Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe

Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe không chỉ khiến chủ quán mất thêm vài lần đi lại chỉnh sửa hồ sơ, mà đôi khi còn làm lỡ cả kế hoạch khai trương đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhiều người mới khởi nghiệp cafe thường tập trung hết tâm sức vào mặt bằng, concept, máy móc, menu mà xem nhẹ các thủ tục pháp lý ban đầu. Việc đặt tên hộ kinh doanh hoặc công ty trùng, ghi ngành nghề không đúng bản chất, chọn nhầm loại hình hoặc thiếu mã ngành thường khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian cấp giấy phép. Nguy hiểm hơn, có trường hợp mở quán bán một thời gian dài mà chưa đăng ký kinh doanh đúng quy định, đến khi bị kiểm tra mới vội vàng “chạy giấy tờ” trong thế bị động. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ những sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe, từ đó chuẩn bị hồ sơ bài bản ngay từ đầu để quán đi vào vận hành đúng luật và ổn định lâu dài.

Mục lục

Tổng quan về sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe

Khi bắt đầu khởi nghiệp, rất nhiều người dành 80–90% năng lượng cho việc chọn mặt bằng đẹp, set up không gian, mua máy pha, xây menu, làm thương hiệu… Trong khi đó, bước đăng ký kinh doanh quán cafe – vốn là “tấm giấy khai sinh pháp lý” cho cả mô hình – lại bị làm khá vội vàng hoặc làm sau khi đã… mở bán. Đây chính là gốc rễ của hàng loạt sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe mà chủ quán chỉ nhận ra khi bị trả hồ sơ, bị kiểm tra hoặc bị phạt.

Nhóm sai lầm đầu tiên đến từ việc lựa chọn loại hình kinh doanh: không ít người mở quán nhỏ nhưng lại lập công ty chỉ vì “nghe cho oách”, dẫn đến chi phí kế toán – thuế nặng nề, thủ tục phức tạp; ngược lại, có người xác định làm chuỗi, cần xuất hóa đơn, gọi vốn… nhưng lại chỉ đăng ký hộ kinh doanh, đến khi muốn mở rộng thì vướng đủ kiểu. Một số khác còn “mượn tên” người thân đứng tên hộ, sau này phát sinh tranh chấp, chuyển nhượng, vay vốn… mới biết mình gần như không có quyền chính thức với quán.

Nhóm sai lầm thứ hai nằm ở tên quán, địa chỉ và ngành nghề đăng ký. Rất nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì đặt tên trùng, tên gây nhầm lẫn, ghi địa chỉ không khớp với hợp đồng thuê, hoặc mô tả ngành nghề chung chung kiểu “thương mại dịch vụ”, không thể hiện rõ dịch vụ đồ uống, quán cafe. Hậu quả là phải sửa hồ sơ nhiều lần, lùi lịch khai trương, tốn thêm chi phí in ấn, làm biển hiệu, thậm chí phải đổi thương hiệu khi đã quảng bá.

Nhóm sai lầm thứ ba là đăng ký xong là… quên luôn, không liên thông với các thủ tục khác như thuế, hóa đơn, an toàn thực phẩm, PCCC. Nhiều chủ quán nghĩ “có giấy đăng ký kinh doanh là đủ”, nhưng khi cơ quan chức năng xuống kiểm tra thì thiếu ATTP, thiếu PCCC, chưa nộp thuế môn bài, chưa làm việc với chi cục thuế, hồ sơ nội bộ không có gì.

Tổng quan lại, những sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe không phải do pháp luật quá khó, mà chủ yếu vì chủ quán vừa bận, vừa chủ quan, vừa thiếu một checklist rõ ràng. Khi hiểu được nguyên nhân và hệ quả, bạn sẽ thấy việc dành thêm vài ngày đầu tư nghiêm túc cho phần đăng ký kinh doanh là hoàn toàn xứng đáng so với rủi ro phải “chữa cháy” về sau.

Vì sao chủ quán cafe thường xem nhẹ thủ tục đăng ký kinh doanh ban đầu

Lý do khiến nhiều người xem nhẹ thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe ban đầu thường rất giống nhau. Thứ nhất, tâm lý “quán nhỏ, làm cho vui” khiến chủ quán nghĩ rằng chỉ cần thuê mặt bằng, mua vài bộ bàn ghế, sắm máy pha là có thể bán, còn giấy tờ “tính sau”. Đặc biệt với các quán cafe trong hẻm, khu dân cư, chủ quán dễ tin vào kinh nghiệm truyền miệng kiểu “ai cũng làm vậy”.

