Thủ tục thay đổi địa chỉ tên và ngành nghề kinh doanh quán cafe (hướng dẫn chi tiết) 2025

Thủ tục thay đổi địa chỉ tên và ngành nghề kinh doanh quán cafe là vấn đề rất nhiều chủ quán gặp phải sau một thời gian hoạt động khi muốn nâng cấp thương hiệu hoặc chuyển sang mặt bằng mới. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe không chỉ dừng lại ở việc treo biển hiệu mới hay cập nhật Fanpage, Google Maps mà còn liên quan trực tiếp đến hồ sơ pháp lý tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế địa phương. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe nếu không được thực hiện đúng và kịp thời có thể dẫn tới rủi ro bị xử phạt, chậm cập nhật thông tin hóa đơn, hợp đồng, gây khó khăn khi làm việc với đối tác và ngân hàng. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe vì vậy cần được nhìn nhận như một phần trong kế hoạch tái cấu trúc và phát triển quán chứ không phải “việc giấy tờ cho xong”. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe sẽ được bài viết này phân tích chi tiết dưới góc nhìn thực tế, dễ áp dụng cho cả hộ kinh doanh và công ty quán cafe ở các địa phương.

Mục lục

Tổng quan về thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe

Trong suốt vòng đời kinh doanh, rất hiếm quán nào “đứng yên một chỗ” từ ngày khai trương đến ngày kết thúc. Rất nhiều quán cafe phải chuyển mặt bằng, “khoác áo mới” bằng cách rebranding – đổi tên quán, hoặc mở rộng ngành nghề kinh doanh như bán thêm đồ ăn, bánh, cafe hạt, dịch vụ workshop, cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện… Mỗi lần thay đổi như vậy, nếu chỉ làm trên biển hiệu, fanpage, menu mà không cập nhật đăng ký kinh doanh, về mặt pháp lý quán đang hoạt động “một đằng, giấy phép một nẻo”. Đây là lý do chủ quán cần hiểu rõ thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe để luôn đồng bộ giữa thực tế vận hành và hồ sơ pháp lý.

Về nguyên tắc, địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh đều là các thông tin cơ bản trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi có thay đổi, chủ quán phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe với cơ quan có thẩm quyền: UBND cấp huyện (đối với hộ kinh doanh) hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT (đối với công ty). Tùy tính chất thay đổi (chỉ đổi tên, đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện, chuyển sang địa bàn khác, bổ sung/bỏ bớt ngành nghề…) mà thành phần hồ sơ, lệ phí và thời gian xử lý sẽ có chút khác nhau.

Một sai lầm rất thường gặp là chủ quán nghĩ: “Mình chỉ đổi tên thương hiệu, vẫn địa chỉ cũ thì không cần làm gì” hoặc “Chỉ chuyển sang mặt bằng đối diện, trong cùng con đường”. Thực tế, khi thay đổi tên quán cafe hoặc thủ tục thay đổi địa chỉ quán cafe, nếu không chỉnh sửa trên đăng ký kinh doanh, bạn có thể gặp rắc rối khi làm việc với cơ quan thuế, công an PCCC, ATTP, ngân hàng, chủ nhà mới, đối tác giao đồ uống…

Ngoài ra, khi mở rộng dịch vụ (bán thêm đồ ăn, đồ đóng gói, cafe hạt, thương mại điện tử, tổ chức sự kiện, dạy pha chế…), việc bổ sung ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng. Nếu thực tế làm mà không đăng ký, khi có đoàn kiểm tra đối chiếu hoạt động thực tế với ngành nghề trên giấy, quán có thể bị yêu cầu chấn chỉnh, thậm chí xử phạt.

Do đó, bên cạnh việc lo vận hành, chủ quán cần dành thời gian hiểu rõ khi nào phải thay đổi đăng ký kinh doanh, thủ tục khác nhau thế nào giữa hộ kinh doanh và công ty quán cafe, để chủ động cập nhật kịp thời, tránh bị động khi có kiểm tra hoặc giao dịch quan trọng.

Khi nào cần thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe?

Có ba nhóm tình huống phổ biến buộc chủ quán phải nghĩ ngay đến thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh: thay đổi địa chỉ, tên quán và ngành nghề kinh doanh quán cafe.

Chuyển mặt bằng – thay đổi địa chỉ quán cafe
- Hết hợp đồng, chủ nhà tăng giá, cần tìm chỗ mới.
- Di dời từ trong hẻm ra mặt tiền, hoặc ngược lại.
- Mở rộng sang mặt bằng rộng hơn để tăng số chỗ ngồi.
  Dù chỉ “nhích” vài số nhà, quán vẫn phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ quán cafe trên giấy đăng ký kinh doanh, tránh tình trạng giấy phép một nơi, quán bán một nẻo.
Rebranding – thay đổi tên quán cafe
- Đổi tên để phù hợp concept mới, phân khúc khách mới.
- Tên cũ khó đọc, khó nhớ, dễ nhầm với quán khác.
- Bị trùng hoặc gần giống thương hiệu đã được bảo hộ, muốn đổi để tránh tranh chấp.
  Khi thay đổi tên quán cafe, ngoài việc đổi biển hiệu, fanpage, menu, bạn cần làm thủ tục đổi tên trên đăng ký kinh doanh, cập nhật với thuế, ngân hàng, đối tác.
Mở rộng ngành nghề kinh doanh
- Từ chỉ bán đồ uống, thêm món ăn nhẹ, bánh, sản phẩm đóng gói.
- Bán cafe hạt, bột cafe online, mở lớp dạy pha chế, cho thuê không gian tổ chức sự kiện.
  Tất cả các dịch vụ bạn đang cung cấp nên được phản ánh trong danh mục ngành nghề kinh doanh, nếu không dễ bị đánh giá là kinh doanh không đúng phạm vi đã đăng ký.

Phân biệt thủ tục áp dụng cho hộ kinh doanh và công ty quán cafe

Về bản chất, cả hộ kinh doanh quán cafe và công ty quán cafe đều phải làm thay đổi đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về địa chỉ, tên, ngành nghề. Tuy nhiên, cơ quan giải quyết, biểu mẫu và mức độ phức tạp có sự khác biệt rõ rệt.

