Công bố hợp quy vật liệu xây dựng là chủ đề cần được tính toán từ cả góc độ pháp lý, tài chính và vận hành thực tế của ngành vật liệu xây dựng. Đặc thù của lĩnh vực này là hàng hóa đa dạng, giá trị tồn kho lớn, đơn vị tính khác nhau và thường phát sinh vận chuyển, công nợ hoặc giao hàng theo công trình.
Công bố hợp quy không phải áp dụng giống nhau cho mọi loại vật liệu
Không phải mọi vật liệu xây dựng đang lưu thông trên thị trường đều có cùng yêu cầu về công bố hợp quy. Doanh nghiệp cần xác định chính xác nhóm sản phẩm, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và vai trò của mình trong chuỗi cung ứng. Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp tránh làm thừa hồ sơ hoặc bỏ sót nghĩa vụ chất lượng.
Phân biệt hàng thuộc quy chuẩn và hàng không thuộc diện
Bước đầu tiên là xác định sản phẩm có thuộc nhóm hàng hóa được điều chỉnh bởi quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc hay chỉ áp dụng tiêu chuẩn tự nguyện. Không nên dựa vào tên gọi thương mại để kết luận mà cần đối chiếu đặc tính, công dụng, cấu tạo và nhóm sản phẩm thực tế. Cùng là vật liệu xây dựng nhưng nghĩa vụ về thử nghiệm, chứng nhận và công bố có thể khác nhau.
Xác định nhà sản xuất, nhập khẩu hay đơn vị phân phối
Nghĩa vụ về hồ sơ chất lượng phụ thuộc đáng kể vào việc doanh nghiệp là nhà sản xuất, đơn vị nhập khẩu hay chỉ thực hiện phân phối hàng hóa. Nhà sản xuất và nhà nhập khẩu thường phải tham gia sâu hơn vào quá trình đánh giá chất lượng sản phẩm. Trong khi đó, đơn vị phân phối cần đặc biệt chú trọng đến việc kiểm soát và lưu giữ hồ sơ chứng minh nguồn gốc, chất lượng.
Kiểm tra hồ sơ chất lượng đi cùng lô hàng
Mỗi lô vật liệu đưa vào kinh doanh nên được kiểm tra các tài liệu đi kèm như hóa đơn, chứng từ nguồn gốc, phiếu chất lượng và hồ sơ liên quan đến chứng nhận hoặc hợp quy nếu thuộc diện áp dụng. Doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra hàng bằng mắt hoặc dựa vào thông tin của nhà cung cấp. Hồ sơ càng đầy đủ thì việc giải trình nguồn gốc và chất lượng càng thuận lợi.
Không dùng một bộ hồ sơ cho nhiều sản phẩm khác nhau
Một bộ hồ sơ chất lượng chỉ có giá trị khi phạm vi sản phẩm trong tài liệu phù hợp với hàng hóa thực tế đang kinh doanh. Nếu khác về chủng loại, mã sản phẩm, cấu tạo, quy cách hoặc nhà sản xuất thì cần kiểm tra lại phạm vi áp dụng. Việc sử dụng chung tài liệu một cách máy móc có thể khiến hồ sơ không đủ căn cứ khi bị kiểm tra.
Bản đồ vật liệu cần đặc biệt lưu ý về tiêu chuẩn – quy chuẩn
Mỗi nhóm vật liệu có đặc tính kỹ thuật và rủi ro chất lượng khác nhau nên cách kiểm tra hồ sơ cũng không thể áp dụng giống nhau. Doanh nghiệp nên xây dựng một “bản đồ sản phẩm” để nhận diện nhóm nào cần theo dõi chặt về tiêu chuẩn, quy chuẩn và chứng từ chất lượng. Cách làm này đặc biệt hữu ích với cửa hàng kinh doanh nhiều chủng loại vật liệu cùng lúc.
Xi măng
Xi măng là nhóm vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và độ bền của công trình nên thông tin về chủng loại, nguồn sản xuất và chất lượng cần được kiểm soát chặt. Khi nhập hàng, doanh nghiệp nên đối chiếu nhãn hàng hóa với hồ sơ chất lượng đi kèm. Việc lưu chứng từ theo từng nhà cung cấp hoặc từng đợt nhập giúp thuận tiện khi cần truy xuất.
Gạch, đá ốp lát
Gạch xây dựng và vật liệu ốp lát có nhiều dòng sản phẩm khác nhau về nguyên liệu, kích thước, công năng và phương pháp sản xuất. Do đó không nên mặc định toàn bộ các sản phẩm cùng tên gọi đều có yêu cầu hồ sơ giống nhau. Khi phân phối số lượng lớn, doanh nghiệp nên quản lý riêng từng dòng sản phẩm để tránh nhầm lẫn tài liệu.