Thứ hai, thủ tục hành chính thường bị gắn với hình ảnh “rườm rà, mất thời gian, khó hiểu”, khiến chủ quán vốn đã bận trăm công nghìn việc càng có xu hướng trì hoãn. Nhiều người ưu tiên việc hữu hình (decor, menu, marketing) hơn là những thứ trên giấy tờ, vì không thấy “giá trị trực tiếp” ngay lập tức.

Thứ ba, thiếu thông tin và định hướng dài hạn cũng là một nguyên nhân lớn. Không ít chủ quán mở quán trong tâm thế “thử xem sao”, chưa nghĩ đến chuyện mở chuỗi, nhượng quyền, gọi vốn, nên chọn loại hình và ngành nghề khá tùy tiện – đến khi mô hình bắt đầu chạy tốt mới nhận ra mình đã đăng ký kinh doanh không phù hợp.

Cuối cùng, một số chủ quán nhầm lẫn giữa đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, giấy phép ATTP, PCCC… nên hoặc làm thiếu, hoặc làm sai thứ tự, hoặc nghĩ rằng chỉ cần có một loại giấy tờ là đủ. Tất cả những điều đó dẫn tới hệ quả: đến lúc bị kiểm tra, bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc cần vay vốn, hợp tác, chuyển nhượng… mới nhận ra mình đã “đi sai ngay từ bước đầu”.

Hệ quả pháp lý và tài chính khi đăng ký kinh doanh quán cafe không đúng ngay từ đầu

Khi đăng ký kinh doanh quán cafe không đúng ngay từ đầu, hệ quả không chỉ dừng lại ở vài lần đi lại chỉnh sửa hồ sơ. Về pháp lý, quán có thể bị coi là kinh doanh không đăng ký hoặc không đúng ngành nghề, dẫn đến bị phạt, bị buộc tạm dừng hoạt động để hoàn thiện giấy tờ, rất dễ mất khách đúng thời điểm đang đà lên. Nếu đăng ký sai loại hình (hộ kinh doanh trong khi thực tế hoạt động như doanh nghiệp, hoặc ngược lại), sau này chuyển đổi sẽ phức tạp, tốn thời gian và chi phí.

Về tài chính, việc không đồng bộ giữa đăng ký kinh doanh – đăng ký thuế – giấy phép ATTP – PCCC khiến quán phải làm bổ sung, làm lại, in lại biển hiệu, chỉnh sửa hợp đồng… tốn kém không nhỏ. Chưa kể, nếu vì thiếu giấy tờ mà bị dừng hoạt động trong vài tuần hoặc vài tháng, lượng khách đang hình thành thói quen có thể “trôi” sang quán khác, chi phí cố định như mặt bằng, lương nhân sự vẫn phải trả đều.

Ngoài ra, hồ sơ pháp lý không rõ ràng còn gây rủi ro khi góp vốn, hợp tác, bán quán, chuyển nhượng thương hiệu: nhà đầu tư/người mua sẽ yêu cầu xem giấy phép, mã ngành, loại hình; nếu thấy hồ sơ lộn xộn, họ sẽ định giá thấp hoặc từ chối luôn. Trong trường hợp “mượn tên” người khác đứng giấy phép, rủi ro tranh chấp quyền sở hữu, quyền quản lý quán là rất lớn.

Nói ngắn gọn, những sai lầm ở bước đăng ký tưởng như “nhỏ” nhưng có thể phá hỏng cả bài toán kinh doanh về sau. Chuẩn hóa ngay từ đầu giúp bạn giảm rủi ro pháp lý, tiết kiệm tiền, và quan trọng hơn là để toàn tâm tập trung vào sản phẩm, dịch vụ và khách hàng – điều mà một chủ quán cafe thực sự giỏi nên dành phần lớn thời gian cho nó.

