham gia tập huấn PCCC do địa phương hoặc đơn vị chuyên nghiệp tổ chức. Sau mỗi buổi, cần lưu giữ biên bản tập huấn, giấy chứng nhận (nếu có), kèm hình ảnh thực hành sử dụng bình chữa cháy, diễn tập thoát nạn. Khi có đoàn kiểm tra, việc xuất trình được các tài liệu này chứng minh quán không chỉ “có hồ sơ trên giấy”, mà còn thực sự nâng cao ý thức và kỹ năng PCCC cho nhân viên. Đây chính là yếu tố then chốt để bảo vệ an toàn cho khách, nhân viên và tài sản khi kinh doanh quán cafe.
Hồ sơ bảng hiệu, quảng cáo và các thủ tục liên quan khác
Khi mở quán cafe, nhiều chủ quán chỉ tập trung vào trang trí đẹp, bảng hiệu bắt mắt mà quên mất rằng bảng hiệu, quảng cáo cũng chịu sự điều chỉnh của pháp luật. Nếu thiết kế sai nội dung, kích thước hoặc lắp đặt không đúng vị trí, quán rất dễ bị nhắc nhở, xử phạt, bắt buộc tháo dỡ – vừa tốn chi phí, vừa ảnh hưởng hình ảnh thương hiệu. Vì vậy, bên cạnh hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, bạn nên chuẩn bị thêm hồ sơ liên quan đến bảng hiệu, quảng cáo ngay từ giai đoạn thiết kế.
Về nguyên tắc, bảng hiệu quán cafe phải thể hiện được tên hộ/công ty, tên quán, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) và không sử dụng từ ngữ, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục, không dùng các cụm như “nhất”, “duy nhất”, “số 1” theo kiểu so sánh tuyệt đối. Tại những nơi như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng…, các tuyến phố trung tâm được quản lý rất chặt: bảng hiệu không được che kín toàn bộ mặt tiền, không lấn ra lòng đường quá mức, không che khuất lối thoát hiểm. Ở các tỉnh như Hà Nam, Bắc Ninh, Bình Dương, nhiều khu đô thị mới cũng có quy định riêng về đồng bộ mặt đứng, màu sắc, kích thước bảng hiệu.
Ngoài bảng hiệu chính, nếu quán cafe muốn treo thêm poster, băng rôn khai trương, hộp đèn, màn hình LED quảng cáo, tùy kích thước và vị trí mà có thể phải làm hồ sơ thông báo hoặc xin phép quảng cáo tại phòng Văn hóa – Thông tin hoặc cơ quan được phân cấp. Nhiều chủ quán bỏ qua bước này, tự ý treo băng rôn dọc, dựng bảng đèn lớn vươn ra vỉa hè nên thường xuyên bị lực lượng trật tự đô thị kiểm tra, yêu cầu tháo dỡ.
Song song với đó, quán cafe sử dụng âm nhạc, loa đài cũng phải chú ý vấn đề tiếng ồn và bản quyền. Nếu bật nhạc quá to, nhất là sau 22h tại khu dân cư, rất dễ bị hàng xóm phản ánh, công an khu vực nhắc nhở. Về bản quyền, việc phát nhạc phục vụ kinh doanh về nguyên tắc là hành vi sử dụng tác phẩm có thu tiền, vì vậy bạn nên chủ động tìm hiểu và làm việc với đơn vị đại diện quyền tác giả/bản ghi để tránh rủi ro tranh chấp sau này. Chuẩn bị tốt nhóm hồ sơ – thủ tục “nhỏ mà không nhỏ” này giúp quán cafe vận hành êm, không bị “vướng” thêm một vòng thủ tục, chi phí ngoài dự kiến.
Quy định về nội dung bảng hiệu, kích thước, vị trí lắp đặt quán cafe
Về nội dung bảng hiệu, quán cafe cần ghi rõ: tên hộ kinh doanh/công ty (nếu là doanh nghiệp), tên quán, địa chỉ, có thể kèm số điện thoại, website, fanpage. Không nên chỉ để tiếng nước ngoài, mà nên có tiếng Việt hoặc phiên âm tiếng Việt; tránh dùng từ mang tính so sánh tuyệt đối như “ngon nhất”, “số 1”, “duy nhất thành phố”… dễ bị coi là quảng cáo sai lệch.
