Thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế là bước quan trọng nhưng thường bị nhiều đơn vị tổ chức xem nhẹ so với phần nội dung, kịch bản chương trình. Đối với một địa phương giàu di sản văn hóa như Huế, các lễ hội văn hóa – du lịch không chỉ là hoạt động giải trí mà còn là “bộ mặt” quảng bá hình ảnh với du khách trong và ngoài nước. Nếu không thực hiện đúng quy trình xin phép, chương trình rất dễ bị yêu cầu tạm dừng, chỉnh sửa gấp hoặc bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về lễ hội, quảng cáo, âm thanh ánh sáng, an ninh trật tự. Ngược lại, khi chuẩn bị kỹ hồ sơ pháp lý, làm việc sớm với cơ quan quản lý, đơn vị tổ chức sẽ chủ động hơn về thời gian, kinh phí và nội dung chương trình. Bài viết này sẽ hệ thống đầy đủ những nội dung cần lưu ý liên quan đến thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế để bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế.
Tổng quan về thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Vai trò của lễ hội văn hóa đối với du lịch Huế và yêu cầu quản lý nhà nước
Với lợi thế là Cố đô, quần thể di tích và không gian văn hóa đặc sắc, Huế luôn gắn liền với hình ảnh lễ hội văn hóa phục vụ du lịch Huế như Festival Huế, lễ hội áo dài, lễ hội ẩm thực, các lễ hội dân gian, lễ hội tâm linh gắn với đình, chùa, lăng tẩm. Lễ hội không chỉ là nơi tái hiện truyền thống, tín ngưỡng, phong tục mà còn là “sân khấu” sống động để kể câu chuyện về con người, lịch sử và bản sắc Huế với du khách trong và ngoài nước. Thông qua lễ hội, du khách có cơ hội trải nghiệm âm nhạc, múa, nghi lễ, trò chơi dân gian, ẩm thực, làng nghề… từ đó gia tăng ấn tượng, kéo dài thời gian lưu trú và khuyến khích chi tiêu cho các dịch vụ du lịch.
Tuy nhiên, đi cùng nhu cầu lễ hội văn hóa phục vụ du lịch Huế là yêu cầu rất cao về quản lý nhà nước. Nếu tổ chức ồ ạt, chạy theo thị hiếu, lễ hội dễ bị thương mại hóa, mất đi chiều sâu văn hóa; thậm chí xuất hiện các nội dung phản cảm, mê tín, cờ bạc núp bóng lễ hội. Vì vậy, cơ quan quản lý phải kiểm soát từ khâu nội dung, kịch bản, địa điểm, thời gian, quy mô, hình thức huy động tài trợ, bán vé… để bảo đảm lễ hội thực sự góp phần bảo tồn bản sắc, tôn vinh giá trị di sản chứ không làm biến dạng. Vai trò của thủ tục xin phép chính là “bộ lọc” để lựa chọn những chương trình phù hợp với định hướng phát triển du lịch bền vững, hạn chế lãng phí, chồng chéo, đồng thời bảo đảm an ninh trật tự, an toàn cho cộng đồng dân cư và du khách. Nói cách khác, xin phép không phải là “làm khó”, mà là cơ chế giúp hài hòa mục tiêu thu hút khách du lịch với trách nhiệm bảo tồn, phát huy giá trị văn hóa Huế.
Khi nào phải thực hiện thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch
Không phải mọi hoạt động trình diễn, sự kiện văn hóa đều phải xin phép như nhau, nhưng với các chương trình mang tính lễ hội văn hóa phục vụ du lịch, tổ chức tại không gian công cộng, di tích, quảng trường, đường phố… thì đa số đều thuộc đối tượng phải xin phép tổ chức lễ hội. Thông thường, thủ tục xin phép được đặt ra trong các trường hợp: lễ hội có quy mô lớn, dự kiến thu hút đông người tham gia; lễ hội có bán vé, khai thác thương mại, có huy động tài trợ, quảng cáo; lễ hội sử dụng âm thanh, ánh sáng, sân khấu ngoài trời; lễ hội diễn ra trong hoặc xung quanh khu vực di tích, danh lam thắng cảnh, khu dân cư đông đúc.
Ngoài ra, các chương trình có yếu tố nghệ thuật mới, dàn dựng công phu, mời nghệ sĩ, đoàn nghệ thuật từ địa phương khác hoặc quốc tế tham gia, sử dụng flycam, pháo hoa, hiệu ứng đặc biệt… cũng thường được yêu cầu lập hồ sơ xin phép để cơ quan văn hóa xem xét mức độ phù hợp, an toàn. Ngược lại, những hoạt động sinh hoạt văn hóa nội bộ quy mô nhỏ, mang tính giao lưu trong phạm vi cơ quan, trường học, doanh nghiệp, không bán vé, không quảng cáo rầm rộ, không ảnh hưởng trật tự công cộng… có thể chỉ cần thông báo hoặc thực hiện theo hướng dẫn riêng. Việc xác định quy mô lễ hội cần xin phép ngay từ khâu ý tưởng sẽ giúp đơn vị tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch thủ tục, tránh bị yêu cầu tạm dừng, điều chỉnh sát ngày diễn ra.
