Điều kiện mở quán cafe theo quy định pháp luật hiện hành là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào muốn tham gia lĩnh vực F&B. Khi nắm rõ các yêu cầu về pháp lý, bạn sẽ tránh được rủi ro bị xử phạt, đình chỉ kinh doanh ngay từ giai đoạn khởi đầu. Bên cạnh ý tưởng, concept và đồ uống, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy phép, tiêu chuẩn PCCC và VSATTP là nền tảng để quán cafe vận hành ổn định. Nhiều chủ quán vì thiếu thông tin mà mở quán “chui”, dẫn đến bị cơ quan chức năng kiểm tra, buộc tạm dừng hoạt động để bổ sung điều kiện. Bài viết này giúp bạn hệ thống lại toàn bộ điều kiện cần và đủ theo pháp luật hiện hành trước khi chính thức khai trương quán cafe.
Tổng quan về điều kiện mở quán cafe theo quy định pháp luật hiện hành
Khi nói đến điều kiện mở quán cafe theo quy định pháp luật hiện hành, nhiều người thường chỉ nghĩ đơn giản là “có mặt bằng, có máy pha, có nhân viên là mở bán được”. Trên thực tế, quán cafe được xếp vào nhóm kinh doanh dịch vụ ăn uống, liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng và an toàn phòng cháy, nên pháp luật đặt ra khá nhiều yêu cầu mà chủ quán phải đáp ứng. Nếu bỏ qua các điều kiện này, quán rất dễ rơi vào tình trạng “đang bán ngon thì bị kiểm tra, lập biên bản, buộc khắc phục hoặc tạm ngừng hoạt động”.
Tổng thể, điều kiện mở quán cafe có thể chia thành 3 nhóm lớn:
- Điều kiện về chủ thể kinh doanh:
Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc tổ chức muốn mở quán đều phải đứng tên một mô hình hợp pháp: hộ kinh doanh quán cafe hoặc doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đồ uống. Chủ thể phải đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và thực hiện đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền (UBND cấp huyện hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh). - Điều kiện về địa điểm, cơ sở vật chất của quán:
Quán cafe phải có mặt bằng hợp pháp, địa chỉ rõ ràng, đáp ứng các yêu cầu cơ bản về kết cấu, khu vực chế biến, khu phục vụ khách, nhà vệ sinh, hệ thống điện – nước. Tại nhiều địa phương, quán mở trong khu dân cư, gần trường học, chợ, khu du lịch sẽ được kiểm tra kỹ hơn về lối thoát hiểm, chỗ để xe, tiếng ồn, vệ sinh môi trường, trật tự đô thị… - Điều kiện về an toàn thực phẩm, PCCC và các giấy phép liên quan:
Nếu quán có chế biến đồ uống, đồ ăn tại chỗ, chủ quán phải thực hiện các yêu cầu về an toàn thực phẩm: nguyên liệu rõ nguồn gốc, dụng cụ sạch sẽ, người trực tiếp chế biến được tập huấn hoặc khám sức khỏe định kỳ… Bên cạnh đó, quán phải có phương án và phương tiện phòng cháy chữa cháy phù hợp (bình chữa cháy, đèn thoát hiểm, nội quy PCCC…) và tuân thủ các quy định về thuế, lao động, bảo hiểm đối với nhân viên.
Dù đặt quán ở trung tâm thành phố hay thị trấn nhỏ, các nhóm điều kiện trên đều phải được xem xét kỹ. Kinh nghiệm thực tế là nên coi điều kiện pháp lý là một phần trong kế hoạch mở quán, tìm hiểu trước yêu cầu tại địa phương (quận/huyện, phường/xã) để chuẩn bị đúng ngay từ đầu, tránh sửa đi sửa lại vừa tốn kém vừa chậm ngày khai trương.
Khái niệm quán cafe và hoạt động kinh doanh dịch vụ đồ uống
Về khái niệm, quán cafe là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, trong đó hoạt động chủ đạo là bán cafe và các loại đồ uống như trà, nước ép, sinh tố, đá xay, soda…, có thể kèm theo một số món ăn nhẹ như bánh ngọt, snack, đồ ăn nhanh. Khách hàng có thể sử dụng tại chỗ trong không gian quán hoặc mua mang đi. Tùy từng địa phương, quán cafe có thể tồn tại dưới nhiều hình thức: quán vỉa hè, quán trong hẻm, quán mặt tiền đường lớn, cafe sân vườn, cafe rooftop, cafe kết hợp không gian làm việc… nhưng về bản chất pháp lý, tất cả đều là hoạt động kinh doanh dịch vụ đồ uống có thu tiền.
Điểm cần lưu ý là, dù mô hình nhỏ hay lớn, một khi đã có hoạt động mua bán thường xuyên thì phải đăng ký kinh doanh và tuân thủ các điều kiện pháp luật hiện hành. Không ít người cho rằng “bán nước tạm, quán nhỏ, chắc không bị kiểm tra”, nhưng cơ quan quản lý địa phương (phường/xã, quận/huyện) thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra liên ngành về an toàn thực phẩm, PCCC, trật tự đô thị, nhất là tại khu vực đông dân cư, gần trường học, khu du lịch.
Ngoài ra, hoạt động kinh doanh dịch vụ đồ uống thường kéo dài nhiều khung giờ (sáng sớm, tối muộn), tập trung đông người, sử dụng nhiều thiết bị điện, bếp, gas… nên đi kèm nhiều rủi ro về an toàn. Đây là lý do pháp luật đòi hỏi quán cafe phải đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu về vệ sinh, môi trường và phòng cháy, nhằm bảo vệ cả khách hàng, người lao động lẫn cộng đồng dân cư xung quanh.
Khung pháp lý điều chỉnh điều kiện kinh doanh quán cafe tại Việt Nam
Khung pháp lý điều chỉnh điều kiện kinh doanh quán cafe tại Việt Nam là sự kết hợp của nhiều nhóm quy định khác nhau, từ đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy đến thuế, lao động. Hiểu đúng “bức tranh tổng thể” này sẽ giúp chủ quán biết mình cần chuẩn bị gì, làm việc với cơ quan nào tại địa phương.
