Chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan là vấn đề khiến rất nhiều chủ quán phân vân khi đứng giữa lựa chọn mở theo mô hình hộ kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở lệ phí đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu còn phải tính đến chi phí đầu tư ban đầu cho mặt bằng, máy móc, nội thất và các khoản thuế phát sinh ngay từ năm đầu hoạt động. Nếu không ước lượng đúng, bạn rất dễ rơi vào tình trạng thiếu vốn, phải cắt giảm chất lượng dịch vụ hoặc thậm chí tạm ngừng kinh doanh giữa chừng. Ngược lại, nếu hiểu rõ cấu trúc chi phí và hệ thống thuế dành cho công ty quán cafe, bạn có thể chủ động xây dựng kế hoạch tài chính, giá bán và chiến lược phát triển thương hiệu. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ từng khoản chi, từng loại thuế cần chuẩn bị để việc thành lập công ty quán cafe trở nên bài bản và an toàn hơn.
Tổng quan chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan
Khi quyết định không đi theo hướng hộ kinh doanh mà chọn mô hình công ty quán cafe, chủ đầu tư thường hướng tới mục tiêu dài hạn: xây dựng thương hiệu, mở chuỗi, kêu gọi vốn, làm việc với đối tác lớn. Tuy nhiên, để thành lập công ty TNHH quán cafe và vận hành đúng pháp luật, bạn cần chuẩn bị kỹ cả về chi phí thành lập lẫn các khoản thuế liên quan ngay từ giai đoạn lên kế hoạch. Nếu chỉ ước lượng “một cục” kiểu “tầm vài trăm triệu” mà không phân nhóm, rất dễ bị hụt hơi giữa chừng.
Trước hết, về chi phí mở công ty quán cafe, có hai lớp chi phí thường bị nhầm lẫn:
- Lớp 1 là chi phí pháp lý thành lập công ty: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu, công bố thông tin, dịch vụ thành lập (nếu thuê đơn vị tư vấn), mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, chi phí ban đầu làm thủ tục thuế, ATTP, PCCC…
- Lớp 2 là chi phí đầu tư vận hành quán: thuê và đặt cọc mặt bằng, sửa chữa – thiết kế, mua sắm máy móc, trang thiết bị, bàn ghế, POS, phần mềm quản lý, tuyển dụng và đào tạo nhân sự, chi phí marketing khai trương… Đây mới là phần chiếm tỷ trọng lớn trong vốn ban đầu quán cafe.
Tiếp theo là câu chuyện thuế của công ty quán cafe. Khác với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, công ty phải kê khai đầy đủ các sắc thuế: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khấu trừ cho nhân viên, cùng với báo cáo tài chính và quyết toán hàng năm. Điều này đòi hỏi bạn phải có bộ máy kế toán (in–house hoặc thuê dịch vụ) và hệ thống sổ sách, hóa đơn, phần mềm quản lý bán hàng tương đối bài bản.
Vì vậy, khi tính vốn ban đầu quán cafe dưới mô hình công ty, đừng chỉ cộng tiền máy pha, bàn ghế, decor, mà hãy cộng thêm: chi phí lập công ty, làm hồ sơ pháp lý, setup hệ thống kế toán – thuế, chi phí duy trì dịch vụ kế toán/thuế hằng tháng. Nếu lên được bức tranh tổng thể, bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu vốn “thật”, tránh tình trạng mới chạy vài tháng đã cạn tiền vì những khoản chi pháp lý và thuế “ẩn” phía sau.
Lý do nên chọn mô hình công ty khi kinh doanh quán cafe thay vì hộ kinh doanh
Không phải quán nào cũng cần lập công ty, nhưng nếu bạn có kế hoạch xây dựng thương hiệu, mở chuỗi, hợp tác đầu tư, thì lựa chọn mô hình công ty quán cafe – đặc biệt là công ty TNHH quán cafe – thường mang lại nhiều lợi thế hơn so với hộ kinh doanh.
Về trách nhiệm pháp lý, công ty (nhất là công ty TNHH) có tư cách pháp nhân độc lập và trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp. Điều này giúp tách bạch tài sản cá nhân của chủ sở hữu với tài sản công ty, giảm rủi ro “vỡ nợ kéo theo tài sản gia đình” so với hộ kinh doanh (chịu trách nhiệm vô hạn).
Về khả năng mở chuỗi, công ty dễ dàng lập thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh, ký hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng cung cấp với nhiều đối tác cùng lúc. Các quán trong hệ thống có thể dùng chung thương hiệu, chung pháp nhân, chung hệ thống kế toán – thuế, thuận tiện hơn rất nhiều so với việc mở nhiều hộ kinh doanh rời rạc.
Về kêu gọi vốn và hợp tác, mô hình công ty cho phép nhiều người góp vốn, phát hành phần vốn góp/cổ phần, ký hợp đồng hợp tác đầu tư dài hạn. Nhà đầu tư, ngân hàng và các thương hiệu lớn trong chuỗi cung ứng cũng thường thích làm việc với công ty hơn là hộ kinh doanh, vì hồ sơ pháp lý rõ ràng, báo cáo tài chính chuẩn mực, dễ thẩm định.
Tóm lại, nếu bạn xác định quán cafe không chỉ là “quán nhỏ mở chơi”, mà là dự án kinh doanh nghiêm túc với tầm nhìn mở rộng, mô hình công ty quán cafe là lựa chọn nên cân nhắc ngay từ đầu.
Các nhóm chi phí chính khi thành lập công ty quán cafe
Khi lập bảng dự toán chi phí mở công ty quán cafe, bạn nên chia thành 4 nhóm lớn để dễ kiểm soát:
- Chi phí pháp lý – hành chính
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp, công bố nội dung đăng ký.
- Chi phí khắc dấu, mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử.
- Chi phí dịch vụ thành lập công ty, tư vấn pháp lý – thuế (nếu thuê).
- Chi phí hồ sơ ban đầu: đăng ký thuế, ATTP, PCCC (nếu thuộc diện), biển hiệu…
- Chi phí cơ sở vật chất – trang thiết bị
- Cọc và tiền thuê mặt bằng (ít nhất 3–6 tháng).
