Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing ngày càng trở thành mảnh ghép quan trọng trong bức tranh vận hành của các agency, studio và công ty quảng cáo. Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp truyền thông tập trung toàn lực cho ý tưởng, nội dung và hiệu quả chiến dịch nhưng lại bỏ ngỏ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế. Khi doanh thu tăng nhanh theo dự án, chi phí booking media, KOL, sự kiện và sản xuất nội dung nếu không được ghi nhận chuẩn sẽ dẫn đến lãi lỗ “ảo” và khó kiểm soát dòng tiền. Kế toán tại Huế am hiểu đặc thù công ty truyền thông – marketing sẽ giúp phân loại doanh thu theo hợp đồng, chiến dịch, kênh và khách hàng. Đồng thời, các khoản chi phí như hoa hồng, quảng cáo trực tuyến, thuê freelancer hay chi phí bản quyền được hạch toán đúng chuẩn, đủ hồ sơ giúp tối ưu thuế hợp pháp. Doanh nghiệp cũng giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu ngân hàng, hợp đồng và hóa đơn chi phí marketing. Thêm vào đó, chủ doanh nghiệp có báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, từng nhóm khách hàng và từng kênh truyền thông. Đây chính là nền tảng để công ty truyền thông – marketing tại Huế phát triển bền vững, minh bạch và dễ mở rộng quy mô.
Tổng quan dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Bức tranh thị trường công ty truyền thông – marketing tại Huế và nhu cầu quản trị tài chính
Những năm gần đây, cùng với du lịch, F&B và bán lẻ, các công ty truyền thông – marketing tại Huế phát triển khá nhanh với nhiều mô hình khác nhau: agency digital nhỏ, studio sáng tạo nội dung, đơn vị chuyên booking KOL/KOC, công ty tổ chức sự kiện, đơn vị chạy quảng cáo đa kênh. Phần lớn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, đội ngũ trẻ, hoạt động linh hoạt, doanh thu tăng theo từng dự án và mùa cao điểm. Tuy nhiên, điểm chung là hệ thống sổ sách – tài chính – thuế thường không được đầu tư bài bản như đội creative hay media.
Khi số lượng hợp đồng, chiến dịch và ngân sách truyền thông tăng lên, việc quản lý doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền trở nên phức tạp hơn nhiều. Chủ doanh nghiệp cần báo cáo nhanh về lãi lỗ từng chiến dịch, hiệu quả từng kênh, nhưng nội bộ lại thiếu người làm kế toán chuyên sâu cho ngành truyền thông – marketing. Đây là lý do nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing ngày càng rõ rệt: vừa giải quyết yêu cầu tuân thủ pháp luật thuế, vừa hỗ trợ quản trị tài chính theo dự án.
Vai trò của dịch vụ kế toán tại Huế trong quản trị agency truyền thông – marketing
Với một agency truyền thông – marketing, kế toán không chỉ là “ghi nhận chứng từ” mà là công cụ để đo lường hiệu quả kinh doanh theo hợp đồng, chiến dịch và khách hàng. Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing giúp thiết kế lại hệ thống theo hướng quản trị: tách doanh thu từng gói dịch vụ, gắn chi phí với từng job, từng dự án, từng team. Qua đó, chủ doanh nghiệp nhìn được chiến dịch nào thật sự sinh lời, kênh nào đang “đốt tiền”, khách hàng nào mang lại biên lợi nhuận tốt.
Đồng thời, đơn vị kế toán tại Huế hiểu quy định thuế sẽ tư vấn cách chuẩn hóa hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chi phí quảng cáo, chi phí KOL để được tính là chi phí hợp lệ. Nhờ vậy, công ty vừa giảm rủi ro khi thanh tra thuế, vừa tối ưu thuế TNDN một cách đúng luật, tạo nền tảng tài chính ổn định cho việc mở rộng quy mô.
Những hiểu lầm thường gặp về sổ sách, thuế, chi phí quảng cáo trong công ty truyền thông
Nhiều chủ agency truyền thông – marketing cho rằng làm sáng tạo, chạy quảng cáo thì “không cần cầu kỳ kế toán”, chỉ cần cuối năm nộp báo cáo cho có là được. Một số đơn vị lại nghĩ chi phí quảng cáo online, chi phí KOL/KOC, chi phí hoa hồng môi giới… đều tự động được trừ hết khi tính thuế, không cần hồ sơ chứng minh cụ thể. Cũng có doanh nghiệp chỉ tập trung doanh thu, bỏ qua quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp media, dẫn đến thiếu tiền mặt dù báo cáo “có lãi”. Những hiểu lầm này khiến công ty dễ bị loại chi phí khi quyết toán, phát sinh truy thu – phạt, đồng thời không có số liệu thật để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Đây chính là khoảng trống mà dịch vụ kế toán chuyên ngành có thể giúp lấp đầy.
Đặc thù kế toán cho công ty truyền thông – marketing tại Huế
Doanh thu theo hợp đồng, chiến dịch, giai đoạn và KPI truyền thông
Khác với doanh nghiệp thương mại bán hàng hóa, doanh thu của công ty truyền thông – marketing chủ yếu đến từ dịch vụ: xây dựng chiến lược, chạy quảng cáo, sản xuất nội dung, tổ chức sự kiện, quản lý kênh social… Mỗi hợp đồng thường chia thành nhiều giai đoạn: tạm ứng, thanh toán khi bàn giao kế hoạch, thanh toán khi hoàn thành chiến dịch hoặc đạt KPI. Kế toán cần nắm rõ điều khoản hợp đồng để ghi nhận doanh thu đúng thời điểm: theo tiến độ hoàn thành nghĩa vụ, không chỉ dựa trên tiền về tài khoản.