Sai lầm khi lựa chọn loại hình đăng ký kinh doanh quán cafe

Sai lầm ngay từ bước chọn loại hình đăng ký kinh doanh quán cafe có thể khiến bạn “trả học phí” rất đắt về sau: khó xin/điều chỉnh thuế, khó mở rộng, khó sang nhượng, thậm chí vướng tranh chấp pháp lý trong gia đình. Nhiều chủ quán ở các quận, huyện, thành phố nhỏ chỉ nghe theo bạn bè hoặc nhân viên “một cửa”, chứ chưa thực sự hiểu khác nhau thế nào giữa hộ kinh doanh quán cafe và công ty quán cafe, tiêu chí chọn ra sao, và những rủi ro tiềm ẩn khi “mượn tên” người khác để đứng giấy phép.

Thực tế, có 3 nhóm sai lầm nổi bật:

Nhầm lẫn giữa hộ kinh doanh và công ty, chọn mô hình không phù hợp với quy mô và mục tiêu. Ví dụ, quán mới, doanh thu còn thấp mà đã lập công ty, dẫn đến gánh nặng kế toán – thuế; ngược lại, muốn xây chuỗi nhưng vẫn giữ hộ kinh doanh, khó mở rộng, khó dùng hóa đơn, khó gọi vốn.
Đứng tên “giùm” hoặc mượn tên người thân để đăng ký hộ kinh doanh/công ty quán cafe, sau này phát sinh tranh chấp tài sản, nợ nần, thuế… nhưng trên giấy tờ, người chịu trách nhiệm không phải là người đang điều hành thật.
Không nghĩ tới định hướng 2–3 năm tới, chỉ lo “làm cho xong đăng ký”, khiến sau này phải giải thể, chuyển đổi loại hình, đổi chủ hộ/cổ đông… tốn thời gian và chi phí.

Tại nhiều địa phương, đặc biệt là các tỉnh thành đang phát triển mạnh du lịch, dịch vụ, cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh quản lý ngày càng chặt. Nếu ban đầu bạn chọn sai mô hình, càng vận hành lâu, hệ thống hợp đồng – thuế – nhân sự càng “rối như tơ vò”. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, cần ngồi lại nghiêm túc:

Quy mô quán trong 1–3 năm tới?
Mục tiêu: chỉ mở 1 quán hay muốn mở chuỗi?
Có cần xuất hóa đơn VAT cho khách doanh nghiệp không?
Vốn góp có nhiều người cùng tham gia không?

Từ đó, bạn mới có thể tránh được hai sai lầm phổ biến: nhầm lẫn giữa hộ và công ty, và đứng tên hộ, mượn tên người thân chỉ vì muốn “cho nhanh, cho đỡ vướng giấy tờ”.

Nhầm lẫn giữa hộ kinh doanh quán cafe và công ty quán cafe – tiêu chí lựa chọn

Sai lầm kinh điển là: quán nhỏ nhưng mở công ty, quán có tham vọng chuỗi nhưng lại đăng ký hộ kinh doanh. Hậu quả là:

Mở công ty mà doanh thu nhỏ, không ổn định → gánh nặng báo cáo thuế, kế toán, BHXH… khiến chủ quán “đuối”.
Đăng ký hộ kinh doanh nhưng lại muốn mở 2–3 chi nhánh, xuất hóa đơn VAT, gọi vốn đối tác → vướng đủ thứ vì hộ chỉ một địa điểm, một cá nhân đứng tên, không có tư cách pháp nhân.

Tiêu chí lựa chọn cơ bản:

Nên chọn hộ kinh doanh quán cafe nếu:

Quán 1 địa điểm, quy mô vừa và nhỏ, phục vụ chủ yếu khách lẻ tại địa phương.
Không hoặc rất ít khi phải xuất hóa đơn VAT cho công ty, cơ quan.
Số người góp vốn ít, thường là người trong gia đình, dễ thỏa thuận nội bộ.
Muốn sổ sách – thuế nhẹ nhàng, chấp nhận nộp thuế dạng khoán/doanh thu.

Nên chọn công ty quán cafe (TNHH, cổ phần) nếu:

Có kế hoạch mở từ 2 quán trở lên, hoặc định hướng rõ ràng xây chuỗi.
Khách hàng mục tiêu có cả công ty, tổ chức, cần xuất hóa đơn VAT.
Nhiều người góp vốn, cần rõ ràng tỷ lệ sở hữu, chuyển nhượng phần vốn.
Chấp nhận chế độ kế toán – thuế chặt chẽ hơn, đổi lại dễ gọi vốn, mở rộng, nhượng quyền.