- Sửa chữa, thiết kế, decor không gian.
- Máy pha cafe, máy xay, tủ mát/tủ đông, quầy bar, bàn ghế, ly tách, dụng cụ pha chế.
- Thiết bị công nghệ: máy POS, máy in bill, phần mềm quản lý bán hàng, camera.
- Chi phí nhân sự
- Tuyển dụng, đào tạo barista, phục vụ, thu ngân, quản lý.
- Lương thử việc, đồng phục, chi phí đào tạo ban đầu.
- Chi phí marketing – vận hành ban đầu
- Thiết kế bộ nhận diện, chụp hình sản phẩm, làm menu, fanpage, website (nếu cần).
- Chương trình khai trương, ưu đãi, quảng cáo online/offline.
- Dự phòng chi phí vận hành 2–3 tháng đầu khi doanh thu chưa ổn định.
Khi cộng đủ 4 nhóm này, bạn sẽ có con số tương đối chính xác về vốn ban đầu quán cafe dưới mô hình công ty. Đây là cơ sở để quyết định quy mô, định giá đồ uống, chọn mặt bằng và lên kế hoạch dòng tiền phù hợp, thay vì “mở quán theo cảm hứng” rồi nhanh chóng đuối vốn chỉ sau vài tháng.
Chi phí pháp lý khi thành lập công ty quán cafe
Khi quyết định thành lập công ty quán cafe thay vì mở hộ kinh doanh, bạn đang chọn con đường chuyên nghiệp hơn: dễ mở chuỗi, dễ ký hợp đồng lớn, dễ gọi vốn. Nhưng đi kèm với đó là một “gói” chi phí pháp lý mà nếu không tính trước, bạn sẽ rất dễ bị đội vốn ngay từ giai đoạn set up ban đầu. Nhiều chủ quán ở TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng… chỉ tính tiền mặt bằng, tiền máy pha cafe, nội thất, mà quên mất những khoản như: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, công bố thông tin, khắc dấu, mua chữ ký số, kích hoạt hóa đơn điện tử, phí dịch vụ thành lập, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp…
Thực tế, chi phí pháp lý thành lập công ty quán cafe có thể chia thành 3 nhóm lớn:
- Chi phí bắt buộc nộp cho Nhà nước: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia, có nơi còn thu thêm phí hồ sơ theo quy định địa phương.
- Chi phí nội bộ & thủ tục liên quan: khắc dấu (nếu dùng dấu), in ấn hồ sơ, soạn thảo điều lệ, quyết định bổ nhiệm, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, hồ sơ nội bộ công ty…
- Chi phí “hạ tầng pháp lý – thuế” để vận hành: chữ ký số (token), chi phí đăng ký & khởi tạo hóa đơn điện tử, phí duy trì gói hóa đơn, chi phí mở và duy trì tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Ở nhiều địa phương, nếu bạn tự làm toàn bộ, chi phí tiền mặt có thể không quá lớn, nhưng bù lại tốn rất nhiều thời gian đi lại, chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh, rồi lại tiếp tục làm việc với Thuế, Ngân hàng, đơn vị cung cấp hóa đơn. Ngược lại, nếu bạn thuê đơn vị tư vấn thành lập công ty quán cafe trọn gói, chi phí pháp lý sẽ “gộp” vào một gói dịch vụ, trông có vẻ cao hơn chút nhưng đổi lại là tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, nhất là với người lần đầu làm doanh nghiệp.
Dưới đây là chi tiết từng nhóm chi phí: lệ phí đăng ký – công bố – khắc dấu, chi phí dịch vụ thành lập, và chi phí chữ ký số – hóa đơn điện tử – tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để bạn dễ ước tính khi lập kế hoạch mở công ty quán cafe tại địa phương.
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu, công bố thông tin công ty quán cafe
Nhóm chi phí đầu tiên và bắt buộc là lệ phí đăng ký doanh nghiệp và lệ phí công bố thông tin. Khi nộp hồ sơ thành lập công ty quán cafe tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố, bạn sẽ phải nộp:
- Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: mức phí do Nhà nước quy định, thường không quá lớn, nhưng bắt buộc.
- Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), thông tin về công ty quán cafe của bạn phải được công bố trên Cổng thông tin quốc gia và có phí công bố riêng.
Về khắc dấu, sau khi được cấp GCNĐKDN, công ty có thể:
- Sử dụng con dấu tròn (nhiều doanh nghiệp F&B vẫn ưa chuộng) – bạn phải trả chi phí khắc dấu một lần.
- Hoặc sử dụng dấu chữ ký, dấu số trên các tài liệu điện tử (trong thực tế, nhiều công ty vừa dùng dấu tròn, vừa dùng chữ ký số).
Ngoài ra còn có chi phí hồ sơ nội bộ:
- Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, biên bản góp vốn, quy chế hoạt động…
- Nếu bạn tự soạn, chỉ tốn công; nếu thuê dịch vụ, chi phí này thường đã được cộng vào gói chi phí pháp lý thành lập công ty quán cafe.
Ví dụ: tại một số địa phương, bạn chỉ mất vài trăm nghìn cho lệ phí Nhà nước, nhưng tổng chi phí pháp lý (bao gồm dịch vụ, khắc dấu, hồ sơ nội bộ) có thể lên tới vài triệu tùy mức độ hỗ trợ. Điều quan trọng là: nắm rõ từng khoản, đừng để đến lúc mở quán rồi mới “giật mình” vì thiếu tiền cho các thủ tục giấy tờ này.
Chi phí dịch vụ thành lập công ty quán cafe trọn gói tại đơn vị tư vấn
Rất nhiều chủ quán cafe ở các thành phố, thị xã chọn cách thuê đơn vị tư vấn pháp lý – kế toán để làm trọn gói hồ sơ thành lập công ty quán cafe. Chi phí sẽ cao hơn so với tự đi nộp từng bước, nhưng đổi lại là:
- Được tư vấn chọn loại hình công ty (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên, cổ phần…), chọn vốn điều lệ phù hợp, ngành nghề đăng ký chuẩn (dịch vụ đồ uống, ăn uống, thương mại…).