Cơ sở pháp lý về tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Quy định chung của pháp luật về lễ hội, biểu diễn nghệ thuật và hoạt động văn hóa
Hoạt động tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch nói chung và lễ hội tại Huế nói riêng được điều chỉnh bởi một hệ thống văn bản pháp luật về di sản, lễ hội và văn hóa công cộng. Ở tầm khung, Luật Di sản văn hóa và các nghị định hướng dẫn quy định nguyên tắc bảo vệ, phát huy giá trị di sản vật thể, phi vật thể; trong đó có lễ hội truyền thống gắn với di tích, tín ngưỡng, phong tục tập quán. Tiếp đó, Chính phủ ban hành các nghị định chuyên ngành về quản lý và tổ chức lễ hội, về hoạt động nghệ thuật biểu diễn, về hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng, cũng như nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa, quảng cáo. Đây là “xương sống” để các địa phương, trong đó có Thừa Thiên Huế, xây dựng quy chế cụ thể.
Về mặt khái niệm, pháp luật thường phân biệt lễ hội truyền thống, lễ hội mới và chương trình nghệ thuật. Lễ hội truyền thống gắn với các sự kiện lịch sử, nhân vật được tôn vinh, nghi lễ tín ngưỡng, phong tục đã tồn tại lâu dài trong cộng đồng. Lễ hội mới là các lễ hội được tổ chức gần đây, không có bề dày truyền thống nhưng mang ý nghĩa văn hóa, du lịch, như Festival Huế, các lễ hội ẩm thực, lễ hội áo dài, lễ hội ánh sáng… Chương trình nghệ thuật là các đêm diễn, show, sự kiện biểu diễn có kịch bản cụ thể, không mang đầy đủ yếu tố lễ nghi, rước, tế như lễ hội.
Pháp luật về hoạt động văn hóa công cộng quy định rõ các hành vi bị cấm trong lễ hội và biểu diễn: sùng bái mê tín dị đoan, kích động bạo lực, cờ bạc trá hình, nội dung phản cảm, trái thuần phong mỹ tục; quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khi tổ chức lễ hội về an ninh trật tự, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, bảo vệ di tích và cảnh quan. Đồng thời, quy định hồ sơ, trình tự, thời hạn giải quyết thủ tục xin phép đối với từng loại hình: lễ hội truyền thống phục hồi, lễ hội mới, chương trình nghệ thuật trong khu vực công cộng. Nắm rõ pháp luật về lễ hội và quy định hoạt động văn hóa công cộng sẽ giúp đơn vị tổ chức tránh các nội dung “nhạy cảm”, giảm rủi ro bị yêu cầu chỉnh sửa, hủy chương trình hoặc xử phạt.
Thẩm quyền cho phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Tại Thừa Thiên Huế, thẩm quyền cho phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch được phân cấp theo quy mô, tính chất và phạm vi ảnh hưởng của lễ hội. Đối với các lễ hội, chương trình văn hóa – nghệ thuật mang tầm cấp tỉnh, liên tỉnh, quốc gia hoặc quốc tế (như Festival Huế, các kỳ lễ hội lớn gắn với di tích cấp quốc gia đặc biệt), thẩm quyền chấp thuận chủ trương thường thuộc UBND tỉnh, trên cơ sở tham mưu của Sở Văn hóa và Thể thao (hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch). Những lễ hội này cần có đề án, kịch bản tổng thể, dự toán ngân sách, phương án bảo đảm an ninh, trật tự, giao thông, môi trường rất chi tiết.
Đối với các lễ hội, sự kiện văn hóa có quy mô cấp huyện, thành phố, thị xã (như lễ hội tại địa phương, chương trình lễ hội đường phố nhỏ, sự kiện gắn với tuyến phố đi bộ, chợ đêm, không gian hai bờ sông Hương…), thẩm quyền cho phép thường thuộc UBND thành phố/thị xã/huyện, với sự thẩm định chuyên môn của Phòng Văn hóa và Thông tin và sự phối hợp của các phòng, ban liên quan.
Các chương trình nghệ thuật, sự kiện văn hóa quy mô nhỏ do doanh nghiệp, tổ chức xã hội đứng ra thực hiện tại khu vực công cộng, trung tâm thương mại, điểm du lịch… thường phải xin phép hoặc thông báo đến Sở Văn hóa và Thể thao hoặc cơ quan văn hóa cấp huyện tùy tính chất và địa điểm.
Phân loại lễ hội văn hóa phục vụ du lịch và phạm vi áp dụng thủ tục xin phép
Lễ hội truyền thống, lễ hội ngành nghề, lễ hội mới gắn với sản phẩm du lịch
Khi nói đến lễ hội phục vụ du lịch Huế, có thể chia tương đối thành ba nhóm: lễ hội truyền thống, lễ hội ngành nghề và lễ hội mới gắn với sản phẩm du lịch.