Nhầm lẫn giữa hai mô hình thường đến từ việc “nghe người quen tư vấn miệng”, không nhìn vào quy mô và mục tiêu riêng của mình, cũng không xem xét đặc thù địa phương (thành phố lớn, huyện nhỏ, khu du lịch…).

Sai lầm khi “đứng tên hộ”, mượn tên người thân và rủi ro tranh chấp pháp lý

Một sai lầm khác rất phổ biến tại địa phương là: “đứng tên hộ”, mượn tên người thân để đăng ký hộ kinh doanh/công ty quán cafe. Lý do thì đủ kiểu:

Người thực sự kinh doanh đang nợ xấu, sợ không thuận lợi nên nhờ bố/mẹ/anh/chị/em đứng tên.
Vợ chồng muốn mở quán nhưng “ngại” chia tài sản, nên chỉ để một người hoặc để tên người khác cho “an toàn”.
Bạn bè hùn vốn mở quán, nhưng nhờ một người “rảnh giấy tờ” đứng tên tất cả cho tiện.

Trên thực tế, trên giấy tờ ai đứng tên thì người đó chịu trách nhiệm trước pháp luật:

Nợ thuế, nợ bảo hiểm, nợ ngân hàng, nợ nhà cung cấp… cơ quan nhà nước và đối tác sẽ tìm đến người đứng tên trên đăng ký kinh doanh/mã số thuế.
Khi quán lãi, muốn bán, sang nhượng, chuyển nhượng thương hiệu, quyền quyết định cũng thuộc về người đứng tên, trừ khi có hợp đồng nội bộ cực kỳ chặt chẽ.

Rủi ro tranh chấp pháp lý:

Trong gia đình: con nhờ bố mẹ đứng tên hộ, sau vài năm quán làm ăn tốt, bố mẹ (hoặc anh chị em) lại cho rằng “giấy tờ là của tao”, dẫn đến mâu thuẫn, không sang tên, không chuyển nhượng, chia lợi nhuận không rõ ràng.
Giữa bạn bè/đối tác: hai người góp vốn 50–50 nhưng chỉ một người đứng tên hộ kinh doanh/công ty. Khi xảy ra xung đột, người đứng tên có thể “đổi khóa, đổi tài khoản, giữ hết giấy tờ”, người còn lại rất khó chứng minh quyền lợi nếu không có hợp đồng góp vốn rõ ràng.

Tại nhiều nơi, đã có không ít trường hợp “mất trắng quán cafe vì chỉ đứng… miệng”, không có giấy tờ góp vốn, không lập hợp đồng, không có bằng chứng chuyển tiền.

Cách hạn chế rủi ro:

Hạn chế tối đa việc mượn tên/đứng tên hộ. Nếu bắt buộc, phải có hợp đồng góp vốn, thỏa thuận nội bộ được lập thành văn bản, càng chi tiết càng tốt.
Tách bạch giữa “người đại diện pháp lý” và “người góp vốn, quản lý thực tế”, quy định rõ quyền – nghĩa vụ và phương án xử lý nếu một bên muốn rút vốn, sang nhượng, đóng quán.

Nhìn dài hạn, tốt nhất là ai bỏ tiền, ai chịu trách nhiệm thì nên đứng tên chính thức, vừa minh bạch trong nội bộ, vừa rõ ràng trước pháp luật, tránh những tranh chấp đáng tiếc khi quán cafe đã đi vào ổn định hoặc bắt đầu có lợi nhuận.

Sai lầm về tên quán và thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Khi mở quán cafe, rất nhiều người dành hàng tuần để chọn concept, decor, menu… nhưng lại làm qua loa phần tên hộ kinh doanh/tên công ty và thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hệ quả là sau khi quán đi vào hoạt động một thời gian mới phát hiện tên bị trùng, gây nhầm lẫn; địa chỉ trên giấy phép không giống hợp đồng thuê; thông tin chủ hộ, người đại diện, số điện thoại ghi không đúng thực tế. Những sai sót tưởng “nhỏ xíu” này lại có thể khiến bạn gặp phiền phức khi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, ký hợp đồng hoặc xin giấy phép con (ATTP, PCCC…).

