Thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết để không bị phạt

Thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết không chỉ là câu chuyện của những quán lớn mà còn là vấn đề sống còn với mọi mô hình kinh doanh đồ uống. Rất nhiều chủ quán cafe khởi nghiệp hăng say, đầu tư mạnh cho mặt bằng, thiết kế và menu, nhưng lại mơ hồ về các loại thuế phải nộp, cách ghi nhận doanh thu – chi phí và lưu trữ hóa đơn. Khi không hiểu rõ quy định, quán rất dễ rơi vào tình trạng bị ấn định thuế, truy thu, phạt chậm nộp hoặc bị “soi” vì sổ sách kế toán không đầy đủ. Ngược lại, nếu nắm vững các nguyên tắc cơ bản về thuế và kế toán, chủ quán có thể chủ động kiểm soát dòng tiền, tối ưu lợi nhuận và yên tâm khi cơ quan thuế kiểm tra. Bài viết này sẽ hệ thống lại những kiến thức cốt lõi về thuế và kế toán cho quán cafe, kèm kinh nghiệm thực tế, để bạn có thể áp dụng ngay vào mô hình kinh doanh của mình.

Mục lục

Tổng quan về thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết

Khi bước vào kinh doanh đồ uống, đa số chủ quán thường quan tâm nhiều hơn đến mặt bằng, concept, máy pha, menu, marketing… Trong khi đó, thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết lại bị xếp xuống ưu tiên thấp, thậm chí chỉ được nhớ đến khi cơ quan thuế gọi lên làm việc hoặc khi cần vay vốn, mở thêm chi nhánh. Thực tế, thuế và kế toán không phải “chuyện của riêng kế toán viên”, mà là ngôn ngữ tài chính giúp chủ quán đọc được sức khỏe của mô hình kinh doanh, dự báo rủi ro và ra quyết định kịp thời.

Về phía thuế quán cafe, dù là hộ kinh doanh hay công ty, bạn đều phải đối mặt với những nghĩa vụ cơ bản: lệ phí môn bài, thuế GTGT (nếu thuộc diện), thuế TNCN/thuế TNDN, cùng với kê khai – nộp thuế định kỳ. Hộ kinh doanh thường áp dụng thuế khoán, đơn giản hơn nhưng lại dễ chủ quan vì “tháng nào cũng vậy”; trong khi doanh nghiệp quán cafe áp dụng chế độ kế toán và kê khai thuế đầy đủ, cho phép tối ưu chi phí hợp lệ nhưng đòi hỏi quản trị bài bản hơn.

Về phía kế toán quán cafe, bài toán không chỉ là “ghi chép cho có” mà là thiết lập hệ thống chứng từ – sổ sách – báo cáo phản ánh đúng doanh thu, chi phí, lãi/lỗ theo từng giai đoạn. Một quán cafe có thể rất đông khách nhưng vẫn lỗ vì giá vốn cao, thất thoát nguyên liệu, chi phí nhân sự và mặt bằng “ăn” hết lợi nhuận; nếu không có số liệu kế toán rõ ràng, chủ quán sẽ không biết mình đang mất tiền ở đâu để kịp thời điều chỉnh.

Tổng quan lại, có ba lý do khiến thuế và kế toán cho quán cafe trở thành “môn bắt buộc” với mọi chủ kinh doanh:

Tuân thủ pháp luật: tránh phạt, truy thu, ấn định thuế, bị xếp vào nhóm rủi ro.
Quản trị tài chính: biết rõ quán lãi hay lỗ, dòng tiền ra – vào, điểm hòa vốn, hiệu quả từng kênh bán hàng.
Định hướng phát triển: có cơ sở số liệu để quyết định mở rộng, đổi mặt bằng, tăng/giảm giá, cắt hoặc đẩy mạnh chi phí marketing.

Hai nội dung trụ cột cần nắm vững là: vai trò của thuế và kế toán trong vận hành quán cafe và đặc thù doanh thu, chi phí, dòng tiền trong kinh doanh quán cafe. Khi hiểu được hai trục này, bạn sẽ dễ dàng thiết kế hệ thống quản lý tài chính phù hợp – dù quán chỉ là hộ kinh doanh nhỏ hay đã phát triển lên mô hình công ty và chuỗi.

Vai trò của thuế và kế toán trong vận hành quán cafe

Trong vận hành thực tế, thuế và kế toán cho quán cafe giữ ba vai trò lớn: bảo vệ pháp lý, kiểm soát tài chính và hỗ trợ ra quyết định.

Thứ nhất, về pháp lý, việc kê khai và nộp thuế đúng quy định giúp quán cafe “đứng vững” khi bị thanh tra, kiểm tra. Với hộ kinh doanh, nếu không khai báo trung thực doanh thu, cơ quan thuế có thể điều chỉnh mức thuế khoán, truy thu và phạt. Với công ty quán cafe, sổ sách – hóa đơn – báo cáo tài chính còn là căn cứ đánh giá việc tuân thủ pháp luật, là “tấm hộ chiếu” khi làm việc với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư.

Thứ hai, về tài chính, kế toán quán cafe là hệ thống ghi nhận toàn bộ doanh thu – chi phí – lãi/lỗ. Nhờ số liệu này, chủ quán biết được món nào lời tốt, món nào cần điều chỉnh giá; chi phí nào đang “phình to” (nguyên liệu, nhân sự, mặt bằng, marketing…); thời điểm nào quán bán tốt nhất trong ngày/tuần/tháng. Không có số liệu, mọi quyết định chỉ dựa trên cảm giác.

Thứ ba, về chiến lược, báo cáo thuế – kế toán là nền tảng để chủ quán trả lời những câu hỏi lớn: Quán đã đạt điểm hòa vốn chưa? Có đủ sức mở thêm chi nhánh không? Có nên đầu tư thêm thiết bị, nâng cấp mặt bằng hay cắt bớt ca làm? Những quyết định này, nếu chỉ dựa trên “quán hôm nay đông khách” là rất rủi ro.

Nói ngắn gọn, thuế và kế toán cho quán cafe không phải là gánh nặng, mà là công cụ giúp chủ quán nhìn rõ bức tranh toàn cảnh, làm chủ con số và vận hành quán một cách chuyên nghiệp, bền vững.

Đặc thù doanh thu, chi phí và dòng tiền trong kinh doanh quán cafe

So với nhiều ngành khác, kinh doanh quán cafe có một số đặc thù về doanh thu, chi phí và dòng tiền khiến bài toán thuế – kế toán trở nên vừa phức tạp, vừa thú vị.

Về doanh thu, quán cafe thường có nhiều kênh bán: khách uống tại chỗ, mang đi, đặt qua app giao hàng, đặt theo sự kiện/booking. Thanh toán cũng đa dạng: tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, cổng thanh toán của ứng dụng giao đồ ăn… Nếu không có quy trình ghi nhận doanh thu theo ca/ngày và phân loại theo kênh, chủ quán rất dễ mất dấu: tổng doanh thu thực là bao nhiêu, tiền đang nằm ở đâu, có thất thoát trong quá trình thu – chi tại quầy hay không.

Về chi phí, quán cafe có hai nhóm chính:

Chi phí biến đổi: nguyên liệu (cafe, sữa, syrup, trái cây, bánh), bao bì ly – nắp – ống hút – túi, chi phí chiết khấu cho app giao hàng, chi phí marketing, khuyến mãi… Những khoản này tăng/giảm theo doanh số bán.
Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cố định, khấu hao máy móc, chi phí phần mềm, điện nước tối thiểu… Dù quán bán ít hay nhiều, những chi phí này vẫn “chảy” đều hàng tháng.

