Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm đang trở thành nhu cầu thiết thực khi ngày càng nhiều cửa hàng mỹ phẩm tại Huế vừa bán tại shop, vừa bán online, vừa nhập hàng trong nước lẫn xách tay. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm không chỉ là ghi chép sổ sách cho đủ hồ sơ thuế, mà còn là nền tảng để đọc được tồn kho, biên lợi nhuận và dòng tiền của cửa hàng. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm giúp chủ shop phân biệt được đâu là mã hàng đang quay vòng nhanh, đâu là sản phẩm tồn đọng, gần hết hạn cần xả mạnh. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm còn hỗ trợ sắp xếp lại cách ghi nhận doanh thu từ Facebook, TikTok, sàn thương mại điện tử, chuyển khoản, COD… một cách đồng bộ. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm vì vậy phù hợp với cả shop nhỏ mới mở lẫn cửa hàng đã có chuỗi, có kế hoạch mở rộng thương hiệu. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm cũng là “lá chắn” giúp cửa hàng yên tâm khi làm việc với cơ quan thuế, đối tác phân phối hoặc chủ mặt bằng. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm nếu được triển khai đúng cách sẽ rất thân thiện, dễ hiểu, không hề khô khan như nhiều chủ shop vẫn nghĩ. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm chính là trợ thủ thầm lặng để chủ shop tập trung vào việc nhập hàng đẹp, tư vấn da chuẩn và chăm sóc khách hàng.
Tổng quan dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm
Thị trường shop mỹ phẩm tại Huế và xu hướng bán hàng đa kênh
Những năm gần đây, thị trường làm đẹp tại Huế phát triển rõ rệt với hàng loạt shop mỹ phẩm từ nhỏ đến vừa, nằm trên các tuyến phố trung tâm, khu sinh viên, khu dân cư mới. Chủ shop không chỉ nhập hàng công ty, hàng phân phối chính hãng mà còn có cả hàng xách tay, set quà, combo skincare, makeup, chăm sóc tóc, body… đáp ứng đủ phân khúc từ bình dân đến trung cấp. Cùng với đó, hành vi mua hàng của khách thay đổi mạnh: họ xem review trên mạng, inbox đặt hàng, chốt đơn trên livestream, nhận hàng qua ship hoặc sàn TMĐT.
Xu hướng bán hàng đa kênh (offline tại cửa hàng, online qua Facebook, Zalo, TikTok, Shopee, Lazada…) khiến dòng tiền và dữ liệu đơn hàng trở nên phân tán. Nếu không có hệ thống kế toán – quản lý phù hợp, chủ shop mỹ phẩm tại Huế rất dễ “lạc” trong biển số liệu: đơn đã chốt, đơn hủy, đơn trả lại, phí ship, phí sàn, chiết khấu cho KOL, cộng tác viên… Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm xuất hiện để giúp gom tất cả về một bức tranh tài chính rõ ràng, dễ đọc, dễ ra quyết định.
Vì sao shop mỹ phẩm cần dịch vụ kế toán chuyên ngành bán lẻ – beauty
Shop mỹ phẩm thuộc nhóm bán lẻ – beauty có đặc thù rất khác so với quán ăn, tạp hóa hay thời trang. Số lượng mã hàng nhiều, vòng đời sản phẩm phụ thuộc hạn sử dụng, xu hướng làm đẹp và chiến dịch marketing của hãng. Một vài mã sản phẩm có thể chiếm phần lớn doanh thu, trong khi rất nhiều mã khác tồn kho lâu, gần hết date, nếu không theo dõi sát sẽ “ăn mòn” lợi nhuận.
Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm không chỉ làm thuế mà còn thiết kế hệ thống sổ sách, báo cáo quản trị xoay quanh tồn kho, giá vốn, doanh thu theo kênh và theo dòng sản phẩm. Đơn vị có kinh nghiệm trong ngành beauty hiểu cách xử lý hàng tặng, hàng mẫu, chương trình mua 1 tặng 1, combo, flash sale… để vẫn phản ánh đúng lãi lỗ. Kế toán chuyên ngành bán lẻ – beauty vì vậy giúp chủ shop không chỉ “đứng vững” về thuế mà còn tối ưu cấu trúc hàng hóa và chính sách bán hàng.
Những sai lầm phổ biến của chủ shop khi tự làm sổ sách – thuế
Sai lầm đầu tiên là chỉ nhìn số tiền còn lại trong tài khoản hoặc két tiền mặt rồi kết luận “tháng này lời” mà không hề tính đến giá trị tồn kho, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. Sai lầm thứ hai là không phân biệt được hàng bán, hàng tặng, hàng dùng thử, hàng cho nhân viên trải nghiệm nên giá vốn bị sai lệch, báo cáo lợi nhuận không phản ánh đúng thực tế. Sai lầm thứ ba là bỏ qua hóa đơn, chứng từ, chỉ tập trung nhập hàng nhanh – bán nhanh, đến khi cơ quan thuế hỏi tới doanh thu, nguồn hàng thì không có hồ sơ đầy đủ để giải trình. Những sai lầm này khiến nhiều shop mỹ phẩm tại Huế “đông khách mà vẫn mệt tiền”, không biết chính xác mình đang mạnh hay yếu ở đâu.