- Được soạn sẵn toàn bộ hồ sơ: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, biên bản góp vốn…
- Được đại diện nộp hồ sơ, nhận kết quả, xử lý các yêu cầu sửa đổi, bổ sung của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Khi tự làm, bạn có thể tốn 2–3 lần đi lại vì hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa: tên công ty trùng, ngành nghề ghi chưa đúng, địa chỉ không hợp lệ… Trong khi đó, dùng dịch vụ trọn gói, bạn chỉ cần chuẩn bị giấy tờ cá nhân (CCCD/hộ chiếu, thông tin góp vốn, địa chỉ trụ sở), mọi thứ còn lại do đơn vị tư vấn thực hiện.
So sánh đơn giản:
- Tự làm: chi phí Nhà nước thấp hơn, nhưng tốn nhiều thời gian – công sức – rủi ro sai hồ sơ.
- Thuê dịch vụ: chi phí dịch vụ cao hơn một chút, nhưng bạn tiết kiệm thời gian, mở quán nhanh hơn, hồ sơ chuẩn ngay từ đầu.
Với người lần đầu mở công ty quán cafe, đặc biệt là đang sống ở các thành phố lớn, cường độ công việc cao, việc thuê dịch vụ trọn gói thường là lựa chọn hợp lý.
Chi phí chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Sau khi có GCNĐKDN, công ty quán cafe cần hoàn thiện “bộ công cụ” để làm việc với cơ quan thuế và đối tác: chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Đây cũng là nhóm chi phí pháp lý thành lập công ty quán cafe nhiều người hay quên.
- Chữ ký số (token): bạn phải mua gói chữ ký số của nhà cung cấp (1–3 năm), dùng để nộp tờ khai thuế điện tử, nộp thuế online, ký hợp đồng điện tử… Chi phí tùy gói và nhà cung cấp.
- Hóa đơn điện tử: công ty cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, mua gói hóa đơn (theo số lượng). Có phí khởi tạo ban đầu và phí duy trì/nạp thêm số lượng hóa đơn.
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: thường miễn phí mở, nhưng có thể có phí duy trì, phí SMS, phí giao dịch tùy ngân hàng. Khi mở tài khoản, nên chọn ngân hàng có ứng dụng internet banking thân thiện, hỗ trợ tốt việc nộp thuế, trả lương, nhận chuyển khoản từ app giao hàng, đối tác.
Nếu tính đủ, bộ chữ ký số + hóa đơn điện tử + tài khoản ngân hàng vừa là chi phí, vừa là “nền tảng pháp lý – tài chính” để công ty quán cafe vận hành chuyên nghiệp, minh bạch ngay từ ngày đầu.
Chi phí đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, nội thất cho công ty quán cafe
Khi lập công ty quán cafe, ngoài chi phí pháp lý thành lập doanh nghiệp, khoản “ngốn tiền” nhiều nhất chính là đầu tư cơ sở vật chất, máy móc và nội thất. Đây là phần quyết định ấn tượng đầu tiên của khách hàng, trải nghiệm ngồi lại, cũng như khả năng vận hành ổn định, ít hỏng hóc. Nếu không tính toán kỹ, bạn rất dễ rơi vào tình trạng “quá tay” với décor, mua thừa máy móc, đầu tư mặt bằng quá đắt so với sức kiếm tiền của quán.
Về tổng thể, chi phí đầu tư ban đầu của một công ty quán cafe thường chia làm 3 nhóm lớn:
- Chi phí mặt bằng quán cafe: tiền cọc, tiền thuê, chi phí cải tạo, sửa chữa, décor không gian.
- Chi phí máy móc quán cafe và phần mềm quản lý quán cafe: máy pha, máy xay, tủ mát, ly tách, POS, phần mềm quản lý bán hàng – kế toán.
- Chi phí nội thất, biển hiệu, PCCC, VSATTP và các khoản liên quan pháp lý: bàn ghế, đèn trang trí, biển hiệu, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hồ sơ xin giấy phép an toàn thực phẩm, chi phí thiết kế – xin duyệt.
Một sai lầm phổ biến là dồn phần lớn ngân sách vào décor, nội thất bắt mắt mà quên tính đến “nền tảng vận hành”: máy pha cafe chất lượng, hệ thống điện – nước đủ tải, phần mềm bán hàng – kế toán ổn định. Hậu quả là quán “đẹp để chụp hình”, nhưng pha chế chậm, order rối, báo cáo doanh thu – chi phí không rõ ràng, rất khó kiểm soát lãi lỗ. Ngược lại, cũng có trường hợp quá tiết kiệm, chọn mặt bằng rẻ nhưng vị trí xấu, ít chỗ đậu xe, hệ thống điện yếu, dẫn tới chi phí sửa chữa và mất khách dài hạn còn lớn hơn nhiều so với việc thuê nơi tốt hơn ngay từ đầu.
Kinh nghiệm là: trước khi ký hợp đồng thuê và chốt ngân sách đầu tư, bạn nên lập bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục: chi phí mặt bằng quán cafe (cả cọc mặt bằng và tiền thuê 3–6 tháng đầu), chi phí máy móc quán cafe – phần mềm quản lý quán cafe, chi phí nội thất – biển hiệu – PCCC – VSATTP. Từ đó, so sánh với khả năng tài chính để quyết định quy mô phù hợp, tránh “ôm” một mô hình quá lớn so với vốn.
Chi phí thuê, đặt cọc và cải tạo mặt bằng quán cafe
Chi phí mặt bằng quán cafe luôn là khoản lớn và mang tính cố định hàng tháng. Khi làm công ty quán cafe, chủ đầu tư thường phải chuẩn bị tiền cọc mặt bằng từ 2–6 tháng tùy khu vực, cộng với tiền thuê tháng đầu tiên. Ví dụ, nếu thuê mặt bằng 20 triệu/tháng và chủ nhà yêu cầu cọc 3 tháng, tổng tiền bỏ ra ban đầu đã là 80 triệu, chưa tính chi phí sửa chữa, décor. Vì vậy, trước khi “xuống tiền”, bạn cần cân nhắc kỹ khả năng tài chính và thời gian hoàn vốn dự kiến.