Điểm khó là nhiều chủ quán không phân tách rõ hai loại chi phí này, dẫn tới không xác định được điểm hòa vốn và “ngưỡng doanh thu an toàn” cần đạt mỗi tháng. Hậu quả là có tháng thấy quán đông nhưng vẫn không hiểu vì sao tài khoản luôn “cạn tiền”.

Về dòng tiền, quán cafe thường thu tiền ngay lập tức, nhưng chi phí lại trải dài: mua nguyên liệu theo kỳ, trả lương theo tháng, thanh toán tiền thuê mặt bằng, điện nước, dịch vụ theo chu kỳ. Nếu không có kế hoạch dòng tiền, chủ quán dễ rơi vào tình trạng “lúc thì dư, lúc thì thiếu”, phải vay mượn ngắn hạn, trả chậm nhà cung cấp, ảnh hưởng uy tín.

Chính những đặc thù này khiến việc áp dụng một hệ thống kế toán quán cafe nhỏ (dù đơn giản) trở nên rất cần thiết: ghi nhận doanh thu theo ca/ngày, phân loại chi phí, lập kế hoạch dòng tiền, từ đó kết nối với nghĩa vụ thuế. Khi hiểu rõ doanh thu, chi phí, dòng tiền vận động ra sao, chủ quán mới thực sự làm chủ được “con số”, thay vì để con số quyết định mình.

Hóa đơn chứng từ kế toán cho quán cafe cần lưu trữ đầy đủ

Các loại hình quán cafe và chế độ thuế áp dụng hiện nay

Khi bắt đầu mở quán, ngoài chuyện chọn concept, menu, mặt bằng, một câu hỏi rất quan trọng là: nên đăng ký theo hộ kinh doanh hay thành lập công ty quán cafe? Mỗi loại hình kéo theo chế độ thuế, kế toán, sổ sách và cách làm việc với cơ quan thuế địa phương hoàn toàn khác nhau. Nếu không tìm hiểu kỹ ngay từ đầu, nhiều chủ quán ở quận huyện, thị xã, thành phố lại rơi vào tình trạng: tưởng thuế “nhẹ”, nhưng đến khi Chi cục Thuế mời lên làm việc thì mới tá hỏa vì nghĩa vụ thực tế.

Về cơ bản, hiện nay có 2 loại hình phổ biến khi kinh doanh quán cafe:

Hộ kinh doanh cá thể quán cafe – phù hợp với quán nhỏ, 1 địa điểm, ít nhân viên, doanh thu vừa phải, tập trung phục vụ khu dân cư, khu chợ, khu công nghiệp…
Công ty (TNHH, cổ phần) kinh doanh quán cafe, chuỗi cafe – phù hợp với mô hình bài bản hơn, có định hướng mở nhiều chi nhánh, nhượng quyền, làm thương hiệu mạnh ở địa phương (ví dụ chuỗi 3–5 quán trong cùng thành phố).

Chế độ thuế áp dụng cho từng loại hình quán cafe cũng khác nhau:

Hộ kinh doanh thường nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu (thuế khoán hoặc doanh thu kê khai), cộng với lệ phí môn bài.
Công ty quán cafe phải kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho nhân viên, bảo hiểm xã hội, và cũng có lệ phí môn bài theo vốn điều lệ.

Tại các địa phương như quận trung tâm TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng hay các thành phố tỉnh lỵ, cơ quan thuế ngày càng quản lý chặt lĩnh vực F&B (đặc biệt là quán cafe, quán ăn, quán nhậu). Hộ kinh doanh quán cafe thường được cán bộ thuế khu vực xuống khảo sát, ước lượng doanh thu để ra mức thuế khoán. Trong khi đó, công ty quán cafe phải gửi tờ khai thuế điện tử theo tháng/quý, lưu trữ hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính hằng năm.

Ví dụ: một quán cafe nhỏ ở huyện ngoại thành chỉ phục vụ khách địa phương, doanh thu không quá lớn, chủ quán có thể chọn hộ kinh doanh cá thể, chịu thuế khoán cố định hàng tháng, sổ sách đơn giản. Nhưng nếu bạn dự định mở chuỗi 3 quán cafe tại trung tâm thành phố, hợp tác với các ứng dụng giao đồ uống, ký hợp đồng với doanh nghiệp, thì thành lập công ty quán cafe sẽ hợp lý hơn về lâu dài, dù chế độ thuế – kế toán phức tạp hơn.

Để lựa chọn đúng, bạn cần hiểu rõ: thuế và kế toán cho quán cafe hộ kinh doanh cá thể khác gì so với thuế và kế toán cho công ty kinh doanh quán cafe, chuỗi cafe, từ đó cân nhắc theo quy mô, mục tiêu và đặc thù địa phương nơi mình đang mở quán.

Thuế và kế toán cho quán cafe hộ kinh doanh cá thể

Thuế và kế toán cho quán cafe hộ kinh doanh cá thể tương đối đơn giản, nên rất phù hợp với quán nhỏ ở phường/xã, thị trấn, nơi doanh thu chủ yếu đến từ khách quen, khách quanh khu vực. Khi đăng ký hộ kinh doanh quán cafe, chủ hộ sẽ làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện và Chi cục Thuế địa phương để xác định doanh thu dự kiến.

Về thuế, hộ kinh doanh quán cafe thường phải nộp 3 khoản chính:

Lệ phí môn bài: căn cứ vào doanh thu ước tính cả năm. Doanh thu càng lớn, bậc lệ phí môn bài càng cao. Một số hộ mới thành lập có thể được miễn trong năm đầu nếu đáp ứng điều kiện theo quy định từng thời kỳ.
Thuế GTGT: tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu từ hoạt động bán đồ uống, đồ ăn kèm.
Thuế TNCN: cũng tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, không dựa vào lợi nhuận sau chi phí.

Thông thường, cán bộ thuế tại quận/huyện sẽ khảo sát thực tế quán: vị trí mặt bằng (mặt phố lớn, hẻm nhỏ, gần trường học, gần khu công nghiệp…), diện tích, số bàn ghế, giá bán trung bình, lượng khách ra vào trong vài ngày… Từ đó, họ đưa ra mức doanh thu khoán và số thuế khoán hàng tháng/quý. Chủ quán có thể trao đổi, giải trình nếu thấy mức khoán cao hơn thực tế, đặc biệt ở những địa phương mà thu nhập người dân chưa cao.

Về kế toán – sổ sách, hộ kinh doanh quán cafe không bắt buộc lập báo cáo tài chính như công ty, nhưng để tự bảo vệ mình, chủ quán nên:

Ghi chép doanh thu hằng ngày, tách theo tiền mặt, chuyển khoản, app giao hàng.
Lưu lại các khoản chi lớn: tiền nhà, điện nước, lương nhân viên, nhập cafe, sữa, trái cây…
Giữ biên lai nộp thuế, thông báo thuế khoán, biên bản làm việc với Chi cục Thuế.

Nhờ đó, khi doanh thu thực tế giảm (ví dụ mùa mưa, dịch bệnh, đường trước quán sửa chữa), bạn có cơ sở để đề nghị giảm doanh thu khoán với cơ quan thuế địa phương.

Thuế và kế toán cho công ty kinh doanh quán cafe, chuỗi cafe

Thuế và kế toán cho công ty kinh doanh quán cafe, chuỗi cafe phức tạp hơn hộ kinh doanh nhưng bù lại rất phù hợp với mô hình bài bản, có kế hoạch mở rộng tại các thành phố lớn hoặc khu du lịch. Khi thành lập công ty quán cafe (công ty TNHH, công ty cổ phần), bạn phải đăng ký mã số thuế doanh nghiệp và tuân thủ chế độ kê khai thuế định kỳ.