Với hộ kinh doanh quán cafe:
- Cơ quan tiếp nhận và giải quyết thường là UBND cấp huyện/Phòng Tài chính – Kế hoạch nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.
- Thủ tục tương đối đơn giản: nộp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, kèm theo giấy tờ cá nhân của chủ hộ, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản gốc, hợp đồng thuê địa điểm mới (nếu đổi địa chỉ)…
- Thời gian xử lý thường ngắn hơn, nhưng vẫn cần thực hiện tiếp các bước cập nhật với chi cục thuế quản lý.
Với công ty quán cafe (TNHH, cổ phần):
- Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT, phải có quyết định, biên bản họp của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (tùy loại hình).
- Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi, công ty tiếp tục phải cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan cấp phép ATTP, PCCC, đối tác, chủ nhà…
- Mức độ phức tạp và số bên liên quan nhiều hơn, nên thường cần kế toán hoặc đơn vị dịch vụ hỗ trợ để tránh bỏ sót.

Hiểu sự khác biệt này giúp chủ quán chuẩn bị hồ sơ, thời gian và nguồn lực hợp lý khi cần thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe.

Thủ tục thay đổi địa chỉ tên và ngành nghề kinh doanh quán cafe

Khi vận hành một thời gian, rất nhiều chủ quán rơi vào tình huống phải thay đổi địa chỉ kinh doanh quán cafe: mặt bằng cũ hết hạn hợp đồng, chủ nhà tăng giá, khu vực sửa đường kéo dài, hoặc đơn giản là muốn chuyển đến vị trí “đắc địa” hơn. Vấn đề là, không ít người chỉ lo dời quán, dời đồ, dời khách, mà quên mất phải dời cả… giấy phép và thông tin thuế. Hệ quả: địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và trên hệ thống thuế, hóa đơn điện tử không trùng với địa chỉ quán đang hoạt động; khi bị kiểm tra hoặc cần giải trình, bạn dễ rơi vào thế bị động.

Về pháp lý, việc thay đổi địa chỉ quán cafe sẽ chia thành hai trường hợp chính:

Quán đăng ký dưới dạng hộ kinh doanh quán cafe: làm thủ tục tại UBND cấp huyện (bộ phận đăng ký kinh doanh) và Chi cục Thuế nơi đặt địa chỉ mới.
Quán đăng ký dưới dạng công ty quán cafe (công ty TNHH, cổ phần): nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư, đồng thời thông báo với cơ quan thuế, cập nhật trên hệ thống hóa đơn điện tử, chữ ký số, ngân hàng, nhà cung cấp…

Nếu chỉ chuyển địa chỉ trong cùng quận/huyện, cùng tỉnh, thủ tục đơn giản hơn: bạn chỉ cần “cập nhật lại thông tin” với cơ quan đăng ký kinh doanh và thuế. Nhưng nếu chuyển quán sang quận, huyện, tỉnh khác, ngoài thủ tục thay đổi địa chỉ trên giấy phép, bạn còn phải để ý đến việc chuyển cơ quan thuế quản lý, quyết toán, đóng/mở mã số thuế hoặc đơn vị phụ thuộc (đối với công ty).

Một sai lầm rất thường gặp là: chủ quán chỉ thay biển hiệu, thay thông tin trên Google Maps, Fanpage, nhưng không thay đổi giấy phép và thông tin thuế. Khi khách cần hóa đơn, hoặc khi cơ quan chức năng xuống kiểm tra, thấy địa chỉ trên giấy phép, hóa đơn không đúng với thực tế, quán có thể bị nhắc nhở, xử phạt, thậm chí bị xem là “không đăng ký đúng địa điểm kinh doanh”.

Do đó, bất cứ khi nào có ý định “chuyển nhà” cho quán cafe, bạn nên coi thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh quán cafe là một phần trong kế hoạch dời quán. Hãy xử lý song song: vừa chọn mặt bằng mới, thương lượng với chủ nhà, vừa chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ cho hộ kinh doanh hoặc công ty quán cafe, tránh việc quán đã bán rầm rộ ở địa chỉ mới mà trên hệ thống pháp lý vẫn “nằm ở nơi cũ”.

Dưới đây là chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh quán cafe trong cùng quận/huyện, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty quán cafe trong cùng tỉnh/thành phố, và vài lưu ý khi chuyển sang quận/tỉnh khác gắn với cơ quan thuế quản lý.

Thủ tục thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh quán cafe trong cùng quận/huyện

Với hộ kinh doanh quán cafe, việc thay đổi địa chỉ trong cùng một quận/huyện là trường hợp khá phổ biến và tương đối “dễ thở”. Tuy vậy, bạn vẫn phải thực hiện đúng quy trình tại UBND cấp huyện và Chi cục Thuế, đặc biệt là nếu quán đang nộp thuế khoán.

Về phía đăng ký kinh doanh:

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh quán cafe, thông thường gồm:
- Tờ khai đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu), ghi rõ địa chỉ mới.
- Bản gốc/bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hiện tại.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của chủ hộ kinh doanh.
- Hợp đồng thuê mặt bằng/quyền sử dụng địa điểm mới (nếu được yêu cầu hoặc cần để chứng minh địa chỉ có thật).
Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa/Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND quận/huyện (nơi hộ đăng ký).
Theo dõi kết quả, nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã cập nhật địa chỉ mới.

Về phía Chi cục Thuế:

Sau khi có giấy mới, bạn cần thông báo cho Chi cục Thuế nơi mình đang đóng thuế khoán. Địa chỉ vẫn trong cùng quận/huyện nên mã số thuế và cơ quan thuế quản lý thường không đổi, nhưng doanh thu khoán có thể được xem xét lại nếu địa điểm mới khác hẳn về quy mô, vị trí (ví dụ từ hẻm nhỏ chuyển ra mặt tiền đường lớn).
Hãy chủ động làm việc với cán bộ thuế: giải thích về vị trí mới, dự kiến doanh thu, chuẩn bị dữ liệu doanh thu thực (nếu có phần mềm bán hàng) để tránh bị ấn định mức thuế khoán quán cafe quá cao so với thực tế.

Lưu ý:

Trong thời gian chuyển địa chỉ, tránh để gián đoạn việc nộp thuế hoặc “mất liên lạc” với Chi cục Thuế, vì điều này dễ khiến bạn bị liệt vào diện cần giám sát.
Đừng quên cập nhật địa chỉ mới trên: biển hiệu quán, Google Maps, app giao đồ uống, Fanpage, để thông tin trùng khớp với giấy phép, giảm rủi ro khi kiểm tra.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty quán cafe trong cùng tỉnh/thành phố

Đối với công ty quán cafe, việc thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh/thành phố (ví dụ từ quận này sang quận khác trong cùng thành phố) được thực hiện chủ yếu tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư.