Kính xây dựng
Kính xây dựng có nhiều loại phục vụ các mục đích khác nhau như làm cửa, vách, mặt dựng, trang trí hoặc kết cấu đặc thù. Hồ sơ chất lượng cần phản ánh đúng loại kính, độ dày, cấu tạo và phạm vi sử dụng của sản phẩm. Nếu kinh doanh nhiều loại kính cùng lúc, nên phân loại hồ sơ theo từng nhóm kỹ thuật thay vì chỉ lưu theo thương hiệu.
Vật liệu chống thấm
Vật liệu chống thấm có thể tồn tại dưới nhiều dạng như màng, dung dịch, sơn phủ hoặc hỗn hợp chuyên dụng nên việc xác định nhóm sản phẩm phải dựa trên bản chất thực tế. Một số sản phẩm còn có thành phần hóa chất cần được quản lý riêng về nhãn và thông tin an toàn. Vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra cả hồ sơ chất lượng lẫn thông tin kỹ thuật trước khi đưa ra thị trường.
Sản phẩm cách nhiệt
Sản phẩm cách nhiệt thường được lựa chọn dựa trên khả năng chống nóng, cách nhiệt, độ bền và môi trường sử dụng. Khi kinh doanh, doanh nghiệp nên chú ý thông số kỹ thuật do nhà sản xuất công bố và tài liệu chứng minh chất lượng tương ứng. Nếu sản phẩm được sử dụng trong các hạng mục đặc thù, yêu cầu kỹ thuật có thể cao hơn hàng sử dụng dân dụng thông thường.
Nhóm vật liệu hoàn thiện khác
Nhóm vật liệu hoàn thiện rất rộng, có thể bao gồm trần, sàn, tấm ốp, vật liệu trang trí, keo, phụ kiện và nhiều sản phẩm mới. Do đó không nên áp dụng một cách kiểm tra hồ sơ duy nhất cho toàn bộ nhóm này. Cách an toàn là xác định từng sản phẩm cụ thể, mục đích sử dụng và quy định kỹ thuật liên quan trước khi nhập hàng.
Chuỗi hồ sơ từ thử nghiệm đến lưu thông
Đối với sản phẩm thuộc diện phải kiểm soát chất lượng, hồ sơ thường không chỉ phát sinh tại một thời điểm mà hình thành thành một chuỗi từ lấy mẫu đến lưu thông. Doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ theo trình tự để dễ kiểm tra tính liên tục. Việc thiếu một mắt xích có thể khiến bộ tài liệu trở nên khó đối chiếu hoặc thiếu căn cứ.
Lấy mẫu
Lấy mẫu là bước ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của kết quả đánh giá sản phẩm. Mẫu cần đại diện đúng cho hàng hóa, lô sản xuất hoặc phạm vi sản phẩm được kiểm tra. Nếu việc lấy mẫu không đúng hoặc thông tin mẫu không trùng với sản phẩm thực tế thì kết quả phía sau có thể mất giá trị sử dụng.
Thử nghiệm
Thử nghiệm nhằm xác định các chỉ tiêu kỹ thuật của vật liệu theo yêu cầu áp dụng cho từng nhóm sản phẩm. Kết quả thử nghiệm cần thể hiện rõ tên mẫu, chỉ tiêu kiểm tra và phương pháp thực hiện. Doanh nghiệp nên lưu kết quả cùng với hồ sơ lô hàng để thuận tiện khi đối chiếu về sau.
Chứng nhận
Chứng nhận là bước xác nhận sản phẩm hoặc quá trình sản xuất đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật nhất định trong phạm vi được đánh giá. Khi tiếp nhận giấy chứng nhận, cần kiểm tra tên sản phẩm, đơn vị được chứng nhận, phạm vi áp dụng và thời hạn hiệu lực. Không nên chỉ nhìn vào tên doanh nghiệp hoặc logo của tổ chức chứng nhận.
Công bố
Công bố là bước doanh nghiệp xác lập và cung cấp thông tin về sự phù hợp của sản phẩm theo yêu cầu áp dụng. Hồ sơ công bố phải thống nhất với kết quả đánh giá, chứng nhận và thông tin sản phẩm thực tế. Nếu thay đổi chủng loại hoặc phạm vi sản phẩm thì cần kiểm tra lại khả năng tiếp tục sử dụng hồ sơ cũ.