Các loại thuế chính của công ty quán cafe bao gồm:

Lệ phí môn bài: tính theo vốn điều lệ đăng ký, thường nộp 1 lần/năm.
Thuế GTGT (VAT): áp dụng trên giá bán đồ uống, đồ ăn. Doanh nghiệp thường dùng phương pháp khấu trừ, nghĩa là:
- Thuế GTGT đầu ra = 10% (hoặc mức suất áp dụng theo từng giai đoạn) của doanh thu chịu thuế.
- Thuế GTGT đầu vào = VAT trên hóa đơn mua máy móc, nguyên liệu, dịch vụ.
- Thuế GTGT phải nộp = VAT đầu ra – VAT đầu vào hợp lệ.
  Nhờ vậy, nếu công ty có nhiều chi phí đầu tư (máy pha cafe, máy xay, nội thất, phần mềm, quảng cáo…) có hóa đơn VAT hợp lệ, thì số thuế GTGT phải nộp thực tế sẽ giảm đi so với hình thức nộp trực tiếp trên doanh thu như hộ kinh doanh.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): tính trên lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý. Nếu công ty lỗ (chi phí lớn hơn doanh thu), có thể chưa phải nộp TNDN, điều mà hộ kinh doanh không được hưởng vì hộ bị tính thuế trên doanh thu.
Thuế TNCN & BHXH cho nhân viên: công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên có thu nhập chịu thuế, đồng thời đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định đối với lao động ký hợp đồng.

Về kế toán, công ty quán cafe bắt buộc:

Lập sổ sách kế toán đầy đủ, theo dõi doanh thu – chi phí theo từng chi nhánh, từng quán, từng kênh bán (tại chỗ, mang đi, online).
Sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán; lưu trữ chứng từ, hợp đồng, bảng lương.
Lập báo cáo tài chính năm, tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN theo tháng hoặc quý tùy mức doanh thu.

Ví dụ: một chuỗi 3 quán cafe tại trung tâm TP. Đà Nẵng hoặc TP. Biên Hòa với doanh thu mỗi tháng vài trăm triệu, nhiều khách doanh nghiệp đặt tiệc, hợp đồng sự kiện… nếu chỉ đăng ký hộ kinh doanh sẽ bị hạn chế: khó xuất hóa đơn, khó huy động vốn, khó mời nhà đầu tư. Trong trường hợp này, lựa chọn thành lập công ty quán cafe giúp bạn vừa xây dựng được thương hiệu chuỗi, vừa tối ưu thuế một cách hợp pháp thông qua các chi phí đầu tư và vận hành được hạch toán đầy đủ..

Tham khảo: Cách tối ưu thuế cho quán cafe mà vẫn đúng quy định pháp luật

Các loại thuế cơ bản mà quán cafe phải nộp

Để quyết toán thuế cuối năm cho quán cafe thuận lợi, chủ quán cần nắm rõ mình đang phải chịu những loại thuế cơ bản nào. Tùy mô hình là hộ kinh doanh hay công ty quán cafe, cách tính và hồ sơ kê khai sẽ khác nhau, nhưng về nguyên tắc vẫn xoay quanh các nhóm thuế chính: lệ phí môn bài (thuế môn bài), thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cùng một số khoản nghĩa vụ khác liên quan.

Với hộ kinh doanh quán cafe, đặc biệt là mô hình khoán, cơ quan thuế thường xác định một mức doanh thu ước tính rồi áp tỷ lệ % để tính thuế GTGT và TNCN hàng tháng/quý. Cuối năm, khi quyết toán, nếu doanh thu thực tế chênh lệch quá nhiều so với mức khoán hoặc có dấu hiệu phát sinh thêm chi nhánh, kênh bán hàng, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, điều chỉnh. Ngoài ra, hộ kinh doanh còn phải nộp lệ phí môn bài theo bậc doanh thu/năm (trừ trường hợp được miễn theo quy định).

Với công ty quán cafe (doanh nghiệp), câu chuyện thuế phức tạp hơn: thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp, thuế TNDN tính trên lợi nhuận, thuế TNCN cho phần tiền lương nhân viên và người quản lý, cùng với lệ phí môn bài theo vốn điều lệ. Lúc này, việc quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra, sổ sách kế toán, khấu hao tài sản cố định… sẽ quyết định rất nhiều đến kết quả quyết toán cuối năm.

Ngoài ba loại thuế chính kể trên, quán cafe còn liên quan đến các nghĩa vụ tài chính khác như: phí bảo vệ môi trường (nếu có xả thải, sử dụng nhiều bao bì nhựa), tiền thuê đất/mặt bằng (nếu thuê của Nhà nước), cùng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động (không phải thuế nhưng là nghĩa vụ bắt buộc). Việc hiểu rõ từng loại thuế, cách xác định căn cứ tính và thời điểm nộp là nền tảng để chủ quán lên kế hoạch tài chính cả năm, tránh bị “sốc” khi đến mùa quyết toán.

Dưới đây là phần phân tích chi tiết từng sắc thuế cơ bản mà quán cafe phải nộp, giúp bạn dễ hình dung hơn khi làm việc với kế toán hoặc cơ quan thuế.

Thuế môn bài cho quán cafe: mức thu, cách xác định bậc thuế

Dù là hộ kinh doanh quán cafe hay công ty quán cafe, hầu hết đều phải nộp lệ phí môn bài (thuế môn bài) hằng năm, trừ các trường hợp được miễn theo quy định hiện hành (ví dụ: hộ kinh doanh nhỏ mới thành lập, doanh thu dưới một ngưỡng nhất định…).

Đối với hộ kinh doanh, bậc lệ phí môn bài được xác định chủ yếu theo doanh thu bình quân năm. Doanh thu càng cao, bậc lệ phí càng lớn. Khi đăng ký ban đầu, cơ quan thuế hoặc bộ phận một cửa thường yêu cầu bạn kê khai doanh thu dự kiến; căn cứ vào đó để xác định bậc môn bài. Với những hộ kinh doanh nhỏ, doanh thu thấp, có thể được miễn hoặc áp mức thấp nhất; còn những quán cafe đông khách, mặt bằng lớn, doanh thu cao, sẽ phải đóng mức tương ứng.

Đối với doanh nghiệp quán cafe, lệ phí môn bài thường căn cứ vào vốn điều lệ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vốn càng cao, mức lệ phí môn bài càng lớn. Doanh nghiệp mới thành lập thường có năm đầu miễn lệ phí nếu đáp ứng điều kiện, nhưng từ năm tiếp theo sẽ phải nộp đều đặn hằng năm.

Về thời điểm, lệ phí môn bài thường phải nộp theo năm dương lịch, hạn trong một mốc thời gian nhất định. Khi làm quyết toán thuế cuối năm cho quán cafe, bạn cần kiểm tra xem năm đó đã nộp đủ lệ phí môn bài chưa, có phát sinh thay đổi bậc (do doanh thu/vốn tăng) hay có chi nhánh, địa điểm kinh doanh mới cần nộp bổ sung hay không.

Thuế GTGT đối với quán cafe: phương pháp trực tiếp và khấu trừ

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế quan trọng nhất khi nói về kinh nghiệm quyết toán thuế cuối năm cho quán cafe. Tùy vào mô hình và quy mô, quán cafe có thể áp dụng phương pháp trực tiếp trên doanh thu hoặc phương pháp khấu trừ.