Các bước cơ bản:

Nội bộ công ty:
- Soạn quyết định và biên bản họp (Hội đồng thành viên/Hội đồng cổ đông/chủ sở hữu) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Sửa đổi Điều lệ nếu có quy định địa chỉ cụ thể.
Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nêu rõ địa chỉ mới).
- Quyết định, biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp nộp).
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (GCNĐKDN có địa chỉ mới), công ty phải:
- Thông báo với cơ quan thuế quản lý về việc thay đổi địa chỉ (trong cùng tỉnh).
- Cập nhật thông tin trên hệ thống hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán. Nhiều nhà cung cấp yêu cầu bạn gửi bản scan GCNĐKDN mới để đổi thông tin.
- Cập nhật địa chỉ mới tại ngân hàng, máy POS, hợp đồng với đối tác, nhà cung cấp, app giao đồ uống.

Lưu ý: sau khi đổi địa chỉ, không nên tiếp tục xuất hóa đơn điện tử với địa chỉ cũ, mà chưa cập nhật thông tin, vì sẽ gây vênh dữ liệu khi quyết toán thuế hoặc kiểm tra sau này.

Thay đổi địa chỉ quán cafe sang tỉnh, quận khác và lưu ý về cơ quan thuế

Khi thay đổi địa chỉ quán cafe sang quận khác hoặc tỉnh/thành phố khác, ngoài thủ tục đổi địa chỉ trên hộ kinh doanh/công ty, bạn cần đặc biệt lưu ý đến cơ quan thuế quản lý:

Với hộ kinh doanh, thường phải chấm dứt hộ tại nơi cũ, quyết toán các khoản thuế khoán còn lại, rồi đăng ký hộ mới tại nơi đặt quán mới.
Với công ty, nếu đổi địa chỉ sang tỉnh khác, bạn phải thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý, có thể phát sinh quyết toán thuế tại nơi đi, sau đó mới “bàn giao hồ sơ thuế” sang nơi đến.

Trong mọi trường hợp, hãy chủ động hỏi rõ Chi cục Thuế/Cục Thuế hai bên về quy trình cụ thể, tránh tình trạng bỏ sót bước, để tồn đọng nợ thuế tại nơi cũ mà không biết.

Thủ tục thay đổi tên quán cafe trên giấy đăng ký kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh, nhiều chủ quán nhận ra tên ban đầu của quán cafe không còn phù hợp: khó nhớ, khó đọc, trùng với quán khác, hoặc muốn “lên đời” thương hiệu. Lúc này, việc thay đổi tên quán cafe trên giấy đăng ký kinh doanh là bắt buộc nếu bạn muốn sử dụng tên mới một cách hợp pháp trên biển hiệu, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thuế… Chỉ đổi mỗi bảng hiệu, fanpage mà không cập nhật đăng ký kinh doanh là đang tự đẩy mình vào rủi ro: khi cơ quan chức năng kiểm tra, tên trên giấy phép và tên thực tế không trùng, rất dễ bị yêu cầu điều chỉnh, thậm chí xử phạt.

Về cơ bản, thủ tục thay đổi tên sẽ chia thành hai trường hợp:

Thay đổi tên hộ kinh doanh quán cafe (đứng tên cá nhân/hộ gia đình);
Thay đổi tên công ty quán cafe (công ty TNHH, cổ phần…)

Cả hai đều phải tuân thủ quy tắc đặt tên: không trùng, không gây nhầm lẫn, không vi phạm thuần phong mỹ tục, không dùng tên cơ quan nhà nước, và cần hạn chế tối đa việc “hao hao giống” thương hiệu nổi tiếng khác. Đặc biệt với các tên có chứa từ “cafe”, “coffee”, “cà phê”… bạn càng nên kiểm tra kỹ xem trong khu vực, trong hệ thống đăng ký đã có ai dùng tương tự chưa. Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi trên giấy phép, bạn còn phải làm “hậu kỳ”: cập nhật lại biển hiệu, hóa đơn, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, phần mềm bán hàng, fanpage, Google Maps, app giao đồ uống… để đảm bảo đồng bộ.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp.

Thay đổi tên hộ kinh doanh quán cafe – quy tắc đặt tên và hồ sơ cần chuẩn bị

Khi muốn thay đổi tên hộ kinh doanh quán cafe, bạn cần lưu ý trước hết về quy tắc đặt tên:

Tên phải theo cấu trúc chung: “Hộ kinh doanh + [Tên riêng]”, ví dụ: “Hộ kinh doanh Quán Cafe Góc Nhỏ”.
Không được trùng hoàn toàn với tên hộ kinh doanh khác trên cùng quận/huyện; hạn chế tối đa tên quá giống, dễ gây nhầm lẫn.
Tránh dùng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị, từ ngữ phản cảm.
Từ “cafe”, “coffee”, “cà phê” có thể dùng, nhưng bạn nên kết hợp với một yếu tố riêng biệt (Góc Phố, Mộc, Garden, Station…) để tạo độ phân biệt tốt hơn khi cơ quan đăng ký xem xét.

Hồ sơ cơ bản khi xin thay đổi tên hộ kinh doanh thường gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện);
Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để ghi nhận lại tên mới;
Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ;
Một số nơi có thể yêu cầu kèm theo văn bản ủy quyền nếu không trực tiếp đi nộp.

Bạn nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa UBND cấp huyện nơi đã cấp giấy lần đầu. Sau khi được chấp thuận, bạn sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới với tên quán cafe mới. Từ thời điểm này, tên mới là căn cứ pháp lý để cập nhật bảng hiệu, hợp đồng, hóa đơn… nên đừng “chốt tên” vội nếu chưa suy nghĩ kỹ.

Thay đổi tên công ty quán cafe – thủ tục với Sở KH&ĐT, thuế, ngân hàng

Đối với công ty quán cafe (công ty TNHH, cổ phần…), thủ tục đổi tên phức tạp hơn hộ kinh doanh vì liên quan đến Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT), cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác…

Về mặt nội bộ, công ty cần:

Quyết định và biên bản họp của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc đổi tên công ty quán cafe;
Điều lệ sửa đổi, bổ sung (phần tên công ty);
Cập nhật tên mới trong các quy chế, quy định nội bộ nếu cần.