Bên cạnh đó, nhiều agency còn có doanh thu hoa hồng từ nền tảng quảng cáo, hoa hồng đại lý từ media, phí quản lý chiến dịch, phí tư vấn chiến lược. Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing sẽ giúp phân loại doanh thu theo loại hình dịch vụ, theo chiến dịch, theo khách hàng, từ đó dễ dàng lập báo cáo quản trị và phân tích hiệu quả từng nhóm dịch vụ.
Chi phí booking media, KOL/KOC, sản xuất nội dung, sự kiện và freelancer
Chi phí trong công ty truyền thông – marketing rất đa dạng và phân tán: booking TV, báo điện tử, OOH, chạy Facebook/Google/TikTok Ads, thuê KOL/KOC, thuê MC, PG, thuê ekip quay chụp, thuê freelancer thiết kế – dựng video, chi phí đạo cụ, địa điểm quay, chi phí tổ chức sự kiện… Nếu không thiết kế quy trình chứng từ ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng “ngân sách truyền thông lên đến hàng trăm triệu nhưng chứng từ hợp lệ lại rất ít”.
Kế toán chuyên ngành sẽ hướng dẫn agency xây dựng bộ hồ sơ chi phí chuẩn: hợp đồng/hộp thư trao đổi, báo giá, phiếu đề nghị, chứng từ thanh toán, hóa đơn, biên bản nghiệm thu… theo từng chiến dịch. Khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing, doanh nghiệp được phân nhóm chi phí rõ ràng, gắn với từng job, từng khách hàng, vừa đáp ứng yêu cầu thuế, vừa thuận tiện phân tích lãi lỗ.
Quản lý tạm ứng, quyết toán ngân sách truyền thông và phân bổ chi phí theo dự án
Trong thực tế, nhiều agency phải tạm ứng tiền cá nhân hoặc tiền công ty cho các khoản booking media, cọc địa điểm, đặt cọc thiết bị, thanh toán nhanh cho freelancer. Nếu không có cơ chế quản lý tạm ứng và quyết toán rõ ràng, các khoản này rất dễ bị thiếu chứng từ, thất lạc hoặc “treo” trên sổ sách thời gian dài.
Kế toán tại Huế sẽ xây dựng quy trình tạm ứng – quyết toán chi tiết: từ lúc đề nghị tạm ứng, phê duyệt, chi tiền, sử dụng ngân sách, đến khi thu đủ hóa đơn – chứng từ và chốt chi phí cho từng dự án. Đồng thời, chi phí chung như lương team account, creative, chi phí văn phòng, phần mềm quản lý… được phân bổ hợp lý vào các chiến dịch, giúp tính đúng – tính đủ chi phí. Nhờ đó, dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing giúp doanh nghiệp nắm được chính xác biên lợi nhuận từng dự án, tránh tình trạng “làm nhiều mà vẫn không thấy lãi”.
Kế toán doanh thu – chi phí cho công ty truyền thông – marketing
Ghi nhận doanh thu: phí dịch vụ trọn gói, phí quản lý chiến dịch, hoa hồng đại lý
Doanh thu trong công ty truyền thông – marketing thường không chỉ là một dòng “phí dịch vụ” đơn giản. Agency có thể thu phí trọn gói cho toàn bộ chiến dịch, thu phí quản lý trên ngân sách ads, thu phí tư vấn chiến lược, thu phí sản xuất nội dung, hoặc nhận hoa hồng từ media/đối tác nền tảng. Mỗi loại doanh thu có cách ghi nhận khác nhau tùy theo hợp đồng và thời điểm hoàn thành nghĩa vụ.
Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập quy tắc ghi nhận doanh thu rõ ràng: xác định thời điểm ghi nhận theo tiến độ triển khai, theo tỷ lệ hoàn thành, hay theo kết quả nghiệm thu. Đồng thời, hệ thống tài khoản và mã dự án được thiết kế để doanh thu luôn gắn với chiến dịch, khách hàng, nhân viên phụ trách. Điều này giúp báo cáo doanh thu trở nên “sống động”, không chỉ phục vụ thuế mà còn phục vụ quản trị kinh doanh.
Ghi nhận chi phí: quảng cáo online, sản xuất TVC, thiết kế, nhân sự sáng tạo và điều hành
Ở chiều chi phí, bài toán quan trọng là tách rõ chi phí trực tiếp cho từng chiến dịch và chi phí chung của công ty. Chi phí trực tiếp gồm: tiền ads, booking media, thuê KOL/KOC, thuê ekip sản xuất TVC, chụp hình, thiết kế, chi phí sự kiện… Chi phí chung gồm: lương nhân sự core team, chi phí văn phòng, phần mềm, chi phí quản lý, marketing cho chính agency.
Khi sử dụng dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing, doanh nghiệp được hướng dẫn cách thu thập chứng từ ngay từ lúc phát sinh, cách gắn chi phí vào từng job code hoặc campaign code. Những khoản chi bằng tiền mặt, chuyển khoản cá nhân, thanh toán qua ví điện tử… cũng được kiểm soát và chuẩn hóa hồ sơ để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Việc ghi nhận chi phí đúng – đủ là nền tảng để xác định lợi nhuận thực tế của từng dịch vụ, từng khách hàng.