Đặc thù kế toán cho shop mỹ phẩm tại Huế
Hàng hóa đa mã, đa màu, đa dung tích, nhiều lô – nhiều hạn sử dụng
Kế toán shop mỹ phẩm tại Huế phải đối mặt với một “rừng” mã hàng: cùng một dòng sản phẩm nhưng có nhiều dung tích, màu sắc, tông da, batch sản xuất và hạn sử dụng khác nhau. Một kệ hàng nhỏ có thể chứa vài chục đến cả trăm mã, trong khi chủ shop lại thường xuyên nhập hàng theo lô hỗn hợp, vừa hàng công ty vừa hàng xách tay. Nếu không xây dựng danh mục hàng hóa rõ ràng và quy tắc đặt mã khoa học, việc theo dõi tồn kho, giá vốn sẽ trở thành ác mộng.
Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm thường bắt đầu bằng bước chuẩn hóa danh mục: gán mã cho từng sản phẩm theo thương hiệu, dòng sản phẩm, dung tích, mã màu, lô – hạn sử dụng. Từ đó, việc nhập – xuất – kiểm kê và phân tích tồn kho theo thương hiệu, nhóm công dụng, tốc độ bán sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, giúp hạn chế tình trạng quên hàng cận date, ôm tồn kho quá lâu.
Doanh thu từ cửa hàng, bán online, sàn TMĐT và cộng tác viên
Shop mỹ phẩm tại Huế hiếm khi chỉ bán một kênh. Doanh thu thường đến từ bán trực tiếp tại cửa hàng, bán qua Facebook, Zalo, livestream TikTok, bán trên Shopee, Lazada, Tiki, kết hợp cộng tác viên, KOL hoặc đối tác spa – salon. Mỗi kênh lại có cách ghi nhận doanh thu, chiết khấu, phí nền tảng, phí ship, thời điểm nhận tiền khác nhau. Nếu chủ shop không có bảng tổng hợp, rất dễ rơi vào tình trạng “bán nhiều nhưng không thấy tiền đâu” vì bị chiếm dụng vốn, tồn đọng công nợ COD hoặc lệch số giữa đơn hàng – tiền thu về.
Kế toán cho shop mỹ phẩm cần xây dựng cấu trúc báo cáo doanh thu theo kênh: offline, social, sàn, cộng tác viên… kèm theo các khoản giảm trừ doanh thu như mã giảm giá, freeship, hoàn điểm, refund. Nhờ vậy, chủ shop tại Huế mới đọc được kênh nào thật sự hiệu quả, kênh nào chỉ “làm hình ảnh” mà lợi nhuận không đáng kể.
Hàng tặng, hàng mẫu, combo, flash sale và ảnh hưởng đến lãi lỗ
Ngành mỹ phẩm gắn chặt với khuyến mãi: tặng mini size, tặng mask, mua 1 tặng 1, combo dưỡng da, flash sale theo khung giờ, giảm giá sâu để xả hàng cận date… Nếu không có nguyên tắc kế toán rõ ràng, chủ shop dễ bỏ qua giá vốn của phần hàng tặng, dẫn đến việc báo cáo lợi nhuận trông có vẻ “đẹp” nhưng thực tế lại thấp hơn rất nhiều.
Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm sẽ thiết kế cách ghi nhận hàng tặng, hàng mẫu như chi phí marketing hoặc chi phí bán hàng, có liên kết với từng chương trình khuyến mãi cụ thể. Các chương trình combo, flash sale cũng được tính toán lại biên lợi nhuận gộp để xem có đang “đốt tiền” quá mức hay không. Khi nhìn được ảnh hưởng của mọi chương trình khuyến mãi lên lãi lỗ, chủ shop sẽ biết chọn lọc chiến dịch nào nên duy trì, chiến dịch nào chỉ nên dùng ngắn hạn hoặc điều chỉnh mức ưu đãi cho hợp lý.
Quản lý tồn kho và giá vốn trong kế toán shop mỹ phẩm
Thiết lập danh mục hàng hóa, mã sản phẩm, nhóm thương hiệu – công dụng
Với shop mỹ phẩm, nếu không thiết lập danh mục hàng hóa ngay từ đầu thì rất dễ rơi vào tình trạng “biết còn hàng mà không tìm ra”, hoặc lẫn lộn giữa các dòng tương tự. Kế toán sẽ hỗ trợ bạn xây khung danh mục gồm: mã sản phẩm, tên sản phẩm chi tiết, thương hiệu, dòng sản phẩm (skincare, makeup, haircare, body…), công dụng chính (dưỡng ẩm, trị mụn, chống nắng…), dung tích, màu sắc/ton, xuất xứ, giá bán lẻ. Mã sản phẩm nên ngắn, dễ nhớ, có thể kết hợp viết tắt thương hiệu + dòng + số thứ tự (VD: LO-SS-001 cho sữa rửa mặt L’Oréal). Đồng thời, nên phân loại theo nhóm thương hiệu và nhóm công dụng để khi xem báo cáo, bạn biết được brand nào bán tốt, dòng nào đang lên. Danh mục được thiết lập trên excel, phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán, giúp đồng bộ giữa kho – quầy – online, giảm nhầm lẫn khi nhập – xuất hàng.