Trước hết, về đăng ký kinh doanh, chủ quán phải tuân theo các quy định chung về hộ kinh doanh, doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh dịch vụ ăn uống. Bạn cần lựa chọn mô hình (hộ kinh doanh hay công ty), chuẩn bị hồ sơ và đăng ký tại UBND cấp huyện hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư, tùy trường hợp.
Tiếp theo là nhóm quy định về an toàn thực phẩm. Vì quán cafe liên quan trực tiếp đến đồ uống, đồ ăn phục vụ khách, nên phải đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, quy trình chế biến, bảo quản và con người. Ở cấp địa phương, cơ quan y tế hoặc cơ quan chuyên trách về an toàn thực phẩm sẽ hướng dẫn và kiểm tra việc cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cho quán đủ điều kiện.
Song song, quán cafe còn phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, môi trường, thuế và lao động. Cơ quan công an PCCC tại địa phương sẽ kiểm tra phương án, lối thoát hiểm, phương tiện chữa cháy; cơ quan thuế quản lý việc nộp thuế môn bài, thuế khoán hoặc thuế doanh nghiệp; cơ quan lao động và bảo hiểm kiểm tra việc ký hợp đồng, đóng bảo hiểm cho nhân viên (nếu có).
Tóm lại, điều kiện mở quán cafe không chỉ nằm trong một văn bản đơn lẻ, mà là một hệ thống quy định nhiều tầng, đòi hỏi chủ quán phải chủ động tìm hiểu và tuân thủ đầy đủ để quán hoạt động bền vững, đúng pháp luật.
Điều kiện về chủ thể kinh doanh khi mở quán cafe
Khi tìm hiểu thủ tục thành lập quán cafe đúng pháp luật, việc lựa chọn chủ thể kinh doanh là bước quan trọng đầu tiên. Bạn có thể mở quán dưới hình thức cá nhân/hộ kinh doanh cá thể, hoặc thành lập doanh nghiệp như công ty TNHH, công ty cổ phần. Ở mỗi địa phương – từ trung tâm thành phố đến huyện, thị xã – cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đều căn cứ vào loại hình chủ thể để áp dụng chế độ quản lý, nghĩa vụ thuế, chế độ sổ sách khác nhau. Do đó, trước khi thiết kế menu, chọn mặt bằng, bạn nên xác định rõ sẽ mở quán cafe với tư cách hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, và có hay không yếu tố nhà đầu tư nước ngoài.
Việc hiểu đúng điều kiện, ưu nhược điểm và giới hạn của từng loại hình sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro thường gặp như: cá nhân đã đứng tên một hộ kinh doanh khác nhưng vẫn muốn mở thêm quán cafe mới; hộ kinh doanh mở quá nhiều địa điểm; nhà đầu tư nước ngoài góp vốn “cho vui” nhưng không làm thủ tục đúng, dẫn tới vi phạm pháp luật về đầu tư. Phần này sẽ phân tích lần lượt ba nhóm chủ thể: cá nhân/hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần) và trường hợp có nhà đầu tư, người nước ngoài góp vốn để bạn dễ lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô quán cafe tại địa phương mình.
Cá nhân, hộ kinh doanh cá thể mở quán cafe – điều kiện và giới hạn
Đối với quán cafe nhỏ, một địa điểm, số lượng lao động không quá lớn, mô hình phổ biến nhất là cá nhân hoặc hộ kinh doanh cá thể. Điều kiện cơ bản là chủ hộ kinh doanh quán cafe phải từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không bị cấm hành nghề kinh doanh theo bản án/quyết định của tòa án. Chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của quán cafe.
Một điểm quan trọng là mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc. Nghĩa là, nếu bạn ở một huyện nhỏ đã đứng tên “Hộ kinh doanh tạp hóa A” thì không thể tiếp tục đứng tên thêm “Hộ kinh doanh Cafe B”, trừ khi chấm dứt hộ cũ hoặc chuyển sang hình thức doanh nghiệp. Hộ kinh doanh chỉ được đăng ký một địa điểm kinh doanh, vì vậy mô hình này phù hợp cho quán cafe quy mô nhỏ, phục vụ khu dân cư, khu chợ, tuyến đường cố định.
Ví dụ: một cá nhân tại thị xã hoặc thành phố tỉnh lỵ thuê mặt bằng 60–80m² để mở quán cafe take away kết hợp ngồi lại, doanh thu chưa quá lớn, ít lao động thì lựa chọn hộ kinh doanh cá thể sẽ giúp thủ tục đơn giản, chế độ sổ sách, thuế khoán nhẹ nhàng hơn so với doanh nghiệp.
Doanh nghiệp (công ty TNHH, cổ phần) kinh doanh quán cafe – ưu nhược điểm
Khi bạn có kế hoạch mở quán cafe quy mô lớn hoặc chuỗi nhiều chi nhánh, việc thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên, hoặc công ty cổ phần) thường phù hợp hơn. Ưu điểm lớn nhất là linh hoạt mở thêm địa điểm kinh doanh, dễ dàng ký hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn, hợp tác với đối tác phân phối, nhà cung cấp, sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao đồ ăn. Doanh nghiệp cũng thuận lợi hơn khi cần huy động vốn, kêu gọi nhà đầu tư, hoặc chuyển nhượng cổ phần/thương hiệu quán cafe.
Tuy nhiên, mô hình doanh nghiệp đi kèm nghĩa vụ kế toán – thuế chặt chẽ hơn: phải thực hiện chế độ sổ sách kế toán, báo cáo thuế định kỳ, báo cáo tài chính cuối năm, có thể phải sử dụng hóa đơn điện tử, tuân thủ nhiều quy định về lao động, bảo hiểm. Do đó, thường các công ty kinh doanh cafe tại các thành phố lớn (ví dụ mở 2–3 quán trở lên, có kế hoạch phát triển thương hiệu vùng) sẽ thành lập công ty TNHH/cổ phần, đồng thời thuê dịch vụ kế toán, tư vấn thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Nếu bạn chỉ mở một quán cafe nhỏ phục vụ khu dân cư, việc “ôm” mô hình doanh nghiệp đôi khi gây áp lực chi phí và thủ tục; nhưng nếu mục tiêu là xây dựng thương hiệu chuỗi, thì doanh nghiệp là lựa chọn chiến lược lâu dài.