Với hộ kinh doanh quán cafe và một số doanh nghiệp nhỏ, cơ quan thuế thường áp phương pháp trực tiếp: thuế GTGT được tính theo tỷ lệ % trên doanh thu. Ví dụ, doanh thu tính thuế là tổng số tiền bán hàng (bao gồm cả VAT nếu có), nhân với tỷ lệ nhất định áp cho ngành dịch vụ ăn uống/đồ uống. Thuế GTGT lúc này không dựa trên hóa đơn đầu vào – đầu ra mà chủ yếu dựa vào doanh thu thực tế hoặc doanh thu khoán.

Với doanh nghiệp quán cafe đủ điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ, thuế GTGT được tính trên giá trị tăng thêm: thuế GTGT đầu ra (trên hóa đơn bán hàng) trừ đi thuế GTGT đầu vào (trên hóa đơn mua hàng hợp lệ). Khi quyết toán cuối năm, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra, điều chỉnh các hóa đơn sai sót, cân đối số thuế đã nộp tạm tính với số thực tế.

Việc chọn và áp đúng phương pháp GTGT ngay từ đầu sẽ giúp quán cafe tránh được rắc rối khi quyết toán, nhất là khâu giải trình doanh thu, chi phí và hóa đơn.

Thuế TNCN, thuế TNDN và các khoản thuế khác liên quan đến quán cafe

Bên cạnh lệ phí môn bài và thuế GTGT, quán cafe còn phải quan tâm đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tùy theo mô hình.

Với hộ kinh doanh quán cafe, phần thuế “lợi nhuận” của chủ hộ thường được gộp vào thuế TNCN tính theo tỷ lệ % trên doanh thu (đối với hộ khoán hoặc hộ kê khai). Chủ hộ không phải tách bạch báo cáo lãi – lỗ như doanh nghiệp, nhưng khi quyết toán thuế cuối năm cho quán cafe, cơ quan thuế vẫn có thể đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu khoán để điều chỉnh mức thuế TNCN cho phù hợp. Ngoài ra, nếu quán có trả lương cho nhân viên ở mức phải khấu trừ TNCN, chủ quán còn phải kê khai, nộp thay phần thuế TNCN của người lao động.

Với doanh nghiệp quán cafe, ngoài TNCN khấu trừ từ tiền lương nhân viên, công ty còn phải chịu thuế TNDN tính trên lợi nhuận chịu thuế (doanh thu trừ chi phí được trừ). Cuối năm, doanh nghiệp lập báo cáo tài chính, xác định lợi nhuận, tính số thuế TNDN phải nộp, so sánh với số đã tạm nộp trong năm để nộp thêm hoặc điều chỉnh.

Ngoài ra, quán cafe còn liên quan đến một số khoản nghĩa vụ khác như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động; các khoản phí, lệ phí về môi trường, xả thải (nếu có). Dù không phải là “thuế” theo nghĩa hẹp, nhưng đây vẫn là chi phí bắt buộc cần được tính đúng, tính đủ trong bức tranh tài chính toàn diện của quán.

Kế toán cho quán cafe: sổ sách, chứng từ và tài khoản cần thiết

Đối với quán cafe, dù là hộ kinh doanh nhỏ hay công ty, kế toán – sổ sách luôn là phần “khó nhằn” nhưng lại quyết định bạn có nắm được lãi lỗ thật hay không. Nhiều chủ quán chỉ quan tâm doanh thu mỗi ngày, mà bỏ qua việc lưu trữ chứng từ, phân loại chi phí, theo dõi tồn kho, dẫn đến cuối tháng không biết tiền đi đâu về đâu. Chỉ cần xây dựng một bộ chứng từ – sổ sách – tài khoản đơn giản nhưng đúng nguyên tắc, bạn đã có thể kiểm soát tốt tài chính, làm việc với cơ quan thuế thuận lợi hơn và dễ dàng mở rộng mô hình sau này.

Dịch vụ kế toán quán cafe trọn gói hỗ trợ kê khai và quyết toán thuế

Hệ thống chứng từ kế toán cho quán cafe: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng kê

Để tổ chức kế toán cho quán cafe, trước hết bạn phải chuẩn hóa hệ thống chứng từ – coi như “bằng chứng” cho mọi khoản thu, chi, nhập – xuất. Các loại chứng từ cơ bản gồm:

Hóa đơn mua hàng/nhập nguyên liệu: cà phê, sữa, siro, trà, ly cốc, ống hút, bao bì, thiết bị… Nếu là doanh nghiệp, cần ưu tiên hóa đơn hợp lệ (hóa đơn điện tử).
Hóa đơn bán hàng (nếu có xuất cho khách công ty, khách sự kiện), hoặc báo cáo doanh thu POS/bảng kê bán hàng hằng ngày nếu phục vụ khách lẻ.
Phiếu thu: ghi nhận các khoản tiền mặt vào quỹ (doanh thu bán hàng, khách trả công nợ, hoàn ứng…).
Phiếu chi: cho các khoản chi tiền mặt như mua nguyên liệu, trả tiền ship, sửa chữa nhỏ, chi marketing, tạm ứng cho nhân viên.
Phiếu nhập kho/phiếu xuất kho (nếu quán quản lý kho): ghi nhận nhập nguyên liệu về và xuất nguyên liệu cho từng ca.
Bảng kê bán hàng/Báo cáo ca: cuối mỗi ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân in/ghi bảng kê doanh thu theo món, theo phương thức thanh toán.

Tất cả chứng từ nên được đánh số, phân loại theo ngày và theo nhóm (mua hàng, bán hàng, chi phí…) rồi lưu trong file hoặc scan lên Google Drive/OneDrive. Khi cần tổng hợp sổ sách hoặc giải trình với thuế, bạn chỉ việc lần theo chứng từ là có thể kiểm tra được từng khoản thu – chi một cách rõ ràng.

Cách lập sổ sách kế toán đơn giản cho quán cafe nhỏ, dễ áp dụng

Với quán cafe nhỏ, bạn không nhất thiết phải dùng hệ thống kế toán phức tạp; chỉ cần vài loại sổ sách cơ bản là đã đủ để kiểm soát tài chính:

Sổ doanh thu hằng ngày
- Mỗi ngày một dòng, ghi: ngày, doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, tổng doanh thu.
- Có thể tách thêm cột doanh thu theo nhóm sản phẩm (cafe, trà sữa, nước ép, bánh ngọt…) nếu muốn phân tích sâu.
- Số liệu lấy từ báo cáo ca/báo cáo POS hoặc bảng kê bán hàng.
Sổ chi phí
- Ghi lại toàn bộ chi phí phát sinh: mua nguyên liệu, lương nhân viên, thuê mặt bằng, điện nước, internet, marketing, sửa chữa, công cụ dụng cụ…
- Mỗi khoản chi cần có phiếu chi hoặc hóa đơn kèm theo; đánh số chứng từ để khi cần đối chiếu.
- Cuối tháng cộng tổng chi phí theo từng nhóm để xem cơ cấu chi phí của quán.
Sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Sổ quỹ tiền mặt theo dõi tiền tồn thực tế tại quán: số dư đầu ngày + thu – chi = số dư cuối ngày.
- Nếu có tài khoản ngân hàng riêng cho quán, lập thêm sổ theo dõi tiền gửi: thu vào, chi ra, đối chiếu với sao kê ngân hàng.
Sổ công nợ nhà cung cấp và khách hàng (nếu có bán nợ hoặc mua nợ)
- Ghi rõ từng nhà cung cấp: ngày mua, số tiền, đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, ngày hẹn thanh toán.
- Hạn chế để công nợ kéo dài, tránh mất kiểm soát dòng tiền.
Tổng hợp lãi lỗ đơn giản theo tháng
- Cuối tháng, lấy tổng doanh thu – tổng chi phí = lãi/lỗ.
- So sánh vài tháng liên tiếp để xem xu hướng kinh doanh: tăng trưởng hay đi xuống, chi phí nào đang đội lên bất thường.

