Thủ tục xin giấy phép cho cơ sở phun xăm thẩm mỹ là vấn đề được rất nhiều chủ spa, thẩm mỹ viện và cá nhân hành nghề phun xăm quan tâm trong bối cảnh ngành làm đẹp đang được quản lý ngày càng chặt chẽ. Việc thiếu hoặc sai giấy phép không chỉ khiến cơ sở bị xử phạt mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và khả năng hoạt động lâu dài. Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện thủ tục xin giấy phép cho cơ sở phun xăm thẩm mỹ, từ điều kiện pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị đến quy trình thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
Tổng quan về giấy phép cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Cơ sở phun xăm thẩm mỹ là gì theo quy định pháp luật?
Cơ sở phun xăm thẩm mỹ là địa điểm kinh doanh cung cấp dịch vụ phun, xăm, điêu khắc thẩm mỹ (mày, môi, mí…) bằng kỹ thuật đưa mực/sắc tố vào lớp da nông để tạo hình. Về pháp lý, cơ sở có thể hoạt động dưới nhiều mô hình: hộ kinh doanh, doanh nghiệp (TNHH/cổ phần) hoặc địa điểm kinh doanh/chi nhánh của doanh nghiệp. Điểm quan trọng là cơ sở không chỉ “đăng ký kinh doanh” mà còn phải bảo đảm điều kiện an toàn, vệ sinh, quy trình kỹ thuật, vật tư – dụng cụ và nhân sự phù hợp với phạm vi dịch vụ công bố. Cơ sở càng chuyên sâu, mức độ yêu cầu về điều kiện và hồ sơ càng chặt.
Vì sao cơ sở phun xăm bắt buộc phải xin giấy phép?
Phun xăm có tiếp xúc trực tiếp với da, tiềm ẩn rủi ro lây nhiễm chéo, dị ứng, viêm nhiễm, tổn thương da và tranh chấp bồi thường. Vì vậy, cơ quan quản lý yêu cầu cơ sở phải “đủ điều kiện” trước khi hoạt động để kiểm soát an toàn khách hàng và giảm nguy cơ tai biến. Nếu không có giấy tờ/điều kiện cần thiết, cơ sở có thể bị kiểm tra, xử phạt, buộc ngừng cung cấp dịch vụ, thu hồi/đình chỉ hoạt động tùy mức độ, đồng thời chịu rủi ro pháp lý rất lớn nếu xảy ra sự cố. Xin giấy phép đúng giúp cơ sở vận hành ổn định, quảng cáo – ký hợp đồng – xuất hóa đơn an toàn hơn.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động phun xăm thẩm mỹ
Hoạt động phun xăm chịu điều chỉnh bởi các nhóm quy định: (1) pháp luật về đăng ký kinh doanh/doanh nghiệp; (2) quy định về ngành nghề kinh doanh có điều kiện đối với dịch vụ thẩm mỹ theo phạm vi; (3) quy định về vệ sinh, phòng chống lây nhiễm, an toàn cho khách hàng; (4) quy định về quảng cáo dịch vụ thẩm mỹ, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và trách nhiệm bồi thường; (5) quy định về lao động, thuế, hóa đơn khi cơ sở vận hành. Do đó, “giấy phép” thường là một bộ giấy tờ đồng bộ, không chỉ một tờ duy nhất.
Các loại giấy phép cần có đối với cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Giấy phép đăng ký kinh doanh cơ sở phun xăm
Đây là nền tảng pháp lý để cơ sở tồn tại hợp pháp: hộ kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (kèm địa điểm kinh doanh/chi nhánh nếu có). Khi đăng ký, cần chọn ngành nghề phù hợp với dịch vụ làm đẹp/phun xăm, ghi đúng tên cơ sở, địa chỉ, người đại diện/chủ hộ, phạm vi hoạt động. Giấy đăng ký kinh doanh giúp cơ sở mở tài khoản, ký hợp đồng thuê mặt bằng, tuyển dụng nhân sự, thực hiện nghĩa vụ thuế và xuất hóa đơn (đối với doanh nghiệp). Lưu ý: đăng ký kinh doanh không đồng nghĩa đã “đủ điều kiện” để làm phun xăm nếu cơ sở chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn và an toàn theo phạm vi dịch vụ.