Về thủ tục bên ngoài, bạn nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (tên công ty bằng tiếng Việt, tiếng Anh, viết tắt nếu có);
Quyết định, biên bản họp, điều lệ sửa đổi như trên;
Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi tên công ty mới, bạn tiếp tục:

Cập nhật thông tin tại cơ quan thuế (thông thường được kết nối từ Sở, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra lại để điều chỉnh tên trên hóa đơn điện tử);
Thông báo và làm thủ tục đổi tên với ngân hàng: tài khoản công ty, thẻ, dịch vụ Internet Banking;
Cập nhật tên mới trong hợp đồng với nhà cung cấp, chủ nhà, đối tác, phần mềm bán hàng, hợp đồng lao động…

Nhìn chung, đổi tên công ty không làm thay đổi mã số thuế, nhưng kéo theo một loạt cập nhật; vì vậy hãy lên kế hoạch thời gian để tránh ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày.

Cập nhật tên quán cafe trên biển hiệu, mạng xã hội, app giao đồ uống

Sau khi đổi tên trên giấy tờ, bạn không được quên phần “mặt tiền truyền thông”. Tên quán cafe mới cần được cập nhật đồng bộ trên:

Biển hiệu ngoài mặt tiền, menu, standee, bảng giá trong quán;
Hồ sơ Google Maps, Google Business Profile;
Các app giao đồ uống như ShopeeFood, GrabFood, Baemin… (nếu có);
Website, fanpage, Zalo OA, TikTok, hình ảnh, avatar, cover;
Thông tin trong phần mềm bán hàng, hóa đơn, bill thanh toán.

Sự thống nhất giữa tên trên giấy phép – biển hiệu – kênh online vừa giúp khách nhận diện rõ ràng, vừa giảm rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi bạn đăng ký bảo hộ thương hiệu sau này.

Thủ tục thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh quán cafe

Trong quá trình hoạt động, rất nhiều quán cafe không giữ nguyên mô hình ban đầu: từ chỗ chỉ bán cafe – đồ uống tại chỗ, dần dần bổ sung thêm đồ ăn nhanh, bánh ngọt, bán lẻ cà phê hạt, mở kênh giao hàng online, thậm chí kết hợp sự kiện, bar, karaoke… Nếu giấy phép kinh doanh vẫn “đứng yên” trong khi hoạt động thực tế đã mở rộng, bạn đang rơi vào tình trạng kinh doanh không đúng ngành nghề đã đăng ký, tiềm ẩn rủi ro khi bị kiểm tra, xin giấy phép con, hoặc làm việc với đối tác – ngân hàng.

Vì vậy, khi mô hình thay đổi, chủ quán cần chủ động thực hiện thủ tục thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh quán cafe. Với hộ kinh doanh, thủ tục thực hiện tại UBND cấp huyện – nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh; với công ty, thủ tục thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ thường gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh/ngành nghề kinh doanh, quyết định và biên bản họp (đối với công ty nhiều thành viên), bản sửa đổi ngành nghề trong điều lệ (nếu cần), kèm lệ phí theo quy định.

Khi bổ sung ngành nghề, bạn nên xem xét lại mô hình hiện tại và kế hoạch phát triển 1–3 năm tới:

Nếu quán có phục vụ đồ ăn tại chỗ, hãy bổ sung ngành dịch vụ ăn uống/nhà hàng bên cạnh dịch vụ đồ uống.
Nếu bán lẻ cà phê hạt, cà phê bột, bánh kẹo đóng gói, nước đóng chai… nên thêm ngành bán lẻ thực phẩm, đồ uống tương ứng.
Nếu phát triển mạnh kênh online, giao đồ ăn qua app, bán trên sàn TMĐT, cần cân nhắc thêm các ngành về bán lẻ qua internet, dịch vụ giao hàng.

Thực hiện thủ tục thay đổi, bổ sung ngành nghề sớm giúp hồ sơ pháp lý của quán cafe “bám sát” hoạt động thực tế, thuận lợi hơn khi xin giấy phép ATTP, PCCC, làm việc với thuế, ký hợp đồng với đối tác hoặc chuẩn bị cho kế hoạch nhượng quyền, mở chuỗi về sau.

Bổ sung ngành nghề kinh doanh dịch vụ ăn uống, đồ uống, bán lẻ cà phê đóng gói

Nhiều quán ban đầu chỉ đăng ký ngành dịch vụ đồ uống/quán cafe, nhưng sau đó bổ sung thêm đồ ăn nhanh, đồ ăn vặt, bánh ngọt, bán lẻ cà phê đóng gói. Lúc này, việc thay đổi ngành nghề kinh doanh quán cafe để bổ sung các ngành phù hợp là rất cần thiết.

Một số nhóm ngành thường gặp:

Dịch vụ đồ uống (thường tương ứng nhóm 5630): mô tả hoạt động quán cafe, trà, sinh tố, nước ép, phục vụ đồ uống tại chỗ và mang đi.
Nhà hàng và dịch vụ ăn uống (thường tương ứng nhóm 5610): phù hợp nếu quán có thực đơn đồ ăn nóng, món mặn, phục vụ như một nhà hàng nhỏ, quán ăn kết hợp cafe.
Bán lẻ cà phê, trà, thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh: khi bạn bán cà phê hạt, cà phê xay, trà, bánh kẹo, snack, sản phẩm đóng gói cho khách mang về.

Thủ tục cụ thể:

Đối với hộ kinh doanh: nộp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, trong đó ghi rõ ngành nghề mới bổ sung, kèm theo bản gốc/bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hiện tại.
Đối với công ty: nộp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (ngành nghề kinh doanh), kèm quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (nếu có), cập nhật lại danh mục ngành nghề trong điều lệ.

Khi mô tả ngành nghề, nên vừa ghi mã ngành chuẩn, vừa ghi mô tả chi tiết: kinh doanh quán cafe, trà, đồ uống; phục vụ đồ ăn nhanh, bánh ngọt; bán lẻ cà phê hạt, cà phê bột, sản phẩm đóng gói… để hồ sơ rõ ràng, thuận lợi khi xin giấy phép ATTP và làm việc với cơ quan kiểm tra.