Trường hợp có nhà đầu tư, người nước ngoài góp vốn kinh doanh quán cafe
Trong thực tế, nhiều quán cafe được mở theo hình thức góp vốn giữa người Việt Nam và người nước ngoài (bạn bè, vợ/chồng, đối tác…). Khi đó, mô hình doanh nghiệp hầu như là bắt buộc nếu muốn để nhà đầu tư nước ngoài góp vốn chính danh, đứng tên trên giấy tờ. Trường hợp này phải tuân thủ quy định về đầu tư nước ngoài, có thể phát sinh thủ tục đăng ký góp vốn, mở tài khoản vốn đầu tư, xin chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư tùy tỷ lệ sở hữu và địa phương.
Nếu người nước ngoài chỉ hỗ trợ tài chính không chính thức, vẫn để cá nhân Việt Nam đứng tên hộ kinh doanh quán cafe, thì về pháp lý, toàn bộ trách nhiệm (kể cả với số tiền “góp vốn”) vẫn thuộc về người Việt Nam đứng tên. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro tranh chấp về sau. Vì vậy, nếu có nhà đầu tư nước ngoài, bạn nên cân nhắc lựa chọn mô hình công ty và thực hiện đầy đủ thủ tục đầu tư, để vừa đúng luật vừa bảo vệ quyền lợi các bên khi kinh doanh quán cafe tại địa phương.
Điều kiện về địa điểm, mặt bằng và phòng cháy chữa cháy cho quán cafe
Khi mở quán cafe, việc chọn địa điểm và mặt bằng không chỉ là câu chuyện đẹp – xấu, đông – vắng khách mà còn liên quan trực tiếp tới điều kiện pháp lý và an toàn PCCC. Ở các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, cơ quan quản lý ngày càng siết chặt hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống, đặc biệt là các quán nằm trong hẻm nhỏ, chung cư cũ hoặc nhà ở kết hợp kinh doanh nhiều tầng. Nếu không tính đến yếu tố quy hoạch, lối thoát hiểm, khoảng lùi, chỗ để xe… ngay từ đầu, rất dễ rơi vào tình huống đã đầu tư xong nhưng không đáp ứng yêu cầu, bị yêu cầu cải tạo hoặc tạm dừng hoạt động.
Địa điểm mở quán cafe cần phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch đô thị và quy định quản lý trật tự xây dựng của địa phương. Một số khu vực bị hạn chế hàng quán vì gần trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước hoặc đang trong kế hoạch chỉnh trang vỉa hè. Chủ quán nên chủ động hỏi phường/xã, tổ dân phố hoặc môi giới khu vực để nắm rõ trước khi ký hợp đồng thuê. Tại nhiều tỉnh như Hà Nam, Bắc Ninh, Bình Dương, các tuyến đường chính, khu đô thị mới thường có quy định rõ về phần vỉa hè dùng để kinh doanh, chỗ đỗ xe, tránh lấn chiếm lòng đường.
Bên cạnh đó, mặt bằng quán cafe phải đảm bảo về kết cấu, an toàn chịu lực, không cơi nới trái phép, không bịt kín ban công, cửa sổ – những vị trí có thể dùng làm lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy nổ. Hệ thống điện, bảng hiệu, đèn trang trí, máy lạnh… phải được lắp đặt khoa học, tránh câu móc tạm bợ. Đặc biệt, với mô hình quán nhiều tầng, quán trong nhà ống sâu – rất phổ biến tại TP.HCM, Hà Nội – việc bố trí cầu thang, cửa thoát hiểm và thiết bị chữa cháy lại càng cần được tính toán kỹ.
Nếu chủ quán chỉ quan tâm đến vị trí “đông khách, giá thuê rẻ” mà bỏ qua các điều kiện về PCCC, quy hoạch, khoảng cách với khu dân cư, trường học, thì rủi ro sau này là rất lớn: từ việc khó xin giấy phép con, bị phản ánh vì tiếng ồn, cho tới bị cơ quan chức năng kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính, buộc cải tạo hoặc ngừng kinh doanh.
Yêu cầu về địa điểm, quy hoạch, khoảng cách với khu dân cư, trường học
Khi chọn địa điểm cho quán cafe, trước hết cần xem khu vực đó có phù hợp quy hoạch kinh doanh dịch vụ ăn uống hay không. Ở các tuyến phố trung tâm, khu du lịch, khu thương mại, chính quyền thường cho phép tập trung hàng quán nhưng sẽ quản lý chặt về tiếng ồn, thời gian mở cửa, việc sử dụng vỉa hè. Ngược lại, trong các khu dân cư yên tĩnh, khu gần bệnh viện, trường học, cơ sở tôn giáo, một số địa phương hạn chế hoặc cấm mở quán hoạt động khuya, bật nhạc lớn, tổ chức sự kiện đông người.
Chủ quán nên tìm hiểu khoảng cách và ảnh hưởng tới khu dân cư, trường học: nếu quán nằm sát nhà dân, nên thiết kế cách âm, hạn chế loa ngoài trời; nếu gần trường học, cần lưu ý vấn đề trật tự cổng trường, chỗ đỗ xe học sinh, tránh bị phụ huynh và nhà trường phản ánh. Ở các thành phố như Đà Nẵng, Nha Trang, Huế, nhiều phường yêu cầu hàng quán ký cam kết không gây mất trật tự, không lấn chiếm vỉa hè và đảm bảo an ninh trật tự khu phố.
Trước khi chốt địa điểm, bạn nên hỏi trực tiếp UBND phường/xã hoặc công an khu vực về chủ trương quản lý hàng quán tại tuyến đường đó. Một cuộc trao đổi ngắn sẽ giúp bạn tránh được việc thuê nhầm mặt bằng ở khu vực “nhạy cảm”, sau này liên tục bị kiểm tra, nhắc nhở, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.