Về kích thước và vị trí lắp đặt, tại các tuyến phố, bảng hiệu thường chỉ được phép vươn ra khỏi tường một khoảng nhất định, không che kín toàn bộ mặt đứng tòa nhà, không che lấp cửa sổ, ban công, lối thoát hiểm. Ở mặt tiền nhà phố, chủ quán thường dùng một bảng ngang phía trên cửa và một bảng dọc gắn sát tường; cần tránh kiểu dựng trụ cao, lấn ra vỉa hè, đặc biệt tại khu vực trung tâm TP.HCM, Hà Nội.
Trước khi thi công, bạn nên trao đổi với bên thiết kế – thi công biển quảng cáo để họ tư vấn kích thước phù hợp quy định địa phương. Nếu thuê shophouse trong khu đô thị mới (ví dụ tại Hà Nam, Bắc Ninh…), thường ban quản lý có bộ quy chuẩn về kích thước, vị trí treo biển chung cho toàn khu, bạn nên xin trước để tránh phải làm lại.
Hồ sơ thông báo hoặc xin phép quảng cáo, treo poster, bảng đèn nếu cần
Không phải mọi loại bảng/băng rôn đều phải xin phép, nhưng với poster, băng rôn khai trương, bảng đèn, màn hình LED quảng cáo có kích thước lớn, đặt ngoài phạm vi mặt tiền nhà, nhiều địa phương yêu cầu thực hiện thủ tục thông báo hoặc xin phép quảng cáo.
Hồ sơ thường gồm:
- Đơn/phiếu thông báo hoặc đề nghị cấp phép quảng cáo;
- Bản maket nội dung quảng cáo (hình ảnh, câu chữ, kích thước);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp;
- Văn bản chấp thuận của chủ địa điểm (nếu gắn lên tòa nhà, trụ, khu vực công cộng).
Đối với băng rôn khai trương treo trong thời gian ngắn, một số quận/huyện yêu cầu đăng ký trước về số lượng, vị trí, thời gian treo. Chủ quán nên hỏi phòng Văn hóa – Thông tin hoặc UBND phường/xã để được hướng dẫn cụ thể, tránh tự ý treo rồi bị tháo dỡ, xử phạt.
Lưu ý về tiếng ồn, âm nhạc, đăng ký bản quyền khi sử dụng nhạc trong quán
Quán cafe thường sử dụng âm nhạc, loa đài để tạo không khí, nhưng nếu bật quá to, đặc biệt sau 22h tại khu dân cư, rất dễ bị người dân xung quanh phản ánh, chính quyền địa phương nhắc nhở, thậm chí xử phạt về tiếng ồn. Bạn nên lắp đặt loa trong nhà, hạn chế dùng loa ngoài trời, bố trí mức âm lượng khác nhau giữa khu vực trong nhà và ngoài hiên.
Về bản quyền âm nhạc, việc phát nhạc phục vụ khách trong quán về nguyên tắc là sử dụng tác phẩm trong môi trường kinh doanh. Do đó, chủ quán nên chủ động tìm hiểu và ký thỏa thuận với đơn vị quản lý, thu phí bản quyền âm nhạc phù hợp, tránh bị khiếu nại, tranh chấp không đáng có sau này.
Checklist hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe theo từng mô hình phổ biến
Khi chuẩn bị mở quán cafe, việc lên checklist hồ sơ đăng ký kinh doanh theo đúng mô hình hoạt động sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và hạn chế tối đa sai sót pháp lý. Mỗi mô hình – từ quán cafe nhỏ tại nhà, hộ kinh doanh với mặt bằng vài chục mét vuông cho đến chuỗi cafe, mô hình nhượng quyền, thương hiệu lớn – đều có yêu cầu hồ sơ khác nhau. Nếu bạn gom tất cả vào một “gói chung” rất dễ thiếu giấy tờ quan trọng hoặc chuẩn bị dư, gây lãng phí.
Về cơ bản, hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe luôn xoay quanh các nhóm chính: hồ sơ pháp lý của chủ thể kinh doanh (cá nhân, hộ kinh doanh, công ty), hồ sơ về địa điểm/mặt bằng, hồ sơ về ngành nghề – quy mô – vốn, cùng các hồ sơ liên quan đến an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và môi trường. Tuy nhiên, với quán cafe nhỏ, hộ kinh doanh, giấy tờ thường gọn hơn và tập trung vào cá nhân chủ hộ; còn với chuỗi và thương hiệu lớn, hồ sơ đòi hỏi thêm layer về điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, đăng ký chi nhánh, hợp đồng nhượng quyền, tiêu chuẩn đồng bộ toàn hệ thống.