Phương pháp tính giá vốn: nhập trước – xuất trước, bình quân, lô – hạn sử dụng
Đặc thù mỹ phẩm là có hạn sử dụng rõ ràng, nhiều lô nhập với giá khác nhau do chương trình khuyến mãi, tỷ giá, chiết khấu. Vì vậy, khi tính giá vốn, kế toán sẽ tư vấn phương pháp phù hợp. Phổ biến là nhập trước – xuất trước (FIFO), vừa phù hợp nguyên tắc luân chuyển hàng, vừa giúp hạn chế hàng cận date nằm lại. Một số shop chọn bình quân gia quyền để đơn giản hóa, đặc biệt khi số lượng mã sản phẩm rất lớn. Với mặt hàng có quản lý theo lô, hạn sử dụng, kế toán sẽ thiết lập theo dõi chi tiết từng lô: ngày nhập, hạn dùng, giá nhập. Khi bán, hệ thống gợi ý xuất lô gần hết hạn trước. Việc chọn phương pháp nào cần được thống nhất ngay từ đầu và áp dụng nhất quán, để vừa phục vụ quản trị nội bộ, vừa đảm bảo đúng quy định khi lên báo cáo tài chính hoặc làm việc với cơ quan thuế.
Kiểm kê định kỳ để phát hiện thất thoát, hàng cận date, hàng chậm luân chuyển
Dù quản lý trên phần mềm hay sổ sách, shop mỹ phẩm tại Huế vẫn cần kiểm kê định kỳ, ít nhất theo quý hoặc khi có nghi ngờ chênh lệch. Kế toán sẽ cùng bạn xây quy trình kiểm kê: in danh sách tồn kho theo sổ, đếm thực tế trên kệ, trong kho, đối chiếu và ghi nhận chênh lệch (thiếu, thừa). Qua kiểm kê, bạn dễ dàng phát hiện thất thoát, mất mát, sai sót do nhân viên quên quét mã hoặc đổi hàng cho khách mà không ghi nhận. Đồng thời, danh sách kiểm kê cũng cho thấy nhóm hàng cận date cần xả, hàng chậm luân chuyển cần đẩy khuyến mãi hoặc giảm nhập. Kết quả kiểm kê được kế toán phản ánh vào sổ sách (hàng hư hỏng, hao hụt, hàng khuyến mãi nội bộ…), giúp số liệu tồn kho và giá vốn sát thực tế, tránh tình trạng “báo cáo rất đẹp nhưng kệ hàng lại hoàn toàn khác”.
Xem thêm: Thuê dịch vụ kế toán tại Huế giá rẻ cho công ty mới
Kế toán doanh thu, chi phí cho shop mỹ phẩm tại Huế
Ghi nhận doanh thu theo kênh: tại quầy, Facebook, TikTok, Shopee, Lazada…
Shop mỹ phẩm hiện nay hiếm khi chỉ bán tại quầy; đa số kết hợp nhiều kênh: Facebook, Zalo, TikTok, sàn TMĐT như Shopee, Lazada… Vì vậy, kế toán sẽ thiết kế cách ghi nhận doanh thu theo từng kênh để bạn thấy kênh nào đang mạnh, kênh nào cần đầu tư thêm. Mỗi ngày, bạn xuất báo cáo từ phần mềm bán hàng tại quầy, báo cáo doanh thu từ sàn (đã trừ/ chưa trừ phí), thống kê chuyển khoản – COD từ Facebook, TikTok shop. Trên sổ hoặc file, sẽ có các cột: “Doanh thu tại quầy”, “Doanh thu Facebook/Zalo”, “Doanh thu TikTok”, “Doanh thu Shopee”, “Doanh thu Lazada”… Nếu có chương trình giảm giá, freeship, combo, kế toán sẽ hướng dẫn tách phần chiết khấu và doanh thu thuần. Cuối tháng, bạn vừa có con số tổng để báo cáo thuế, vừa có số theo kênh để quyết định ngân sách quảng cáo và nhân sự bán hàng.
Chi phí nhập hàng, quảng cáo, mặt bằng, nhân sự, công cụ dụng cụ
Chi phí của shop mỹ phẩm thường trải rộng: giá vốn nhập hàng, phí vận chuyển, thuế – lệ phí nhập khẩu (nếu có), chi phí quảng cáo Facebook/Google/TikTok, chi phí thuê KOL/KOC, chi phí mặt bằng, điện nước, decor, lương nhân viên, phần mềm, kệ – tủ trưng bày… Dịch vụ kế toán tại Huế sẽ giúp bạn phân loại rõ: chi phí trực tiếp liên quan đến hàng hóa (giá vốn + vận chuyển), chi phí bán hàng (quảng cáo, chiết khấu, hoa hồng, bao bì), chi phí quản lý (mặt bằng, điện nước, lương quản lý, khấu hao trang thiết bị). Mỗi khoản chi đều được gắn với chứng từ: hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, biên nhận thanh toán. Nhờ đó, khi xem báo cáo lãi – lỗ, bạn thấy ngay phần nào đang chi quá tay (vd: ads, hoa hồng), phần nào còn dư địa tối ưu; đồng thời đủ điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế.