Lễ hội truyền thống là những lễ hội đã tồn tại lâu đời, gắn với tín ngưỡng, tôn giáo, lịch sử của cộng đồng: lễ tế Nam Giao, lễ hội điện Hòn Chén, các lễ hội đình làng, lễ hội gắn với danh nhân, anh hùng dân tộc… Các lễ hội này thường có nghi thức trang trọng, nhiều yếu tố tín ngưỡng, nghi lễ, do cộng đồng dân cư, dòng họ, cơ sở tôn giáo phối hợp với chính quyền tổ chức. Khi khai thác phục vụ du lịch, phải rất cẩn trọng để không làm “mất chất” nghi lễ, không thương mại hóa thái quá.
Lễ hội ngành nghề là các lễ hội tôn vinh làng nghề, nghề truyền thống: lễ hội làng nghề nón lá, thêu, mộc, gốm, ẩm thực… Nhóm này thường dễ kết hợp với hoạt động trình diễn, trải nghiệm, không gian trưng bày – bán sản phẩm phục vụ du khách.
Lễ hội mới gắn với sản phẩm du lịch là những sự kiện được thiết kế hiện đại, có thể lặp lại theo kỳ (năm, mùa), ví dụ: lễ hội áo dài, lễ hội ẩm thực cố đô, lễ hội đèn lồng, đêm nhạc cung đình, lễ hội ánh sáng… Dù mang tính “sáng tạo mới”, các lễ hội này vẫn phải dựa trên phân loại lễ hội văn hóa chung và chịu sự điều chỉnh của quy định về tổ chức lễ hội, sự kiện văn hóa. Tùy tính chất, quy mô, phạm vi (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp cơ sở), thủ tục xin phép sẽ khác nhau, cơ quan thẩm quyền phê duyệt cũng khác.
Các chương trình, sự kiện văn hóa – nghệ thuật có yếu tố lễ hội cần xin phép
Bên cạnh những lễ hội đúng nghĩa, rất nhiều sự kiện văn hóa nghệ thuật tại Huế có yếu tố lễ hội, vẫn phải thực hiện thủ tục xin phép trước khi tổ chức. Có thể kể đến: chương trình trong khuôn khổ Festival Huế; đêm nhạc ngoài trời kết hợp trình diễn áo dài, diễu hành đường phố; chương trình tái hiện nghi lễ cung đình; carnival, diễu hành ánh sáng; đêm nghệ thuật trên sông Hương; chương trình countdown, bắn pháo hoa nghệ thuật gắn với xúc tiến du lịch…
Các hoạt động này thường có một số đặc điểm chung: tổ chức ở không gian công cộng, có tập trung đông người, có biểu diễn nghệ thuật, trình diễn trang phục, trưng bày không gian văn hóa, diễu hành… và có thể thu vé, bán dịch vụ đi kèm. Khi đó, đơn vị tổ chức phải lập hồ sơ xin phép: đề án chương trình, nội dung chính, kịch bản, địa điểm, thời gian, quy mô, phương án đảm bảo an ninh trật tự, PCCC, y tế, vệ sinh môi trường…
Những chương trình có yếu tố lễ hội cần xin phép thường phải được cơ quan văn hóa – du lịch cấp có thẩm quyền thẩm định, xem xét: có phù hợp thuần phong mỹ tục, có sử dụng hình ảnh di tích, di sản đúng quy định, có ảnh hưởng giao thông – an ninh đô thị hay không. Chỉ sau khi được chấp thuận, đơn vị mới được phép triển khai truyền thông, bán vé, ký hợp đồng tài trợ.
Hoạt động nhỏ lẻ trong khu du lịch, khách sạn, nhà hàng có cần xin phép không?
Một câu hỏi thực tế là: hoạt động văn nghệ trong khu du lịch, khách sạn, nhà hàng có phải xin phép như lễ hội hay không? Ở đây cần phân biệt rõ giữa sinh hoạt nội bộ/trong khuôn viên riêng và sự kiện công cộng mang tính lễ hội.
Nếu chương trình diễn ra trong không gian thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp (sảnh khách sạn, nhà hàng, khu resort), phục vụ chủ yếu cho khách đang lưu trú, khách đặt bàn, quy mô vừa phải, không chiếm dụng đường phố, vỉa hè, không quảng bá như một sự kiện lễ hội mở rộng cho cộng đồng, thì thường được xem là sinh hoạt nội bộ hoặc chương trình phục vụ khách. Ví dụ: đêm nhạc acoustic cuối tuần trong nhà hàng, tiết mục múa cung đình ngắn trong bữa gala dinner, chương trình giao lưu văn nghệ cho đoàn khách MICE… Với dạng này, doanh nghiệp chủ yếu phải tuân thủ quy định về bản quyền âm nhạc, tiếng ồn, thời gian hoạt động, an ninh trật tự, chứ không phải lúc nào cũng làm thủ tục xin phép như một lễ hội công cộng.
Ngược lại, nếu hoạt động được tổ chức mở rộng ra không gian công cộng, mời gọi đông đảo người dân, du khách bên ngoài vào tham gia, có diễu hành, dựng sân khấu ngoài trời, chiếm dụng lòng đường, vỉa hè hoặc quảng bá như một “lễ hội mới” dành cho công chúng, thì nhiều khả năng sẽ được xếp gần với sự kiện văn hóa – nghệ thuật có yếu tố lễ hội và phải xin phép theo quy định. Do đó, khi xây dựng ý tưởng chương trình, nhà đầu tư du lịch cần xác định đúng tính chất, quy mô ngay từ đầu để lựa chọn thủ tục phù hợp, tránh bị xem là “tổ chức lễ hội chui”, dễ bị kiểm tra và xử phạt.