Vì vậy, cách hiệu quả nhất là xây dựng checklist riêng cho từng mô hình: một checklist ngắn gọn cho hộ kinh doanh, tập trung vào giấy đề nghị, CCCD, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy phép VSATTP/PCCC cơ bản; và một checklist chi tiết hơn cho chuỗi cafe, bao gồm toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp, hợp đồng nhượng quyền, đăng ký địa điểm kinh doanh từng quán, cùng bộ tiêu chuẩn vệ sinh – PCCC – thương hiệu thống nhất. Khi có checklist rõ ràng, bạn có thể dễ dàng kiểm tra trước khi nộp hồ sơ, phân công người phụ trách từng mảng và theo dõi tiến độ xử lý của cơ quan nhà nước hoặc đơn vị dịch vụ đang hỗ trợ.
Checklist hồ sơ cho quán cafe nhỏ, hộ kinh doanh tại nhà, mặt bằng nhỏ
Đối với quán cafe nhỏ, hộ kinh doanh tại nhà hoặc mặt bằng nhỏ, checklist hồ sơ có thể tóm gọn như sau (có thể điều chỉnh theo từng địa phương):
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh quán cafe (theo mẫu).
- Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ; trong một số trường hợp cần kèm sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ cư trú.
- Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm nếu là nhà riêng.
- Văn bản chấp thuận của chủ nhà hoặc Ban quản lý tòa nhà (nếu quán nằm trong chung cư, cao ốc).
- Bản mô tả ngành nghề kinh doanh: quán cafe, đồ uống, có hoặc không kèm đồ ăn nhẹ.
- Hồ sơ đăng ký thuế, lệ phí môn bài sau khi được cấp Giấy chứng nhận hộ kinh doanh.
- Hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP (nếu thuộc diện phải xin) và chuẩn bị tối thiểu các điều kiện PCCC.
Bạn có thể in checklist này và đánh dấu lần lượt các mục đã hoàn thành. Với quán nhỏ, việc chuẩn bị hồ sơ gọn gàng, sắp xếp theo từng nhóm (pháp lý cá nhân – mặt bằng – ngành nghề – ATTP/PCCC) sẽ giúp quá trình nộp và xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng, ít phát sinh chỉnh sửa.
Checklist hồ sơ cho chuỗi cafe, mô hình nhượng quyền, thương hiệu lớn
Với chuỗi cafe, mô hình nhượng quyền hoặc thương hiệu lớn, hồ sơ thường chia thành hai lớp: hồ sơ doanh nghiệp “mẹ” và hồ sơ cho từng điểm kinh doanh cụ thể. Checklist tham khảo:
- Hồ sơ doanh nghiệp (công ty TNHH/cổ phần):
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty kinh doanh quán cafe.
- Danh sách thành viên/cổ đông, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, thông báo mẫu dấu (sau khi được cấp).
- Quyết định/bản đăng ký ngành nghề kinh doanh dịch vụ đồ uống, F&B, nhà hàng (nếu có).
- Hồ sơ cho từng điểm bán, chi nhánh, địa điểm kinh doanh:
- Quyết định thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh hoặc thông báo lập địa điểm kinh doanh quán cafe.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm, chấp thuận của chủ tòa nhà/TTTM.
- Hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP tại từng địa điểm.
- Hồ sơ, biên bản, phương án PCCC tương ứng với quy mô từng quán.
- Hồ sơ nhượng quyền (nếu có):
- Hợp đồng nhượng quyền thương mại, tài liệu giới thiệu hệ thống, quy chuẩn thương hiệu.
Việc chuẩn hóa checklist cho toàn chuỗi giúp doanh nghiệp kiểm soát đồng bộ pháp lý giữa các cửa hàng, thuận lợi khi mở rộng thêm điểm mới và giảm rủi ro bị xử phạt không đồng đều tại từng địa điểm.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe bị trả lại
Rất nhiều chủ quán chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe tưởng như đã đầy đủ nhưng khi nộp tại cơ quan nhà nước lại bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần, thậm chí bị từ chối tiếp nhận. Nguyên nhân phổ biến không phải do bạn “không đủ điều kiện mở quán”, mà xuất phát từ các lỗi kỹ thuật: ghi sai hoặc thiếu thông tin trong giấy đề nghị đăng ký, đính kèm hợp đồng thuê mặt bằng chưa rõ ràng, điều lệ doanh nghiệp copy mẫu không đúng thực tế, hồ sơ VSATTP, PCCC chưa đúng mẫu, nộp nhầm cơ quan có thẩm quyền.