Tiếp theo là chi phí cải tạo, sửa chữa, décor không gian: phá vách, lát sàn, sơn tường, làm trần, thi công quầy bar, khu vệ sinh, hệ thống điện – nước – đèn chiếu sáng, máy lạnh. Nếu mặt bằng là nhà thô, chi phí cải tạo có thể gần bằng hoặc hơn tiền mua máy móc; nếu chọn được mặt bằng từng là quán cafe/nhà hàng, đã có sẵn một phần hạ tầng, chi phí này sẽ tiết kiệm đáng kể.
Khi tính toán, bạn nên chia rõ: phần sửa chữa bắt buộc (điện – nước – nhà vệ sinh – hệ thống cấp thoát nước), phần décor tối thiểu (sơn, ánh sáng, cây xanh), phần trang trí “optional” (tranh, props sống ảo). Không nên dồn quá nhiều tiền vào chi tiết décor khó thu hồi như tường vẽ tay đắt đỏ, đồ decor độc bản… trong khi chưa chắc mô hình đã chứng minh được hiệu quả. Một mặt bằng vừa đủ đẹp, hợp concept, bố trí hợp lý, chi phí cải tạo trong tầm kiểm soát sẽ là nền tảng tốt hơn cho công ty quán cafe trong giai đoạn đầu.
Chi phí mua máy móc, trang thiết bị pha chế và phần mềm quản lý bán hàng – kế toán
Nhóm máy móc quán cafe là phần trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và tốc độ phục vụ: máy pha cafe, máy xay, máy xay sinh tố, máy làm đá, tủ lạnh, tủ mát, tủ đông, bình đun nước nóng, ly tách, dụng cụ pha chế. Tùy mô hình (cafe specialty, cafe take away, cafe – bánh…), chi phí này có thể dao động từ vài chục đến vài trăm triệu. Nguyên tắc là: ưu tiên thiết bị cốt lõi như máy pha, máy xay, tủ mát tốt, bền, dễ bảo hành; các hạng mục phụ có thể chọn ở mức phù hợp ngân sách.
Bên cạnh đó, một công ty quán cafe vận hành bài bản khó có thể thiếu phần mềm quản lý quán cafe: phần mềm bán hàng (POS) kết nối máy in bill, quản lý order theo bàn, theo ca; và tốt hơn là có thêm phần mềm kế toán hoặc ít nhất là khả năng xuất dữ liệu cho kế toán làm báo cáo thuế. Nhiều chủ quán tiếc khoản chi này, dùng sổ tay hoặc Excel, nhưng khi quán đông lên, việc kiểm soát doanh thu – chi phí bằng tay hầu như không khả thi. Đầu tư sớm một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và hạn chế thất thoát về sau.
Chi phí nội thất, biển hiệu, PCCC, giấy phép an toàn thực phẩm liên quan đến pháp lý
Ngoài mặt bằng và máy móc, công ty quán cafe còn phải dành ngân sách cho nội thất, biển hiệu, PCCC và giấy phép an toàn thực phẩm (VSATTP) – những khoản vừa mang yếu tố thẩm mỹ, vừa gắn chặt với pháp lý.
Về nội thất, bạn cần bàn ghế, sofa, kệ trang trí, quầy bar, hệ thống đèn trang trí, cây xanh… sao cho phù hợp concept nhưng vẫn bền, dễ vệ sinh. Biển hiệu phải tuân thủ quy định kích thước, nội dung; chi phí thi công biển hiệu lớn nhỏ phụ thuộc chất liệu và độ phức tạp.
Về PCCC, cần đầu tư bình chữa cháy, đèn thoát hiểm, sơ đồ thoát nạn, có thể thêm chi phí lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy tùy quy mô. Hồ sơ PCCC và giấy phép VSATTP cũng phát sinh chi phí: lệ phí nhà nước, chi phí khám sức khỏe, tập huấn ATTP, in ấn hồ sơ. Tất cả những khoản này nên được tính vào chi phí thành lập công ty quán cafe ngay từ đầu để không bị “vỡ kế hoạch” khi bắt đầu đi xin giấy phép và bị yêu cầu bổ sung.
Các khoản thuế công ty quán cafe phải nộp trong quá trình hoạt động
Khi vận hành quán cafe dưới hình thức công ty (TNHH, cổ phần), bạn không chỉ lo doanh thu – chi phí – nhân sự mà còn phải hiểu rõ các nghĩa vụ thuế cơ bản. Nếu nắm chắc mình phải nộp những loại thuế nào, cách tính ra sao, thời điểm kê khai – nộp tiền như thế nào, bạn sẽ chủ động hơn rất nhiều, tránh bị phạt vì chậm nộp hoặc khai sai. Về cơ bản, đa số công ty quán cafe sẽ liên quan đến 3 nhóm chính: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN); ngoài ra còn có thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khấu trừ từ tiền lương của nhân viên.
Lệ phí môn bài công ty quán cafe là khoản “thuế mở cửa” phải nộp hằng năm, được xác định theo vốn điều lệ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thuế GTGT quán cafe là loại thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ (đồ uống, món ăn…) mà công ty cung cấp cho khách hàng; tùy quy mô và lựa chọn mà công ty áp dụng phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp. Thuế TNDN công ty quán cafe đánh vào phần lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý; trong khi thuế TNCN nhân viên quán cafe liên quan đến thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và gắn chặt với việc ký hợp đồng lao động, đóng BHXH.
Hiểu đúng bản chất từng sắc thuế giúp bạn xây dựng hệ thống sổ sách – hóa đơn phù hợp, làm việc thuận lợi với kế toán, dịch vụ thuế và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình hoạt động.
Lệ phí môn bài cho công ty quán cafe theo vốn điều lệ
Lệ phí môn bài công ty quán cafe là khoản thu cố định hằng năm, tính theo vốn điều lệ ghi trên đăng ký doanh nghiệp (hoặc vốn đầu tư, với một số loại hình). Nhà nước chia thành các bậc lệ phí môn bài khác nhau; vốn điều lệ càng cao thì mức lệ phí môn bài càng lớn. Thông thường sẽ có các ngưỡng như: doanh nghiệp có vốn điều lệ trên một mức X sẽ nộp mức Y/năm; doanh nghiệp có vốn điều lệ nhỏ hơn thì nộp mức thấp hơn; chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện áp dụng một mức riêng.