Điều kiện để được phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Huế là “thủ phủ” của di sản, lễ hội và các sự kiện văn hóa – nghệ thuật. Mỗi lễ hội tổ chức tại đây không chỉ đơn thuần là hoạt động giải trí mà còn gắn với hình ảnh thành phố Festival, gắn với hệ thống di tích, không gian tâm linh, đời sống cộng đồng cư dân địa phương. Vì vậy, để được phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế, đơn vị tổ chức phải đáp ứng một loạt điều kiện chặt chẽ về nội dung chương trình, địa điểm – thời gian – quy mô, cũng như năng lực tổ chức, tài chính và phương án đảm bảo an toàn.
Trước hết, điều kiện về nội dung lễ hội là yếu tố được xem xét rất kỹ. Chương trình phải thể hiện mục tiêu quảng bá, tôn vinh giá trị văn hóa – lịch sử – nghệ thuật của Huế và Việt Nam; tuyệt đối không được xuyên tạc di tích, bóp méo giá trị lịch sử, xúc phạm tôn giáo – tín ngưỡng. Nội dung lễ hội văn hóa phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, tránh các tiết mục, hình ảnh, lời dẫn phản cảm, dung tục hoặc gây tranh cãi trên mạng xã hội.
Tiếp theo, điều kiện về địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức lễ hội cũng rất quan trọng. Không phải nơi nào cũng được phép bày sân khấu, lắp âm thanh – ánh sáng, tập trung đông người. Địa điểm tổ chức cần phù hợp với quy hoạch không gian du lịch, không gây tắc nghẽn giao thông, không phá vỡ cảnh quan di tích và đời sống cộng đồng. Thời gian tổ chức phải được tính toán để không trùng với các kỳ thi, các sự kiện chính trị – ngoại giao quan trọng, tránh gây quá tải cho hạ tầng và áp lực xã hội.
Ngoài ra, cơ quan cấp phép sẽ xem xét kỹ năng lực tổ chức lễ hội, điều kiện tài chính sự kiện văn hóa của đơn vị đứng ra xin phép. Đơn vị phải chứng minh có đủ kinh nghiệm (hoặc ký hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp), có đội ngũ nhân sự, đối tác kỹ thuật, tình nguyện viên phù hợp. Đồng thời, phải xây dựng phương án an ninh trật tự, PCCC, y tế, vệ sinh môi trường, phương án phân luồng giao thông một cách cụ thể. Nguồn tài chính tổ chức lễ hội phải rõ ràng, minh bạch, đảm bảo việc triển khai chương trình đúng quy mô đăng ký, tránh trường hợp “đăng ký hoành tráng nhưng thực hiện sơ sài”, gây phản cảm với du khách.
Việc đáp ứng đầy đủ các nhóm điều kiện trên không chỉ là yêu cầu bắt buộc để được cấp phép mà còn là nền tảng để lễ hội vận hành trơn tru, an toàn, đẹp mắt, mang lại trải nghiệm tốt cho du khách và tạo ấn tượng tích cực lâu dài cho hình ảnh du lịch Huế.
Điều kiện về nội dung lễ hội – phù hợp thuần phong mỹ tục, không xuyên tạc di tích
Nội dung là “trái tim” của mỗi lễ hội, vì thế yêu cầu đầu tiên là chương trình phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, giá trị văn hóa truyền thống. Khi xây dựng kịch bản, đơn vị tổ chức cần xác định rõ chủ đề tổng thể: tôn vinh di sản cố đô, văn hóa cung đình, văn hóa dân gian xứ Huế, ẩm thực, áo dài, nhã nhạc, lễ hội dân gian… Từ đó, từng tiết mục, phần trình diễn, lời dẫn, hình ảnh minh họa phải bám sát chủ đề, thể hiện rõ nội dung lễ hội văn hóa mang tính giáo dục, truyền cảm hứng và quảng bá du lịch bền vững.
Các điều kiện nội dung chương trình lễ hội thường bao gồm:
Không được xuyên tạc lịch sử, bịa đặt về các nhân vật, sự kiện gắn với di tích.
Không sử dụng lời thoại, ca từ, hình ảnh dung tục, phản cảm, trái đạo đức xã hội.
Không lợi dụng lễ hội để cổ vũ mê tín dị đoan, bạo lực, phân biệt vùng miền, dân tộc, giới tính.
Không dàn dựng những cảnh quay, hoạt cảnh xâm hại không gian di tích (leo trèo, ngồi lên hiện vật, hành xử thiếu tôn trọng nơi thờ tự…).
Đặc biệt, nếu lễ hội diễn ra trong hoặc gần khu vực di tích, nội dung phải tôn trọng tính linh thiêng, tôn giáo – tín ngưỡng, tránh “sân khấu hóa” quá mức các yếu tố cần trang nghiêm. Đồng thời, cần lồng ghép thông điệp bảo tồn di sản, ứng xử văn minh của du khách và người dân địa phương. Một chương trình được chuẩn bị kỹ về nội dung, nêu rõ mục đích, thông điệp tích cực sẽ dễ được cơ quan quản lý thẩm định và chấp thuận.