Phân tích biên lợi nhuận theo thương hiệu, dòng sản phẩm, kênh bán
Không phải thương hiệu hay dòng sản phẩm nào cũng mang lại biên lợi nhuận giống nhau. Có brand margin cao nhưng bán chậm, có brand margin thấp nhưng xoay vòng nhanh, có kênh bán doanh thu lớn nhưng tốn nhiều chi phí ads và chiết khấu sàn. Kế toán sẽ cùng bạn xây bảng phân tích: doanh thu – giá vốn – chi phí trực tiếp theo từng thương hiệu, nhóm sản phẩm, kênh bán. Từ đó, tính được biên lợi nhuận gộp và lợi nhuận sau chi phí cho từng nhóm. Khi có số liệu này, bạn dễ quyết định tập trung đẩy mạnh brand nào, cắt bớt SKU nào, ưu tiên kênh bán nào, có nên tham gia flash sale quá sâu trên sàn hay không. Việc phân tích định kỳ giúp shop mỹ phẩm tại Huế phát triển bền vững, không chỉ “chạy doanh thu” mà bỏ quên lợi nhuận thực tế.
Thuế GTGT, thuế TNDN/TNCN liên quan đến shop mỹ phẩm
Thuế GTGT đối với hoạt động bán lẻ mỹ phẩm trong nước và hàng nhập khẩu
Hoạt động bán lẻ mỹ phẩm thông thường thuộc đối tượng chịu thuế GTGT với mức thuế suất theo quy định từng thời kỳ. Nếu shop của bạn nhập hàng từ nhà phân phối trong nước, hóa đơn đầu vào đã thể hiện rõ tiền hàng và thuế GTGT; kế toán sẽ hạch toán đầy đủ để được khấu trừ hợp lệ (nếu là doanh nghiệp kê khai thuế GTGT). Trường hợp tự nhập khẩu mỹ phẩm, cần lưu ý thêm thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và các loại phí liên quan tại hải quan; đây đều là căn cứ để tính giá vốn và chi phí hợp lý. Với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, cơ quan thuế thường ấn định tỷ lệ thuế trên doanh thu, không khấu trừ đầu vào; trong khi doanh nghiệp được kê khai – khấu trừ và quyết toán thuế. Dịch vụ kế toán sẽ tư vấn mô hình phù hợp (hộ hay doanh nghiệp) tùy quy mô và định hướng phát triển của shop.
Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho shop mỹ phẩm quy mô doanh nghiệp
Với shop mỹ phẩm hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp, lợi nhuận tính thuế TNDN được xác định trên cơ sở doanh thu trừ chi phí được trừ. Kế toán sẽ rà soát và hướng dẫn bạn gom đầy đủ chứng từ cho các khoản chi: giá vốn nhập hàng, chi phí vận chuyển, kho bãi; lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cho nhân viên; chi phí quảng cáo, hoa hồng KOL/KOC, khuyến mãi; chi phí mặt bằng, điện nước, internet, phần mềm; khấu hao kệ – tủ, thiết bị; chi phí dịch vụ kế toán, tư vấn pháp lý… Điều kiện chung là chi phí phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, có chứng từ hợp pháp, thanh toán đúng quy định (đặc biệt với khoản chi lớn). Nếu không chuẩn hóa từ đầu, nhiều khoản chi thực tế sẽ không được tính vào chi phí được trừ, làm tăng số thuế TNDN phải nộp. Dịch vụ kế toán tại Huế giúp bạn xây “bộ hồ sơ thuế” chặt chẽ ngay từ đầu để tối ưu hợp pháp.
Thuế TNCN cho nhân viên bán hàng, KOL, cộng tác viên giới thiệu sản phẩm
Ngoài thuế GTGT và TNDN, shop mỹ phẩm còn phải lưu ý thuế TNCN phát sinh từ thu nhập của nhân viên bán hàng, quản lý, KOL/KOC, cộng tác viên giới thiệu sản phẩm. Với nhân viên làm việc thường xuyên, doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động, tính lương, trích bảo hiểm (nếu thuộc diện), khấu trừ và kê khai thuế TNCN theo quy định. Với KOL, CTV, đơn hàng trả hoa hồng, thường áp dụng hình thức hợp đồng dịch vụ/CTV, có khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ trên tiền chi trả khi đạt ngưỡng phải khấu trừ. Kế toán sẽ tư vấn cách soạn hợp đồng, mẫu bảng kê, chứng từ chi trả và quy trình khấu trừ – nộp thay thuế TNCN, giúp shop vừa tuân thủ luật, vừa tránh rủi ro bị truy thu, phạt do chi trả “tiền tay” không có hồ sơ đầy đủ.