Tại các địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Hải Dương, Hà Nam…, lượng hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh và doanh nghiệp quán cafe khá lớn nên cán bộ xử lý hồ sơ rất chặt chẽ. Nếu bạn chỉ tải một bộ hồ sơ mẫu trên mạng rồi điền qua loa, không kiểm tra kỹ thông tin, rất dễ bị yêu cầu sửa đi sửa lại, mất thời gian, lỡ kế hoạch khai trương. Nắm được những lỗi thường gặp ngay từ đầu sẽ giúp bạn chuẩn hóa hồ sơ, rút ngắn thời gian xin giấy phép và tạo hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với cơ quan nhà nước.
Dưới đây là hai nhóm lỗi lớn khiến hồ sơ đăng ký kinh doanh quán cafe hay bị trả lại mà bạn cần tránh.
Thiếu hoặc sai thông tin trong giấy đề nghị, điều lệ, hợp đồng thuê mặt bằng
Lỗi đầu tiên và phổ biến nhất là thiếu hoặc ghi sai thông tin trong giấy đề nghị đăng ký, điều lệ (đối với doanh nghiệp) và hợp đồng thuê mặt bằng. Với hộ kinh doanh quán cafe, nhiều người quên điền đầy đủ ngành nghề, vốn, số lao động, hoặc ghi sai số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, dẫn đến hồ sơ phải chỉnh sửa. Cũng có trường hợp ghi ngành nghề quá chung chung, không thể hiện rõ là dịch vụ đồ uống/quán cafe, khiến chuyên viên phải yêu cầu làm lại cho đúng nhóm ngành.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh quán cafe, điều lệ thường bị “copy–paste” từ mẫu chung trên mạng, không chỉnh sửa tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề cho đúng; thậm chí có bản điều lệ ghi ngành nghề không liên quan đến cafe. Cơ quan đăng ký kinh doanh buộc phải yêu cầu nộp lại điều lệ thống nhất với giấy đề nghị.
Hợp đồng thuê mặt bằng cũng là “điểm rơi” sai sót: không ghi rõ mục đích sử dụng để kinh doanh quán cafe, địa chỉ ghi trong hợp đồng không trùng với địa chỉ đăng ký kinh doanh, thiếu chữ ký của bên đồng sở hữu nhà/đất… Tại một số quận trung tâm ở Hà Nội, TP.HCM, chỉ cần địa chỉ trên giấy tờ không trùng khớp, hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung ngay.
Hồ sơ VSATTP, PCCC chưa đầy đủ, không đúng mẫu, nộp sai cơ quan có thẩm quyền
Nhóm lỗi thứ hai liên quan đến hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) và phòng cháy chữa cháy (PCCC) – đặc biệt với quán cafe có phục vụ đồ ăn, bếp chế biến, hoặc có diện tích, công suất thuộc diện phải xin xác nhận. Nhiều chủ quán nghĩ rằng “cứ đăng ký kinh doanh xong đã, giấy tờ VSATTP, PCCC tính sau”, nhưng khi nộp hồ sơ tại địa phương, cán bộ yêu cầu phải bổ sung cam kết hoặc giấy chứng nhận VSATTP/PCCC kèm theo, làm hồ sơ bị treo.
Các lỗi thường gặp: dùng mẫu đơn cũ, không đúng theo quy định mới; thiếu sơ đồ mặt bằng bếp, khu pha chế; thiếu hợp đồng thuê/đơn vị thu gom rác thải; thiếu giấy khám sức khỏe, giấy tập huấn VSATTP cho nhân viên trực tiếp chế biến đồ uống; thiếu phương án PCCC, danh mục thiết bị chữa cháy. Có trường hợp còn nộp hồ sơ VSATTP, PCCC sai cơ quan có thẩm quyền (ví dụ lẽ ra nộp Chi cục ATVSTP tỉnh nhưng lại nộp lên Sở Y tế, hoặc nộp nhầm đội PCCC khu vực khác), dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.
Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra kỹ mẫu đơn, thành phần hồ sơ, và nếu cần, nên nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ rà soát để hạn chế tối đa nguy cơ hồ sơ bị trả lại.
Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ nhanh, tiết kiệm chi phí khi mở quán cafe
Để mở quán cafe nhanh, đúng luật mà không “đốt tiền” vào những lỗi rất cơ bản, bạn nên coi việc chuẩn bị hồ sơ như một quy trình chuẩn, có kế hoạch rõ ràng, thay vì làm tới đâu hỏi tới đó. Kinh nghiệm thực tế là: càng chuẩn bị kỹ trên giấy, ra cơ quan nhà nước càng ít phải sửa, bớt đi lại, tiết kiệm chi phí cơ hội do chậm ngày khai trương.