Điều kiện về địa điểm, thời gian, quy mô tổ chức lễ hội
Đối với điều kiện địa điểm tổ chức lễ hội, đơn vị xin phép phải trình bày rõ khu vực, mặt bằng dự kiến sử dụng: quảng trường, công viên, tuyến phố đi bộ, khu vực ven sông Hương, không gian trong – ngoài di tích… Địa điểm lựa chọn phải:
Phù hợp với quy hoạch không gian văn hóa – du lịch của tỉnh/thành phố.
Có khả năng bố trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng, khu vực khán giả, khu kỹ thuật mà không gây hư hại công trình, cảnh quan.
Đảm bảo lối thoát hiểm, đường di chuyển cho xe cứu hỏa, cứu thương nếu có sự cố.
Không chiếm dụng toàn bộ lòng, lề đường gây tắc nghẽn giao thông, ảnh hưởng tiêu cực đến sinh hoạt của người dân.
Về thời gian tổ chức lễ hội Huế, cần chọn khung thời gian phù hợp với mùa du lịch, thời tiết, không trùng với các kỳ thi quan trọng, sự kiện chính trị – ngoại giao trọng điểm. Nếu tổ chức vào buổi tối hoặc kéo dài nhiều ngày, phải có plan chi tiết về giờ mở – kết thúc chương trình, đảm bảo không gây tiếng ồn quá quy định, ảnh hưởng giấc ngủ của người dân xung quanh.
Quy mô lễ hội (số ngày tổ chức, số lượng người tham dự dự kiến, số đoàn nghệ thuật, mức độ đầu tư sân khấu – âm thanh – ánh sáng…) phải tương xứng với năng lực tổ chức và hạ tầng khu vực. Nếu dự kiến tập trung lượng khách quá lớn, đơn vị bắt buộc phải có phương án phân luồng giao thông, bố trí bãi gửi xe, khu vệ sinh, khu bán hàng lưu niệm… để tránh quá tải, chen lấn, mất an ninh trật tự.
Điều kiện về năng lực tổ chức, tài chính, phương án đảm bảo an toàn
Để lễ hội diễn ra an toàn, chuyên nghiệp, đơn vị xin phép phải chứng minh năng lực tổ chức lễ hội ở mức đáp ứng được quy mô sự kiện. Điều này thể hiện qua kinh nghiệm các chương trình đã thực hiện trước đây, đội ngũ nhân sự chuyên trách (nghệ thuật, kỹ thuật, hậu cần, truyền thông), và/hoặc hợp đồng hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Về điều kiện tài chính sự kiện văn hóa, cơ quan quản lý thường yêu cầu minh bạch nguồn tài trợ, hình thức xã hội hóa (nếu có), dự toán chi phí và kế hoạch sử dụng ngân sách. Mục đích là tránh tình trạng thiếu kinh phí, cắt xén chương trình, gây mất uy tín hoặc phát sinh hoạt động thương mại hóa quá mức trong không gian lễ hội.
Ngoài ra, hồ sơ xin phép phải kèm phương án đảm bảo an toàn chi tiết:
Phương án an ninh trật tự, phân công lực lượng bảo vệ, phối hợp công an địa phương.
Phương án PCCC, sơ tán khi có sự cố, bố trí bình chữa cháy, lối thoát hiểm.
Phương án y tế: bố trí tổ y tế, xe cứu thương (nếu cần), khu vực sơ cứu.
Phương án vệ sinh môi trường, thu gom rác, nhà vệ sinh lưu động, nước sạch.
Khi chứng minh được năng lực tổ chức, nguồn lực tài chính rõ ràng và phương án an toàn khả thi, đơn vị xin phép sẽ tạo được niềm tin với cơ quan quản lý, từ đó tăng khả năng được chấp thuận tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế.
Thành phần hồ sơ thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Đơn đề nghị cho phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch theo mẫu
Trong bộ hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế, đơn đề nghị cho phép tổ chức lễ hội văn hóa theo mẫu là giấy tờ quan trọng hàng đầu. Đây là tài liệu thể hiện rõ thông tin về đơn vị đứng ra tổ chức, người đại diện theo pháp luật, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email, mã số thuế… giúp cơ quan quản lý dễ dàng xác minh năng lực và trách nhiệm pháp lý của đơn vị tổ chức. Trên mẫu đơn xin phép lễ hội, đơn vị cần ghi rõ tên lễ hội, chủ đề, thông điệp chính, loại hình hoạt động (diễu hành, trình diễn nghệ thuật, trò chơi dân gian, không gian ẩm thực…).
Ngoài ra, trong đơn phải nêu cụ thể thời gian, địa điểm tổ chức, quy mô lễ hội (số ngày tổ chức, số lượng khách dự kiến, khu vực sử dụng, sân khấu chính – phụ, không gian trưng bày…). Phần mục đích tổ chức lễ hội cần trình bày rõ mục tiêu quảng bá hình ảnh du lịch Huế, bảo tồn và phát huy giá trị văn hóa truyền thống, thúc đẩy tiêu dùng dịch vụ du lịch, ẩm thực, lưu trú… Việc thể hiện rõ mục đích văn minh, lành mạnh, phù hợp định hướng phát triển du lịch địa phương sẽ giúp hồ sơ được đánh giá tích cực hơn.