Phạm vi công việc của dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm
Rà soát mô hình kinh doanh, kênh bán, nguồn hàng và chính sách khuyến mãi
Với shop mỹ phẩm, kế toán không chỉ nhìn vào con số doanh thu – chi phí mà còn phải hiểu mô hình kinh doanh và cách shop tạo ra dòng tiền. Ngay từ đầu, đơn vị kế toán tại Huế sẽ rà soát xem shop đang bán theo hình thức nào: cửa hàng offline, online trên Facebook, TikTok, sàn TMĐT hay kết hợp với cộng tác viên, đại lý. Mỗi kênh bán sẽ có cách ghi nhận doanh thu, chiết khấu, phí nền tảng khác nhau. Đồng thời, kế toán xem xét nguồn hàng: nhập chính hãng từ nhà phân phối, hàng xách tay, hàng order hay hàng gia công thương hiệu riêng, đi kèm chính sách thanh toán – công nợ. Phần quan trọng nữa là chính sách khuyến mãi: combo, giảm giá, tặng quà, flash sale… để từ đó xây dựng cách ghi nhận doanh thu, giá vốn và chi phí marketing đúng bản chất, tránh “lãi giả – lỗ thật”.
Thiết lập hệ thống sổ sách, tài khoản, mã hàng, quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi hiểu rõ mô hình, kế toán sẽ thiết lập hệ thống sổ sách và danh mục riêng cho shop mỹ phẩm. Bao gồm: hệ thống tài khoản kế toán phù hợp cho ngành bán lẻ, danh mục mã hàng chi tiết theo thương hiệu, dòng sản phẩm, công dụng, dung tích, màu sắc… để dễ theo dõi tồn kho và doanh thu từng nhóm. Đồng thời, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ: chứng từ nhập hàng từ nhà cung cấp, phiếu xuất kho cho cửa hàng/đơn online, đối soát với đơn hàng trên sàn, phiếu giảm giá – voucher, phiếu thu – chi tiền mặt và chuyển khoản. Tất cả được chuẩn hóa trên phần mềm hoặc file quản lý, đảm bảo mỗi dòng doanh thu – chi phí đều có chứng từ gốc đi kèm. Nhờ đó, sổ sách của shop mỹ phẩm vừa đáp ứng yêu cầu thuế, vừa phục vụ quản trị nội bộ.
Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho chủ shop
Dựa trên hệ thống sổ sách đã thiết lập, dịch vụ kế toán tại Huế sẽ định kỳ lập báo cáo thuế (GTGT, TNDN, TNCN), báo cáo tài chính năm theo quy định. Song song, kế toán còn xây dựng các báo cáo quản trị riêng cho chủ shop mỹ phẩm: doanh thu theo kênh bán (cửa hàng, Facebook, TikTok, sàn), doanh thu theo thương hiệu, nhóm sản phẩm; biên lợi nhuận gộp; chi phí marketing, chiết khấu; tồn kho theo tuổi tồn và hạn dùng. Những báo cáo này được trình bày dưới dạng dễ hiểu, có so sánh theo tháng/quý, kèm nhận xét và khuyến nghị. Chủ shop chỉ cần xem báo cáo là biết shop đang lãi – lỗ thế nào, dòng sản phẩm nào cần đẩy mạnh hoặc giảm nhập.
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán tại Huế cho shop mỹ phẩm
Bước 1 – Khảo sát hiện trạng sổ sách, tồn kho, doanh thu và kênh bán
Ở bước đầu, kế toán sẽ làm việc với chủ shop để nắm rõ hiện trạng. Bao gồm: cách shop đang ghi nhận doanh thu (sổ tay, Excel, phần mềm bán hàng), cách quản lý tồn kho (chỉ ước lượng hay có kiểm đếm định kỳ), số lượng mã hàng, số đơn/ngày trên từng kênh bán. Kế toán cũng yêu cầu xem các chứng từ nhập hàng, hợp đồng với nhà phân phối, sao kê ngân hàng, dữ liệu đơn hàng trên sàn để đánh giá mức độ đầy đủ – chính xác của số liệu. Nếu shop đã có sổ sách trước đó, kế toán sẽ rà soát các lỗi thường gặp: lệch tồn kho, không khớp doanh thu giữa phần mềm và ngân hàng, bỏ sót phí sàn, phí COD… Từ hiện trạng này, hai bên thống nhất mục tiêu: dọn sổ từ thời điểm nào, chuẩn hóa dữ liệu ra sao và thời gian triển khai.