Điều kiện về hệ thống PCCC, lối thoát hiểm, biển báo an toàn trong quán cafe
Đối với quán cafe, đặc biệt là quán trong nhà ống, quán nhiều tầng, khu vực bếp có sử dụng bếp gas, bếp điện công suất lớn, yêu cầu về phòng cháy chữa cháy (PCCC) là cực kỳ quan trọng. Chủ quán cần bố trí đầy đủ bình chữa cháy xách tay, nội quy PCCC, sơ đồ thoát nạn được dán ở vị trí dễ thấy. Hệ thống điện phải được lắp đặt bởi thợ có chuyên môn, có aptomat tổng, không câu móc ổ điện quá nhiều tại một vị trí – điều rất dễ thấy ở các quán nhỏ lẻ.
Lối thoát hiểm cần được giữ thông thoáng, không tận dụng cầu thang, hành lang làm nơi để hàng hóa, thùng carton, vật liệu dễ cháy. Với quán có gác lửng hoặc tầng 2, nên bố trí ít nhất một lối thoát dễ tiếp cận, tránh tình trạng chỉ có một lối ra duy nhất ở tầng trệt. Các biển báo an toàn, biển chỉ dẫn lối thoát hiểm, công tắc điện, bình chữa cháy nên có ký hiệu rõ ràng, có đèn chiếu sáng sự cố nếu quán hoạt động buổi tối.
Tại nhiều địa phương, khi quán cafe đạt đến một quy mô nhất định (diện tích, số tầng, số chỗ ngồi…), cơ quan công an PCCC có thể yêu cầu lập hồ sơ quản lý, kiểm tra định kỳ. Nếu không tuân thủ, chủ quán có thể bị lập biên bản, xử phạt, thậm chí đình chỉ hoạt động cho tới khi khắc phục xong. Vì vậy, thay vì “làm cho có”, bạn nên xem việc đầu tư vào hệ thống PCCC và lối thoát hiểm là khoản đầu tư bắt buộc và cần thiết cho sự an toàn lâu dài.
Diện tích tối thiểu, chỗ để xe, khu vực hút thuốc và không hút thuốc
Về diện tích quán cafe, pháp luật không quy định một con số cố định cho mọi mô hình, nhưng trên thực tế, quán quá nhỏ, lối đi chật, bàn ghế kê sát nhau sẽ gây khó khăn khi thoát hiểm và dễ bị cơ quan chức năng “để ý”. Với mô hình quán ngồi lại, nên bố trí đủ rộng cho lối đi, khu pha chế, khu vệ sinh, tránh việc khách và nhân viên di chuyển chen chúc.
Chỗ để xe cũng là yếu tố quan trọng, nhất là ở các thành phố lớn. Nếu không có khu vực gửi xe rõ ràng, khách phải dựng xe dưới lòng đường, rất dễ bị xử phạt, ảnh hưởng đến hình ảnh quán. Bạn nên thương lượng với chủ nhà hoặc bãi xe gần đó để có khu vực gửi xe ổn định.
Ngoài ra, quán cafe nên bố trí khu vực hút thuốc và không hút thuốc tách biệt, có biển chỉ dẫn rõ ràng, hệ thống hút mùi, quạt gió phù hợp. Điều này vừa thể hiện sự tôn trọng khách không hút thuốc, vừa góp phần bảo đảm môi trường không khí, giảm nguy cơ cháy nổ từ tàn thuốc bất cẩn.
Điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm và môi trường khi mở quán cafe
Khi mở quán cafe, ngoài việc hoàn tất hồ sơ đăng ký kinh doanh, chủ quán còn phải chú ý đến các điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm (ATTP) và môi trường. Đây là những tiêu chí bắt buộc, đặc biệt nếu quán có phục vụ đồ uống pha chế, bánh ngọt, thức ăn nhanh hoặc kinh doanh theo mô hình cafe – đồ ăn kết hợp. Một quán cafe dù nhỏ nhưng vẫn được xem là cơ sở dịch vụ ăn uống, phải đảm bảo từ khu vực chế biến, khu bảo quản, nguồn nguyên liệu đến hệ thống xử lý rác thải, mùi và tiếng ồn xung quanh. Nếu không đáp ứng, quán có thể bị nhắc nhở, xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ hoạt động. Do đó, ngay từ giai đoạn thiết kế mặt bằng, chủ quán nên tính toán bố trí khu bếp, quầy bar, kho, khu khách và khu vệ sinh sao cho phù hợp với tiêu chuẩn ATTP, PCCC và môi trường. Điều này vừa giúp việc xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP thuận lợi, vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng và hình ảnh thương hiệu.
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP cho quán cafe, trà sữa, đồ uống
Đối với các quán cafe, trà sữa, đồ uống có phục vụ thực phẩm chế biến, đa phần thuộc diện phải xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm trước khi hoạt động đầy đủ. Hồ sơ xin cấp thường gồm: đơn đề nghị, bản sao đăng ký kinh doanh, bản thuyết minh cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo ATTP, sơ đồ mặt bằng, quy trình chế biến một số món chủ lực, giấy khám sức khỏe và giấy xác nhận tập huấn kiến thức ATTP cho chủ cơ sở và người trực tiếp chế biến. Cơ quan có thẩm quyền (thường là Phòng Y tế, Chi cục/Trung tâm ATTP tùy mô hình) sẽ tổ chức thẩm định thực tế tại quán: kiểm tra bố trí khu vực chế biến, khu rửa, khu bảo quản, nguồn nước, dụng cụ, tủ lạnh, tủ mát, tủ trữ đá, cũng như hồ sơ chứng từ nguyên liệu. Nếu cơ sở đáp ứng yêu cầu, sẽ được cấp Giấy chứng nhận có thời hạn nhất định. Trong quá trình hoạt động, quán cafe cần duy trì điều kiện ATTP đã cam kết, vì cơ quan chức năng có thể kiểm tra đột xuất; nếu phát hiện mất vệ sinh, nguyên liệu không rõ nguồn gốc, sử dụng phụ gia quá hạn… có thể bị phạt và thu hồi giấy chứng nhận.