Khi thành lập công ty quán cafe, kế toán cần kê khai lệ phí môn bài trong thời hạn theo quy định. Một số trường hợp doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu, nhưng từ năm tiếp theo phải nộp đầy đủ. Bạn cần lưu ý:
- Vốn điều lệ càng cao, lệ phí môn bài có thể cao hơn nhưng không chênh lệch quá lớn so với tổng chi phí vận hành.
- Dù doanh thu ít hay nhiều, miễn là công ty còn tồn tại thì vẫn phải nộp lệ phí môn bài, trừ khi thuộc diện được miễn.
Nếu quên kê khai hoặc nộp muộn lệ phí môn bài, công ty có thể bị phạt chậm nộp và tính tiền phạt theo ngày, nên tốt nhất hãy xử lý khoản này ngay từ đầu.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với dịch vụ đồ uống – quán cafe
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) quán cafe là loại thuế tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ mà công ty cung cấp, cụ thể ở đây là dịch vụ đồ uống – quán cafe (cafe, trà, nước ép, đồ ăn kèm…). Về bản chất, công ty vừa thu hộ thuế GTGT từ khách hàng (thông qua giá bán có thuế), vừa khấu trừ thuế GTGT đầu vào trên hóa đơn mua hàng nếu đáp ứng điều kiện.
Có hai phương pháp tính thuế GTGT:
- Phương pháp khấu trừ (phổ biến với công ty):
- Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Đầu ra là thuế GTGT trên hóa đơn bán hàng (ví dụ 8% hoặc 10% trên giá chưa thuế, tùy chính sách từng thời kỳ).
- Đầu vào là thuế GTGT trên hóa đơn mua nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh quán cafe.
- Muốn áp dụng, công ty phải đáp ứng điều kiện về chế độ hóa đơn, sổ sách, đăng ký đúng quy định.
- Phương pháp trực tiếp trên doanh thu (ít dùng cho công ty, thường cho hộ/cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ):
- Thuế GTGT phải nộp = Tỷ lệ % x Doanh thu.
- Tỷ lệ % do pháp luật quy định tùy lĩnh vực (dịch vụ, thương mại…).
Đối với công ty quán cafe có quy mô vừa và lớn, sử dụng phần mềm bán hàng, có hóa đơn đầu vào đầy đủ, phương pháp khấu trừ thường có lợi hơn vì có thể trừ bớt phần thuế GTGT đã trả khi mua nguyên liệu, máy móc, trang thiết bị.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế TNCN từ tiền lương nhân viên quán cafe
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) công ty quán cafe là loại thuế tính trên lợi nhuận chịu thuế của doanh nghiệp. Công thức cơ bản:
Lợi nhuận trước thuế = Doanh thu tính thuế – Chi phí được trừ
Thuế TNDN phải nộp = Lợi nhuận trước thuế x Thuế suất TNDN (theo quy định hiện hành)
Doanh thu tính thuế là doanh thu từ bán đồ uống, đồ ăn, dịch vụ khác; chi phí được trừ bao gồm chi phí nguyên vật liệu, lương nhân viên, thuê mặt bằng, điện nước, khấu hao, marketing… nhưng phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu công ty lỗ thì không phải nộp thuế TNDN trong kỳ, nhưng vẫn phải lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
Song song đó, công ty còn phải quan tâm đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN nhân viên quán cafe). Khi trả lương cho nhân viên vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định, công ty có trách nhiệm khấu trừ TNCN tại nguồn và nộp thay cho nhân viên. Việc này gắn liền với hợp đồng lao động, đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc, cũng như nghĩa vụ tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên đủ điều kiện. Nếu trả lương “tiền mặt, không giấy tờ”, không hợp đồng, công ty sẽ rất rủi ro khi bị thanh tra lao động, thanh tra thuế.
Vì vậy, ngay cả với quán cafe nhỏ nhưng mở dưới hình thức công ty, bạn vẫn nên xây dựng chế độ lương – hợp đồng – bảo hiểm – thuế TNCN rõ ràng cho nhân viên chủ chốt, để hoạt động bền vững và tránh tranh chấp sau này.
Kế hoạch tài chính 6–12 tháng đầu cho công ty quán cafe
Trong 6–12 tháng đầu, kế hoạch tài chính công ty quán cafe gần như quyết định khả năng “sống sót” của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn bạn phải gánh cùng lúc chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành, thuế, lãi vay (nếu có) trong khi doanh thu chưa ổn định, lượng khách còn lên xuống theo mùa và theo khu vực. Nếu không lập kế hoạch tài chính rõ ràng, nhiều chủ công ty chỉ sau vài tháng đã rơi vào tình trạng thiếu tiền mặt, chậm lương nhân viên, nợ nhà cung cấp, không đủ ngân sách marketing để kéo khách.
Một bản kế hoạch tài chính tối thiểu nên bao gồm: bảng ngân sách chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng 6–12 tháng đầu, ước tính doanh thu theo kịch bản thận trọng – trung bình – lạc quan, tính điểm hòa vốn, và xem trước tác động của thuế đến lợi nhuận thực tế. Nhìn được bức tranh này ngay từ đầu, bạn sẽ chủ động hơn trong việc quyết định quy mô quán, chọn vị trí, thương lượng giá thuê, lựa chọn hình thức pháp lý (hộ kinh doanh hay công ty) và cách “đốt tiền” cho marketing.
Lập bảng ngân sách chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng
Để lập kế hoạch tài chính công ty quán cafe, bước đầu tiên là làm một bảng ngân sách chi tiết cho hai nhóm: chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng. Bạn có thể dùng file excel, chia cột rõ ràng, vừa dễ tính toán vừa dễ điều chỉnh.
Nhóm chi phí đầu tư ban đầu thường gồm:
- Mặt bằng: tiền cọc, tiền thuê trước (1–3 tháng), chi phí sửa chữa, cải tạo, trang trí.