Giấy phép hoạt động thẩm mỹ theo phạm vi chuyên môn
Tùy mức độ dịch vụ, cơ sở phun xăm có thể phải thực hiện thủ tục xin chấp thuận/đủ điều kiện hoạt động theo quản lý chuyên ngành tại địa phương. Trọng tâm thường nằm ở: bố trí phòng/khu vực kỹ thuật; quy trình vô khuẩn – khử khuẩn; danh mục thiết bị, vật tư; hồ sơ nhân sự (người phụ trách chuyên môn và người trực tiếp làm); quy trình tư vấn – sàng lọc chống chỉ định – chăm sóc sau dịch vụ; phương án xử lý sự cố. Cơ sở nên “chốt phạm vi” ngay từ đầu (phun xăm cơ bản hay chuyên sâu/can thiệp cao) để chuẩn bị đúng nhóm hồ sơ, tránh nộp sai dẫn đến bị trả hoặc kéo dài thời gian.
Các giấy phép, xác nhận y tế liên quan khác
Ngoài giấy đăng ký kinh doanh và giấy phép/điều kiện theo phạm vi, cơ sở thường cần hoàn thiện các yêu cầu liên quan an toàn – vận hành như: hồ sơ vệ sinh cơ sở, quy trình phòng chống lây nhiễm, quản lý chất thải (đặc biệt vật tư sắc nhọn/dính dịch), nội quy an toàn, hồ sơ tập huấn an toàn vệ sinh và sổ theo dõi khử khuẩn. Tùy địa phương và đặc điểm mặt bằng, có thể phát sinh yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, an toàn điện, biển hiệu, và hồ sơ quảng cáo (nếu quảng cáo dịch vụ). Bạn nên chuẩn hóa “bộ hồ sơ hậu kiểm” để khi kiểm tra đột xuất vẫn xuất trình đầy đủ, tránh bị lập biên bản do thiếu quy trình hoặc thiếu sổ theo dõi.
Xem thêm: Kế toán thuế spa tại Huế uy tín – Bảo vệ spa trước rủi ro thuế và tối ưu chi phí
Điều kiện xin giấy phép cho cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Điều kiện về địa điểm và cơ sở vật chất
Địa điểm phải có địa chỉ rõ ràng, sử dụng hợp pháp (hợp đồng thuê/giấy tờ quyền sử dụng) và phù hợp mục đích kinh doanh. Khu vực phun xăm nên bố trí tách biệt, đảm bảo riêng tư, thông thoáng, đủ ánh sáng, bề mặt dễ vệ sinh; có khu rửa tay, dung dịch sát khuẩn, thùng rác phù hợp, và khu lưu trữ vật tư sạch riêng với nơi gom vật tư đã dùng. Cơ sở cần có khu tư vấn – tiếp khách, khu chờ, khu thao tác, khu vệ sinh, và lối đi thuận tiện để hạn chế nhiễm chéo. Tối thiểu phải có quy trình vệ sinh bề mặt, lịch vệ sinh, quy trình khử khuẩn trước–trong–sau mỗi ca làm và biểu mẫu tư vấn/phiếu đồng ý dịch vụ.
Điều kiện về trang thiết bị, dụng cụ phun xăm
Thiết bị, dụng cụ phải phù hợp kỹ thuật và ưu tiên an toàn: máy phun/điêu khắc, kim/đầu kim dùng một lần, găng tay, khẩu trang, vật tư che phủ, dung dịch sát khuẩn, dụng cụ vệ sinh và các vật tư tiêu hao. Mực/sắc tố cần quản lý nguồn gốc, hạn dùng, lô hàng và điều kiện bảo quản; nên có sổ nhập–xuất và quy trình mở–đóng chai, tránh lây nhiễm chéo. Cơ sở nên xây “định mức 1 ca phun xăm” để đảm bảo vật tư dùng một lần được thay mới đúng chuẩn. Bên cạnh đó là quy trình vệ sinh máy móc, làm sạch bề mặt, khử khuẩn tay và kiểm soát dụng cụ trước khi thao tác, kèm sổ theo dõi khử khuẩn và checklist cuối ca.
Điều kiện về nhân sự và chứng chỉ hành nghề
Người trực tiếp thực hiện phun xăm cần có hồ sơ chứng minh năng lực (tối thiểu chứng nhận đào tạo nghề phù hợp), hiểu quy trình vô khuẩn, biết sàng lọc chống chỉ định và hướng dẫn chăm sóc sau phun. Cơ sở nên có người phụ trách chuyên môn/kỹ thuật chịu trách nhiệm quy trình, kiểm soát chất lượng và an toàn. Ngoài kỹ thuật viên, cần người quản lý vật tư – vệ sinh, lễ tân tư vấn, và cơ chế ghi nhận ca làm theo từng kỹ thuật viên để truy xuất khi có sự cố. Nếu thuê kỹ thuật viên có chứng chỉ, phải có hợp đồng, phân công nhiệm vụ, lịch làm việc và sổ theo dõi ca làm; tránh “mượn chứng chỉ” không có mặt vận hành vì rủi ro khi hậu kiểm.