Bước 2 – Chuẩn hóa dữ liệu, dọn sổ, thiết lập quy trình nhập – xuất – bán
Dựa trên kết quả khảo sát, kế toán tiến hành “dọn sổ”: đối chiếu lại số dư đầu kỳ, tồn kho thực tế, doanh thu – chi phí đã phát sinh; điều chỉnh những chỗ sai lệch lớn, bổ sung chứng từ còn thiếu (trong phạm vi cho phép). Song song, kế toán chuẩn hóa dữ liệu: mã hóa lại danh mục hàng hóa theo chuẩn, gom nhóm những mã trùng, tách riêng hàng khuyến mãi, hàng tặng. Sau đó, thiết lập quy trình nhập – xuất – bán: khi nhập hàng phải có phiếu nhập, hóa đơn; khi xuất bán lập hóa đơn/phiếu xuất, cập nhật ngay trên phần mềm; quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi nhận, thời điểm đối chiếu tiền mặt – tiền chuyển khoản – tiền trên sàn. Mục tiêu là sau giai đoạn “dọn sổ”, hệ thống trở nên sạch và đồng bộ, sẵn sàng để vận hành chuẩn.
Bước 3 – Vận hành định kỳ, báo cáo, phân tích và tư vấn tối ưu
Khi hệ thống đã ổn định, kế toán chuyển sang giai đoạn vận hành định kỳ. Hàng tháng, kế toán nhận dữ liệu bán hàng, chứng từ nhập hàng, chi phí marketing, lương nhân viên… để ghi nhận, đối chiếu và lập báo cáo thuế đúng hạn. Đồng thời, kế toán lập các báo cáo quản trị: doanh thu – lợi nhuận theo kênh, theo thương hiệu, theo chương trình khuyến mãi; phân tích tồn kho cận date, sản phẩm bán chậm. Từ đó, kế toán đưa ra khuyến nghị: giảm nhập một số mã, tập trung đẩy dòng có biên lợi nhuận tốt, điều chỉnh chính sách chiết khấu hoặc combo. Chủ shop nhận được không chỉ là sổ sách “đẹp” mà còn là góc nhìn tài chính để quyết định chiến lược bán hàng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm
Kiểm soát chặt tồn kho, hạn chế thất thoát và ôm hàng cận date
Shop mỹ phẩm thường có rất nhiều mã hàng, nhiều size, màu, dòng sản phẩm và đặc biệt là có hạn dùng. Nếu không kiểm soát tốt tồn kho, rất dễ rơi vào tình trạng thất thoát, mất mát, hết hạn mà không biết, hoặc ôm quá nhiều hàng chậm bán. Khi có dịch vụ kế toán chuyên cho shop mỹ phẩm tại Huế, tồn kho được ghi nhận và theo dõi định kỳ: tồn theo mã, theo lô, theo hạn dùng. Kế toán giúp xây dựng báo cáo tồn kho kèm “tuổi tồn”, cảnh báo các nhóm hàng cận date để chủ shop có kế hoạch xả hàng, khuyến mãi hoặc trả lại nhà cung cấp (nếu được). Đồng thời, việc đối chiếu tồn kho giữa sổ sách và thực tế giúp hạn chế thất thoát nội bộ, kiểm soát trách nhiệm của nhân viên bán hàng, kho và quản lý.
Nắm được lãi lỗ thật sự, biết nên đẩy mạnh thương hiệu – dòng sản phẩm nào
Nhiều chủ shop mỹ phẩm chỉ nhìn vào doanh thu mà không biết dòng sản phẩm nào thực sự mang lại lợi nhuận. Dịch vụ kế toán sẽ phân tích chi tiết doanh thu và giá vốn theo thương hiệu, dòng sản phẩm, kênh bán, kết hợp với chi phí marketing, chiết khấu, phí sàn, phí ship. Từ đó, chủ shop thấy rõ biên lợi nhuận từng nhóm: có dòng doanh thu cao nhưng lãi thấp do chi phí quảng cáo, chiết khấu quá lớn; ngược lại, có nhóm sản phẩm bán vừa phải nhưng lãi tốt, khách quay lại nhiều. Dựa trên số liệu này, chủ shop có thể quyết định tập trung ngân sách quảng cáo cho những dòng hiệu quả, cân nhắc cắt giảm hoặc thay thế các sản phẩm “đốt tiền”. Đây là cơ sở để xây dựng chiến lược nhập hàng và marketing dài hạn.
An toàn thuế, dễ làm việc với cơ quan quản lý, ngân hàng, đối tác lớn
Shop mỹ phẩm muốn mở rộng quy mô, hợp tác với nhà phân phối lớn hoặc vay vốn ngân hàng thường bị yêu cầu cung cấp sổ sách, báo cáo tài chính rõ ràng. Khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Huế, toàn bộ doanh thu – chi phí – lợi nhuận được ghi nhận minh bạch, có chứng từ đầy đủ, kê khai thuế đúng quy định. Nhờ đó, shop hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu, phạt thuế hoặc bị đánh giá “thiếu minh bạch”. Khi làm việc với ngân hàng, chủ shop có bộ hồ sơ tài chính để chứng minh khả năng trả nợ; khi trao đổi với đối tác lớn, có thể cung cấp số liệu kinh doanh chuyên nghiệp, tăng uy tín và cơ hội hợp tác. Đây là nền tảng quan trọng nếu shop muốn phát triển thành chuỗi hoặc xây dựng thương hiệu mỹ phẩm riêng.