Tiêu chuẩn khu bếp, kho bảo quản, nguồn nguyên liệu và nước đá dùng cho đồ uống
Khu bếp, khu pha chế và kho bảo quản nguyên liệu của quán cafe phải bố trí tách biệt với khu vệ sinh, nơi đổ rác, đảm bảo nguyên tắc một chiều: từ nhập nguyên liệu – sơ chế – chế biến – ra đồ uống, hạn chế tối đa nhiễm chéo. Mặt bàn, kệ, sàn nên sử dụng vật liệu dễ lau chùi, không thấm nước; có đủ ánh sáng, thông gió và hệ thống thoát nước tốt, tránh ẩm mốc. Tủ lạnh, tủ mát, tủ đông phải được phân khu rõ cho từng nhóm nguyên liệu: sữa, trái cây, topping, thực phẩm tươi sống… và có nhiệt độ phù hợp theo khuyến nghị. Nguồn nguyên liệu (cà phê, sữa, siro, trà, topping, bánh…) cần có hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc, hạn sử dụng rõ ràng; không sử dụng hàng trôi nổi, không nhãn mác. Đặc biệt, nước đá dùng cho đồ uống phải là đá tinh khiết, sản xuất theo quy chuẩn, tuyệt đối không sử dụng đá cây đập thủ công ngoài chợ; khu bảo quản đá cần sạch, dụng cụ gắp, ly cốc phải được vệ sinh thường xuyên. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn này không chỉ để qua “đợt kiểm tra” mà còn là yếu tố then chốt bảo vệ sức khỏe khách hàng.
Quản lý rác thải, mùi, tiếng ồn đảm bảo không ảnh hưởng khu dân cư xung quanh
Ngoài ATTP, quán cafe phải chú ý quản lý rác thải, mùi và tiếng ồn để không gây ảnh hưởng đến khu dân cư. Rác hữu cơ, ly nhựa, ống hút, bao bì cần được phân loại, chứa trong thùng có nắp đậy, thu gom định kỳ; khu vực để rác phải tách biệt khu khách và khu chế biến. Hệ thống bếp, chiên nướng (nếu có) nên lắp đặt hút mùi, ống xả đúng hướng, không phả thẳng vào nhà dân. Âm nhạc, hoạt động tổ chức sự kiện cần giới hạn âm lượng, tuân thủ khung giờ quy định, tránh gây phiền hà cho hàng xóm và bị phản ánh đến chính quyền địa phương.
Điều kiện về đăng ký kinh doanh, mã ngành và nghĩa vụ thuế của quán cafe
Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp kinh doanh quán cafe
Trước khi mở quán cafe, việc đầu tiên bạn phải làm là đăng ký kinh doanh theo đúng quy định, lựa chọn một trong hai hình thức phổ biến: hộ kinh doanh cá thể hoặc doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần…).
Với hộ kinh doanh quán cafe, mô hình này phù hợp khi bạn kinh doanh quy mô nhỏ, một địa điểm, chủ yếu mang tính gia đình. Hồ sơ cơ bản thường gồm: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, bản sao CCCD/CMND của chủ hộ, hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mở quán. Bạn nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (thường là Bộ phận một cửa UBND quận/huyện nơi đặt quán). Sau khoảng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Với doanh nghiệp kinh doanh quán cafe, mô hình này phù hợp khi bạn có kế hoạch xây dựng thương hiệu, mở nhiều chi nhánh, kêu gọi vốn, hoặc kinh doanh dạng chuỗi. Hồ sơ thành lập công ty gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, bản sao CCCD/CMND, hợp đồng thuê trụ sở. Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty còn phải khắc dấu (nếu dùng dấu tròn), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế, hóa đơn điện tử…
Dù chọn hình thức nào, bạn cần xác định quy mô, kế hoạch phát triển để lựa chọn mô hình tối ưu. Tại nhiều địa phương, chủ quán cafe thường bắt đầu bằng hộ kinh doanh; khi quán hoạt động ổn định, muốn mở thêm chi nhánh hoặc nhượng quyền, họ sẽ chuyển sang mô hình công ty để thuận lợi trong quản trị, thuế và hợp đồng với đối tác.
Mã ngành nghề kinh doanh dịch vụ đồ uống, ăn uống tại chỗ, bán mang đi
Khi đăng ký kinh doanh quán cafe, bạn phải chọn và ghi đúng mã ngành nghề theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với hoạt động quán cafe, mã ngành trọng tâm thường là:
- Dịch vụ phục vụ đồ uống – thường tương ứng với mã cấp 4 dùng cho quán cafe, quán trà, quán sinh tố, trà sữa… phục vụ tại chỗ hoặc mang đi.
- Nếu quán cafe có phục vụ đồ ăn nhanh, thức ăn nhẹ tại chỗ (sandwich, mì, cơm, đồ ăn trưa…), bạn nên đăng ký thêm mã ngành liên quan đến nhà hàng và dịch vụ ăn uống.
- Nếu có bán cà phê rang xay, cà phê đóng gói, bánh kẹo, nước đóng chai mang về, có thể đăng ký thêm mã ngành bán buôn/bán lẻ thực phẩm, đồ uống.
Ví dụ: một quán cafe tại Hà Nội vừa bán cafe pha máy tại chỗ, vừa bán cafe rang xay đóng gói trên kệ, chủ quán nên đăng ký cả dịch vụ đồ uống và bán lẻ đồ uống, thực phẩm. Điều này giúp hoạt động thực tế khớp với ngành nghề đã đăng ký, hạn chế rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra, đồng thời thuận lợi hơn nếu sau này bạn muốn mở rộng mô hình kinh doanh.
Đăng ký thuế, lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN/TNDN đối với quán cafe
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bước tiếp theo là đăng ký thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt quán cafe.
Với hộ kinh doanh quán cafe, bạn sẽ:
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài theo bậc doanh thu/năm.
- Nộp thuế GTGT, thuế TNCN theo phương pháp khoán, dựa trên doanh thu ấn định do cơ quan thuế khảo sát.
Với doanh nghiệp kinh doanh quán cafe, nghĩa vụ thuế phức tạp hơn, bao gồm:
- Lệ phí môn bài theo vốn điều lệ.
- Thuế GTGT (kê khai theo tháng/quý).
- Thuế TNDN tính trên lợi nhuận.
- Thuế TNCN khấu trừ từ thu nhập người lao động, kèm theo nghĩa vụ BHXH, BHYT, BHTN nếu đủ điều kiện.
Việc nắm rõ điều kiện đăng ký kinh doanh, mã ngành và nghĩa vụ thuế giúp bạn vận hành quán cafe đúng luật, giảm rủi ro và xây dựng nền tảng tốt để mở rộng trong tương lai.