Sai lầm thường gặp đầu tiên là đặt tên hộ kinh doanh, tên công ty quán cafe trùng hoặc quá giống với đơn vị khác trên địa bàn, khiến cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu sửa nhiều lần hoặc khách hàng dễ nhầm lẫn. Nhóm lỗi thứ hai là ghi sai địa chỉ quán cafe trên giấy đăng ký: số nhà, tên đường, phường, quận không trùng với hợp đồng thuê hoặc thực tế treo biển. Nhóm lỗi thứ ba là thiếu hoặc ghi sai thông tin chủ hộ/người đại diện theo pháp luật, số CMND/CCCD, số điện thoại liên hệ… làm mọi thủ tục về sau (ngân hàng, thuế, bảo hiểm, tạm ngừng/giải thể) đều bị ách lại vì phải điều chỉnh.

Nếu không kiểm tra kỹ, bạn có thể phải làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh nhiều lần: đổi tên, sửa địa chỉ, cập nhật thông tin chủ hộ… vừa mất thời gian, vừa phát sinh lệ phí và phải chỉnh lại hàng loạt thứ khác: bảng hiệu, hóa đơn, hợp đồng, thông tin trên fanpage, Google Maps. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập công ty quán cafe, hãy dành thời gian rà soát thật kỹ ba nhóm thông tin này – coi như “nền móng pháp lý” cho thương hiệu của bạn.

Đặt tên hộ kinh doanh, tên công ty quán cafe trùng hoặc gây nhầm lẫn

Lỗi “kinh điển” khi đăng ký quán cafe là đặt tên hộ kinh doanh/tên công ty trùng hoặc quá giống với đơn vị khác. Tên quá giống có thể chỉ khác 1–2 chữ, nhưng vẫn gây nhầm lẫn về thương hiệu. Ví dụ: trên cùng một tuyến đường đã có “Cafe Góc Phố”, bạn lại đăng ký “Góc Phố Coffee” hoặc “Cà phê Góc Phố”; hay đã có “Hộ kinh doanh Quán Cafe Mộc”, bạn lại xin “Hộ kinh doanh Cafe Mộc Quán”.

Trường hợp nhẹ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu bạn sửa lại tên trong hồ sơ, làm chậm cả quá trình mở quán. Trường hợp nặng hơn, nếu bạn lỡ dùng tên quá giống, đi vào hoạt động rồi, có thể phát sinh tranh chấp thương hiệu, bị nhầm đơn hàng, nhầm đánh giá, thậm chí bị yêu cầu đổi lại tên, thay bảng hiệu, chỉnh thông tin trên tất cả kênh online. Điều này cực kỳ tốn kém và ảnh hưởng lớn tới hình ảnh quán trong mắt khách hàng.

Giải pháp là: trước khi chốt tên, hãy tra cứu sơ bộ trên Google, Facebook, Zalo, Google Maps xem khu vực mình kinh doanh đã có quán nào tên tương tự chưa; đồng thời nghĩ thêm 1–2 phương án phụ phòng trường hợp tên chính bị từ chối. Khi ghi vào hồ sơ, nên dùng cấu trúc rõ ràng: “Hộ kinh doanh Quán Cafe …” hoặc “Công ty TNHH … – kinh doanh quán cafe”, tránh viết quá dài, quá “kieu chữ chơi” khó đọc, khó in lên giấy tờ.

Ghi sai địa chỉ quán cafe, không khớp hợp đồng thuê và thực tế kinh doanh

Một lỗi nữa cũng cực kỳ phổ biến là ghi sai địa chỉ quán cafe trên giấy đăng ký kinh doanh: sai số nhà, sai tên đường, viết nhầm phường/xã, quận/huyện; hoặc dùng địa chỉ khác với hợp đồng thuê. Nhiều chủ quán nghĩ “không sao, miễn gần đúng”, nhưng khi làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế hoặc xin giấy phép ATTP, PCCC…, sự không khớp này sẽ bị “soi” ngay.

Ví dụ: hợp đồng thuê mặt bằng ghi “Số 56 Lê Công Thanh, phường Lê Hồng Phong, TP. Phủ Lý, tỉnh Hà Nam” nhưng trên giấy đăng ký hộ kinh doanh lại ghi “56 Lê Công Thành” hoặc ghi nhầm tên phường. Sau này, khi xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện ATTP, hồ sơ PCCC hoặc mở tài khoản ngân hàng, bên tiếp nhận yêu cầu địa chỉ phải trùng hoàn toàn giữa giấy phép, hợp đồng và thực tế. Nếu không trùng, bạn buộc phải quay lại xin điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc làm lại hợp đồng thuê.