Hồ sơ xin giấy phép cho cơ sở phun xăm thẩm mỹ gồm những gì?
Hồ sơ pháp lý của cơ sở kinh doanh
Thường gồm: giấy đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh) hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy tờ người đại diện/chủ cơ sở; giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm (hợp đồng thuê, giấy tờ nhà); sơ đồ tổ chức và quyết định phân công người phụ trách chuyên môn (nếu có). Kèm theo nên chuẩn bị: nội quy cơ sở, bảng giá dịch vụ, mẫu phiếu tư vấn – phiếu đồng ý dịch vụ, quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại. Nếu cơ sở có bán kèm mỹ phẩm, nên có quy trình quản lý hàng hóa và chứng từ nhập hàng để hỗ trợ giải trình khi cần.
Hồ sơ nhân sự và chứng chỉ hành nghề phun xăm
Gồm danh sách nhân sự thực hiện phun xăm và người phụ trách chuyên môn; bản sao chứng nhận đào tạo nghề/chứng chỉ liên quan; hợp đồng lao động/hợp tác; mô tả công việc và phân công ca làm. Nên có thêm: biên bản tập huấn vô khuẩn – khử khuẩn, an toàn dụng cụ, xử lý dị ứng/biến chứng; sổ theo dõi ca làm theo kỹ thuật viên; checklist thao tác chuẩn theo từng dịch vụ (mày/môi/mí). Bộ hồ sơ này giúp chứng minh năng lực và là “lá chắn” quan trọng khi có kiểm tra hoặc tranh chấp với khách hàng.
Hồ sơ liên quan đến điều kiện y tế, an toàn
Gồm sơ đồ mặt bằng, hình ảnh khu thao tác – khu rửa tay – khu lưu trữ vật tư, danh mục thiết bị/vật tư, quy trình vệ sinh – khử khuẩn, lịch vệ sinh định kỳ, sổ theo dõi khử khuẩn, quy trình quản lý vật tư dùng một lần và xử lý chất thải. Nên chuẩn hóa: quy trình sàng lọc chống chỉ định, hướng dẫn chăm sóc sau phun, quy trình xử lý sự cố và ghi nhận phản ứng bất thường. Nếu có yêu cầu tại địa phương, chuẩn bị thêm hồ sơ an toàn điện, phòng cháy, biển hiệu và các giấy tờ liên quan đến quảng cáo dịch vụ.
Quy trình thủ tục xin giấy phép cho cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Bước 1 – Chuẩn bị và rà soát điều kiện pháp lý
Trước tiên, chốt mô hình hoạt động (hộ kinh doanh hay công ty), phạm vi dịch vụ (phun xăm cơ bản hay chuyên sâu) và địa điểm kinh doanh. Tiếp theo, rà soát điều kiện mặt bằng: bố trí phòng/khu thao tác, khu rửa tay, khu lưu trữ vật tư sạch, quy trình vệ sinh và checklist khử khuẩn. Song song, chuẩn hóa hồ sơ nhân sự: chứng nhận đào tạo/chứng chỉ, hợp đồng, phân công phụ trách chuyên môn, sổ theo dõi ca làm. Cuối cùng, hoàn thiện bộ hồ sơ an toàn: quy trình sàng lọc chống chỉ định, phiếu đồng ý dịch vụ, hướng dẫn chăm sóc sau phun, quy trình xử lý sự cố. Đây là bước quyết định để tránh bị trả hồ sơ hoặc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi đủ hồ sơ, cơ sở nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo phạm vi quản lý địa phương (thường gắn với quản lý chuyên ngành về thẩm mỹ/y tế và quản lý kinh doanh). Khi nộp, cần đảm bảo thông tin thống nhất giữa: giấy đăng ký kinh doanh, địa chỉ thực tế, sơ đồ mặt bằng, danh mục dịch vụ, danh mục thiết bị và danh sách nhân sự. Nên chuẩn bị 01 bộ bản cứng kèm 01 bộ scan (nếu cần), sắp xếp theo mục lục để dễ đối chiếu. Nếu có yêu cầu chỉnh sửa, cần ghi nhận rõ nội dung cần bổ sung (thiết bị nào, phòng nào, giấy tờ nào) để xử lý đúng trọng tâm và không phát sinh “sửa tới sửa lui”.