Phân tích lãi lỗ theo chiến dịch, theo khách hàng, theo kênh truyền thông
Khi doanh thu và chi phí đã được gắn chặt với từng chiến dịch, việc tiếp theo là phân tích lãi lỗ chi tiết. Kế toán thiết lập các báo cáo quản trị cho chủ doanh nghiệp: lãi lỗ từng chiến dịch, từng nhóm dịch vụ (digital, event, production…), từng khách hàng và từng kênh truyền thông. Nhờ vậy, agency dễ dàng nhận ra chiến dịch nào đang “nuôi” công ty, chiến dịch nào chỉ giúp giữ chân khách hàng, kênh nào đang tiêu tốn ngân sách nhưng không mang lại lợi nhuận tương xứng.
Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing không chỉ trả lời câu hỏi “có lãi hay không” mà còn trả lời “lãi từ đâu, lỗ ở đâu, cần tối ưu phần nào”. Đây là cơ sở quan trọng để điều chỉnh chính sách giá, cơ cấu dịch vụ, chiến lược chọn khách hàng mục tiêu và phân bổ nguồn lực cho những kênh – dịch vụ hiệu quả nhất.
Quản lý hợp đồng, hồ sơ và công nợ trong công ty truyền thông – marketing
Hợp đồng dịch vụ truyền thông – marketing, phụ lục, nghiệm thu và thanh toán
Trong công ty truyền thông – marketing, hợp đồng dịch vụ là “xương sống” để ràng buộc quyền lợi, trách nhiệm giữa agency và khách hàng. Hợp đồng thường mô tả rõ phạm vi công việc (scope of work), KPI, thời gian triển khai, cơ chế chỉnh sửa, điều khoản bảo mật, quyền sử dụng hình ảnh – nội dung và điều khoản chấm dứt. Bên cạnh hợp đồng chính, phụ lục hợp đồng phát sinh rất nhiều: thêm kênh quảng cáo, tăng ngân sách media, bổ sung hạng mục thiết kế, quay chụp, tổ chức sự kiện… Nếu không quản lý chặt, phần hành kế toán tại Huế rất khó đối chiếu doanh thu – chi phí theo từng job.
Quá trình nghiệm thu cũng cần chuẩn hóa: biên bản nghiệm thu theo giai đoạn hoặc nghiệm thu toàn bộ chiến dịch, báo cáo kết quả chạy quảng cáo, báo cáo tổng kết sự kiện, xác nhận KPI. Sau nghiệm thu là bộ chứng từ thanh toán: đề nghị thanh toán, hóa đơn GTGT, phiếu thu/chuyển khoản. Sổ sách kế toán cần gắn từng hợp đồng – phụ lục – nghiệm thu – thanh toán với mã dự án cụ thể để khi cần có thể truy ngược, giải trình với khách hàng, kiểm toán hoặc cơ quan thuế.
Quản lý công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp media, KOL, freelancer
Công ty truyền thông – marketing thường có vòng quay công nợ khá phức tạp: agency ứng trước tiền chạy quảng cáo, thuê KOL, book báo, thuê freelancer… nhưng thu tiền của khách hàng theo tiến độ hoặc sau nghiệm thu. Nếu không có hệ thống kế toán tại Huế theo dõi sát sao, rất dễ rơi vào tình trạng “lãi trên giấy nhưng thiếu tiền mặt”.
Kế toán cần xây dựng bảng công nợ chi tiết cho từng khách hàng: số tiền theo hợp đồng, tiến độ xuất hóa đơn, số đã thu, số còn phải thu, thời hạn thanh toán. Song song là công nợ phải trả cho các nhà cung cấp media (Facebook, Google, báo chí, đơn vị in ấn, đơn vị tổ chức sự kiện), KOL, KOC và đội ngũ freelancer. Mỗi khoản chi cần có đầy đủ hợp đồng, thỏa thuận, chứng từ thanh toán hợp lệ. Việc chuẩn hóa quy trình duyệt chi, đối chiếu công nợ định kỳ giúp ban giám đốc nhìn rõ dòng tiền, tránh nợ xấu và chủ động thương lượng điều khoản thanh toán có lợi hơn với cả khách hàng và nhà cung cấp.
Liên kết dữ liệu giữa bộ phận account, creative, media và kế toán tại Huế
Đặc thù agency là nhiều bộ phận cùng tham gia một dự án: account làm việc với khách hàng và báo giá, creative phụ trách ý tưởng – nội dung, media triển khai quảng cáo, event lo tổ chức, còn kế toán tại Huế xử lý hợp đồng, hóa đơn, thanh toán. Nếu mỗi bộ phận làm việc rời rạc, dữ liệu rất dễ sai lệch: báo giá một kiểu, hợp đồng một kiểu, thực tế triển khai lại khác.
Giải pháp là thống nhất quy trình và dùng chung công cụ quản lý dự án: mỗi job có một mã dự án, toàn bộ báo giá, hợp đồng, phụ lục, plan media, booking, báo cáo kết quả, chứng từ chi – thu đều gắn với mã này. Bộ phận kế toán được tham gia từ đầu, nắm rõ ngân sách, điều khoản thanh toán, tránh trường hợp chốt deal xong mới phát hiện vướng mắc về thuế, chi phí hoặc hồ sơ chứng từ.
Thuế GTGT, TNDN, TNCN trong hoạt động truyền thông – marketing tại Huế
Thuế GTGT với dịch vụ quảng cáo, digital marketing, tổ chức sự kiện và in ấn
Các dịch vụ truyền thông – marketing như quảng cáo online, quản lý fanpage, chạy Google Ads, booking KOL, tổ chức sự kiện, thiết kế – in ấn… đa phần chịu thuế GTGT theo thuế suất phổ biến. Khi tư vấn kế toán tại Huế, cần phân loại rõ từng loại dịch vụ để áp mã ngành, thuế suất GTGT và cách lập hóa đơn phù hợp. Ví dụ: một hợp đồng có thể bao gồm nhiều hạng mục: phí dịch vụ agency (fee), ngân sách media, chi phí tổ chức sự kiện, chi phí in ấn… Nếu gộp chung không tách bạch, sau này giải trình thuế sẽ khó chứng minh cơ cấu chi phí.
Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc: khi xuất hóa đơn GTGT phải căn cứ trên hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thực tế dịch vụ đã cung cấp. Với các khoản ngân sách media thu hộ – chi hộ cho khách hàng, phải lựa chọn cách thể hiện trên hợp đồng và hóa đơn sao cho rõ ràng bản chất: doanh thu của agency là “fee dịch vụ” hay bao gồm cả ngân sách media. Tư vấn kế toán sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế cấu trúc hợp đồng và hóa đơn phù hợp, tránh bị cơ quan thuế coi là kê khai thiếu doanh thu hoặc hạch toán sai chi phí.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng, hợp tác KOL
Trong công ty truyền thông – marketing, chi phí quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng, booking KOL/KOC, tài trợ sự kiện, chi phí tặng quà… chiếm tỷ trọng lớn. Để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, các khoản này cần có đầy đủ hợp đồng, báo giá, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (khi vượt mức quy định), hóa đơn hợp pháp và tài liệu chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Kế toán tại Huế sẽ hỗ trợ rà soát từng loại chi: chi thuê KOL phải có hợp đồng, nội dung bàn giao; chi hoa hồng phải có bảng kê, xác nhận đối tác; chi khuyến mãi cần có thể lệ chương trình, danh sách khách hàng nhận thưởng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường thanh toán cho cộng tác viên, KOL, freelancer qua chuyển khoản cá nhân, không hợp đồng, không hóa đơn, dẫn đến khoản chi bị loại khi quyết toán thuế. Dịch vụ kế toán giúp chuẩn hóa từ khâu thỏa thuận, ký kết đến chứng từ thanh toán, vừa tối ưu thuế hợp pháp, vừa giảm rủi ro khi thanh tra.
Thuế TNCN cho nhân viên chính thức, cộng tác viên, KOL, freelancer
Nguồn nhân sự trong công ty truyền thông – marketing rất đa dạng: nhân viên chính thức, cộng tác viên nội dung, photographer, designer, MC, KOL, KOC, freelancer media… Mỗi nhóm lại được áp dụng chính sách thuế TNCN và chế độ BHXH khác nhau. Với nhân viên chính thức, doanh nghiệp phải ký hợp đồng lao động, tham gia BHXH bắt buộc, khấu trừ thuế TNCN theo biểu lũy tiến.
Với cộng tác viên, KOL, freelancer, thường áp dụng khấu trừ TNCN theo tỷ lệ trên thu nhập trước khi chi trả, kèm theo hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác. Nếu không xây dựng quy trình từ đầu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chi tiền xong mới lo xử lý thuế, dẫn đến truy thu, phạt chậm nộp. Kế toán tại Huế sẽ tư vấn mô hình hợp tác phù hợp, lập danh sách chi trả, khấu trừ và kê khai thuế TNCN đúng hạn, đồng thời hỗ trợ cấp chứng từ khấu trừ cho đối tác khi họ cần quyết toán thuế cá nhân.
Xem thêm: Thuê dịch vụ kế toán tại Huế giá rẻ cho công ty mới
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Bước 1 – Khảo sát mô hình agency, loại hình dịch vụ và quy trình làm việc
Khi bắt đầu triển khai dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing, bước đầu tiên là khảo sát chi tiết mô hình hoạt động của agency. Đơn vị kế toán sẽ trao đổi với ban giám đốc và các bộ phận account, creative, media, event để hiểu rõ loại hình dịch vụ chủ lực (digital marketing, booking KOL, tổ chức sự kiện, in ấn, sản xuất nội dung…), cơ cấu doanh thu – chi phí, cách chốt deal và cách thu tiền hiện tại.
Đồng thời, cần rà soát quy trình làm việc thực tế: ai lập báo giá và hợp đồng, ai duyệt ngân sách, ai chịu trách nhiệm ứng tiền media, ai quản lý booking KOL, ai lưu hợp đồng và biên bản nghiệm thu, công nợ đang theo dõi bằng Excel, phần mềm hay… Qua khảo sát, kế toán sẽ chỉ ra các điểm rủi ro: hợp đồng không khớp báo giá, không lưu chứng từ đầy đủ, công nợ không rõ hạn thanh toán, hóa đơn xuất sai thời điểm. Kết quả của bước này là một bức tranh tổng thể về vận hành tài chính – kế toán của agency để làm cơ sở thiết kế hệ thống phù hợp.
Bước 2 – Thiết kế hệ thống tài khoản, mã dự án, quy trình chứng từ và báo cáo
Từ kết quả khảo sát, đơn vị kế toán tại Huế sẽ thiết kế lại hệ thống tài khoản kế toán, danh mục khách hàng – nhà cung cấp, danh mục dịch vụ và đặc biệt là mã dự án (job code) cho từng hợp đồng/chiến dịch. Mỗi job sẽ gắn với một mã duy nhất, mọi chứng từ doanh thu – chi phí (hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, chi phí KOL, phí media, chi phí sự kiện…) đều được nhập theo mã đó. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xem ngay lãi/lỗ từng campaign, từng khách hàng, từng kênh.