Điều kiện về lao động, hợp đồng và bảo hiểm trong quán cafe
Bên cạnh giấy phép kinh doanh, an toàn thực phẩm và PCCC, điều kiện về lao động, hợp đồng và bảo hiểm trong quán cafe cũng là mảng rất dễ bị bỏ qua. Quán cafe thường sử dụng nhiều lao động thời vụ, sinh viên làm thêm, ca xoay, làm bán thời gian… nên chủ quán hay có tâm lý “làm việc cho vui, không cần giấy tờ”, chỉ thỏa thuận miệng về lương, ca làm, thưởng phạt. Cách làm này có thể tiết kiệm thời gian ban đầu, nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro: tranh chấp lương, nghỉ ngang, bồi thường khi xảy ra tai nạn lao động, mất mát tài sản, mâu thuẫn nội bộ… và cả nguy cơ bị cơ quan chức năng “sờ gáy” khi kiểm tra.
Theo quy định chung, khi sử dụng lao động – dù là toàn thời gian hay bán thời gian – chủ quán vẫn cần thỏa thuận rõ ràng về công việc, thời giờ làm việc, lương, thưởng, kỷ luật, bồi thường… dưới dạng hợp đồng hoặc văn bản. Với quán quy mô vừa, có từ vài nhân viên trở lên, việc xây dựng nội quy lao động đơn giản (giờ giấc, quy định phục vụ, thái độ với khách, quản lý tiền và tài sản quán) là rất cần thiết. Đây không chỉ là câu chuyện “cho đúng luật” mà còn là cách để quán vận hành ổn định, dịch vụ chuyên nghiệp, hạn chế tình trạng nhân sự làm việc tùy hứng.
Ngoài ra, nếu nhân viên làm việc thường xuyên, lâu dài với số giờ đáng kể, chủ quán cần lưu ý đến nghĩa vụ tham gia bảo hiểm, đảm bảo an toàn lao động, bố trí ca nghỉ hợp lý, tránh ép nhân viên làm việc quá sức. Trong trường hợp xảy ra tai nạn, ẩu đả, cháy nổ… chủ quán là người đầu tiên phải đứng ra giải quyết, nên càng có sự chuẩn bị bài bản về nhân sự và bảo hiểm, bạn càng giảm được rủi ro cho chính mình. Nói cách khác, chăm lo đúng luật cho người lao động cũng chính là đang bảo vệ thương hiệu và sự bền vững của quán cafe.
Hợp đồng lao động, nội quy lao động và đào tạo nhân sự phục vụ quán cafe
Đối với quán cafe, hợp đồng lao động không nhất thiết phải là văn bản quá phức tạp, nhưng nên có tối thiểu các nội dung: thông tin người lao động, vị trí làm việc (pha chế, phục vụ, thu ngân…), thời gian làm việc trong ngày/tuần, mức lương cơ bản, phụ cấp, tiền tip, chế độ thưởng – phạt, quy định nghỉ ca, nghỉ việc báo trước… Với nhân sự làm lâu dài, làm đủ giờ, nên ký hợp đồng rõ ràng để tránh tranh chấp. Với nhân sự thời vụ, sinh viên làm thêm, ít nhất cũng cần có thỏa thuận bằng văn bản hoặc email, tin nhắn lưu lại để làm căn cứ.
Bên cạnh hợp đồng, nội quy lao động là “xương sống” để quán vận hành. Nội quy có thể chỉ vài trang nhưng cần quy định rõ về: tác phong làm việc, đồng phục, sử dụng điện thoại khi làm việc, quy trình nhận order – trả tiền – giao món, quản lý tài sản quán, xử lý tình huống với khách khó tính, cách phối hợp giữa pha chế và phục vụ…
Cuối cùng, đừng quên đào tạo nhân sự phục vụ quán cafe. Một buổi training ngắn về quy trình phục vụ, an toàn vệ sinh, giao tiếp với khách, sử dụng máy móc… sẽ giúp giảm sai sót, tăng trải nghiệm khách hàng và tạo được phong cách phục vụ đồng nhất, chuyên nghiệp – yếu tố rất quan trọng để giữ chân khách tại địa phương.
Bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, đồng phục và trách nhiệm của chủ quán
Khi quán cafe sử dụng người lao động làm việc thường xuyên, ổn định, đặc biệt là làm đủ số giờ theo quy định, chủ quán cần lưu ý đến nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (đối với các trường hợp thuộc diện bắt buộc). Nhiều quán cafe nhỏ thường bỏ qua phần này, coi nhân viên như “người nhà”, nhưng khi xảy ra tai nạn lao động, ốm đau, tranh chấp, chủ quán sẽ chịu rất nhiều áp lực về tài chính và trách nhiệm bồi thường.
Song song đó, việc bảo đảm an toàn lao động là yêu cầu bắt buộc: ổ điện, dây điện, máy móc, khu vực bếp – pha chế phải được bố trí an toàn; nhân viên phải được hướng dẫn cách sử dụng máy xay, máy pha cafe, bếp, bình gas (nếu có), bình chữa cháy, cách xử lý khi có sự cố. Những hướng dẫn này nên được lập thành quy trình hoặc dán bảng nội quy khu vực làm việc.
Về đồng phục, đây không chỉ là yếu tố nhận diện thương hiệu mà còn giúp đảm bảo an toàn và vệ sinh (tạp dề, giày chống trơn, tóc buộc gọn…). Chủ quán chịu trách nhiệm tổ chức môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ, tôn trọng người lao động, đồng thời tuân thủ tối thiểu các quy định về hợp đồng, bảo hiểm, an toàn lao động. Làm tốt những điều này, quán cafe không chỉ “đúng luật” mà còn tạo được đội ngũ nhân sự gắn bó, phục vụ ổn định và chuyên nghiệp.
Rủi ro pháp lý thường gặp và mức xử phạt khi không đáp ứng điều kiện mở quán cafe
Khi chuẩn bị mở quán cafe, nhiều chủ quán thường ưu tiên mặt bằng đẹp, decor, menu, nhưng lại xem nhẹ điều kiện pháp lý. Thực tế, rủi ro pháp lý và mức xử phạt khi không đáp ứng điều kiện mở quán cafe có thể khiến bạn phải tạm dừng kinh doanh, mất trắng chi phí đầu tư ban đầu. Cơ quan chức năng tại địa phương (UBND phường/xã, đội quản lý thị trường, công an PCCC, y tế, môi trường, thuế…) đều có thẩm quyền kiểm tra, lập biên bản và xử phạt nếu phát hiện quán hoạt động “chưa đủ điều kiện”.