Do đó, trước khi nộp hồ sơ, hãy đối chiếu thật kỹ địa chỉ giữa: hợp đồng thuê, sổ đỏ/sổ hồng (nếu là nhà mình), biển số nhà thực tế và thông tin ghi trên đơn. Đừng chủ quan với những “lỗi chính tả địa chỉ” nhỏ, vì sau này chỉnh sửa sẽ tốn nhiều công sức hơn rất nhiều.

Ghi sai, thiếu thông tin chủ hộ, người đại diện theo pháp luật, số điện thoại liên hệ

Nhóm lỗi thứ ba liên quan đến thông tin cá nhân của chủ hộ hoặc người đại diện theo pháp luật. Không ít trường hợp ghi sai số CMND/CCCD (thiếu số, nhầm ngày cấp), ghi nhầm họ tên có dấu, dùng số điện thoại không còn sử dụng, hoặc quên cập nhật khi đổi từ CMND sang CCCD gắn chip. Lúc đầu, hồ sơ vẫn có thể được cấp, nhưng về sau, khi mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế điện tử, ký hợp đồng, xin cấp lại/mất giấy phép… thì các sai lệch này bắt đầu “đè” lên bạn.

Tệ hơn, nếu chủ hộ/giám đốc thay đổi mà bạn không làm thủ tục cập nhật người đại diện trên giấy phép, mọi văn bản pháp lý sau này đều rối: người ký hợp đồng không trùng người đại diện, ngân hàng yêu cầu bổ sung hồ sơ, cơ quan thuế không chấp nhận một số giấy tờ… Vì vậy, hãy chắc chắn rằng: họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ cư trú, số điện thoại của chủ hộ/người đại diện được ghi chính xác, hiện hành, và luôn chủ động làm thủ tục thay đổi khi có sự điều chỉnh thông tin cá nhân.

Sai lầm về ngành nghề và mã ngành kinh doanh quán cafe

Khi đăng ký kinh doanh quán cafe, rất nhiều chủ quán chỉ tập trung vào tên quán, vốn điều lệ, địa điểm mà bỏ qua việc chọn ngành nghề và mã ngành cho chính xác. Nhìn bề ngoài, đây chỉ là vài dòng trong hồ sơ, nhưng về pháp lý, ngành nghề sẽ quyết định phạm vi bạn được phép kinh doanh, khả năng xin giấy phép con (ATTP, PCCC), cũng như việc mở rộng mô hình sau này. Chỉ cần ghi chung chung, thiếu ngành nghề bổ trợ hoặc quên cập nhật khi thay đổi mô hình là đã đủ để bạn gặp rắc rối: khó giải trình với cơ quan chức năng, vướng khi xin giấy phép, hoặc bị coi là kinh doanh không đúng ngành đã đăng ký.

Dưới đây là 3 sai lầm rất phổ biến khi đăng ký ngành nghề, mã ngành cho quán cafe mà chủ quán nên tránh ngay từ đầu.

Chỉ ghi “thương mại dịch vụ” mà không thể hiện rõ dịch vụ đồ uống, quán cafe

Sai lầm đầu tiên là chỉ ghi chung chung “thương mại dịch vụ”, “dịch vụ tổng hợp” trong hồ sơ đăng ký kinh doanh, mà không nêu rõ đây là dịch vụ đồ uống, quán cafe, F&B. Nhiều người nghĩ ghi rộng như vậy thì “làm gì cũng được”, nhưng thực tế cơ quan quản lý, đặc biệt là khi xin giấy phép con như Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, thường yêu cầu ngành nghề thể hiện đúng bản chất là dịch vụ ăn uống, đồ uống.

Việc ghi quá chung chung còn khiến hồ sơ của bạn thiếu “điểm bám” khi giải trình hoạt động thực tế: trên giấy là “thương mại dịch vụ” nhưng ngoài thực tế là quán cafe pha chế, phục vụ tại chỗ, có cả đồ ăn nhẹ. Khi bị kiểm tra, cơ quan quản lý hoàn toàn có thể đặt câu hỏi về việc ngành nghề có phù hợp hay không. Tệ hơn, nếu sau này bạn cần xin các giấy phép liên quan đến kinh doanh dịch vụ ăn uống, việc hồ sơ không thể hiện rõ ngành F&B sẽ làm thủ tục kéo dài, phải điều chỉnh, bổ sung rất mất thời gian.