Bước 3 – Thẩm định, cấp giấy phép và hậu kiểm
Cơ quan quản lý có thể thẩm định hồ sơ và/hoặc thẩm định thực tế tại cơ sở: kiểm tra bố trí phòng, khu khử khuẩn, quy trình vệ sinh, vật tư dùng một lần, sổ theo dõi khử khuẩn, hồ sơ nhân sự và quy trình xử lý sự cố. Nếu đạt, cơ sở được cấp giấy phép/ghi nhận đủ điều kiện theo phạm vi. Sau cấp phép, cơ sở vẫn có thể bị hậu kiểm định kỳ hoặc đột xuất, đặc biệt khi có phản ánh khách hàng hoặc khi cơ sở chạy quảng cáo mạnh. Vì vậy, cần duy trì hồ sơ vận hành thường xuyên: nhật ký ca làm, sổ vật tư, sổ khử khuẩn, biên bản tập huấn, và lưu trữ phiếu tư vấn – đồng ý dịch vụ để bảo vệ cơ sở khi có tranh chấp.
Thời gian và chi phí xin giấy phép cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định
Thời gian phụ thuộc 3 yếu tố: (1) mô hình và phạm vi dịch vụ (cơ bản hay chuyên sâu); (2) mức độ hoàn thiện của mặt bằng và hồ sơ; (3) cơ chế tiếp nhận – thẩm định tại địa phương. Nếu hồ sơ đầy đủ, thông tin thống nhất và cơ sở đáp ứng sẵn điều kiện, tiến độ thường nhanh hơn; ngược lại, nếu phải sửa mặt bằng, bổ sung quy trình khử khuẩn, bổ sung nhân sự/chứng chỉ, thời gian sẽ kéo dài do phải hoàn thiện rồi thẩm định lại. Lưu ý thực tế: nhiều hồ sơ bị chậm không phải do “cơ quan xử lý lâu” mà do thiếu sổ theo dõi vệ sinh, thiếu ảnh/sơ đồ mặt bằng đúng chuẩn, thiếu phân công người phụ trách chuyên môn hoặc ngành nghề đăng ký không khớp.
Các khoản chi phí nhà nước và chi phí phát sinh
Chi phí thường gồm: lệ phí/thủ tục hành chính (tùy địa phương và loại hồ sơ), chi phí sao y – công chứng – in ấn hồ sơ, và chi phí phát sinh lớn nhất là “chi phí đáp ứng điều kiện”: cải tạo phòng, mua trang thiết bị, vật tư dùng một lần, dung dịch khử khuẩn, tủ/kệ lưu trữ vật tư, bảng biểu – nội quy – biểu mẫu. Ngoài ra còn có chi phí nhân sự (đào tạo/chứng chỉ, lương kỹ thuật viên, tập huấn vô khuẩn), và chi phí vận hành hồ sơ hậu kiểm (sổ sách, biểu mẫu, quy trình). Nếu thuê dịch vụ trọn gói, nên yêu cầu báo giá tách rõ: phí dịch vụ, phí nhà nước và danh mục hạng mục cơ sở cần đầu tư để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Xem thêm: Dịch vụ kê khai thuế spa tại Huế
Những lỗi thường gặp khi xin giấy phép cơ sở phun xăm thẩm mỹ
Không đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất
Lỗi hay gặp nhất là cơ sở chuẩn bị “đẹp để khai trương” nhưng chưa “đúng để thẩm định”. Ví dụ: khu vực phun xăm không tách bạch tương đối với khu tiếp khách; bề mặt bàn, giường, kệ dụng cụ khó vệ sinh; không bố trí điểm rửa tay, khu lưu trữ dụng cụ sạch và khu để dụng cụ đã dùng; ánh sáng kém, phòng quá chật khiến thao tác không an toàn. Một số cơ sở thiếu thùng đựng vật sắc nhọn, thiếu quy trình vệ sinh theo ca, hoặc không có sổ nhật ký khử khuẩn. Cách tránh là làm checklist hiện trường trước ngày thẩm định và đảm bảo mọi tài liệu (sơ đồ phòng, danh mục thiết bị) khớp đúng với thực tế.