Duy trì hồ sơ
Sau khi hoàn tất thủ tục ban đầu, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức lưu và cập nhật hồ sơ trong suốt quá trình kinh doanh sản phẩm. Những tài liệu hết hiệu lực, thay đổi nhà sản xuất hoặc thay đổi mẫu mã cần được rà soát định kỳ. Đây là bước thường bị bỏ quên nhưng lại rất quan trọng khi cơ quan chức năng kiểm tra hàng đang lưu thông.
Các ngành nghề liên quan có thể kéo theo nghĩa vụ chất lượng khác nhau
Cùng kinh doanh vật liệu xây dựng nhưng mỗi nhóm ngành nghề có thể kéo theo loại hàng hóa và cách quản lý chất lượng khác nhau. Doanh nghiệp cần nhìn cả hoạt động bán buôn, bán lẻ, kho bãi, giao nhận và gia công thay vì chỉ tập trung vào tên ngành nghề chính. Bản đồ ngành nghề càng rõ thì việc kiểm soát hồ sơ sản phẩm càng chủ động.
bán buôn sắt thép, xi măng, gạch, cát đá
Bán buôn thường liên quan đến số lượng hàng lớn, nhiều lô nhập và nhiều đối tượng khách hàng nên việc truy xuất chứng từ cần được tổ chức bài bản. Doanh nghiệp nên theo dõi riêng hồ sơ theo từng nhà cung cấp và từng nhóm sản phẩm. Đặc biệt với hàng giao thẳng đến công trình, chứng từ cần đủ để chứng minh nguồn hàng khi không lưu kho tại doanh nghiệp.
bán lẻ vật liệu xây dựng tại cửa hàng chuyên doanh
Cửa hàng bán lẻ có thể kinh doanh rất nhiều loại vật liệu với số lượng từng mặt hàng không lớn nhưng tần suất nhập hàng cao. Vì vậy việc lưu hồ sơ nên thực hiện theo nhóm sản phẩm và nhà cung cấp thay vì gom chung toàn bộ chứng từ. Nhân viên bán hàng cũng cần nhận diện được sản phẩm nào cần hồ sơ chất lượng đặc thù.
kinh doanh sơn, bột bả, chống thấm và hóa chất xây dựng
Nhóm sơn, bột bả và chống thấm có đặc điểm kỹ thuật khác đáng kể so với các loại vật liệu xây dựng dạng rắn thông thường. Ngoài chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp còn phải chú ý thành phần, hướng dẫn sử dụng, nhãn và các thông tin an toàn nếu hàng có yếu tố hóa chất. Việc kiểm tra nguồn gốc và tài liệu kỹ thuật cần được thực hiện ngay từ khâu nhập hàng.
kinh doanh thiết bị vệ sinh, thiết bị nhà tắm
Thiết bị vệ sinh có thể gồm nhiều nhóm như bồn cầu, chậu rửa, vòi, sen, phụ kiện và sản phẩm lắp đặt khác. Mỗi nhóm có cấu tạo và tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau nên không thể chỉ quản lý chung dưới tên “thiết bị nhà tắm”. Doanh nghiệp nên phân hồ sơ theo từng nhóm để thuận tiện khi kiểm tra chất lượng và bảo hành.
kinh doanh kính xây dựng, nhôm, cửa và phụ kiện
Đây là nhóm hàng thường kết hợp vật liệu với hoạt động gia công, lắp ráp hoặc lắp đặt tại công trình. Khi doanh nghiệp vừa bán kính, nhôm vừa nhận gia công cửa thì cần tách rõ hồ sơ của vật liệu đầu vào và hồ sơ của sản phẩm hoàn thiện. Cách quản lý này giúp xác định trách nhiệm chất lượng trong từng công đoạn.
kinh doanh gỗ, ván, vật liệu hoàn thiện nội thất
Gỗ, ván công nghiệp và vật liệu hoàn thiện nội thất có nhiều nguồn nhập khác nhau và có thể phát sinh yêu cầu riêng về chất lượng, thành phần hoặc nguồn gốc. Doanh nghiệp cần tránh chỉ dựa trên tên thương mại hoặc catalogue. Việc lưu thông tin nhà sản xuất, lô hàng và thông số kỹ thuật giúp giảm rủi ro khi sản phẩm có khiếu nại.
vận tải hàng hóa và giao vật liệu đến công trình
Khi doanh nghiệp tự tổ chức vận chuyển, chất lượng hàng hóa cần được bảo đảm trong cả quá trình giao nhận. Một số vật liệu có thể bị ảnh hưởng bởi nước, độ ẩm, va đập hoặc phương pháp xếp dỡ không phù hợp. Vì vậy chứng từ giao nhận và biện pháp bảo quản cũng là một phần quan trọng của chuỗi kiểm soát hàng hóa.
kho bãi, bốc xếp và lưu giữ vật liệu
Kho vật liệu cần được tổ chức theo đặc tính từng nhóm sản phẩm để tránh hư hỏng hoặc trộn lẫn giữa các lô hàng. Những sản phẩm có thời hạn sử dụng hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt nên được đánh dấu rõ ràng. Nếu quản lý kho tốt, doanh nghiệp sẽ dễ truy xuất hồ sơ và xác định chính xác lô hàng khi phát sinh vấn đề.