Tốt nhất, ngay từ đầu nên ghi rõ ngành nghề liên quan đến dịch vụ đồ uống/quán cafe, tránh tâm lý “ghi cho rộng” nhưng lại thiếu đúng thứ mình đang làm.

Quên đăng ký mã ngành bổ trợ khi bán kèm đồ ăn, sản phẩm đóng gói

Sai lầm thứ hai thường gặp ở các quán cafe kết hợp đồ ăn nhanh, đồ ăn vặt, bánh ngọt, bán lẻ sản phẩm đóng gói: chủ quán chỉ đăng ký ngành dịch vụ đồ uống, mà quên đăng ký các mã ngành bổ trợ như dịch vụ ăn uống/nhà hàng hoặc bán lẻ thực phẩm. Thực tế, nhiều quán cafe hiện nay không chỉ bán cafe, trà, nước ép mà còn phục vụ hamburger, cơm, mì, khoai tây chiên, bánh mặn – ngọt, snack…; thậm chí bán thêm cà phê hạt, cà phê xay, trà đóng gói, bánh kẹo, nước đóng chai cho khách mang về.

Nếu ngành nghề đăng ký chỉ dừng ở “dịch vụ đồ uống”, thì hoạt động kinh doanh đồ ăn, bán lẻ sản phẩm đóng gói dễ bị xem là vượt ra ngoài phạm vi ngành đã đăng ký, đặc biệt khi làm việc với cơ quan thuế, ATTP, QLTT. Khi xin giấy phép ATTP, cơ quan thẩm định cũng cần biết bạn có chế biến món ăn, trưng bày thực phẩm bao gói sẵn hay không để áp tiêu chuẩn phù hợp.

Giải pháp là ngay từ khâu soạn hồ sơ (hoặc khi mở rộng mô hình), bạn nên bổ sung các mã ngành bổ trợ tương ứng với dịch vụ ăn uống và bán lẻ thực phẩm, để bức tranh ngành nghề phản ánh đúng hoạt động của quán.

Không cập nhật ngành nghề khi mở thêm dịch vụ mới: giao hàng, bán cafe hạt, nhượng quyền

Sai lầm thứ ba là không cập nhật ngành nghề khi mở thêm dịch vụ mới, trong khi mô hình quán đã “lớn” hơn rất nhiều so với ban đầu. Ví dụ: ban đầu bạn chỉ mở quán cafe nhỏ, sau đó phát triển thêm dịch vụ giao hàng online, bán cà phê hạt, cà phê xay, nhận đóng gói sản phẩm mang đi, hoặc cao hơn là xây dựng mô hình nhượng quyền thương hiệu, mở chuỗi. Nếu hồ sơ đăng ký kinh doanh vẫn chỉ quanh quẩn ở một mã ngành dịch vụ đồ uống, thì rõ ràng không còn phù hợp.

Với dịch vụ giao hàng, thường không cần mã ngành riêng, nhưng nếu bạn phát triển mạnh kênh online, bán lẻ cà phê hạt, cà phê xay, combo sản phẩm, bạn nên bổ sung các ngành nghề bán buôn, bán lẻ cà phê, thực phẩm cho đúng bản chất. Với mô hình nhượng quyền, việc bổ sung ngành nghề liên quan đến tư vấn quản lý, nhượng quyền thương mại, dịch vụ đào tạo, hỗ trợ kinh doanh… là rất cần thiết để hợp đồng nhượng quyền có cơ sở pháp lý.

Không cập nhật ngành nghề khi mô hình đã thay đổi khiến bạn dễ gặp rủi ro khi ký hợp đồng, làm việc với đối tác lớn hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra, vì trên giấy tờ và thực tế hoạt động “không nói cùng một tiếng nói”. Chủ quán nên định kỳ rà soát mô hình kinh doanh và kịp thời điều chỉnh ngành nghề cho phù hợp.