Song song, quy trình chứng từ được chuẩn hóa: từ lúc gửi báo giá – ký hợp đồng – lập phụ lục – nghiệm thu – xuất hóa đơn – thu tiền – thanh toán cho nhà cung cấp. Các mẫu biểu chuẩn như đề nghị thanh toán, bảng kê chi phí chiến dịch, bảng đối chiếu công nợ, báo cáo ngân sách truyền thông được xây dựng để account, media, event và kế toán cùng sử dụng. Cuối cùng, hệ thống báo cáo quản trị theo yêu cầu giám đốc: báo cáo doanh thu theo dịch vụ, chi phí theo nhóm, lãi gộp từng khách hàng, tuổi nợ… được thiết lập trên Excel hoặc phần mềm kế toán.
Bước 3 – Vận hành định kỳ, đối chiếu số liệu và tư vấn tối ưu chiến dịch – thuế
Khi hệ thống đã được thiết kế, dịch vụ kế toán tại Huế sẽ cùng doanh nghiệp đi vào vận hành định kỳ: nhận và kiểm tra chứng từ hàng tháng, nhập liệu, hạch toán theo mã dự án, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nội bộ. Định kỳ hàng tháng/quý, kế toán đối chiếu công nợ khách hàng – nhà cung cấp, đối chiếu ngân sách media và chi phí thực tế, báo cáo tình hình lãi/lỗ từng chiến dịch.
Dựa trên số liệu, kế toán không chỉ làm “ghi chép” mà còn tư vấn tối ưu: nên điều chỉnh cấu trúc hợp đồng – hóa đơn ra sao để giảm rủi ro thuế, nên quản lý ngân sách truyền thông theo cách nào để dễ kiểm soát, những loại chi phí nào đang có nguy cơ bị loại khi quyết toán. Nhờ đó, ban giám đốc có thêm góc nhìn tài chính để ra quyết định chiến lược cho agency.
Lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Kiểm soát ngân sách truyền thông, hạn chế thất thoát và lãng phí chi phí quảng cáo
Ngân sách truyền thông trong công ty marketing – agency thường rất lớn và dễ “trôi” nếu không có hệ thống kiểm soát. Khi thuê dịch vụ kế toán tại Huế am hiểu đặc thù ngành, mỗi chiến dịch sẽ được lập ngân sách rõ ràng: doanh thu dự kiến, fee agency, ngân sách media, chi phí KOL, chi phí sản xuất nội dung, chi phí sự kiện. Trong quá trình triển khai, kế toán sẽ cập nhật chi phí thực tế, so sánh với ngân sách để cảnh báo kịp thời nếu vượt trần.
Việc theo dõi chi tiết từng khoản chi giúp hạn chế thất thoát, đặc biệt ở các khoản chi tiền mặt, thanh toán cho cộng tác viên, thuê địa điểm, thuê thiết bị… Đồng thời, báo cáo tổng hợp chi phí quảng cáo theo kênh (Facebook, Google, TikTok, báo online, OOH…) giúp giám đốc thấy kênh nào đang “đốt tiền” mà hiệu quả thấp, từ đó điều chỉnh chiến lược phân bổ ngân sách cho hợp lý hơn. Không chỉ tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp còn giảm được áp lực dòng tiền và rủi ro mất cân đối tài chính.
Có số liệu rõ ràng để đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, từng kênh và từng khách hàng
Khi mọi doanh thu – chi phí được gắn với mã dự án, công ty truyền thông – marketing có thể dễ dàng xem báo cáo lãi/lỗ cho từng chiến dịch, từng khách hàng, từng kênh triển khai. Không còn tình trạng “cảm giác là lãi” nhưng không biết chính xác lãi bao nhiêu, hay “thấy bận rộn” nhưng lợi nhuận lại không tương xứng. Dịch vụ kế toán tại Huế sẽ xây dựng các báo cáo quản trị: doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo job, theo khách hàng, theo nhóm dịch vụ (digital, event, in ấn, sản xuất nội dung…).
Dựa trên số liệu này, ban giám đốc có thể quyết định: nên tập trung vào nhóm khách hàng nào, loại hình dịch vụ nào mang lại biên lợi nhuận tốt; kênh truyền thông nào hiệu quả nhưng chi phí thấp; chiến dịch nào cần rút kinh nghiệm do vượt ngân sách hoặc lãi quá thấp. Đây là nền tảng để tối ưu cơ cấu sản phẩm – dịch vụ, định giá fee agency hợp lý hơn và xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn.
Giảm rủi ro thuế, tăng uy tín khi làm việc với khách hàng, đối tác và ngân hàng
Ngành truyền thông – marketing thường bị cơ quan thuế “soi” kỹ vì liên quan nhiều đến chi phí quảng cáo, khuyến mãi, hoa hồng, booking KOL… Nếu hồ sơ không chặt, doanh nghiệp dễ bị ấn định thuế, loại chi phí, truy thu và phạt. Khi thuê dịch vụ kế toán tại Huế am hiểu luật thuế và đặc thù agency, toàn bộ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chi phí, hồ sơ TNCN được sắp xếp bài bản, kê khai đúng quy định, giảm đáng kể rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.
Ngoài ra, báo cáo tài chính minh bạch, số liệu rõ ràng giúp doanh nghiệp tăng uy tín trong mắt khách hàng, đối tác, ngân hàng. Khi cần vay vốn, xin hạn mức thanh toán, ký hợp đồng lớn, doanh nghiệp có thể nhanh chóng cung cấp bộ số liệu chuẩn, tạo niềm tin và lợi thế trong đàm phán, mở ra nhiều cơ hội phát triển hơn cho công ty truyền thông – marketing tại Huế.