Trong đơn, đơn vị cũng phải cam kết chấp hành nghiêm các quy định pháp luật về văn hóa, du lịch, an ninh trật tự, PCCC, môi trường; cam kết không tổ chức các nội dung phản cảm, trái thuần phong mỹ tục, không lợi dụng lễ hội để kinh doanh trái phép, cờ bạc, mê tín dị đoan… Phần cam kết càng cụ thể, cơ quan cấp phép càng yên tâm về ý thức tuân thủ pháp luật của đơn vị. Khi soạn thảo, nên tham khảo đúng đơn xin phép tổ chức lễ hội văn hóa theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền ban hành, tránh tự ý sửa cấu trúc, bỏ sót thông tin dẫn đến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Đề án/kịch bản chi tiết chương trình lễ hội văn hóa
Bên cạnh đơn đề nghị, đề án hoặc kịch bản chi tiết chương trình lễ hội văn hóa là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế. Đây là phần thể hiện “linh hồn” của lễ hội, cho thấy tổng thể nội dung sẽ diễn ra như thế nào, bố cục chương trình, điểm nhấn văn hóa – du lịch và mức độ an toàn, lành mạnh của hoạt động. Trong kịch bản cần mô tả rõ nội dung từng phần, từ khai mạc, các tiết mục chính, hoạt động trải nghiệm, trò chơi, trình diễn nghệ thuật, giao lưu khán giả, cho đến bế mạc.
Mỗi phần nội dung nên nêu rõ số lượng tiết mục, hình thức biểu diễn (ca múa nhạc, trình diễn áo dài, tái hiện nghi lễ cung đình, trò chơi dân gian, diễu hành ánh sáng…), thời lượng dự kiến, đơn vị thực hiện, số lượng người tham gia. Đối với các chương trình có sử dụng âm thanh, ánh sáng, pháo hoa lạnh, đạo cụ đặc biệt… cần ghi rõ để cơ quan có thẩm quyền xem xét yếu tố an toàn. Thành phần tham gia chương trình cũng nên được liệt kê: nghệ sĩ, diễn viên, đoàn nghệ thuật, học sinh – sinh viên, cộng đồng dân cư, doanh nghiệp du lịch đồng hành… giúp chứng minh tính chuyên nghiệp và khả năng thu hút du khách.
Kịch bản cần thể hiện rõ các yếu tố văn hóa đặc trưng của Huế như nhã nhạc cung đình, áo dài, ẩm thực cung đình, lễ hội dân gian, di tích cố đô… để nhấn mạnh giá trị quảng bá du lịch. Đồng thời, phải tránh những nội dung gây tranh cãi, bạo lực, phản cảm, trái thuần phong mỹ tục. Một kịch bản lễ hội văn hóa du lịch được chuẩn bị kỹ lưỡng, logic, có điểm nhấn, an toàn và phù hợp định hướng phát triển du lịch sẽ giúp hồ sơ dễ được chấp thuận hơn. Vì vậy, khi lập đề án tổ chức lễ hội tại Huế, đơn vị nên đầu tư thời gian, có thể phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bảo đảm tính khả thi và thuyết phục.
Phương án đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, PCCC, y tế, môi trường
Một trong những nội dung không thể thiếu trong hồ sơ xin phép là phương án đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông, PCCC, y tế, môi trường. Cơ quan cấp phép đặc biệt quan tâm đến nội dung này vì lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế thường thu hút lượng khách lớn, dễ phát sinh rủi ro nếu không kiểm soát tốt. Đơn vị tổ chức cần xây dựng phương án phối hợp với công an địa phương, lực lượng trật tự đô thị, cảnh sát PCCC, y tế, bảo vệ dân phố…, thể hiện bằng văn bản hoặc biên bản làm việc cụ thể.
Trong phương án, nên có sơ đồ phân luồng giao thông, lối ra vào khu vực lễ hội, vị trí gửi xe, khu vực tập kết khán giả, khu vực sân khấu, lối thoát hiểm để bảo đảm không gây ùn tắc, chen lấn, xô đẩy. Đồng thời, phải nêu rõ giải pháp phòng cháy chữa cháy: vị trí đặt bình chữa cháy, lối thoát hiểm, bố trí nhân sự trực PCCC, quy trình xử lý khi xảy ra sự cố. Đối với y tế, cần có điểm sơ cứu, nhân viên y tế túc trực, phương án liên hệ bệnh viện khi cần. Về môi trường, nêu rõ việc đặt thùng rác, lực lượng vệ sinh, đơn vị thu gom rác sau lễ hội. Một phương án đảm bảo an ninh lễ hội, phương án PCCC lễ hội càng chi tiết, khả thi, hồ sơ càng dễ được chấp thuận.