- Máy móc – thiết bị: máy pha cafe, máy xay, máy lọc nước, tủ lạnh, tủ mát, hệ thống POS, camera…
- Nội thất – dụng cụ: bàn ghế, quầy bar, ly tách, dụng cụ barista, đồ trang trí.
- Marketing khai trương: thiết kế logo, bảng hiệu, hình ảnh, chạy quảng cáo online, chương trình ưu đãi soft opening.
- Pháp lý – thuế: lệ phí đăng ký doanh nghiệp, khắc dấu, hóa đơn, phần mềm chữ ký số, chi phí tư vấn pháp lý – kế toán nếu có.
Nhóm chi phí vận hành hàng tháng gồm:
- Nguyên liệu: cà phê, sữa, trà, siro, topping, bánh, đồ ăn kèm.
- Nhân sự: lương quản lý, barista, thu ngân, phục vụ, bảo vệ, tạp vụ.
- Mặt bằng: tiền thuê hàng tháng, điện, nước, internet, rác thải.
- Marketing thường xuyên: khuyến mãi, quảng cáo online, chăm sóc kênh mạng xã hội.
- Chi phí khác: phần mềm bán hàng, kế toán, vật tư tiêu hao, bảo trì máy.
Nên lập kế hoạch tối thiểu 6–12 tháng, giả định vài tháng đầu doanh thu thấp hơn, để xem số vốn hiện có và dòng tiền dự kiến có chịu nổi hay không.
Ước tính doanh thu, điểm hòa vốn và ảnh hưởng của thuế đến lợi nhuận quán cafe
Sau khi có bảng chi phí, bước tiếp theo là ước tính doanh thu và tính điểm hòa vốn. Doanh thu có thể ước theo: số ly bán ra/ngày × giá bán trung bình, cộng thêm doanh thu từ đồ ăn kèm, bán mang đi, đặt tiệc nhỏ… Bạn nên làm ít nhất 2–3 kịch bản: thận trọng (ít khách), trung bình, khả quan để không quá lạc quan.
Điểm hòa vốn là mức doanh thu mà tại đó tổng doanh thu = tổng chi phí, lợi nhuận trước thuế bằng 0. Cách tính đơn giản:
- Xác định chi phí cố định tháng (mặt bằng, lương cơ bản, khấu hao, phần mềm…).
- Ước tính lợi nhuận gộp trên mỗi ly (giá bán trừ chi phí nguyên liệu).
- Lấy chi phí cố định / lợi nhuận gộp mỗi ly = số ly cần bán để hòa vốn.
Đối với công ty quán cafe, đừng quên thuế: thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân từ lương nhân viên. Thuế làm giảm lợi nhuận ròng, nên khi tính toán, bạn nên trừ thêm một phần tỷ lệ để bức tranh lợi nhuận không bị “ảo”.
Ví dụ minh họa một case chi phí – thuế cho công ty quán cafe nhỏ
Giả sử một công ty quán cafe nhỏ đầu tư khoảng 400 triệu (nằm trong khung 300–500 triệu) gồm sửa mặt bằng, máy móc, nội thất, pháp lý. Chi phí vận hành hàng tháng khoảng 90 triệu (30 triệu tiền thuê, 35 triệu lương nhân sự, 15 triệu nguyên liệu, 10 triệu điện nước – marketing – chi phí khác).
Nếu doanh thu trung bình đạt 120 triệu/tháng, lợi nhuận gộp sau chi phí vận hành khoảng 30 triệu. Từ đó trừ tiếp các khoản thuế, chi phí kế toán, khấu hao, chủ quán có thể còn lãi ròng khoảng 15–20 triệu/tháng. Ví dụ này cho thấy cần chuẩn bị vốn đủ dày và tính toán kỹ để không bị hụt hơi trong 6–12 tháng đầu.
Giải pháp tối ưu chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan
Khi quyết định thành lập công ty quán cafe, nhiều chủ đầu tư hay rơi vào hai thái cực: hoặc “làm cho hoành tráng” với vốn điều lệ rất cao, mặt bằng lớn, decor sang chảnh… dẫn đến áp lực tài chính khủng khiếp; hoặc cắt giảm quá mức, thiếu chi phí cho pháp lý – kế toán – marketing, khiến mô hình không cất cánh nổi. Cách tiếp cận khôn ngoan hơn là xây dựng một chiến lược tối ưu chi phí mở công ty quán cafe, trong đó cả chi phí đầu tư ban đầu lẫn chi phí thuế – kế toán đều được tính toán hợp lý, không phô trương nhưng vẫn đủ nền tảng để phát triển.
Trước hết, cần hiểu rằng chi phí thành lập công ty quán cafe không chỉ là lệ phí đăng ký doanh nghiệp, tiền khắc dấu hay dịch vụ làm hồ sơ. Phần “nặng” nhất nằm ở vốn ban đầu để đưa quán vào vận hành: cọc và thuê mặt bằng, sửa chữa – thiết kế, máy pha – máy xay – tủ mát, chi phí nhân sự, marketing khai trương, cùng một khoản dự phòng cho 2–3 tháng đầu doanh thu chưa ổn định. Nếu không cân đối được các nhóm chi phí này, chỉ riêng tiền thuê và lương cũng có thể “ăn sạch” vốn lưu động trước khi quán kịp tạo được tệp khách ổn định.
Bên cạnh đó là các khoản thuế liên quan: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN cho nhân viên, chi phí dịch vụ kế toán – thuế… Nếu không chuẩn hóa hệ thống chứng từ – hóa đơn – hợp đồng ngay từ đầu, công ty sẽ khó tận dụng được chi phí hợp lý thuế TNDN quán cafe, dẫn đến phải nộp thuế TNDN cao hơn mức cần thiết dù thực tế dòng tiền không dư dả.
Giải pháp tối ưu nằm ở việc:
- Thiết kế cấu trúc vốn và chi phí linh hoạt, không nhất thiết đăng ký vốn điều lệ quá lớn, chọn mặt bằng vừa sức nhưng có thể nâng cấp dần.