Tùy mức độ vi phạm, quán cafe có thể bị: phạt tiền, buộc bổ sung giấy phép, buộc dừng hoạt động cho đến khi khắc phục, hoặc thậm chí thu hồi giấy phép nếu tái phạm hoặc vi phạm nghiêm trọng. Những lỗi thường gặp nhất là: không đăng ký hộ kinh doanh/công ty nhưng vẫn bán cafe, không xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, thiếu điều kiện PCCC, lấn chiếm vỉa hè, gây ồn ào sau 22h… Với các thành phố lớn hoặc khu du lịch, tần suất kiểm tra càng cao, mức phạt càng nghiêm.
Vì vậy, khi xây dựng nội dung hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh quán cafe cho cá nhân, phần cảnh báo rủi ro pháp lý không chỉ để “cho đủ bài”, mà là lời nhắc thực tế giúp chủ quán chủ động hoàn thiện hồ sơ, tránh phải trả “học phí” bằng các quyết định xử phạt, đóng cửa hoặc di dời quán.
Rủi ro khi kinh doanh quán cafe không có đăng ký kinh doanh hoặc không đủ điều kiện ATTP
Kinh doanh quán cafe mà không đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp là hành vi vi phạm rõ ràng. Nếu bị kiểm tra, bạn có thể bị xử phạt vì kinh doanh không đăng ký theo quy định, đồng thời bị buộc đăng ký bổ sung hoặc dừng hoạt động cho đến khi hoàn tất thủ tục. Điều này đặc biệt rủi ro với những quán đầu tư bài bản, thuê mặt bằng trung tâm, nhưng “ngại giấy tờ” nên mở chui.
Bên cạnh đó, nếu quán có pha chế đồ uống, phục vụ bánh, thức ăn nhẹ mà không xin giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, khi đoàn liên ngành (y tế, quản lý thị trường, UBND phường/xã) kiểm tra, bạn có nguy cơ bị phạt, buộc ngừng kinh doanh mặt hàng ăn uống tại chỗ, tiêu hủy nguyên liệu không rõ nguồn gốc. Trong một số trường hợp, nếu để xảy ra ngộ độc thực phẩm, chủ quán có thể bị xem xét thêm trách nhiệm bồi thường dân sự, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín tại địa phương.
Nhiều chủ quán ở phố nhỏ, hẻm, khu dân cư nghĩ rằng “quán nhỏ chắc không ai kiểm tra”, nhưng trên thực tế, chỉ cần người dân xung quanh phản ánh, tổ dân phố hoặc công an khu vực báo cáo là quán có thể được đưa vào kế hoạch kiểm tra.
Vi phạm về PCCC, tiếng ồn, lấn chiếm lòng lề đường và các mức phạt tương ứng
Các lỗi liên quan đến PCCC, tiếng ồn, lấn chiếm vỉa hè/lòng lề đường cũng là rủi ro thường gặp khi mở quán cafe. Nếu quán không trang bị tối thiểu bình chữa cháy, lối thoát hiểm, đèn thoát nạn, nội quy PCCC… hoặc cải tạo mặt bằng làm tăng nguy cơ cháy nổ mà không báo cơ quan chức năng, bạn có thể bị xử phạt hành chính, buộc khắc phục, thậm chí tạm đình chỉ hoạt động.
Tình trạng kê bàn ghế tràn ra vỉa hè, lòng đường, che khuất lối đi bộ, gây cản trở giao thông thường xuyên bị lực lượng trật tự đô thị, công an phường xử lý. Tùy mức độ lấn chiếm và mức độ tái phạm, quán có thể bị phạt tiền từ vài trăm nghìn đến nhiều triệu đồng, bị tịch thu bàn ghế, mái che, bảng hiệu đặt sai vị trí. Với tiếng ồn, nếu mở nhạc lớn, hoạt động sau giờ quy định, gây mất trật tự khu dân cư, chủ quán có thể bị nhắc nhở, lập biên bản, phạt và yêu cầu chấm dứt hành vi gây ồn.
Một số tình huống thực tế bị kiểm tra, xử phạt và bài học kinh nghiệm
Thực tế tại nhiều địa phương cho thấy không ít quán cafe vừa khai trương vài tuần đã bị kiểm tra liên ngành, phát hiện không có đăng ký hộ kinh doanh, không có giấy an toàn thực phẩm, thiếu bình chữa cháy, lấn chiếm vỉa hè để xe khách. Kết quả là quán bị phạt tiền, buộc tạm dừng hoạt động để bổ sung hồ sơ và khắc phục vi phạm, mất đà kinh doanh ban đầu.
Bài học kinh nghiệm là: đừng coi nhẹ bước pháp lý. Hãy hoàn tất đăng ký kinh doanh, chuẩn bị điều kiện ATTP, PCCC, trật tự đô thị ngay từ khi lên kế hoạch, hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn uy tín để giảm rủi ro khi mở quán cafe.
Kinh nghiệm chuẩn bị điều kiện mở quán cafe hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Để đáp ứng điều kiện mở quán cafe theo quy định pháp luật hiện hành mà vẫn tối ưu chi phí, chủ quán cần có chiến lược chuẩn bị từng bước, thay vì làm “đến đâu hay đến đó”. Rất nhiều trường hợp tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng… đầu tư hàng trăm triệu cho mặt bằng, trang trí, máy móc nhưng lại quên mất khâu hồ sơ pháp lý, giấy phép con, dẫn đến phải tạm dừng hoạt động để bổ sung, sửa chữa, vừa tốn kém vừa mất khách.
Kinh nghiệm thực tế cho thấy, nên chia quá trình chuẩn bị thành 3 nhóm việc: (1) Pháp lý – hồ sơ, (2) Mặt bằng – thiết kế – PCCC, (3) Thiết bị – nhân sự – vận hành tài chính. Ở nhóm pháp lý, chủ quán cần xác định ngay từ đầu sẽ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe hay thành lập công ty để chuẩn bị đúng loại giấy tờ, tránh phải thay đổi mô hình giữa chừng. Khi đã có đăng ký kinh doanh, bạn mới thuận lợi làm tiếp giấy phép ATTP, PCCC, đăng ký thuế.