Gói dịch vụ và đơn giá tham khảo kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Đối với công ty truyền thông – marketing tại Huế, việc xây dựng gói dịch vụ và đơn giá kế toán không thể áp dụng theo một “mẫu số chung” như ngành thương mại thông thường. Đặc thù của agency là doanh thu theo chiến dịch, nhiều khoản chi marketing khó kiểm soát, thanh toán phân tán giữa khách hàng – KOL – nền tảng quảng cáo – nhà cung cấp, nên đơn vị kế toán thường phải khảo sát kỹ mô hình, quy mô và phạm vi dịch vụ trước khi báo giá. Thông thường, đơn giá sẽ xoay quanh các yếu tố như doanh thu bình quân/tháng, số lượng chiến dịch đang chạy, số lượng hợp đồng – hóa đơn, yêu cầu về báo cáo quản trị, và việc có hay không tách riêng từng dòng doanh thu theo khách hàng – dự án.
Từ kết quả khảo sát thực tế, đơn vị kế toán tại Huế sẽ đề xuất các gói phù hợp: gói cơ bản cho agency nhỏ, start-up marketing chỉ có vài chiến dịch cố định; gói nâng cao cho công ty truyền thông đã có team in-house lớn, nhiều hợp đồng dịch vụ media/production; hoặc gói tùy chỉnh cho studio sáng tạo, đơn vị chuyên làm TVC, viral clip, tổ chức sự kiện… Mỗi gói sẽ quy định rõ khối lượng chứng từ/tháng, phạm vi tư vấn thuế, số lần báo cáo quản trị, số buổi làm việc trực tiếp hoặc online. Điều quan trọng là chủ doanh nghiệp nắm rõ mình nhận được những gì và mức phí bao nhiêu, tránh tình trạng “mập mờ” dẫn đến thiếu phối hợp, số liệu không đảm bảo.
Với những agency có nhu cầu kết hợp nhiều hạng mục như: dọn lại sổ sách các năm trước, thiết lập hệ thống mã job – campaign, tư vấn tối ưu hợp đồng với KOL, quản lý chi phí quảng cáo trên Facebook/Google/TikTok… đơn vị kế toán thường xây dựng gói combo để tối ưu chi phí. Nếu cam kết sử dụng dịch vụ dài hạn (từ 12 tháng trở lên), mức phí theo tháng có thể linh hoạt hơn, đồng thời doanh nghiệp được hỗ trợ sâu hơn trong khâu làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác chiến lược.
Các yếu tố ảnh hưởng đến đơn giá: doanh thu, số lượng chiến dịch, chứng từ, yêu cầu báo cáo
Đơn giá dịch vụ kế toán cho công ty truyền thông – marketing tại Huế thường bị chi phối mạnh bởi doanh thu và số lượng chiến dịch đang triển khai. Doanh thu càng lớn, số hợp đồng – hóa đơn – chứng từ chi phí càng nhiều, khối lượng hạch toán, đối chiếu, kiểm tra càng tăng. Bên cạnh đó, số lượng chiến dịch chạy song song (Facebook Ads, Google Ads, TikTok, KOL/KOC, event offline, PR báo chí…) cũng làm tăng độ phức tạp, vì kế toán phải tách doanh thu – chi phí theo từng job, từng client để phân tích hiệu quả.
Một yếu tố quan trọng khác là yêu cầu báo cáo: nếu doanh nghiệp chỉ cần báo cáo tài chính – báo cáo thuế theo quy định, đơn giá sẽ khác với trường hợp cần thêm báo cáo quản trị chi tiết theo chiến dịch, theo khách hàng, theo nền tảng quảng cáo hoặc theo team phụ trách. Cuối cùng, tình trạng sổ sách hiện tại (gọn gàng hay rối, đã có phần mềm quản lý hay chưa) cũng ảnh hưởng trực tiếp đến mức phí. Agency càng chuẩn hóa quy trình, lưu trữ chứng từ tốt thì chi phí kế toán càng tối ưu.
Gợi ý gói dịch vụ cho agency nhỏ, start-up marketing, studio sáng tạo
Với agency nhỏ, start-up marketing hoặc studio sáng tạo mới thành lập tại Huế, gói dịch vụ kế toán nên tập trung vào các nhu cầu cốt lõi: kê khai thuế định kỳ, lập sổ sách cơ bản, theo dõi doanh thu – chi phí theo từng khách hàng chính và đảm bảo hồ sơ thuế an toàn. Gói này thường áp dụng cho đơn vị doanh thu dưới một ngưỡng nhất định/tháng, số lượng chiến dịch không quá nhiều, chứng từ phát sinh vừa phải. Kế toán sẽ hỗ trợ thiết lập quy trình gửi chứng từ online, phân loại chi phí (chi ads, chi thuê KOL, chi production, chi sự kiện…) và nhắc lịch nghĩa vụ thuế.
Đối với studio sáng tạo thiên về quay dựng, thiết kế, sản xuất nội dung, gói dịch vụ có thể thêm phần theo dõi chi phí nhân công theo job, quản lý chi phí sản xuất theo dự án, hỗ trợ soạn thảo điều khoản thanh toán trong hợp đồng với khách hàng. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí kế toán, vừa có đủ dữ liệu để nhìn ra job nào đang lỗ – lãi, từ đó điều chỉnh chiến lược giá và lựa chọn khách hàng phù hợp.