Thêm ngành nghề giao đồ ăn online, bán hàng qua sàn thương mại điện tử

Xu hướng mới của quán cafe là đẩy mạnh giao đồ uống, đồ ăn online qua các app và bán hàng trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…), website riêng. Khi đó, bạn nên xem xét bổ sung các ngành nghề như:

Bán lẻ qua internet: mô tả việc bán cà phê hạt, cà phê bột, sản phẩm đóng gói, combo quà tặng… online.
Nếu có thêm mảng dịch vụ hỗ trợ giao hàng, kho vận nội bộ quy mô lớn, có thể cân nhắc thêm các ngành nghề dịch vụ liên quan (tùy mô hình).

Lưu ý:

Hoạt động bán online vẫn chịu quản lý về ATTP, nhãn mác, hạn sử dụng, hóa đơn; vì vậy, ngành nghề đăng ký phải phản ánh đúng việc bạn bán hàng qua internet, không chỉ bán tại quán.
Với công ty, khi xuất hàng bán online, cần có hóa đơn, sổ sách, quản lý kho, giá vốn rõ ràng; với hộ kinh doanh, dù không bắt buộc hóa đơn như doanh nghiệp, vẫn nên theo dõi doanh thu – chi phí trung thực để tránh bị “vênh” so với thực tế.

Khi bổ sung ngành nghề giao đồ ăn online, bán hàng qua sàn, bạn cũng nên rà soát lại chính sách vận chuyển, hoàn trả, bảo hành sản phẩm, vì đây là những nội dung thường được khách hàng và sàn TMĐT kiểm tra.

Các ngành nghề có điều kiện liên quan: rượu bia, thuốc lá, karaoke, sự kiện…

Ngoài cafe – đồ uống thông thường, nhiều quán có xu hướng bổ sung rượu bia, thuốc lá, tổ chức sự kiện, karaoke, âm nhạc live. Đây đều là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đòi hỏi phải có giấy phép riêng (bán rượu bia, kinh doanh thuốc lá, karaoke, vũ trường…), đáp ứng các tiêu chuẩn về PCCC, cách âm, giờ hoạt động…

Nguy cơ lớn là không ít quán vẫn kinh doanh thực tế các dịch vụ này nhưng:

Không đăng ký ngành nghề tương ứng trên giấy phép kinh doanh.
Không xin giấy phép con cần thiết (giấy phép bán rượu bia tại chỗ, giấy phép karaoke…).

Khi bị kiểm tra, quán có thể bị xử phạt vì kinh doanh ngành nghề có điều kiện khi chưa đủ điều kiện hoặc không có giấy phép. Vì vậy, nếu dự định mở rộng sang các dịch vụ “nhạy cảm” này, bạn cần bổ sung ngành nghề trước, tìm hiểu kỹ về điều kiện và thủ tục xin giấy phép con, tránh rủi ro pháp lý về sau.

Thủ tục thay đổi tên hộ kinh doanh quán cafe tại địa phương

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe cho hộ kinh doanh và công ty

Trong quá trình vận hành, rất hiếm quán cafe nào “giữ nguyên mọi thứ” từ ngày đầu đến khi kết thúc. Thực tế, bạn rất dễ rơi vào các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe: đổi địa chỉ, đổi tên quán, bổ sung ngành nghề, thêm chi nhánh, đổi chủ hộ hoặc đổi người đại diện theo pháp luật… Mỗi lần thay đổi như vậy đều cần chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh gửi cơ quan đăng ký kinh doanh (cấp huyện với hộ kinh doanh; Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT với công ty). Nếu chuẩn bị thiếu giấy tờ, điền sai mẫu hoặc quên đính kèm hợp đồng thuê địa điểm, hồ sơ rất dễ bị yêu cầu sửa, trả về nhiều lần, kéo dài thời gian.

Với hộ kinh doanh quán cafe, nhóm thay đổi phổ biến nhất là: địa chỉ kinh doanh, tên hộ, ngành nghề. Còn với công ty quán cafe, hồ sơ thay đổi thường liên quan đến: tên công ty, trụ sở, người đại diện, ngành nghề, vốn điều lệ, thành viên/cổ đông… Mặc dù cùng là “thay đổi đăng ký kinh doanh”, nhưng hồ sơ và thủ tục của hộ và công ty khác nhau khá nhiều, đặc biệt ở phần quyết định nội bộ (quyết định/chủ trương thay đổi) và biên bản họp.

Nếu bạn nắm rõ từng loại giấy tờ cần có, hiểu được logic: “thông tin thay đổi gì → phải có giấy tờ chứng minh cái đó”, thì việc lập hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Hồ sơ thay đổi đăng ký hộ kinh doanh quán cafe: địa chỉ, tên, ngành nghề

Khi hộ kinh doanh quán cafe thay đổi địa chỉ, tên hoặc ngành nghề, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ cơ bản như sau:

Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện. Trong đó ghi rõ nội dung muốn thay đổi:
- Đổi tên hộ kinh doanh (thường gắn với tên quán cafe).
- Đổi địa chỉ trụ sở hộ kinh doanh (đổi mặt bằng).
- Thêm/bớt ngành nghề: ví dụ đang “dịch vụ đồ uống” muốn bổ sung thêm “dịch vụ ăn uống tại chỗ”.
Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để cơ quan nhà nước đối chiếu và cấp lại giấy mới nếu cần.
Bản sao giấy tờ tùy thân của chủ hộ (căn cước công dân, hộ chiếu…).
Hợp đồng thuê mặt bằng mới (nếu đổi địa chỉ) kèm theo:
- Thỏa thuận chủ nhà đồng ý cho sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh quán cafe.
- Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm của bên cho thuê (sổ đỏ/sổ hồng hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương).

Trong nhiều trường hợp, cán bộ tiếp nhận còn yêu cầu bạn mô tả rõ ngành nghề trên tờ khai: “Dịch vụ đồ uống (quán cafe, sinh tố, nước ép…)” thay vì ghi chung chung. Vì vậy, khi làm hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe cho hộ kinh doanh, hãy đọc kỹ yêu cầu tại địa phương, chuẩn bị hợp đồng thuê và giấy tờ địa điểm thật đầy đủ để tránh phải đi lại nhiều lần.

Hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp công ty quán cafe

Đối với doanh nghiệp (công ty) quán cafe, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phức tạp hơn vì phải có quyết định nội bộ trước khi nộp lên Phòng Đăng ký kinh doanh. Tùy nội dung thay đổi (tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn, người đại diện theo pháp luật…), bộ hồ sơ thường gồm:

Quyết định và biên bản họp:
- Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
- Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Công ty cổ phần: Biên bản họp và Nghị quyết/Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (theo Điều lệ).
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu, ghi rõ nội dung thay đổi: tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, người đại diện…
Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ nếu ủy quyền cho đơn vị khác nộp hồ sơ.
Trường hợp thay đổi trụ sở/quán: kèm hợp đồng thuê địa điểm, bản sao giấy tờ mặt bằng, văn bản chủ nhà đồng ý cho làm trụ sở.

Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên sẽ giúp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp công ty quán cafe được tiếp nhận nhanh hơn, hạn chế việc phải bổ sung quyết định, biên bản họp do thiếu chữ ký, sai nội dung.

Thời hạn giải quyết, lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe

Về nguyên tắc, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe (cả hộ và công ty) thường được giải quyết trong vài ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian có thể dao động tùy địa phương, lượng hồ sơ và mức độ phức tạp của nội dung thay đổi.

Lệ phí Nhà nước cho mỗi lần cấp đổi/điều chỉnh giấy đăng ký thường ở mức không quá lớn (thường là vài chục đến vài trăm nghìn đồng tùy loại hình và quy định địa phương). Trước khi nộp, bạn nên xem bảng lệ phí niêm yết tại bộ phận một cửa hoặc hỏi trực tiếp cán bộ tiếp nhận để chuẩn bị kinh phí và hồ sơ cho đầy đủ.

Liên thông thủ tục với cơ quan thuế, hóa đơn, ngân hàng sau khi thay đổi

Sau khi bạn đã hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp, đó mới chỉ là “bước 1 về mặt pháp lý”. Để hệ thống vận hành thực tế không bị “lệch pha” với hồ sơ, bạn còn phải tiếp tục một loạt việc liên thông thủ tục với cơ quan thuế, hệ thống hóa đơn điện tử, ngân hàng, nhà mạng, nhà cung cấp dịch vụ…. Nếu chỉ dừng lại ở việc có giấy đăng ký mới mà không cập nhật các hệ thống liên quan, quán cafe rất dễ rơi vào cảnh: giấy tờ một kiểu, hóa đơn một kiểu, hợp đồng một kiểu – cực kỳ rối rắm khi cần quyết toán thuế, làm việc với nhà cung cấp hoặc chuyển nhượng sau này.

Trước hết là cơ quan thuế và hóa đơn điện tử. Khi bạn thay đổi địa chỉ trụ sở, tên quán, tên công ty hoặc ngành nghề chính, những thông tin này phải được cập nhật trên hệ thống quản lý thuế, tài khoản nộp thuế điện tử, hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số. Nếu không, hóa đơn bạn xuất ra vẫn mang tên cũ, địa chỉ cũ, dẫn tới việc đối tác khó chấp nhận, hoặc rắc rối khi kiểm tra, khấu trừ thuế. Với trường hợp chuyển địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh khác, có thể còn kéo theo việc chuyển cơ quan thuế quản lý, nên càng cần chú ý khâu thông báo, cập nhật.

Tiếp theo là ngân hàng, nhà mạng, nhà cung cấp dịch vụ: tài khoản doanh nghiệp, máy POS, hợp đồng internet, phần mềm bán hàng, dịch vụ phần mềm kế toán, cổng thanh toán… đều đang “đọc” dữ liệu từ thông tin cũ. Mỗi khi bạn ký hợp đồng mới, thanh toán, nhận tiền từ khách hàng, đối chiếu công nợ, các bên đều dựa vào thông tin pháp nhân trên hợp đồng và tài khoản. Nếu không cập nhật, vừa khó đối chiếu vừa có nguy cơ không được công nhận chi phí hợp lệ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tối ưu thuế cho quán cafe.

Cuối cùng là rủi ro khi chỉ thay biển hiệu mà không sửa thông tin pháp lý. Rất nhiều quán cafe đổi tên, đổi concept rầm rộ trên mạng xã hội, nhưng đăng ký kinh doanh, thông tin thuế, ngân hàng, hóa đơn… vẫn để nguyên tên cũ. Đến khi cơ quan thuế, ATTP, PCCC, quản lý thị trường xuống kiểm tra, hoặc khi cần chứng minh chi phí, giải trình doanh thu, tất cả mới phát sinh mâu thuẫn: “Trên giấy là A Coffee, ngoài đời là B Coffee”.

Vì vậy, hãy coi việc liên thông thủ tục sau thay đổi như một phần không thể thiếu trong quy trình: thay đổi → nhận giấy phép mới → cập nhật thuế & hóa đơn → cập nhật ngân hàng & nhà cung cấp → rà soát lại toàn bộ hợp đồng – chứng từ. Làm được vậy, quán cafe của bạn sẽ có một “bộ mặt pháp lý” thống nhất từ trong ra ngoài, vận hành yên tâm và dễ dàng tối ưu thuế – tài chính về lâu dài.

Cập nhật thông tin địa chỉ, tên, ngành nghề với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp mới, bước tiếp theo là thay đổi thông tin thuế quán cafe trên hệ thống của cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Các việc thường phải làm gồm:

Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế: nộp tờ khai/biểu mẫu tương ứng (tùy mô hình hộ kinh doanh hay doanh nghiệp) tới cơ quan thuế quản lý, ghi rõ nội dung thay đổi: tên, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện…
Cập nhật trên hệ thống nộp thuế điện tử: điều chỉnh tên đơn vị, địa chỉ, người ký, email, số điện thoại nhận thông báo… để tránh nhầm lẫn khi nhận thông báo, quyết định, mật khẩu.
Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử: liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để sửa tên đơn vị, địa chỉ, ngành nghề (nếu thể hiện trên mẫu hóa đơn), logo thương hiệu nếu có; đăng ký mẫu hóa đơn mới nếu cần. Từ thời điểm thay đổi, hóa đơn xuất ra phải phản ánh đúng tên – địa chỉ – MST hiện tại.
Cập nhật chữ ký số: nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu, cần làm thủ tục thay đổi thông tin chủ thể chữ ký số; tránh việc người cũ vẫn đứng tên trên chứng thư số trong khi đã không còn quyền đại diện.