Trước hết, hãy lập danh sách đầy đủ các nhóm hồ sơ cần có: (1) Hồ sơ đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh/công ty); (2) Hồ sơ xin Giấy chứng nhận ATTP; (3) Hồ sơ PCCC (nếu thuộc diện); (4) Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động; (5) Hồ sơ thuế ban đầu. Với mỗi nhóm, ghi rõ: cần những giấy tờ gì, mẫu nào tải ở đâu, ai là người ký, chuẩn bị trong bao lâu. Chỉ cần một file Excel hoặc bảng checklist là bạn đã có “bản đồ” để đi.
Tiếp theo, nên chuẩn hóa thông tin chủ quán và mặt bằng ngay từ đầu: thống nhất cách viết tên quán, tên chủ thể kinh doanh, địa chỉ quán, số điện thoại, email… Tất cả thông tin này sẽ lặp lại trong rất nhiều biểu mẫu; nếu bạn viết mỗi chỗ một kiểu, khả năng bị vênh hồ sơ và phải chỉnh sửa là rất cao. Chuẩn bị sẵn một file “thông tin chuẩn” để chỉ việc copy – paste sẽ giảm rất nhiều sai sót.
Một bí quyết tiết kiệm nữa là ưu tiên lưu trữ hồ sơ dạng mềm (PDF/Word/Ảnh scan). Ngay lần đầu soạn mẫu Đơn đăng ký, Điều lệ (nếu là công ty), thuyết minh cơ sở vật chất ATTP…, hãy lưu thành “mẫu chuẩn” để khi mở thêm quán mới hoặc thay đổi địa điểm chỉ cần chỉnh sửa vài thông tin là xong, không phải viết lại từ đầu. Cuối cùng, nếu không có thời gian, bạn có thể kết hợp: các phần đơn giản tự làm, các phần khó (ATTP, PCCC, thuế) thì nhờ đơn vị dịch vụ hỗ trợ, tổng chi phí vẫn thấp hơn rất nhiều so với việc làm sai rồi phải làm lại.
Cách sắp xếp, lưu trữ và chuẩn hóa mẫu hồ sơ để tái sử dụng khi mở thêm quán
Nếu bạn có kế hoạch mở thêm chi nhánh quán cafe trong tương lai, việc chuẩn hóa và lưu trữ mẫu hồ sơ ngay từ quán đầu tiên sẽ giúp tiết kiệm lượng thời gian “khổng lồ”. Cách làm đơn giản là tạo một thư mục riêng cho pháp lý quán cafe, trong đó chia thành các thư mục con: “Đăng ký kinh doanh”, “ATTP”, “PCCC”, “Thuế”, “Hợp đồng thuê”, “Hợp đồng lao động”…
Trong mỗi thư mục, lưu cả bản scan giấy đã nộp/đã cấp và file Word/PDF mẫu có thể chỉnh sửa lại. Ví dụ: mẫu Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản thuyết minh cơ sở vật chất ATTP, sơ đồ mặt bằng, danh mục thiết bị, mẫu hợp đồng thuê mặt bằng, mẫu hợp đồng nhân viên, nội quy quán… Tất cả đều nên để ở dạng có thể “edit” lại.
Bạn cũng nên tạo một file tổng hợp “Thông tin chuẩn quán cafe” ghi rõ: tên hộ/công ty, mã số thuế, tên quán, địa chỉ, số điện thoại, email, ngành nghề, tên người đại diện… Mỗi lần làm hồ sơ mới chỉ cần mở file này ra và copy, tránh sai lệch thông tin giữa các giấy tờ. Nếu để trên cloud (Google Drive, OneDrive…), bạn có thể truy cập ở bất kỳ đâu, chia sẻ cho đơn vị tư vấn hoặc kế toán sử dụng lại khi mở thêm quán tại địa phương khác.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh quán cafe tuy nghe có vẻ phức tạp nhưng sẽ trở nên đơn giản nếu bạn nắm rõ từng nhóm giấy tờ theo gợi ý trong bài viết. Khi chuẩn bị đầy đủ và sắp xếp khoa học, việc nộp hồ sơ, bổ sung và làm việc với cơ quan nhà nước sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Chủ quán cũng chủ động kiểm soát được rủi ro pháp lý, tránh bị xử phạt hoặc phải tạm dừng kinh doanh vì thiếu hồ sơ. Tùy theo mô hình hộ kinh doanh hay công ty mà bạn lựa chọn bộ hồ sơ phù hợp, kết hợp chuẩn bị sớm các giấy phép VSATTP, PCCC để kịp tiến độ khai trương. Nếu cần, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký kinh doanh quán cafe.