Cách tối ưu chi phí khi sử dụng dịch vụ lâu dài và kết hợp nhiều hạng mục
Để tối ưu chi phí dịch vụ kế toán trong dài hạn, công ty truyền thông – marketing nên ưu tiên ký hợp đồng theo gói năm thay vì từng tháng, bởi đơn vị kế toán thường có chính sách chiết khấu cho khách hàng cam kết lâu dài. Khi cần thêm các hạng mục như dọn sổ cũ, xây dựng hệ thống mã job, tư vấn cấu trúc hợp đồng, hỗ trợ quyết toán thuế…, doanh nghiệp nên đề xuất gộp thành combo để có mức giá tổng thể tốt hơn thay vì thuê lẻ từng lần.
Bên cạnh đó, việc chủ động chuẩn hóa quy trình nội bộ (lưu trữ chứng từ điện tử, xuất hóa đơn đúng thời điểm, ghi chú rõ cho từng chiến dịch) sẽ giúp giảm thời gian xử lý của kế toán, từ đó đơn giá không bị đẩy lên cao. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa team account/production và kế toán cũng là “chìa khóa” để giữ chi phí dịch vụ ở mức hợp lý.
Tiêu chí chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Không phải đơn vị kế toán nào cũng hiểu được “ngôn ngữ” của agency truyền thông – marketing. Vì vậy, khi lựa chọn đối tác kế toán tại Huế, các công ty truyền thông cần quan tâm trước hết đến kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho các mô hình tương tự: digital agency, media agency, production house, event, PR… Một đơn vị đã từng làm cho các agency sẽ quen với các loại chi phí như chạy ads trên nhiều nền tảng, booking KOL/KOC, chi event, chi production, chi hoa hồng affiliate, từ đó tư vấn được cách hạch toán hợp lý và hạn chế rủi ro thuế. Hồ sơ càng phức tạp, nhu cầu phân tích lãi lỗ theo chiến dịch càng cao, càng cần đối tác có “case thực tế” rõ ràng.
Tiêu chí tiếp theo là khả năng làm việc online và mức độ am hiểu công nghệ. Ngành truyền thông – marketing thường làm việc với khách hàng trên cả nước, thậm chí quốc tế, nên việc gửi chứng từ qua email, Google Drive, phần mềm quản lý dự án, ký hợp đồng điện tử… là chuyện bình thường. Một đơn vị kế toán biết sử dụng các công cụ quản lý hiện đại, có thể kết nối với phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý dự án, lưu trữ chứng từ số và làm việc linh hoạt qua Zalo, Zoom, Google Meet… sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm chi phí vận hành cho cả hai bên. Đặc biệt, kế toán cần hiểu các nền tảng quảng cáo số để đọc – đối chiếu báo cáo chi tiêu và doanh thu liên quan.
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, là quy trình làm việc và cam kết bảo mật. Công ty truyền thông – marketing nắm giữ rất nhiều dữ liệu chiến lược của khách hàng: ngân sách quảng cáo, mô hình kinh doanh, tỷ lệ chuyển đổi, kế hoạch truyền thông… nên yêu cầu bảo mật phải được đặt lên hàng đầu trong hợp đồng dịch vụ kế toán. Đơn vị kế toán uy tín sẽ có quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu rõ ràng; quy định cụ thể phạm vi tiếp cận thông tin của từng nhân sự. Đồng thời, họ cũng cần thể hiện cam kết đồng hành dài hạn, hỗ trợ khi có thanh tra thuế, giải trình số liệu với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư để doanh nghiệp yên tâm tập trung vào chuyên môn sáng tạo.
Kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho agency truyền thông, digital marketing, tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm thực tế trong ngành là tiêu chí “lọc” đầu tiên khi chọn đơn vị kế toán cho công ty truyền thông – marketing. Một đơn vị đã từng xử lý hồ sơ cho digital agency, media agency, công ty tổ chức sự kiện, production house… sẽ hiểu rõ đặc thù dòng tiền không đều, thanh toán theo giai đoạn, chi phí tạm ứng – quyết toán sau khi kết thúc chương trình. Họ cũng quen với việc hạch toán các chi phí như thuê MC, ca sĩ, KOL/KOC, thiết kế sân khấu, in ấn POSM, chi phí đi lại – lưu trú theo từng event, từ đó biết cách gom – tách chi phí hợp lý, đảm bảo vừa phản ánh đúng lãi lỗ, vừa an toàn khi cơ quan thuế kiểm tra.
Ngoài ra, đơn vị có kinh nghiệm sẽ có sẵn “bộ câu hỏi” khảo sát, biểu mẫu theo dõi campaign, checklist chứng từ cho từng loại dịch vụ, giúp agency nhanh chóng chuẩn hóa quy trình và tránh thiếu sót. Đây là điểm khác biệt lớn so với các dịch vụ kế toán chỉ quen với mô hình thương mại – dịch vụ thông thường.
Khả năng làm việc online, cập nhật công nghệ, hiểu các nền tảng quảng cáo số
Ngành truyền thông – marketing gắn liền với môi trường số, nên nếu kế toán vẫn yêu cầu “gởi giấy tờ bản cứng”, “đến tận nơi ký từng chứng từ” thì sẽ rất mất thời gian và không phù hợp. Đơn vị kế toán lý tưởng là nơi có khả năng nhận – trả hồ sơ hoàn toàn online, sử dụng linh hoạt email, drive, phần mềm quản lý chứng từ, ký số, hóa đơn điện tử, và cập nhật nhanh các quy định mới về giao dịch điện tử, chứng từ số. Điều này giúp agency có thể làm việc ở bất cứ đâu mà vẫn đảm bảo sổ sách, thuế được theo dõi chặt chẽ.