Bảng giá tham khảo và tiêu chí chọn dịch vụ kế toán shop mỹ phẩm tại Huế
Shop mỹ phẩm tại Huế thường có đặc thù: số lượng mã hàng lớn, thay đổi bộ sưu tập theo mùa, nhiều chương trình khuyến mãi, flash sale, combo, quà tặng kèm, bán đa kênh (cửa hàng, Facebook, TikTok, sàn TMĐT, cộng tác viên…). Điều này khiến việc quản lý doanh thu – tồn kho – chiết khấu – công nợ nhà cung cấp phức tạp hơn rất nhiều so với một shop bán lẻ thông thường. Vì vậy, khi cân nhắc thuê dịch vụ kế toán, chủ shop cần hiểu cách các đơn vị định giá và tiêu chí lựa chọn đơn vị “rành” ngành mỹ phẩm – beauty, tránh chọn chỉ vì… thấy rẻ.
Thông thường, bảng giá dịch vụ kế toán cho shop mỹ phẩm tại Huế sẽ chia theo các mức: shop nhỏ, ít mã hàng, doanh thu vừa phải, chỉ bán 1–2 kênh; shop tầm trung, nhiều mã, bán đa kênh, có chạy quảng cáo, có nhân viên; và shop quy mô lớn, có kho riêng, nhiều chi nhánh hoặc kết hợp bán sỉ, bán lẻ. Mức phí dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/tháng, tùy khối lượng chứng từ và yêu cầu báo cáo quản trị.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá: số mã hàng, doanh thu, số kênh bán, yêu cầu báo cáo
Đơn giá dịch vụ kế toán cho shop mỹ phẩm tại Huế thường được tính dựa trên bốn nhóm yếu tố chính:
Số mã hàng (SKU): Shop càng nhiều mã mỹ phẩm (son, kem dưỡng, serum, sữa rửa mặt, đồ make up, đồ haircare…), việc theo dõi nhập – xuất – tồn càng phức tạp, dễ nhầm lẫn lô hàng, hạn dùng, màu sắc, dung tích. Số mã càng lớn, phí dịch vụ thường cao hơn.
Doanh thu và số lượng đơn hàng: Doanh thu càng cao, số đơn càng nhiều, dữ liệu cần xử lý càng lớn, rủi ro thuế cũng cao hơn.
Số kênh bán: Bán tại cửa hàng thôi thì dễ, nhưng nếu bán thêm Facebook, TikTok, Shopee, Lazada, Tiktok Shop, cộng tác viên… thì kế toán phải đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu.
Yêu cầu báo cáo: Nếu shop chỉ cần kê khai thuế cơ bản, phí sẽ thấp hơn so với shop đòi hỏi báo cáo chi tiết theo kênh bán, theo chiến dịch marketing, theo nhóm sản phẩm…
So sánh giữa thuê kế toán riêng và dùng dịch vụ kế toán ngoài
Thuê kế toán riêng (nhân viên full-time) giúp shop có người túc trực, hỗ trợ nhiều việc khác như kiểm hàng, soạn đơn, hỗ trợ bán hàng. Tuy nhiên, để tìm được một kế toán vừa hiểu sổ sách, vừa rành ngành mỹ phẩm, lại quen sàn TMĐT – app bán hàng thì không đơn giản. Chưa kể chi phí lương, BHXH, phúc lợi, đào tạo… thường cao hơn nhiều so với phí dịch vụ. Khi nhân sự nghỉ, shop lại mất thời gian tuyển và bàn giao.
Dùng dịch vụ kế toán ngoài, shop được một đội ngũ đã làm cho nhiều shop mỹ phẩm, spa, salon, hiểu rõ cách hạch toán chiết khấu, khuyến mãi, hàng tặng, hàng sample, hàng ký gửi. Phí dịch vụ thường linh hoạt theo doanh thu và quy mô. Nhược điểm là không “ở tại shop”, nên cần thiết lập quy trình gửi dữ liệu, chứng từ rõ ràng. Với đa số shop mỹ phẩm nhỏ – vừa tại Huế, mô hình dùng dịch vụ ngoài nhưng kết hợp với một bạn quản lý/kho nội bộ là phương án phù hợp và hiệu quả.
Checklist tiêu chí chọn đơn vị kế toán hiểu ngành mỹ phẩm – beauty
Khi chọn dịch vụ kế toán cho shop mỹ phẩm tại Huế, chủ shop có thể dùng checklist sau:
Đã từng làm cho shop mỹ phẩm, spa, clinic, salon tóc, nail… hay chưa?
Có kinh nghiệm xử lý chiết khấu, combo, mã giảm giá, hàng tặng, hàng hoàn?
Có biết đọc và đối chiếu báo cáo từ sàn TMĐT, app bán hàng, phần mềm quản lý kho?
Quy trình làm việc rõ ràng: mỗi tháng cần shop gửi gì, báo cáo trả ra gồm những mục nào?
Cam kết hỗ trợ giải trình khi có cơ quan thuế kiểm tra, hoặc khi shop cần đối chiếu công nợ với nhà cung cấp/đối tác.