Việc cập nhật này giúp dữ liệu trên tờ khai thuế, hóa đơn, chứng từ nộp tiền đồng nhất với đăng ký kinh doanh, hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế “soi” vì thông tin chắp vá, và giúp đối tác, khách hàng yên tâm khi nhận hóa đơn từ quán cafe của bạn.

Cập nhật thông tin tại ngân hàng, nhà mạng, nhà cung cấp dịch vụ

Bên cạnh thuế và hóa đơn, bạn cũng cần “dọn dẹp” lại toàn bộ thông tin pháp lý với các đối tác đang cung cấp dịch vụ cho quán cafe:

Ngân hàng: cập nhật tên công ty/hộ kinh doanh, địa chỉ, người đại diện, mẫu dấu, mẫu chữ ký; điều chỉnh trên tài khoản thanh toán, hợp đồng POS, cổng thanh toán online. Điều này rất quan trọng khi đối chiếu sao kê, chứng minh chi phí, nhận tiền từ đối tác hoặc hoàn tiền cho khách.
Nhà mạng, internet: cập nhật tên, địa chỉ trên hợp đồng internet, số điện thoại, đường truyền, tránh để hợp đồng vẫn đứng tên địa chỉ cũ (đặc biệt khi chuyển mặt bằng).
Nhà cung cấp phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán: đổi thông tin tên quán, địa chỉ, mã số thuế trên hệ thống. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để đối chiếu doanh thu – chi phí khi làm việc với cơ quan thuế.
Các nhà cung cấp khác: đơn vị cung cấp nguyên liệu, bao bì, dịch vụ marketing, vệ sinh, bảo trì máy móc… để từ thời điểm thay đổi, mọi hợp đồng, hóa đơn đầu vào đều mang thông tin pháp lý mới.

Việc cập nhật đồng loạt này giúp dòng tiền – hợp đồng – hóa đơn của quán cafe gọn gàng, nhất quán, tạo nền tảng tốt cho việc tối ưu thuế và mở rộng kinh doanh sau này.

Rủi ro nếu chỉ thay biển hiệu quán cafe mà không sửa thông tin pháp lý

Nếu bạn chỉ thay biển hiệu quán cafe, đổi tên trên fanpage, decor lại không gian mà không sửa thông tin trên đăng ký kinh doanh, thuế, ngân hàng, hợp đồng, quán sẽ rơi vào trạng thái “hai nhân dạng”: một trên giấy, một ngoài đời. Rủi ro là:

Nguy cơ bị phạt khi cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu tên – địa chỉ trên biển hiệu với giấy phép.
Khó chứng minh chi phí khi hóa đơn, hợp đồng mang tên cũ nhưng truyền thông, giao dịch lại dùng tên mới.
Khó giải trình thuế, khó chuyển nhượng hoặc gọi vốn, vì hồ sơ pháp lý không thống nhất, làm giảm uy tín và giá trị thương hiệu quán cafe.

Liên thông thủ tục với cơ quan thuế, hóa đơn, ngân hàng sau khi thay đổi

Cập nhật thông tin địa chỉ, tên, ngành nghề với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử

Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế: nộp tờ khai/biểu mẫu tương ứng (tùy mô hình hộ kinh doanh hay doanh nghiệp) tới cơ quan thuế quản lý, ghi rõ nội dung thay đổi: tên, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện…
Cập nhật trên hệ thống nộp thuế điện tử: điều chỉnh tên đơn vị, địa chỉ, người ký, email, số điện thoại nhận thông báo… để tránh nhầm lẫn khi nhận thông báo, quyết định, mật khẩu.
Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử: liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để sửa tên đơn vị, địa chỉ, ngành nghề (nếu thể hiện trên mẫu hóa đơn), logo thương hiệu nếu có; đăng ký mẫu hóa đơn mới nếu cần. Từ thời điểm thay đổi, hóa đơn xuất ra phải phản ánh đúng tên – địa chỉ – MST hiện tại.
Cập nhật chữ ký số: nếu thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu, cần làm thủ tục thay đổi thông tin chủ thể chữ ký số; tránh việc người cũ vẫn đứng tên trên chứng thư số trong khi đã không còn quyền đại diện.

Cập nhật thông tin tại ngân hàng, nhà mạng, nhà cung cấp dịch vụ

Bên cạnh thuế và hóa đơn, bạn cũng cần “dọn dẹp” lại toàn bộ thông tin pháp lý với các đối tác đang cung cấp dịch vụ cho quán cafe:

Ngân hàng: cập nhật tên công ty/hộ kinh doanh, địa chỉ, người đại diện, mẫu dấu, mẫu chữ ký; điều chỉnh trên tài khoản thanh toán, hợp đồng POS, cổng thanh toán online. Điều này rất quan trọng khi đối chiếu sao kê, chứng minh chi phí, nhận tiền từ đối tác hoặc hoàn tiền cho khách.
Nhà mạng, internet: cập nhật tên, địa chỉ trên hợp đồng internet, số điện thoại, đường truyền, tránh để hợp đồng vẫn đứng tên địa chỉ cũ (đặc biệt khi chuyển mặt bằng).
Nhà cung cấp phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán: đổi thông tin tên quán, địa chỉ, mã số thuế trên hệ thống. Đây là nguồn dữ liệu quan trọng để đối chiếu doanh thu – chi phí khi làm việc với cơ quan thuế.
Các nhà cung cấp khác: đơn vị cung cấp nguyên liệu, bao bì, dịch vụ marketing, vệ sinh, bảo trì máy móc… để từ thời điểm thay đổi, mọi hợp đồng, hóa đơn đầu vào đều mang thông tin pháp lý mới.

Tham khảo: Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe

Rủi ro nếu chỉ thay biển hiệu quán cafe mà không sửa thông tin pháp lý

Nguy cơ bị phạt khi cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu tên – địa chỉ trên biển hiệu với giấy phép.
Khó chứng minh chi phí khi hóa đơn, hợp đồng mang tên cũ nhưng truyền thông, giao dịch lại dùng tên mới.
Khó giải trình thuế, khó chuyển nhượng hoặc gọi vốn, vì hồ sơ pháp lý không thống nhất, làm giảm uy tín và giá trị thương hiệu quán cafe.

Có nên thuê dịch vụ hỗ trợ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe?