- Quy hoạch mô hình hoạt động theo từng giai đoạn: giai đoạn 1 tập trung một quán “mẫu” làm nền tảng, giai đoạn 2 mới tính chuyện mở thêm chi nhánh.
- Thiết lập hệ thống kế toán – thuế bài bản ngay từ đầu, để mọi chi phí hợp lý đều được ghi nhận và khấu trừ đúng luật.
Khi kết hợp tốt ba yếu tố: vốn điều lệ – chi phí vận hành – tối ưu thuế, bạn sẽ có một mô hình công ty quán cafe vừa pháp lý chuẩn, vừa tài chính khỏe, không bị “chết vì chi phí” trong những năm đầu tiên.
Tối ưu vốn điều lệ, quy mô mặt bằng và mô hình hoạt động để giảm áp lực chi phí
Một trong những cách quan trọng để tối ưu chi phí mở công ty quán cafe là đừng… “sĩ diện” với con số vốn điều lệ. Vốn điều lệ quá cao không chỉ tạo cảm giác phải đầu tư lớn cho “xứng tầm”, mà trong một số trường hợp còn khiến đối tác, ngân hàng kỳ vọng cao hơn về năng lực tài chính, trong khi dòng tiền thực lại không đủ khỏe. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký vốn điều lệ ở mức vừa phải, phù hợp với quy mô dự án giai đoạn 1, sau này khi cần kêu gọi vốn hoặc mở chuỗi có thể tăng vốn theo đúng thủ tục.
Về mặt bằng, thay vì cố gắng “ôm” vị trí quá đắt đỏ, bạn nên ưu tiên yếu tố phù hợp với phân khúc khách, dễ tiếp cận, chi phí thuê chiếm tỷ lệ hợp lý trong tổng chi phí (thường nên khống chế trong một ngưỡng % doanh thu dự kiến). Mặt bằng vừa phải nhưng thiết kế tốt, vận hành chuyên nghiệp sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một mặt bằng hoành tráng nhưng luôn trong tình trạng “chạy đua trả tiền thuê”.
Về mô hình hoạt động, có thể bắt đầu với một quán cafe “flagship” làm chuẩn về quy trình, menu, phong cách phục vụ, rồi mới nhân rộng. Đừng vội mở thêm chi nhánh khi quán đầu tiên còn chưa chứng minh được hiệu quả tài chính; áp lực chi phí sẽ tăng rất nhanh trong khi bài toán vận hành còn nhiều lỗ hổng.
Tận dụng chi phí hợp lý, hóa đơn chứng từ để giảm thuế TNDN hợp pháp
Đối với công ty quán cafe, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được tính trên lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý. Nếu bạn không quản lý tốt hóa đơn – chứng từ, rất nhiều khoản chi thực tế vẫn phải bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn tới thuế TNDN phải nộp cao hơn tình hình kinh doanh thực sự.
Để tối ưu chi phí hợp lý thuế TNDN quán cafe, cần tuân thủ một số nguyên tắc:
- Mọi khoản chi từ mua nguyên liệu, bao bì, máy móc, thiết bị, sửa chữa, decor, phần mềm, dịch vụ marketing, tiền thuê mặt bằng… đều nên có hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán đúng quy định.
- Chi phí lương, thưởng cho nhân viên phải đi kèm hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả, kê khai TNCN (nếu thuộc diện).
- Những khoản chi có giá trị lớn nên thực hiện thanh toán qua ngân hàng để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.
Khi hệ thống chứng từ được chuẩn hóa, kế toán có thể tổng hợp chính xác chi phí hợp lý, phản ánh đúng mức lãi – lỗ của quán cafe. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật thuế, vừa tránh được tình trạng “bị tính lãi nhiều hơn thực tế” chỉ vì thiếu hóa đơn, hợp đồng, chứng từ. Đây là một trong những mấu chốt quan trọng để tối ưu tài chính cho công ty quán cafe.
Nên sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý – kế toán trọn gói cho công ty quán cafe mới thành lập
Với một công ty quán cafe mới thành lập, việc tự mày mò hết từ đăng ký doanh nghiệp, thuế, hóa đơn, ATTP, PCCC đến xây dựng hệ thống sổ sách là cực kỳ tốn thời gian và dễ sai sót. Đây là lý do nhiều chủ quán lựa chọn dịch vụ kế toán công ty quán cafe kết hợp với tư vấn pháp lý trọn gói ngay từ đầu.
Lợi ích là: bạn được tư vấn cấu trúc vốn, ngành nghề, điều lệ, mô hình chi nhánh, được thiết kế sẵn quy trình hóa đơn – chứng từ – báo cáo thuế, và có người theo sát các kỳ kê khai, nộp thuế, quyết toán. Nhờ đó, bạn có thể tập trung vào việc xây dựng sản phẩm, dịch vụ và đội ngũ vận hành, trong khi phần pháp lý – kế toán vẫn được đảm bảo chuẩn chỉnh. Về lâu dài, chi phí thuê dịch vụ thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí “học phí” phải trả khi doanh nghiệp bị phạt, truy thu thuế hoặc phải làm lại toàn bộ hệ thống sổ sách.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về chi phí thành lập công ty quán cafe và thuế
Khi tìm hiểu chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan, hầu như chủ quán nào cũng xoay quanh vài thắc mắc giống nhau: cần tối thiểu bao nhiêu vốn? Chi phí pháp lý khoảng bao nhiêu? Mới mở có được miễn, giảm thuế gì không? Nên chọn hộ kinh doanh hay công ty để tối ưu chi phí và thuế? Nếu không giải đáp kỹ, bạn sẽ rất khó lập kế hoạch tài chính 6–12 tháng đầu, dễ rơi vào tình trạng “vừa mở đã thiếu vốn, vừa hoạt động đã lo tiền thuế”.
Điểm quan trọng là: pháp luật hiện hành không ấn định một mức vốn tối thiểu chung cho việc mở công ty quán cafe (trừ khi bạn kinh doanh thêm ngành nghề có điều kiện về vốn). Do đó, “vốn tối thiểu mở công ty quán cafe” trên thực tế là con số bạn tự tính toán, đủ để vừa đáp ứng chi phí pháp lý, vừa đảm bảo chi phí mặt bằng, máy móc, nguyên liệu, nhân sự và dự phòng cho vài tháng đầu chưa ổn định. Song song đó, bạn cần hiểu khung thuế GTGT, thuế TNDN, lệ phí môn bài để không bất ngờ khi bắt đầu kê khai thuế.