Bạn có thể lập các sổ này trên Excel hoặc Google Sheets, chia theo các sheet: Doanh thu, Chi phí, Quỹ tiền mặt, Công nợ… Chỉ cần kỷ luật nhập liệu mỗi ngày 10–15 phút, sau 1–2 tháng bạn sẽ có bức tranh tài chính rõ ràng, dễ làm việc với kế toán – thuế, và đặc biệt là không còn cảm giác “không biết quán đang lãi hay lỗ”.

Quản lý doanh thu – chi phí – lợi nhuận trong quán cafe

Quản lý doanh thu – chi phí – lợi nhuận trong quán cafe là “xương sống” quyết định quán tồn tại bao lâu và có khả năng mở rộng hay không. Nhiều chủ quán tại Hà Nội, Hà Nam, Hải Dương… rất chú trọng menu, decor, marketing nhưng lại quản lý tiền bạc khá cảm tính: cuối tháng chỉ ước lượng “thấy cũng có lời” chứ không biết chính xác quán đang lời hay lỗ, lỗ vì đâu, lời từ nhóm sản phẩm nào. Muốn vận hành bền vững, chủ quán cần thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu rõ ràng, kiểm soát chặt chi phí và theo dõi lợi nhuận theo kỳ để kịp thời điều chỉnh.

Về nguyên tắc, doanh thu phải được ghi nhận theo ca, theo ngày, theo từng kênh bán hàng, thay vì chỉ nhìn số tiền còn lại trong ngăn kéo hoặc tài khoản ngân hàng. Chi phí phải được phân loại thành các nhóm lớn: nguyên liệu, nhân sự, mặt bằng, marketing, khấu hao tài sản, chi phí khác. Từ đó mới tính được biên lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng và các chỉ số như lợi nhuận trên doanh thu, lợi nhuận trên từng nhóm sản phẩm.

Thay vì “bán xong rồi tính”, quán cafe nên coi quản trị tài chính như một quy trình bắt buộc hằng ngày: kết ca – đối soát doanh thu – kiểm kê nguyên liệu – chấm công – cập nhật chi phí. Dù là quán nhỏ hay quán trong chuỗi, việc quản lý bài bản ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với kế toán, cơ quan thuế, nhà cung cấp và có cơ sở số liệu rõ ràng khi muốn mở rộng thêm chi nhánh.

Thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu theo ca, theo ngày, theo kênh bán hàng

Bước đầu tiên để quản lý tốt doanh thu quán cafe là thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu theo ca, theo ngày và theo từng kênh bán hàng. Thay vì để nhân viên tự ghi chép rời rạc, bạn nên chọn một phương án thống nhất: dùng phần mềm bán hàng, excel chuẩn hóa hoặc sổ sách theo mẫu cố định.

Theo ca, mỗi nhân viên thu ngân hoặc quản lý ca phải in báo cáo doanh thu ca, bao gồm: tổng số đơn, doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản, doanh thu qua các ứng dụng giao đồ ăn, số tiền giảm giá – khuyến mãi, số hóa đơn hủy. Cuối ca phải đối chiếu số tiền thực thu với số liệu trên phần mềm hoặc sổ sách, lập biên bản bàn giao ca rõ ràng.

Theo ngày, chủ quán hoặc quản lý sẽ tổng hợp doanh thu các ca, phân tách doanh thu theo kênh: bán trực tiếp tại quán, bán mang đi, bán online qua ứng dụng, bán theo hợp đồng đặt tiệc, đặt coffee break… Việc tách doanh thu theo kênh giúp bạn biết kênh nào mang lại nhiều tiền nhất, kênh nào cần đẩy mạnh marketing, kênh nào đang lỗ do chiết khấu cao.

Bên cạnh đó, nên thiết lập báo cáo doanh thu ngày/tuần/tháng theo mẫu cố định để thuận tiện so sánh. Ví dụ, một quán cafe tại Hà Nam có thể so sánh doanh thu tuần này với tuần trước, cùng ngày trong tháng trước để đánh giá hiệu quả chương trình khuyến mãi, thay đổi giá bán hoặc điều chỉnh giờ mở cửa. Khi doanh thu được ghi nhận đều đặn và minh bạch, việc kiểm soát chi phí và tính lợi nhuận sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Kiểm soát chi phí nguyên liệu, nhân sự, mặt bằng, marketing và khấu hao

Song song với doanh thu, quán cafe phải kiểm soát chặt chi phí nếu muốn tối ưu lợi nhuận. Chi phí lớn nhất thường nằm ở bốn nhóm: nguyên liệu, nhân sự, mặt bằng, marketing, cộng thêm khấu hao tài sản như máy pha cafe, máy xay, tủ lạnh, nội thất.

Chi phí nguyên liệu nên được quản lý bằng định mức cho từng món: một ly cafe sữa dùng bao nhiêu gram bột, bao nhiêu ml sữa, siro; một ly trà sữa cần bao nhiêu trà, sữa, topping. Dựa trên định mức, bạn kiểm kê tồn kho đầu ngày, nhập trong ngày, tồn cuối ngày để phát hiện chênh lệch bất thường (thất thoát, pha sai định lượng, lãng phí).

Chi phí nhân sự cần gắn với bảng chấm công, ca kíp và năng suất: so sánh chi phí lương với doanh thu theo ca, theo ngày để xem ca nào đang “gánh” quán, ca nào cần tinh gọn. Chi phí mặt bằng là khoản cố định mỗi tháng, nhưng bạn vẫn có thể thương lượng lại khi gia hạn hợp đồng hoặc khi tình hình kinh doanh thay đổi.

Marketing và khấu hao cũng cần được lập kế hoạch rõ ràng: ngân sách chạy quảng cáo, thiết kế, sự kiện; giá trị máy móc – nội thất phân bổ trong bao lâu. Khi bạn nhìn được bức tranh tổng thể chi phí theo tháng và so sánh với doanh thu, việc xác định lợi nhuận thật sự của quán cafe sẽ không còn là “ước chừng” mà trở thành con số cụ thể, giúp bạn ra quyết định đóng – mở, nâng cấp, mở rộng hay cắt giảm một cách tự tin.

Kê khai, nộp thuế và làm việc với cơ quan thuế

Trong bức tranh thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết, phần nhiều khiến chủ quán “ngại” nhất chính là kê khai, nộp thuế và làm việc với cơ quan thuế. Thực tế, nếu hiểu đúng bản chất và quy trình, đây không phải là điều gì quá đáng sợ, mà chỉ là một “nếp vận hành” định kỳ cần được đưa vào lịch công việc hàng tháng/quý, giống như lịch nhập hàng hay trả lương nhân viên.

Về cơ bản, quán cafe sẽ rơi vào một trong hai nhóm: hộ kinh doanh quán cafe hoặc công ty kinh doanh quán cafe. Với hộ kinh doanh, cơ quan thuế thường áp dụng thuế khoán, nghĩa là mức thuế được ấn định dựa trên doanh thu dự kiến, vị trí, quy mô, từ đó chủ quán nộp theo kỳ (thường là theo tháng hoặc quý, tùy hướng dẫn thực tế). Dù thủ tục đơn giản hơn doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn phải lưu ý về lệ phí môn bài, nghĩa vụ cung cấp thông tin doanh thu thực tế, phối hợp tốt với cán bộ thuế khi khảo sát.