Văn bản chứng minh nguồn kinh phí, tài trợ và các giấy tờ liên quan khác
Ngoài các giấy tờ chính nêu trên, bộ hồ sơ còn cần văn bản chứng minh nguồn kinh phí, tài trợ và các giấy tờ liên quan khác. Đối với lễ hội có nguồn tài trợ, cần chuẩn bị thỏa thuận tài trợ, hợp đồng dịch vụ, cam kết tài trợ giữa đơn vị tổ chức và nhà tài trợ để chứng minh tính minh bạch, hợp pháp của nguồn kinh phí. Những tài liệu này giúp cơ quan cấp phép đánh giá khả năng tài chính, bảo đảm lễ hội được triển khai đầy đủ như đề án.
Bên cạnh đó, tùy tính chất lễ hội, có thể phải bổ sung thêm một số giấy tờ kèm theo hồ sơ xin phép lễ hội như: hợp đồng thuê địa điểm, hợp đồng với đơn vị tổ chức sự kiện, hợp đồng thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng, bảo hiểm trách nhiệm dân sự (nếu có)… Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài trợ lễ hội và các tài liệu chứng minh nguồn lực sẽ giúp hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế được đánh giá cao về tính khả thi và chuyên nghiệp.
Tham khảo: Điều kiện quảng cáo dịch vụ du lịch tại Huế
Quy trình, thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ, tham vấn cơ quan chuyên môn về nội dung và hình thức lễ hội
Trước khi tiến hành thủ tục xin phép tổ chức lễ hội, doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ xin phép lễ hội đầy đủ, đồng thời tham vấn các cơ quan chuyên môn về nội dung, hình thức và quy mô lễ hội. Việc này thường được thực hiện thông qua làm việc sơ bộ với phòng/ban chuyên môn của Sở Văn hóa và Thể thao hoặc cơ quan quản lý di tích tại Huế để nhận góp ý, đánh giá tính khả thi và đảm bảo tuân thủ các quy định về văn hóa, an toàn và môi trường. Hồ sơ chuẩn bị bao gồm: đề xuất kế hoạch tổ chức, danh sách các hoạt động, kịch bản chương trình, dự toán kinh phí và biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự. Tham vấn cơ quan chuyên môn giúp đơn vị tổ chức điều chỉnh nội dung lễ hội phù hợp với giá trị văn hóa và truyền thống Huế, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc để quá trình xin phép diễn ra thuận lợi. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bước này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh nhiều lần.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền và theo dõi quá trình thẩm định
Sau khi hoàn tất bước chuẩn bị, hồ sơ cần được nộp hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội tại Huế tại cơ quan có thẩm quyền, thường là bộ phận một cửa của Sở Văn hóa và Thể thao hoặc hệ thống trực tuyến do UBND tỉnh triển khai. Khi nộp hồ sơ, đơn vị nhận được giấy biên nhận và thông tin về thời hạn thẩm định. Trong quá trình thẩm định hồ sơ lễ hội văn hóa, cơ quan chuyên môn sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, đánh giá nội dung, an toàn, tác động môi trường và sự phù hợp với lịch trình sự kiện địa phương. Đơn vị tổ chức cần theo dõi tiến độ, chủ động bổ sung thông tin hoặc giải trình khi cơ quan thẩm định yêu cầu, đồng thời chuẩn bị các giấy tờ liên quan như bảo hiểm trách nhiệm, phương án phòng chống cháy nổ, và biện pháp y tế. Việc thực hiện đúng bước này giúp tăng khả năng hồ sơ được duyệt nhanh chóng, đồng thời đảm bảo thẩm định hồ sơ lễ hội văn hóa diễn ra minh bạch, an toàn và đúng quy định.
Bước 3 – Hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu, nhận văn bản chấp thuận và tổ chức thực hiện
Sau khi hồ sơ được thẩm định, cơ quan chức năng có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa một số nội dung, gọi là bổ sung hồ sơ lễ hội. Đơn vị tổ chức cần xử lý các công văn góp ý, điều chỉnh kế hoạch, kịch bản, biện pháp an toàn và lịch trình phù hợp. Khi hồ sơ hoàn thiện và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, cơ quan quản lý sẽ cấp quyết định cho phép tổ chức lễ hội, đây là văn bản chính thức xác nhận đơn vị được phép triển khai các hoạt động lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế. Sau khi nhận quyết định, đơn vị tổ chức tiến hành triển khai thực hiện lễ hội theo kế hoạch, đồng thời tuân thủ các quy định về an ninh, bảo vệ di tích, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ. Việc thực hiện đúng quy trình này đảm bảo lễ hội diễn ra an toàn, chuyên nghiệp, thu hút khách du lịch, đồng thời nâng cao uy tín của đơn vị tổ chức và góp phần quảng bá văn hóa đặc trưng của Huế.
Thời gian giải quyết hồ sơ và trách nhiệm báo cáo sau lễ hội
Việc tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế yêu cầu xin phép trước và thực hiện báo cáo sau khi kết thúc sự kiện. Đây là quy trình bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn, trật tự, quản lý khách du lịch và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Thời hạn xử lý hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế
Theo quy định, hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phải được nộp trước ngày dự kiến diễn ra lễ hội tối thiểu 30–45 ngày làm việc, tùy theo quy mô và loại hình sự kiện. Cơ quan quản lý sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, đánh giá kịch bản, phương án an ninh, PCCC, vệ sinh môi trường và quản lý khách tham quan.