Nhà phân phối cần giữ những chứng từ nào?
Nhà phân phối dù không trực tiếp sản xuất vẫn cần đủ cơ sở chứng minh hàng hóa có nguồn gốc và được lưu thông đúng quy định. Bộ hồ sơ nên được lưu theo từng nhà cung cấp, từng nhóm sản phẩm hoặc từng lô nhập. Việc chỉ giữ hóa đơn mà thiếu các tài liệu chất lượng có thể gây khó khăn khi kiểm tra.
Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ quan trọng để xác định nguồn mua, thời điểm giao dịch và đơn vị cung cấp hàng hóa. Nội dung trên hóa đơn nên đủ rõ để đối chiếu với sản phẩm thực tế đang lưu kho hoặc bán ra. Nếu tên hàng ghi quá chung chung, doanh nghiệp nên có thêm phiếu giao hàng hoặc tài liệu chi tiết kèm theo.
Nguồn gốc hàng hóa
Thông tin nguồn gốc giúp xác định hàng được sản xuất trong nước hay nhập khẩu, đơn vị chịu trách nhiệm và chuỗi cung ứng của sản phẩm. Đây là yếu tố quan trọng khi cần truy xuất hoặc xử lý khiếu nại về chất lượng. Doanh nghiệp nên hạn chế nhập hàng không có thông tin nhà cung cấp hoặc không đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc.
Phiếu chất lượng
Phiếu chất lượng thường thể hiện các thông số hoặc kết quả kiểm tra của sản phẩm do nhà sản xuất hoặc đơn vị có liên quan cung cấp. Khi tiếp nhận, cần đối chiếu mã hàng, quy cách và lô sản xuất nếu có. Phiếu chất lượng chỉ thực sự hữu ích khi có thể liên kết được với hàng hóa đang kinh doanh.
Chứng nhận hoặc tài liệu hợp quy
Nếu sản phẩm thuộc diện phải có tài liệu chứng minh sự phù hợp, nhà phân phối nên giữ bản sao hoặc tài liệu có thể truy xuất rõ nguồn. Cần kiểm tra hiệu lực, tên sản phẩm và phạm vi chứng nhận trước khi sử dụng. Không nên lưu một chứng nhận chung rồi mặc định áp dụng cho mọi sản phẩm của cùng thương hiệu.
Hồ sơ lô hàng
Hồ sơ lô hàng giúp kết nối hóa đơn, phiếu nhập, thông tin sản phẩm và tài liệu chất lượng trong một chuỗi thống nhất. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định lô nào đã bán, còn tồn hoặc cần thu hồi nếu phát sinh vấn đề. Với kho lớn, nên có mã quản lý riêng cho từng đợt nhập hàng.
Lỗi thường gặp khi bán vật liệu có yêu cầu hợp quy
Rủi ro phổ biến không phải lúc nào cũng đến từ việc hoàn toàn không có hồ sơ mà thường xuất phát từ việc hồ sơ không khớp sản phẩm thực tế. Doanh nghiệp có thể có nhiều tài liệu nhưng vẫn không đủ căn cứ nếu sử dụng sai phạm vi. Vì vậy việc đối chiếu chi tiết cần được thực hiện trước khi đưa hàng ra bán.
Nhầm tên thương mại với tên sản phẩm kỹ thuật
Tên thương mại thường được doanh nghiệp đặt để dễ bán hàng nhưng không phải lúc nào cũng phản ánh đúng nhóm kỹ thuật của sản phẩm. Nếu chỉ dựa vào tên trên catalogue để xác định nghĩa vụ chất lượng thì rất dễ phân loại sai. Cần căn cứ thêm vào cấu tạo, công dụng và thông số kỹ thuật thực tế.