Với công ty quán cafe, yêu cầu kê khai – nộp thuế chi tiết và chặt chẽ hơn: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN khấu trừ của nhân viên, cùng các báo cáo tài chính định kỳ. Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai qua hệ thống thuế điện tử, lưu trữ chứng từ và sổ sách đúng chuẩn. Đổi lại, công ty có nhiều “công cụ” để tối ưu chi phí hợp lệ, phản ánh đúng kết quả kinh doanh và chứng minh năng lực tài chính khi cần vay vốn, mở rộng hệ thống.

Dù là hộ kinh doanh hay công ty, mấu chốt nằm ở chỗ: kê khai và nộp thuế chủ động, đúng hạn, dựa trên số liệu được ghi nhận đầy đủ, thay vì “đợi thuế gọi rồi mới lo”. Khi đã có quy trình, biểu mẫu, người phụ trách rõ ràng, việc làm việc với cơ quan thuế sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, và quán cafe cũng xây dựng được hình ảnh một đơn vị kinh doanh chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật.

Quy trình kê khai, nộp thuế định kỳ cho quán cafe hộ kinh doanh và công ty

Với quán cafe hộ kinh doanh, quy trình kê khai – nộp thuế thường đơn giản hơn, nhưng không vì thế mà được phép lơ là. Sau khi đăng ký hộ kinh doanh, cơ quan thuế sẽ khảo sát doanh thu dự kiến (vị trí, quy mô, giá bán…) để xác định mức thuế khoán. Hộ kinh doanh cần:

Nộp lệ phí môn bài theo bậc quy định (theo doanh thu hoặc vốn, tùy chính sách).
Theo dõi các thông báo thuế khoán và nộp đúng kỳ; nếu doanh thu thực tế thay đổi lớn (tăng/giảm mạnh), nên chủ động trao đổi với cán bộ thuế để điều chỉnh, tránh bị coi là kê khai không phù hợp thực tế.
Lưu giữ sổ ghi chép doanh thu, chi phí (dù ở dạng đơn giản) để khi cần có thể giải trình.

Với công ty kinh doanh quán cafe, quy trình phức tạp hơn, gồm:

Đăng ký thuế và hóa đơn điện tử, tài khoản nộp thuế điện tử.
Thực hiện kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN theo tháng hoặc quý (tùy quy mô và quy định áp dụng).
Nộp báo cáo tài chính năm, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, các tờ khai quyết toán theo thời hạn.

Kế toán cần thu thập đầy đủ hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu – chi, bảng lương, đối chiếu với doanh thu bán hàng thực tế (từ phần mềm quản lý bán hàng quán cafe). Khi số liệu nội bộ và số liệu kê khai “khớp”, việc nộp thuế và giải trình với cơ quan thuế sẽ trôi chảy, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế, truy thu hoặc phạt.

Kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế, giải trình số liệu và tránh vi phạm

Để làm việc với cơ quan thuế nhẹ nhàng, có vài kinh nghiệm thực tế mà chủ quán cafe nên lưu ý. Trước hết, hãy trung thực và nhất quán về số liệu: doanh thu – chi phí ghi nhận trong sổ sách nội bộ, phần mềm bán hàng và tờ khai thuế cần bám sát nhau. Nếu có chênh lệch (ví dụ doanh thu trên phần mềm cao hơn doanh thu kê khai), hãy chủ động rà soát và điều chỉnh, đừng để cơ quan thuế phát hiện trước.

Thứ hai, nên chuẩn bị hồ sơ giải trình có cấu trúc: bảng tổng hợp doanh thu theo tháng, theo kênh; bảng chi phí nguyên liệu, lương, mặt bằng; các hóa đơn, chứng từ đi kèm. Khi được mời lên làm việc, việc đưa ra số liệu rõ ràng, có căn cứ sẽ tạo thiện cảm và giúp buổi làm việc diễn ra nhanh, gọn.

Thứ ba, tuân thủ thời hạn kê khai, nộp thuế là cách đơn giản nhất để tránh tiền phạt và tiền chậm nộp. Có thể lập lịch nhắc việc hàng tháng/quý hoặc giao hẳn cho kế toán/dịch vụ làm thuế theo dõi.

Cuối cùng, hãy coi cán bộ thuế là đối tác quản lý nhà nước, giữ thái độ hợp tác, hỏi rõ những điểm chưa hiểu thay vì “né tránh”. Khi bạn chứng minh được mình có thiện chí tuân thủ, việc xử lý các vướng mắc, sai sót (nếu có) sẽ mềm mại và ít rủi ro hơn rất nhiều.

Rủi ro thường gặp về thuế – kế toán quán cafe và cách phòng tránh

Khi vận hành quán, đa số chủ quán cafe tập trung vào chuyện đồ uống ngon, phục vụ tốt, marketing bắt mắt, mà ít khi xây dựng hệ thống thuế – kế toán bài bản. Hậu quả là chỉ sau 1–2 năm hoạt động, nhiều quán bắt đầu gặp rắc rối: số liệu doanh thu không khớp, tiền mặt chốt ca lệch, hóa đơn đầu vào – đầu ra lộn xộn, báo cáo cho cơ quan thuế khác xa thực tế… Lúc đó, chỉ cần một lần kiểm tra, thanh tra thuế là có thể dẫn tới truy thu, phạt chậm nộp, phạt khai sai, ảnh hưởng nặng đến dòng tiền.

Đặc biệt ở các thành phố lớn và khu vực trung tâm tỉnh/thành – nơi cơ quan thuế quản lý chặt nhóm ngành F&B (quán cafe, quán ăn, nhậu…), rủi ro càng cao nếu chủ quán không hiểu rõ nghĩa vụ của mình. Dù là hộ kinh doanh quán cafe nộp thuế khoán hay công ty quán cafe kê khai đầy đủ, đều có những “bẫy” thường gặp: ghi chép doanh thu không chính xác, không lưu hóa đơn đầu vào, tự ý thay đổi quy mô kinh doanh nhưng không cập nhật với cơ quan thuế, hay để nhân viên “linh hoạt” thu tiền mà không qua hệ thống.

Ví dụ: một quán cafe ở trung tâm thành phố, ban đầu đăng ký hộ kinh doanh với quy mô nhỏ, doanh thu khoán tầm 60–80 triệu/tháng. Sau 1 năm, quán lên concept mới, đông khách gấp đôi, chạy thêm app giao hàng, doanh thu thực tế đã khác xa so với mức khoán ban đầu nhưng chủ quán vẫn giữ nguyên khai báo. Khi cơ quan thuế khảo sát lại hoặc nhận phản ánh, họ so sánh: lượng khách, giá bán, số lượng ship mỗi ngày, thông tin trên mạng xã hội… với doanh thu khai báo. Nếu thấy quá chênh lệch, khả năng cao sẽ điều chỉnh doanh thu khoán lên, thậm chí truy thu và phạt chậm nộp phần chênh lệch.

Để phòng tránh, chủ quán cần nhìn thuế – kế toán như “hệ thống an toàn”, chứ không phải gánh nặng. Việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, dùng phần mềm quản lý bán hàng, lưu trữ đầy đủ hóa đơn, sổ sách… không chỉ giúp bạn tự tin khi có đoàn kiểm tra, mà còn giúp biết chính xác quán đang lãi hay lỗ, nên mở rộng hay thu hẹp, nên điều chỉnh giá bán và chi phí ra sao.