Ngoài ra, không phải lúc nào cũng cần lập công ty; nhiều trường hợp, hộ kinh doanh vừa đủ dùng, thuế – sổ sách đơn giản hơn, đặc biệt khi bạn chỉ mở một quán nhỏ phục vụ khách lẻ tại địa phương. Ngược lại, nếu đã có định hướng làm chuỗi, hợp tác với doanh nghiệp, xuất hóa đơn VAT thường xuyên, thì công ty quán cafe lại là lựa chọn phù hợp.
Dưới đây là 3 câu hỏi thường gặp nhất cùng câu trả lời tóm lược, giúp bạn có cái nhìn rõ hơn trước khi quyết định mô hình và chuẩn bị chi phí.
Thành lập công ty quán cafe cần tối thiểu bao nhiêu vốn và chi phí pháp lý?
Về mặt luật, không có con số cứng nào quy định “vốn tối thiểu mở công ty quán cafe” (trừ khi bạn kinh doanh thêm ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định). Bạn có thể đăng ký vốn điều lệ 300 triệu, 500 triệu, 1 tỷ… tùy chiến lược. Tuy nhiên, vốn điều lệ nên phản ánh tương đối quy mô thật: mặt bằng, máy móc, nội thất, hàng tồn kho, tiền dự phòng.
Về chi phí pháp lý cơ bản, bạn cần dự trù:
- Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp + lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.
- Chi phí khắc dấu (nếu dùng dấu tròn), in ấn hồ sơ nội bộ, sao y, công chứng giấy tờ.
- Chi phí chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Nếu tự làm, tổng chi phí tiền mặt có thể thấp hơn; nếu thuê dịch vụ pháp lý trọn gói, chi phí pháp lý thành lập công ty quán cafe thường chỉ chiếm một phần nhỏ so với tổng vốn đầu tư, nhưng giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Tham khảo: Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe
Công ty quán cafe mới thành lập có được miễn giảm thuế, lệ phí nào không?
Câu hỏi rất hay gặp là: “Công ty quán cafe mới thành lập có được miễn, giảm thuế gì không?”. Về nguyên tắc, các chính sách thường tập trung vào lệ phí môn bài và đôi khi là một số chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa theo từng giai đoạn, từng địa phương.
Một số thời kỳ, pháp luật cho phép miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập đối với doanh nghiệp mới, hoặc doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh, nếu đáp ứng các điều kiện nhất định. Ngoài ra, trong giai đoạn Nhà nước có chính sách kích cầu, có thể xuất hiện các chương trình giảm thuế GTGT tạm thời cho một số nhóm ngành, trong đó có dịch vụ ăn uống.
Tuy nhiên, các chính sách này thay đổi theo thời điểm, nên khi thành lập công ty quán cafe, bạn nên:
- Hỏi trực tiếp Chi cục Thuế/Cục Thuế địa phương về ưu đãi hiện hành.
- Nhờ đơn vị tư vấn kế toán – thuế kiểm tra xem mô hình của mình có đủ điều kiện được miễn, giảm hay không, để không bỏ lỡ quyền lợi.
Nên mở quán cafe theo hộ kinh doanh hay công ty để tối ưu chi phí và thuế?
Đây là câu hỏi “kinh điển”: nên chọn hộ kinh doanh hay công ty để tối ưu chi phí và thuế?
- Hộ kinh doanh: nộp thuế khoán (thuế GTGT + thuế TNCN tính theo tỷ lệ % trên doanh thu) và lệ phí môn bài. Ưu điểm: thủ tục đơn giản, sổ sách nhẹ, phù hợp quán nhỏ, 1 địa điểm, khách chủ yếu là cá nhân. Nhược điểm: khó mở nhiều chi nhánh, khó gọi vốn, khó xuất hóa đơn VAT cho khách doanh nghiệp, thuế không dựa trên lợi nhuận mà dựa trên doanh thu.
- Công ty quán cafe: áp dụng thuế GTGT (thường theo phương pháp khấu trừ), thuế TNDN (trên lợi nhuận), thuế TNCN cho nhân viên và lệ phí môn bài. Ưu điểm: dễ mở chi nhánh, nhượng quyền, ký hợp đồng lớn, tối ưu thuế nhờ hạch toán chi phí hợp lý. Nhược điểm: sổ sách – báo cáo – kiểm soát thuế phức tạp hơn, cần kế toán bài bản.
Tóm lại, nếu bạn mở 1 quán nhỏ, vốn vừa, chưa tính chuyện chuỗi, hộ kinh doanh là lựa chọn kinh tế. Nếu mục tiêu là xây thương hiệu, mở chuỗi, làm việc với doanh nghiệp, công ty quán cafe sẽ phù hợp hơn về lâu dài.
Chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan nếu được tính toán kỹ ngay từ đầu sẽ giúp chủ quán tránh được rất nhiều áp lực về dòng tiền trong giai đoạn khởi động. Thay vì chỉ ước lượng bằng cảm tính, bạn nên lập bảng ngân sách chi tiết, phân loại rõ chi phí pháp lý, đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và nghĩa vụ thuế phải nộp. Khi hiểu rõ cấu trúc chi phí và hệ thống thuế dành cho công ty quán cafe, bạn sẽ có cơ sở để xây dựng bảng giá bán hợp lý, lựa chọn quy mô mặt bằng phù hợp và thương lượng tốt hơn với nhà cung cấp. Nếu còn băn khoăn, bạn hoàn toàn có thể tìm đến đơn vị tư vấn pháp lý – kế toán để được thiết kế gói giải pháp trọn gói, hạn chế sai sót trong hồ sơ và tối ưu chi phí hợp pháp. Chi phí thành lập công ty quán cafe và các khoản thuế liên quan vì thế không chỉ là con số, mà chính là “bản đồ tài chính” giúp bạn đi đường dài với thương hiệu cafe của mình.