Thiếu hoặc sai chứng chỉ hành nghề
Nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì chứng chỉ không phù hợp nội dung phun xăm, chứng chỉ không thể hiện rõ khóa học – đơn vị đào tạo – thời lượng, hoặc dùng giấy chứng nhận “học nội bộ” không đủ giá trị chứng minh năng lực. Một lỗi khác là không có hồ sơ phân công chuyên môn, không chứng minh kỹ thuật viên đang làm việc hợp pháp tại cơ sở (thiếu hợp đồng lao động, quyết định phân công), dẫn đến cơ quan thẩm định đánh giá nhân sự không ổn định. Cách khắc phục là chuẩn hóa bộ hồ sơ nhân sự theo từng người: chứng chỉ, giấy tờ cá nhân, hợp đồng/điều động, mô tả phạm vi kỹ thuật được thực hiện, và quy trình kiểm soát tay nghề định kỳ.
Đăng ký sai phạm vi hoạt động thẩm mỹ
Lỗi này thường đến từ việc “muốn đăng ký cho rộng” để tiện quảng cáo, nhưng cơ sở – nhân sự lại chưa đủ điều kiện tương ứng. Hệ quả là bị yêu cầu điều chỉnh phạm vi, thậm chí phải bổ sung thêm hạng mục cơ sở vật chất hoặc nhân sự chuyên môn mới phù hợp. Ngoài ra, mô tả dịch vụ không rõ ràng (ghi chung chung) cũng dễ bị hiểu là vượt phạm vi cho phép. Cách làm an toàn là chia theo giai đoạn: giai đoạn 1 đăng ký đúng nhóm dịch vụ bạn chắc chắn đáp ứng, khi mở rộng thì bổ sung hồ sơ và nâng điều kiện trước khi quảng cáo/triển khai.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục xin giấy phép phun xăm thẩm mỹ (FAQ)
Cơ sở phun xăm tại nhà có xin giấy phép được không?
Có thể xem xét, nhưng không phải “nhà” nào cũng phù hợp. Điểm mấu chốt là địa điểm phải đáp ứng yêu cầu về mặt bằng hợp pháp, bố trí khu vực phun xăm đảm bảo vệ sinh – an toàn, có quy trình vô khuẩn và quản lý chất thải, và không gây ảnh hưởng đến an ninh – trật tự, phòng cháy chữa cháy theo quy mô. Nếu là nhà ở kết hợp kinh doanh, bạn nên tách khu vực dịch vụ với sinh hoạt, hạn chế dùng chung nhà vệ sinh/khu bếp, và chuẩn hóa lối đi – khu lưu trữ dụng cụ. Trường hợp địa điểm thuộc chung cư có quy định không được kinh doanh hoặc không có chức năng thương mại, rủi ro bị yêu cầu đổi địa điểm là rất cao.
Phun xăm thẩm mỹ có bắt buộc chứng chỉ hành nghề không?
Về thực tiễn thẩm định và quản trị rủi ro, người trực tiếp phun xăm nên có chứng chỉ/giấy chứng nhận đào tạo nghề phù hợp để chứng minh năng lực chuyên môn. Không chỉ để “qua hồ sơ”, chứng chỉ còn giúp cơ sở xây dựng phân bậc tay nghề và giới hạn dịch vụ đúng năng lực từng kỹ thuật viên. Bên cạnh đó, cơ sở cần có hồ sơ phân công chuyên môn, hợp đồng lao động/điều động và quy trình thao tác chuẩn để chứng minh nhân sự làm việc hợp pháp và được kiểm soát chất lượng. Thiếu các yếu tố này, cơ sở dễ bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, bị dừng hoạt động khi kiểm tra hoặc gặp rủi ro lớn nếu khách hàng khiếu nại.
Bao lâu thì được phép hoạt động sau khi nộp hồ sơ?
Bạn chỉ nên hoạt động khi hồ sơ đã được tiếp nhận hợp lệ và cơ sở đáp ứng đầy đủ điều kiện theo phạm vi đăng ký, đặc biệt là sau khi hoàn tất bước thẩm định (nếu thủ tục của bạn có thẩm định thực tế). Thời gian xử lý thường phụ thuộc vào 3 yếu tố: chất lượng hồ sơ (có phải bổ sung hay không), lịch thẩm định của cơ quan quản lý, và mức độ sẵn sàng của cơ sở (hiện trạng có khớp hồ sơ). Nếu hồ sơ chuẩn và cơ sở đã làm đúng ngay từ đầu, tiến độ sẽ nhanh hơn rất nhiều; ngược lại, chỉ cần sai phạm vi dịch vụ hoặc thiếu chứng chỉ/hồ sơ vô khuẩn, thời gian có thể kéo dài do phải bổ sung và thẩm định lại.