Sai sót hóa đơn, sổ sách, chênh lệch doanh thu dẫn tới truy thu, phạt chậm nộp

Sai sót về hóa đơn, sổ sách, doanh thu là rủi ro lớn nhất dẫn tới truy thu và phạt chậm nộp đối với quán cafe. Với hộ kinh doanh, do tâm lý “quán nhỏ, đơn giản thôi”, nhiều chủ quán chỉ ký vào thông báo thuế khoán mà không hề lưu lại số liệu doanh thu nội bộ. Khi cơ quan thuế đến khảo sát lại, nếu thấy quán mở rộng, thêm tầng, thêm bàn ghế, thêm chi nhánh, thêm kênh bán online… họ hoàn toàn có quyền nâng mức doanh thu khoán. Nếu phát hiện có dấu hiệu kê khai không phù hợp thực tế trong thời gian dài, rủi ro bị truy thu và tính phạt chậm nộp là điều khó tránh.

Với công ty quán cafe, việc sai sót còn nhạy cảm hơn. Ví dụ:

Bán hàng có xuất hóa đơn điện tử nhưng không kê khai đủ trong tờ khai thuế GTGT.
Chi phí thực tế phát sinh (mặt bằng, lương, nguyên liệu, marketing…) nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, dẫn đến không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Khấu trừ thuế TNCN của nhân viên không đúng, kê khai thiếu hoặc nộp chậm.

Khi bị thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế đối chiếu số liệu từ nhiều nguồn: sao kê ngân hàng, hợp đồng, hóa đơn, dữ liệu từ đơn vị cung cấp máy POS, app giao đồ ăn… với tờ khai thuế, mà thấy chênh lệch lớn, họ có thể ấn định lại doanh thu, thuế phải nộp, đồng thời tính tiền chậm nộp và phạt khai sai.

Cách phòng tránh:

Dùng phần mềm quản lý bán hàng để ghi nhận đầy đủ doanh thu.
Làm việc với kế toán hoặc dịch vụ kế toán uy tín, đối soát số liệu hàng tháng.
Tuyệt đối không “bỏ ngoài sổ” những khoản doanh thu lớn, các hợp đồng sự kiện, hợp đồng cung cấp đồ uống cho doanh nghiệp địa phương.

Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ để chống thất thoát, gian lận trong quán cafe

Rất nhiều vấn đề thuế – kế toán bắt nguồn từ việc không kiểm soát nội bộ tốt. Nếu không có quy trình, chủ quán vừa dễ bị nhân viên gian lận, thất thoát tiền hàng, vừa khó chứng minh doanh thu – chi phí với cơ quan thuế.

Một quy trình kiểm soát nội bộ cơ bản cho quán cafe (dù là hộ hay công ty) nên gồm:

Quy trình bán hàng rõ ràng: mọi order đều phải nhập vào phần mềm/bill; thu tiền xong phải in hóa đơn/bill cho khách; hạn chế tối đa việc ghi giấy, thu tiền “miệng”.
Chốt ca – bàn giao ca minh bạch: mỗi ca làm có báo cáo doanh thu, tiền mặt, tiền chuyển khoản, đơn app; có người chốt ca và ký xác nhận.
Quản lý kho – định lượng pha chế: có định lượng cho từng món, xuất kho nguyên liệu theo phiếu, so sánh lượng nguyên liệu tồn với doanh thu để phát hiện hao hụt bất thường.
Phân quyền rõ ràng: ai được quyền giảm giá, huỷ bill, hoàn tiền; các thao tác đặc biệt nên có mật khẩu quản lý.

Ví dụ: một quán cafe tại thành phố áp dụng phần mềm bán hàng, mỗi ly nước đều có bill, cuối ngày so sánh số bill với tiền thu thực tế. Sau 1–2 tháng, chủ quán phát hiện giảm hẳn tình trạng lệch tiền, đồng thời có báo cáo doanh thu rõ ràng. Khi cần làm việc với cơ quan thuế, bộ báo cáo này trở thành bằng chứng giúp bảo vệ quán, chứng minh doanh thu thực, giảm rủi ro bị ấn định thuế quá cao so với thực tế.

Có nên thuê dịch vụ kế toán quán cafe hay tự làm?

Đối với nhiều quán cafe nhỏ, câu hỏi “có nên thuê dịch vụ kế toán – thuế hay tự làm” luôn là băn khoăn lớn, đặc biệt trong 1–2 năm đầu hoạt động. Ở giai đoạn khởi nghiệp, chủ quán thường kiêm đủ thứ: chọn mặt bằng, làm menu, tuyển nhân sự, chạy marketing, trực tiếp đứng quầy… nên chi phí cho kế toán dễ bị xem là “có cũng được, không cũng xong”. Tuy nhiên, thuế – kế toán là mảng liên quan trực tiếp đến pháp lý và tiền bạc. Chỉ một sai sót nhỏ trong kê khai, nộp thuế, lưu trữ hóa đơn cũng có thể dẫn đến bị phạt, truy thu, ảnh hưởng dòng tiền vốn đã eo hẹp.

Nếu quán cafe chỉ ở dạng hộ kinh doanh nhỏ, doanh thu không lớn, ít nhân sự, phát sinh không quá nhiều hóa đơn, về lý thuyết chủ quán có thể tự tìm hiểu, tự kê khai theo hướng dẫn. Tuy vậy, không phải ai cũng có thời gian đọc kỹ các quy định thuế, cập nhật biểu mẫu, làm việc với Chi cục Thuế. Khi mô hình phát triển hơn – có thêm chi nhánh, bán online, nhiều chương trình khuyến mãi, dùng phần mềm bán hàng – mức độ phức tạp tăng nhanh, việc “tự làm” dễ trở thành gánh nặng.

Thuê dịch vụ kế toán quán cafe giúp chủ quán chuyển phần việc chuyên môn sang cho người có kinh nghiệm, đổi lại là một khoản chi phí hàng tháng nhưng bù lại là sự an tâm và tiết kiệm thời gian. Quyết định nên thuê hay tự làm cần dựa trên quy mô quán, mức độ hiểu biết về thuế – kế toán của chủ quán, cũng như định hướng phát triển trong 1–3 năm tới.

Khi nào chủ quán nên thuê dịch vụ kế toán – thuế trọn gói cho quán cafe

Chủ quán nên nghiêm túc cân nhắc thuê dịch vụ kế toán – thuế trọn gói cho quán cafe trong các trường hợp sau:

Quán bắt đầu có doanh thu ổn định, số lượng đơn hàng, hóa đơn nhập hàng, chi phí phát sinh khá nhiều mỗi tháng.
Chủ quán không có nền tảng kế toán, không rành các khái niệm như thuế GTGT, thuế TNCN, quyết toán cuối năm, báo cáo tài chính…
Quán sử dụng phần mềm bán hàng, có nhiều kênh doanh thu (tại quán, mang đi, app giao hàng, bán online), cần người “dịch” số liệu thành báo cáo thuế – kế toán chuẩn.
Đã từng bị cơ quan thuế nhắc nhở, phạt vì kê khai sai, nộp chậm, thiếu tờ khai.

Với mô hình công ty quán cafe, gần như luôn nên có kế toán chuyên trách hoặc dịch vụ kế toán trọn gói, bởi hồ sơ phức tạp hơn hộ kinh doanh rất nhiều: báo cáo tài chính, thuế TNDN, TNCN, khấu hao tài sản, công nợ… Dịch vụ kế toán – thuế trọn gói thường bao gồm: tư vấn mô hình, kê khai thuế định kỳ, lập báo cáo, hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ quyết toán cuối năm. Nhờ đó, chủ quán có thể tập trung toàn lực cho vận hành và phát triển thương hiệu, thay vì “chết chìm” trong đống giấy tờ.