Với nhóm mặt bằng, nên ưu tiên chọn địa điểm đã có sẵn một phần hạ tầng: hệ thống điện nước ổn, có chỗ để xe, kết cấu nhà chắc chắn, hạn chế cải tạo lớn. Như vậy, chi phí sửa chữa và đáp ứng điều kiện PCCC sẽ thấp hơn so với việc phải đập bỏ, làm lại toàn bộ. Tại các tỉnh như Hà Nam, Bắc Ninh, Bình Dương, nhiều khu đô thị mới, shophouse đã thiết kế sẵn hạ tầng PCCC cơ bản, rất phù hợp để làm quán cafe.
Cuối cùng, ở nhóm thiết bị và vận hành, bạn nên xây dựng danh sách thiết bị tối thiểu cho giai đoạn đầu (máy pha, tủ mát, quầy bar, bàn ghế, POS bán hàng…), tránh mua dàn trải những thứ chưa thật sự cần. Kết hợp với việc thuê dịch vụ kế toán – thuế trọn gói ngay từ đầu, bạn sẽ vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tiết kiệm chi phí nhân sự so với tuyển kế toán full-time cho quán quy mô nhỏ.
Lộ trình 30–60 ngày chuẩn bị hồ sơ, mặt bằng, thiết bị theo đúng quy định pháp luật
Một lộ trình 30–60 ngày rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt cả tiến độ lẫn chi phí khi mở quán cafe. Có thể chia sơ bộ như sau:
Giai đoạn 1 (Tuần 1–2): Khảo sát và chốt mô hình – hồ sơ pháp lý
Trong 7–10 ngày đầu, tập trung khảo sát khu vực tiềm năng, so sánh 2–3 mặt bằng, làm việc với chủ nhà để thống nhất giá và thời hạn thuê. Song song, bạn xác định mô hình pháp lý: hộ kinh doanh hay công ty, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh (CMND/CCCD, hợp đồng thuê, giấy đề nghị đăng ký…) và nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Ở TP.HCM, Hà Nội, nếu chuẩn bị đúng, thường 3–5 ngày làm việc là có giấy.
Giai đoạn 2 (Tuần 3–4): Cải tạo mặt bằng, thiết kế quán và PCCC
Khi đã có mặt bằng tương đối ổn, bạn bắt đầu làm việc với đơn vị thiết kế – thi công để bố trí quầy bar, khu khách ngồi, kho, khu vệ sinh, đảm bảo lối thoát hiểm và vị trí đặt bình chữa cháy hợp lý. Ở giai đoạn này, chủ quán nên liên hệ cơ quan PCCC hoặc đơn vị tư vấn để được hướng dẫn các yêu cầu cơ bản, tránh thi công xong lại phải sửa.
Giai đoạn 3 (Tuần 5–8): Mua sắm thiết bị, xin giấy phép con, hoàn thiện vận hành
Từ tuần thứ 5, bạn tiến hành mua máy móc, bàn ghế, ly tách, vật dụng pha chế theo danh sách đã tính toán. Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP, đăng ký thuế, hóa đơn (nếu là công ty). Cuối lộ trình 60 ngày, quán vừa hoàn thiện cơ bản, vừa đã đứng vững về mặt pháp lý, sẵn sàng khai trương mà không lo bị “tuýt còi”.
Những sai lầm phổ biến khi chủ quán bỏ qua hoặc hiểu sai quy định pháp luật hiện hành
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chỉ lo mở quán trước, tính pháp lý sau. Nhiều chủ quán tại các quận đông dân ở TP.HCM, Hà Nội thuê mặt bằng, sửa sang, tuyển nhân viên, chạy quảng cáo rầm rộ, nhưng chưa hề đăng ký hộ kinh doanh hay xin giấy phép ATTP, PCCC. Khi địa phương kiểm tra, quán bị lập biên bản, phạt tiền, thậm chí đình chỉ hoạt động đến khi bổ sung đủ điều kiện, gây thiệt hại rất lớn.
Sai lầm thứ hai là hiểu sai hoặc xem nhẹ quy định pháp luật hiện hành. Ví dụ, cho rằng quán nhỏ không cần đăng ký, hoặc phục vụ đồ uống đơn giản thì không cần giấy ATTP; hay nghĩ rằng chỉ chung cư, trung tâm thương mại mới phải lo PCCC. Trên thực tế, bất cứ cơ sở kinh doanh ăn uống nào cũng có rủi ro cháy nổ, ngộ độc thực phẩm và đều có thể bị kiểm tra, xử phạt.
Cuối cùng, nhiều người không lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn một cách bài bản, dẫn đến lúng túng khi cơ quan thuế, quản lý thị trường, y tế yêu cầu xuất trình. Để tránh những sai lầm này, chủ quán nên dành thời gian đọc kỹ quy định cơ bản, hoặc hợp tác với đơn vị tư vấn pháp lý – thuế để được hướng dẫn chuẩn ngay từ đầu.
Điều kiện mở quán cafe theo quy định pháp luật hiện hành không chỉ là “thủ tục cho có” mà chính là hàng rào bảo vệ chủ quán trước rủi ro pháp lý dài hạn. Khi chuẩn bị kỹ hồ sơ đăng ký kinh doanh, hợp đồng lao động, tiêu chuẩn PCCC và VSATTP, bạn đang đặt nền móng vững chắc cho thương hiệu cafe của mình. Chủ quán nên coi việc đọc kỹ quy định pháp luật là một phần bắt buộc trong kế hoạch kinh doanh, song song với xây dựng menu, thiết kế không gian và chiến lược marketing. Việc tuân thủ quy định giúp quán dễ dàng vượt qua các đợt kiểm tra, thanh tra định kỳ mà không bị gián đoạn hoạt động. Nếu cần, bạn có thể tìm đến các đơn vị tư vấn pháp lý – thuế để được hỗ trợ rà soát điều kiện trước khi chính thức mở cửa đón khách.