Thời gian xử lý hồ sơ thường dao động từ 7–15 ngày làm việc đối với lễ hội quy mô nhỏ, và 15–30 ngày đối với lễ hội lớn, có liên quan nhiều di tích hoặc khu vực đông dân cư. Hồ sơ đầy đủ, chi tiết sẽ được thẩm định nhanh hơn, trong khi hồ sơ thiếu thông tin hoặc chưa nêu rõ phương án tổ chức có thể bị trả lại để chỉnh sửa.
Doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức cần lưu ý nộp hồ sơ đúng hạn, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu kèm theo như kịch bản chi tiết, danh sách nhân sự, sơ đồ bố trí không gian, phương án xử lý sự cố và kế hoạch bảo vệ di tích.
Báo cáo kết quả tổ chức lễ hội sau khi kết thúc chương trình
Sau khi lễ hội kết thúc, đơn vị tổ chức có trách nhiệm lập báo cáo tổng kết gửi cơ quan quản lý. Báo cáo này bao gồm:
Đánh giá kết quả thực hiện so với kịch bản đã được duyệt, bao gồm các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, các trò chơi, biểu diễn.
Số lượng khách tham dự, phản hồi của du khách và các đơn vị tham gia.
Các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức, ví dụ như sự cố an ninh, tai nạn, mất an toàn, vi phạm vệ sinh môi trường.
Đề xuất rút kinh nghiệm, bao gồm điều chỉnh kịch bản, cải thiện công tác an ninh, giao thông, y tế, hoặc bổ sung thiết bị cứu hộ cứu nạn.
Báo cáo giúp cơ quan quản lý đánh giá hiệu quả lễ hội, điều chỉnh quy định và tạo tiền đề cho các sự kiện tiếp theo. Việc thực hiện báo cáo đầy đủ còn giúp đơn vị tổ chức tăng uy tín, dễ được phê duyệt cho các lễ hội sau.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ xin phép tổ chức lễ hội bị trả lại hoặc chậm phê duyệt
Trong quá trình xin phép, nhiều hồ sơ bị trả lại hoặc chậm duyệt do không đáp ứng các yêu cầu về chi tiết kịch bản, an toàn, giao thông và phương án tổ chức. Việc nhận biết các lỗi này giúp chuẩn bị hồ sơ chính xác, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro.
Kịch bản chung chung, thiếu chi tiết, chưa thể hiện rõ yếu tố văn hóa và an toàn
Một lỗi phổ biến là kịch bản quá sơ sài, chỉ mô tả tổng quan các hoạt động mà không nêu rõ thời gian, địa điểm, phân công nhân sự, trang thiết bị và biện pháp đảm bảo an toàn. Kịch bản thiếu chi tiết khiến cơ quan thẩm định không đánh giá được tính khả thi và mức độ an toàn, dẫn đến hồ sơ bị trả lại nhiều lần.
Ngoài ra, việc không thể hiện rõ yếu tố văn hóa đặc trưng Huế, như trang phục, biểu diễn nghệ thuật truyền thống, hoặc không mô tả cách bảo vệ di tích, cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ không đạt yêu cầu.
Thiếu phương án an ninh, giao thông, PCCC hoặc chưa tính toán đến công suất khách
Nhiều hồ sơ bị từ chối do không có phương án an ninh trật tự, điều phối giao thông, phòng cháy chữa cháy hoặc cứu hộ cứu nạn. Một số hồ sơ chưa tính toán số lượng khách tối đa phù hợp với địa điểm, dẫn đến nguy cơ quá tải, mất an toàn và vi phạm quy định pháp luật.
Hồ sơ phải bao gồm sơ đồ phân luồng khách, đội ngũ bảo vệ, phương tiện cứu hộ, bố trí y tế và vệ sinh môi trường. Nếu các phương án này không rõ ràng hoặc không khả thi, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu chỉnh sửa, làm chậm thời gian cấp phép và gây trở ngại cho kế hoạch tổ chức lễ hội.
Kết bài:
Thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế nếu được chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu sẽ giúp đơn vị tổ chức tránh được rất nhiều áp lực về thời gian và rủi ro pháp lý. Khi hiểu rõ cơ sở pháp lý, thẩm quyền cấp phép, thành phần hồ sơ và quy trình thẩm định, bạn có thể chủ động xây dựng kịch bản, kế hoạch tài chính và phương án an toàn phù hợp với quy mô sự kiện. Ngược lại, việc xem nhẹ khâu xin phép, chạy hồ sơ sát ngày hoặc chuẩn bị hồ sơ sơ sài dễ khiến chương trình phải chỉnh sửa gấp, thậm chí bị dừng tổ chức. Trong bối cảnh Huế ngày càng khẳng định vị thế là “thành phố lễ hội”, mỗi lễ hội văn hóa phục vụ du lịch đều cần được tổ chức bài bản, vừa hấp dẫn vừa đúng quy định. Nếu bạn cần một đơn vị đồng hành, Gia Minh sẵn sàng hỗ trợ trọn gói thủ tục xin phép tổ chức lễ hội văn hóa phục vụ du lịch tại Huế để bạn tập trung vào nội dung sáng tạo và trải nghiệm của du khách.