Tiêu chí chọn đơn vị dịch vụ kế toán quán cafe uy tín, chi phí hợp lý

Khi chọn đơn vị dịch vụ kế toán quán cafe, chủ quán không nên chỉ nhìn vào giá rẻ mà cần xem xét một số tiêu chí sau:

Kinh nghiệm chuyên ngành F&B/cafe: đơn vị đã từng làm cho nhiều quán cafe, nhà hàng, quán ăn sẽ hiểu rõ đặc thù doanh thu – chi phí, biết cách xử lý các vấn đề như tiền mặt, order, khuyến mãi, thất thoát.
Đội ngũ và quy trình làm việc rõ ràng: có người phụ trách chính, có kênh trao đổi (Zalo, email) ổn định, báo cáo định kỳ hàng tháng/quý, không để chủ quán “tự bơi”.
Cam kết hỗ trợ khi quyết toán/kiểm tra thuế: không chỉ kê khai bình thường mà còn đồng hành khi cơ quan thuế xuống làm việc, hỗ trợ giải trình số liệu.
Chi phí minh bạch, phù hợp quy mô: báo giá theo số lượng chứng từ/doanh thu, không mập mờ; có gói dịch vụ riêng cho hộ kinh doanh nhỏ, quán mới mở.

Ngoài ra, bạn nên ưu tiên các đơn vị sẵn sàng kết nối với phần mềm bán hàng đang dùng tại quán, để hạn chế nhập liệu trùng lặp, tránh sai sót. Một đơn vị kế toán tốt không chỉ “giữ cho bạn đúng luật” mà còn giúp đọc các con số, gợi ý tối ưu chi phí, từ đó nâng hiệu quả kinh doanh cho quán cafe.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về thuế và kế toán cho quán cafe

Khi vận hành quán cafe, bên cạnh câu hỏi về menu, marketing hay tuyển dụng, rất nhiều chủ quán bối rối với các vấn đề thuế và kế toán: doanh thu bao nhiêu thì phải nộp thuế, loại thuế nào áp dụng, có bắt buộc phải thuê kế toán không, mở thêm chi nhánh thì phải làm gì… Nếu không hiểu rõ, bạn rất dễ rơi vào hai tình huống cực đoan: hoặc “quá sợ thuế” mà kê khai, nộp thuế vượt mức cần thiết; hoặc chủ quan, không nộp, không báo cáo, để rồi bị phạt vì vi phạm nghĩa vụ thuế. Phần FAQ – câu hỏi thường gặp dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc cơ bản, dễ gặp nhất trong thực tế vận hành quán cafe.

Mục tiêu không phải biến bạn thành kế toán chuyên nghiệp, mà là giúp bạn có “vốn hiểu biết tối thiểu” để trao đổi hiệu quả với cơ quan thuế hoặc với đơn vị dịch vụ kế toán. Chỉ cần nắm được các nguyên tắc: doanh thu bao nhiêu thì bắt đầu phát sinh nghĩa vụ thuế; khi thay đổi quy mô, mở thêm chi nhánh, đổi mô hình thì phải cập nhật gì; những điều gì tuyệt đối không nên làm (ví dụ: bỏ không nộp lệ phí môn bài, không lưu hóa đơn, không báo thay đổi thông tin…) là bạn đã có thể vận hành quán cafe trong “vùng an toàn” hơn rất nhiều. Dưới đây là hai câu hỏi tiêu biểu mà gần như 10 chủ quán thì 8 người thắc mắc.

Quán cafe nhỏ doanh thu dưới 100 triệu/năm có phải nộp thuế không?

Với quán cafe nhỏ dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể, nhiều người nghe nói “dưới 100 triệu/năm thì không phải nộp thuế” nên khá chủ quan. Thực tế, ngưỡng 100 triệu đồng/năm thường được dùng để xác định hộ, cá nhân kinh doanh có thuộc diện phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp khoán hay không. Nếu doanh thu thực tế và doanh thu khoán do cơ quan thuế xác định dưới 100 triệu/năm, bạn thường không phải nộp thuế GTGT, TNCN khoán; tuy nhiên vẫn cần làm rõ nghĩa vụ về lệ phí môn bài (vì có trường hợp vẫn phải nộp, có trường hợp được miễn theo giai đoạn hoặc chính sách).

Dù doanh thu nhỏ, bạn vẫn nên đăng ký hộ kinh doanh cho quán cafe và làm việc với cơ quan thuế để được xác định đúng ngưỡng doanh thu. Nếu không đăng ký, không kê khai, đến khi cơ quan thuế kiểm tra, họ có thể ấn định doanh thu cao hơn thực tế, dẫn đến mức thuế phải nộp lớn. Tốt nhất, ngay từ đầu hãy trao đổi thẳng với cán bộ thuế hoặc nhờ đơn vị tư vấn hỗ trợ, trình bày đúng quy mô, số bàn, lượng khách, để được áp mức khoán phù hợp, tránh “mất tiền oan” hoặc bị phạt do hiểu sai quy định.

Mở thêm chi nhánh, đổi mô hình quán cafe thì cần cập nhật gì về thuế – kế toán?

Khi mở thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh mới hoặc đổi mô hình quán cafe (ví dụ từ quán nhỏ thành chuỗi, thêm dịch vụ đồ ăn, bán lẻ sản phẩm…), bạn bắt buộc phải nghĩ ngay đến chuyện cập nhật thông tin với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Với hộ kinh doanh, nếu mở thêm điểm bán khác địa chỉ, thường phải xem xét chuyển lên mô hình công ty hoặc đăng ký lại cho phù hợp. Với công ty, cần làm thủ tục thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh, đồng thời thông báo cơ quan thuế quản lý chi nhánh.

Về kế toán, việc mở thêm chi nhánh đòi hỏi tách doanh thu – chi phí theo từng điểm bán, lập mã cửa hàng trên phần mềm, kiểm soát tồn kho riêng. Đổi mô hình (thêm ngành nghề, quy mô lớn hơn) cũng có thể kéo theo thay đổi về mức thuế, chế độ hóa đơn, sổ sách; vì vậy, trước khi “lên đời” mô hình, bạn nên trao đổi với kế toán hoặc đơn vị tư vấn để được hướng dẫn chi tiết.

Kết bài

Thuế và kế toán cho quán cafe: chủ kinh doanh cần biết không phải là chủ đề xa vời hay chỉ dành cho kế toán viên chuyên nghiệp, mà là kiến thức nền tảng giúp quán tồn tại và phát triển bền vững. Khi hiểu rõ các loại thuế phải nộp, cách lập sổ sách, kiểm soát doanh thu – chi phí và làm việc với cơ quan thuế, bạn sẽ giảm đáng kể rủi ro bị phạt, bị truy thu và tránh được cảm giác “mơ hồ về tiền bạc” trong vận hành. Ngược lại, nếu bỏ qua phần thuế – kế toán, quán cafe rất dễ rơi vào tình trạng doanh thu có nhưng không biết lợi nhuận thật là bao nhiêu, thậm chí lỗ mà vẫn tưởng đang lãi. Thuế và kế toán cũng là công cụ để bạn đọc được “sức khỏe tài chính” của quán, từ đó điều chỉnh menu, giá bán, chi phí cho phù hợp. Hy vọng bài viết này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về thuế và kế toán cho quán cafe, và sẵn sàng áp dụng ngay để xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả, đúng pháp luật.