Nếu các câu trả lời đều “có”, đó là ứng viên tốt để đồng hành lâu dài cùng shop.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm
Khi mới mở shop mỹ phẩm, rất nhiều chủ shop ở Huế băn khoăn: “Shop nhỏ vậy có cần kế toán không?”, “Bán online là chính thì có phải làm sổ sách chi tiết không?”, “Dữ liệu Shopee, TikTok, phần mềm bán hàng có đưa sang kế toán được không?”… Phần FAQ dưới đây giúp giải đáp những câu hỏi cơ bản nhất để bạn định hình hướng đi phù hợp.
Shop mỹ phẩm nhỏ, mới mở có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Nếu shop mới mở, doanh thu còn nhỏ, chưa dùng hóa đơn, chưa đăng ký doanh nghiệp mà chỉ ở dạng hộ/quy mô thử nghiệm, bạn chưa nhất thiết phải thuê dịch vụ kế toán trọn gói. Tuy nhiên, rất nên nhờ một đơn vị kế toán tại Huế tư vấn ban đầu về: hình thức đăng ký (hộ hay doanh nghiệp), thuế môn bài, thuế khoán/thuế theo kê khai, cách lưu trữ hóa đơn nhập hàng, cách làm việc với nhà cung cấp và cơ quan thuế.
Khi doanh thu tăng, bắt đầu nhập hàng chính ngạch, cần hóa đơn VAT, có kế hoạch mở thêm chi nhánh hoặc triển khai mạnh online, lúc đó hãy chuyển sang thuê dịch vụ định kỳ để kiểm soát tốt hơn.
Shop bán chủ yếu online có cần làm sổ sách kế toán đầy đủ không?
Bán online không có nghĩa là… “vô hình với thuế”. Các giao dịch chuyển khoản, ví điện tử, doanh thu trên sàn TMĐT, tiền chạy quảng cáo, chi phí COD… đều để lại dấu vết. Nếu bạn đã đăng ký hộ kinh doanh/doanh nghiệp, về nguyên tắc vẫn phải kê khai và nộp thuế theo quy định. Do đó, shop bán chủ yếu online vẫn nên có sổ sách tối thiểu: tổng doanh thu từng kênh, chi phí nhập hàng, chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển, chiết khấu cho KOL/KOC/cộng tác viên.
Dịch vụ kế toán tại Huế có thể giúp bạn thiết kế mẫu file đơn giản (Excel/Google Sheet), sau đó định kỳ tổng hợp vào hệ thống kế toán và kê khai thuế, không nhất thiết phải dùng phần mềm phức tạp ngay từ đầu.
Dữ liệu bán hàng từ sàn, app, phần mềm bán hàng có kết nối được với kế toán không?
Hoàn toàn có thể. Hầu hết sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiktok Shop…) và phần mềm bán hàng hiện nay đều cho phép xuất báo cáo doanh thu, đơn hàng, phí, chiết khấu dưới dạng Excel. Dịch vụ kế toán tại Huế sẽ dựa trên các file này để tổng hợp doanh thu theo kênh, đối chiếu với tiền thực nhận (sau khi trừ phí sàn, phí vận chuyển), đồng thời phân loại theo nhóm hàng nếu bạn có yêu cầu phân tích sâu.
Nếu shop dùng phần mềm quản lý kho, kế toán có thể lấy thêm số liệu nhập – xuất – tồn để so sánh với số liệu bán hàng, qua đó phát hiện sai lệch hoặc thất thoát. Điều quan trọng là cần thống nhất quy trình: mỗi tháng xuất báo cáo gì, gửi khi nào, gửi dưới định dạng nào… để việc kết nối dữ liệu được trơn tru và ít sai sót nhất.
Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm không đơn thuần là chi phí phát sinh, mà là khoản đầu tư giúp cửa hàng nhìn rõ sức khỏe tài chính của mình. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm hỗ trợ sổ sách, tồn kho, doanh thu, chi phí, thuế để chủ shop không còn phải “đoán già đoán non” mỗi khi nhập lô hàng mới. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm còn giúp nâng uy tín khi làm việc với hãng, nhà phân phối, sàn thương mại điện tử, ngân hàng hoặc đối tác chiến lược. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm là bước chuẩn bị quan trọng nếu chủ shop muốn phát triển thành chuỗi, nhượng quyền hoặc chuyển đổi lên doanh nghiệp. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm cũng giúp hạn chế rủi ro phạt thuế, sai hóa đơn, sai doanh thu – những lỗi nhỏ nhưng có thể gây thiệt hại lớn về tiền bạc và tinh thần. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm vì thế phù hợp với mọi giai đoạn phát triển, từ lúc mới mở đến khi đã mở rộng nhiều chi nhánh. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm nếu được bắt đầu sớm sẽ giúp chủ shop tránh phải “dọn rác” sổ sách về sau với chi phí và áp lực cao hơn nhiều. Dịch vụ kế toán tại Huế dành cho shop mỹ phẩm là lựa chọn khôn ngoan để cửa hàng vừa đẹp về hình ảnh, vừa vững về con số.