Trong quá trình vận hành, rất nhiều quán phải thay đổi đăng ký kinh doanh: đổi tên quán cafe, đổi địa chỉ, mở thêm cơ sở, bổ sung ngành nghề “dịch vụ đồ uống – quán cafe”, “bán lẻ cà phê rang xay”, hoặc chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty. Trên lý thuyết, chủ quán hoàn toàn có thể tự tìm hiểu thủ tục, tự nộp hồ sơ. Nhưng thực tế, không ít người gặp cảnh đi lại nhiều lần vì hồ sơ thiếu, kê khai sai mẫu, mô tả ngành nghề không chuẩn, địa chỉ không khớp hợp đồng thuê… vừa mất thời gian, vừa làm chậm kế hoạch khai trương/đổi thương hiệu.

Lúc này, câu hỏi đặt ra là có nên thuê dịch vụ hỗ trợ thay đổi đăng ký kinh doanh quán cafe hay không. Câu trả lời thường phụ thuộc vào quỹ thời gian, mức độ hiểu biết pháp lý và độ phức tạp của thay đổi. Nếu bạn chỉ chỉnh sửa rất nhỏ, đã quen làm việc với bộ phận một cửa, có thể tự xử lý. Nhưng nếu đồng thời đổi tên, đổi địa chỉ, bổ sung nhiều ngành nghề, thay đổi loại hình từ hộ sang công ty… thì rủi ro sai sót cao hơn nhiều.

Thuê dịch vụ pháp lý, kế toán chuyên hỗ trợ quán cafe – F&B giúp bạn giảm đáng kể công đi lại, tránh việc bị “vướng” ở những chi tiết nhỏ như: tên dễ bị từ chối, ngành nghề mô tả chưa đúng, quên cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử. Quan trọng hơn, họ thường tư vấn thêm các “góc khuất” mà chủ quán ít để ý: nên chọn mã ngành nào để sau này xin giấy phép ATTP thuận lợi, đổi địa chỉ có cần thông báo điều chỉnh thuế khoán không, đổi tên công ty có phải cập nhật lại hợp đồng – phần mềm bán hàng – sổ sách hay không. Với những quán đang bận rộn vận hành, khoản chi cho dịch vụ nếu hợp lý sẽ đáng giá hơn rất nhiều so với việc tự mò mẫm trong cả “rừng” thủ tục.

Lợi ích khi thuê dịch vụ pháp lý, kế toán hỗ trợ thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề

Thuê dịch vụ pháp lý, kế toán hỗ trợ thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề mang lại ba lợi ích rõ rệt cho chủ quán cafe.

Thứ nhất, tiết kiệm thời gian và công sức. Đơn vị dịch vụ đã quen quy trình, biết cần chuẩn bị gì, viết tờ khai thế nào, mô tả ngành nghề ra sao để đỡ bị trả hồ sơ. Bạn không phải xin nghỉ nhiều buổi, xếp hàng, chờ bổ sung rồi nộp lại.

Thứ hai, tránh sai sót pháp lý và thuế. Khi thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề, không chỉ có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị ảnh hưởng, mà còn kéo theo: thông tin tại cơ quan thuế, mã ngành nghề khi kê khai, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với nhà cung cấp. Dịch vụ chuyên nghiệp sẽ nhắc bạn những bước “liên đới” này, tránh tình trạng chỉ đổi trên giấy phép nhưng quên cập nhật nơi khác.

Thứ ba, bạn được tư vấn thêm về thuế, hóa đơn, ngành nghề: ví dụ nên thêm mã ngành nào để sau này bán cafe đóng gói, nhượng quyền; đổi địa chỉ có cần điều chỉnh thuế khoán không; đổi tên quán thì hóa đơn, hợp đồng đang ký tên cũ xử lý ra sao. Những lời khuyên này thường có giá trị hơn rất nhiều so với khoản phí dịch vụ bạn bỏ ra.

Tiêu chí chọn đơn vị dịch vụ uy tín, hiểu ngành F&B – quán cafe

Khi chọn đơn vị dịch vụ uy tín, hiểu ngành F&B – quán cafe, bạn nên dựa vào một vài tiêu chí cơ bản:

Kinh nghiệm thực tế: hỏi xem họ đã từng xử lý bao nhiêu hồ sơ cho quán cafe, nhà hàng, quán ăn; có từng làm hồ sơ đổi tên, chuyển địa chỉ, bổ sung ngành nghề F&B chưa. Đơn vị đã quen đặc thù ngành sẽ tư vấn sát hơn.
Hợp đồng minh bạch, báo giá rõ ràng: cần có hợp đồng dịch vụ ghi cụ thể phạm vi công việc, thời gian xử lý, trách nhiệm hai bên, chi phí trọn gói, chi phí phát sinh (nếu có). Tránh kiểu “nói miệng”, tới đâu tính tiền tới đó.
Hỗ trợ trọn gói và hậu mãi: không chỉ nộp xong bộ hồ sơ là hết trách nhiệm, mà còn sẵn sàng tư vấn thêm khi bạn cần cập nhật với thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng. Một đơn vị chịu đồng hành lâu dài sẽ đáng tin hơn là chỉ làm “một lần rồi thôi”.

Thủ tục thay đổi địa chỉ tên và ngành nghề kinh doanh quán cafe

Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe nếu được chuẩn bị đúng và đủ sẽ giúp quán vận hành trơn tru, không bị gián đoạn bởi các vấn đề pháp lý và thuế. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe tuy có nhiều bước, nhưng khi bạn hiểu rõ khác biệt giữa hộ kinh doanh và công ty, nắm được cơ quan nào xử lý nội dung nào thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe cũng là cơ hội để rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, dữ liệu bán hàng, từ đó nâng cấp mức độ chuyên nghiệp của quán. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe trong trường hợp phức tạp, có yếu tố chuyển tỉnh, chuyển loại hình hoặc gắn với thương hiệu đã đăng ký, nên được tư vấn thêm bởi đơn vị pháp lý – kế toán uy tín. Thủ tục thay đổi địa chỉ, tên, ngành nghề kinh doanh quán cafe nếu được chuẩn hóa ngay từ bây giờ sẽ giúp bạn yên tâm tập trung vào điều quan trọng nhất: mang đến cho khách hàng những trải nghiệm đồ uống và không gian tốt hơn mỗi ngày.