Bên cạnh đó, việc hiểu các nền tảng quảng cáo như Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads, Zalo Ads, sàn TMĐT… giúp kế toán giải thích được các báo cáo chi tiêu quảng cáo, phân loại chi phí và kết nối số liệu giữa hệ thống quảng cáo – hợp đồng khách hàng – hóa đơn xuất cho đối tác. Nhờ vậy, chủ doanh nghiệp không chỉ yên tâm về thuế, mà còn có dữ liệu tài chính rõ ràng để đánh giá hiệu quả từng kênh marketing.
Quy trình làm việc rõ ràng, bảo mật dữ liệu khách hàng và cam kết đồng hành dài hạn
Quy trình làm việc rõ ràng giúp giảm tối đa “độ trễ” giữa hoạt động kinh doanh và ghi nhận kế toán. Đơn vị kế toán chuyên nghiệp sẽ trình bày cụ thể các bước: tiếp nhận chứng từ, kiểm tra – phản hồi sai sót, hạch toán, lập báo cáo thuế, báo cáo quản trị, thời gian gửi báo cáo và kênh trao đổi khi có vấn đề phát sinh. Mọi thứ càng minh bạch, agency càng dễ phối hợp và chủ động sắp xếp dữ liệu.
Song song, yếu tố bảo mật dữ liệu khách hàng phải được đặt ra ngay trong hợp đồng: quy định về người được phép truy cập, cách lưu trữ, cách bàn giao – hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp tác… Cuối cùng, cam kết đồng hành dài hạn, hỗ trợ khi quyết toán thuế, khi làm việc với ngân hàng hoặc nhà đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm coi kế toán như một “bộ phận thuê ngoài” nhưng gắn bó như người trong nhà.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing
Agency mới thành lập, doanh thu chưa ổn định có nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói không?
Với agency mới thành lập, doanh thu chưa ổn định, việc thuê kế toán nội bộ toàn thời gian thường khá tốn kém và chưa thực sự cần thiết. Thay vào đó, sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại Huế là lựa chọn hợp lý hơn, vì doanh nghiệp chỉ phải trả phí tương ứng với khối lượng công việc thực tế, vẫn đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ thuế và sổ sách cơ bản. Đơn vị kế toán có thể hỗ trợ từ khâu ban đầu như đăng ký thuế, tư vấn xuất hóa đơn, xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ, đến kê khai thuế định kỳ và lập báo cáo tài chính cuối năm. Khi doanh thu tăng, số lượng chiến dịch nhiều lên, hai bên có thể nâng cấp gói dịch vụ mà không cần thay đổi toàn bộ hệ thống.
Công ty truyền thông có thể gửi chứng từ online, làm việc từ xa với kế toán tại Huế được không?
Hoàn toàn có thể. Thực tế, hầu hết công ty truyền thông – marketing hiện nay đều làm việc từ xa với kế toán thông qua các kênh online như email, Zalo, Google Drive, phần mềm quản lý chứng từ hoặc phần mềm kế toán tích hợp. Doanh nghiệp chỉ cần scan hoặc chụp rõ hóa đơn, hợp đồng, bảng kê chi phí, báo cáo chi tiêu quảng cáo… và gửi theo định kỳ, kế toán sẽ tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi các vấn đề cần bổ sung. Những nội dung cần trao đổi chi tiết có thể thực hiện qua gọi video, họp online. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, giảm chi phí và phù hợp với nhịp làm việc linh hoạt của ngành truyền thông – marketing, đặc biệt khi agency có khách hàng ở nhiều tỉnh thành khác nhau.
Mất bao lâu để dọn sổ, chuẩn hóa số liệu cho một công ty truyền thông – marketing?
Thời gian dọn sổ và chuẩn hóa số liệu phụ thuộc rất lớn vào tình trạng hồ sơ hiện tại của công ty. Nếu doanh nghiệp đã lưu trữ tương đối đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chi phí và có file theo dõi doanh thu – chiến dịch, việc rà soát, đối chiếu và nhập lại số liệu thường mất từ vài tuần đến một vài tháng cho một năm tài chính. Ngược lại, nếu chứng từ thất lạc nhiều, chưa phân loại theo khách hàng – chiến dịch, chưa quản lý rõ chi phí quảng cáo, việc xử lý sẽ kéo dài hơn và cần phối hợp chặt giữa kế toán, bộ phận account, bộ phận vận hành. Dù mất thời gian, nhưng sau khi dọn sổ xong, doanh nghiệp sẽ có nền tảng số liệu sạch, dễ dàng quản lý lãi lỗ và tự tin khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác lớn.
Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận chứng từ, lên báo cáo tài chính mà còn là giải pháp quản trị dự án và ngân sách truyền thông hiệu quả. Khi có đội ngũ kế toán am hiểu đặc thù agency đồng hành, doanh nghiệp dễ dàng nhìn thấy bức tranh doanh thu – chi phí – lãi lỗ theo từng chiến dịch và từng khách hàng. Điều này giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn trong việc chọn kênh, chọn mức ngân sách, chọn phân khúc khách hàng mục tiêu. Đồng thời, hồ sơ thuế, hợp đồng và chứng từ chi phí được chuẩn hóa từ đầu sẽ giảm đáng kể rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu. Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing cũng góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp khi làm việc với đối tác lớn, ngân hàng và nhà đầu tư. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc đầu tư cho hệ thống kế toán – tài chính là khoản đầu tư nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Nếu bạn đang vận hành một agency, studio hoặc công ty quảng cáo tại Huế, đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại hệ thống sổ sách và tìm kiếm đơn vị kế toán chuyên sâu. Dịch vụ kế toán tại Huế cho công ty truyền thông – marketing chính là người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp sáng tạo nhưng vẫn vững vàng về tài chính và pháp lý.