Thiếu tài liệu lô hàng
Có trường hợp doanh nghiệp có giấy chứng nhận hoặc hồ sơ của nhà cung cấp nhưng không chứng minh được tài liệu đó liên quan đến lô hàng đang kinh doanh. Điều này thường xảy ra khi không lưu phiếu nhập, mã lô hoặc chứng từ giao nhận. Quản lý hồ sơ theo lô sẽ giúp khắc phục đáng kể rủi ro này.
Dùng chứng nhận hết hiệu lực
Giấy chứng nhận có thể có thời hạn và phạm vi nhất định nên cần được kiểm tra định kỳ trước khi tiếp tục sử dụng. Nếu chứng nhận hết hiệu lực nhưng doanh nghiệp vẫn dựa vào tài liệu cũ để chứng minh chất lượng thì có thể phát sinh rủi ro khi bị kiểm tra. Nên có lịch rà soát hồ sơ trước thời điểm hết hạn.
Không đối chiếu quy cách thực tế
Sản phẩm có cùng tên nhưng khác kích thước, độ dày, thành phần hoặc cấu tạo có thể không nằm trong cùng phạm vi hồ sơ. Vì vậy cần đối chiếu quy cách thực tế với thông tin ghi trên chứng nhận hoặc kết quả thử nghiệm. Đây là một trong những bước đơn giản nhưng giúp hạn chế nhiều sai sót trong quản lý chất lượng.
Câu hỏi thường gặp về công bố hợp quy vật liệu xây dựng
Trong thực tế, doanh nghiệp thường băn khoăn ai phải thực hiện công bố, hồ sơ dùng được cho phạm vi nào và cần duy trì trong bao lâu. Không có một câu trả lời chung cho tất cả vật liệu vì còn phụ thuộc loại sản phẩm và vai trò của doanh nghiệp. Do đó nên kiểm tra từng trường hợp cụ thể trước khi áp dụng.
Cửa hàng bán lẻ có phải tự công bố không?
Cửa hàng bán lẻ không nên mặc định rằng cứ bán vật liệu là phải tự thực hiện toàn bộ thủ tục công bố hợp quy. Trước hết cần xác định sản phẩm thuộc diện nào và trách nhiệm đã được nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu thực hiện đến đâu. Tuy nhiên cửa hàng vẫn cần giữ đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc và hồ sơ chất lượng liên quan.
Hàng nhập khẩu xử lý thế nào?
Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra từ khâu xác định nhóm sản phẩm, hồ sơ kỹ thuật đến các yêu cầu chất lượng áp dụng trước khi đưa hàng ra lưu thông. Thông tin trên chứng từ nhập khẩu phải thống nhất với sản phẩm thực tế. Nếu nhập nhiều mã hàng khác nhau thì nên kiểm tra riêng từng nhóm thay vì sử dụng một bộ tài liệu chung.
Một chứng nhận dùng cho nhiều kích thước được không?
Việc một chứng nhận có thể bao phủ nhiều kích thước hay không phụ thuộc vào phạm vi đã được đánh giá và thể hiện trong chính tài liệu đó. Không nên tự suy luận rằng sản phẩm cùng tên hoặc cùng thương hiệu thì đương nhiên được dùng chung. Cần đối chiếu cụ thể mã sản phẩm, nhóm sản phẩm, quy cách và phạm vi chứng nhận.
Bao lâu cần đánh giá lại?
Thời điểm đánh giá lại phụ thuộc vào phương thức đánh giá, loại sản phẩm, hiệu lực của chứng nhận và các thay đổi trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng. Doanh nghiệp không nên chỉ chờ đến khi giấy tờ hết hạn mới kiểm tra. Việc rà soát định kỳ giúp phát hiện sớm thay đổi về sản phẩm, nhà sản xuất hoặc quy chuẩn áp dụng.
Có cần lưu hồ sơ tại cửa hàng không?
Cửa hàng nên có khả năng xuất trình hoặc truy xuất nhanh các tài liệu liên quan đến nguồn gốc và chất lượng của hàng hóa đang kinh doanh. Không nhất thiết mọi tài liệu phải tồn tại dưới dạng bản giấy tại quầy bán hàng nếu doanh nghiệp có hệ thống quản lý phù hợp. Quan trọng là hồ sơ phải đầy đủ, rõ ràng và có thể đối chiếu với đúng sản phẩm thực tế.
Công bố hợp quy vật liệu xây dựng sẽ hiệu quả hơn khi được thực hiện dựa trên dữ liệu thực tế về quy mô, nhóm hàng, khách hàng và cách vận hành của cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Chủ kinh doanh nên đồng thời rà soát hồ sơ pháp lý, cách quản lý kho, hóa đơn, công nợ và dòng tiền thay vì xử lý từng phần rời rạc.