Sai mã ngành kinh doanh quán cafe khiến hồ sơ phải chỉnh sửa nhiều lần

Sai lầm trong chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe

Khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh quán cafe, rất nhiều chủ quán nghĩ rằng chỉ cần điền mẫu đơn, photo căn cước là xong. Thực tế, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện/quận (tại Hà Nội, Hà Nam, Hải Dương…) yêu cầu hồ sơ phải đủ cả thông tin chủ hộ, ngành nghề, vốn, lao động và giấy tờ về địa điểm kinh doanh. Chỉ cần thiếu một trong các phần này, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần, làm chậm kế hoạch khai trương quán.

Hai sai lầm phổ biến nhất là: không chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm; và ghi sai hoặc ghi “cho có” các thông tin quan trọng như vốn, số lao động, ngành nghề kinh doanh. Những lỗi này thường xuất phát từ tâm lý “làm cho xong hồ sơ”, copy mẫu trên mạng mà không đọc kỹ, hoặc không hiểu cơ quan nhà nước đang cần gì ở phần thông tin đó.

Nếu bạn nắm rõ vai trò của từng loại giấy tờ, hiểu được vì sao phải khai đúng vốn, đúng số lao động, ghi rõ ngành nghề “dịch vụ đồ uống, quán cafe”, thì việc chuẩn bị hồ sơ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Dưới đây là phân tích chi tiết hai nhóm sai lầm thường gặp để bạn tránh ngay từ đầu.

Thiếu hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm quán cafe

Sai lầm đầu tiên và cũng rất hay gặp khi đăng ký hộ kinh doanh quán cafe là không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan đến mặt bằng. Nhiều chủ quán chỉ ký “hợp đồng miệng” với chủ nhà, chuyển tiền cọc qua ngân hàng hoặc tiền mặt mà không có hợp đồng thuê bằng văn bản. Khi lên nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, cán bộ yêu cầu hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm, thì không có gì để nộp kèm, buộc phải quay về làm lại từ đầu.

Trường hợp khác, có hợp đồng thuê nhưng nội dung không rõ ràng: địa chỉ trên hợp đồng không trùng với địa chỉ thực tế, không ghi mục đích sử dụng để kinh doanh quán cafe, thiếu chữ ký của người đồng sở hữu nhà đất… Những chi tiết này khiến cơ quan đăng ký kinh doanh e ngại, phải yêu cầu bạn chỉnh sửa hoặc bổ sung xác nhận của chủ nhà.

Giải pháp là: trước khi sửa quán, mua máy móc, bạn nên ký hợp đồng thuê mặt bằng bằng văn bản, yêu cầu chủ nhà cung cấp bản sao giấy tờ nhà đất và thống nhất rõ việc cho phép sử dụng địa chỉ này để đăng ký hộ kinh doanh quán cafe. Hợp đồng nên ghi đúng địa chỉ, thời hạn thuê, tiền thuê, tiền cọc, và mục đích kinh doanh. Khi có bộ giấy tờ mặt bằng rõ ràng, hồ sơ của bạn sẽ được tiếp nhận suôn sẻ hơn, đồng thời cũng giảm rủi ro tranh chấp về sau.

Hồ sơ ghi sai số vốn, số lao động, ngành nghề dẫn đến bị trả hồ sơ nhiều lần

Sai lầm thứ hai nằm ở chính tờ Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh quán cafe: nhiều người xem nhẹ việc khai vốn, số lao động, ngành nghề, dẫn đến ghi sai hoặc ghi rất chung chung. Không ít hồ sơ ghi ngành nghề kiểu “buôn bán nhỏ”, “kinh doanh ăn uống” mà không chỉ rõ là dịch vụ đồ uống, quán cafe, khiến chuyên viên phải yêu cầu sửa lại cho phù hợp.

Phần vốn kinh doanh thường bị khai “cho có”, có người ghi quá thấp vì nghĩ sẽ đỡ thuế, có người ghi quá cao để “cho oai”. Trong khi đó, vốn cần phản ánh tương đối đúng quy mô đầu tư (máy móc, nội thất, tiền hàng, dự phòng…), và là căn cứ để cơ quan nhà nước đánh giá mức độ hoạt động của hộ. Nếu khai vốn quá phi lý so với thực tế, hồ sơ dễ bị hỏi lại hoặc bị đánh giá là thiếu trung thực.

Phần số lao động cũng hay bị bỏ trống hoặc ghi không đúng thực tế. Ví dụ, quán cafe có 6–7 người làm việc thường xuyên nhưng lại ghi 1–2 lao động để cho “gọn”. Khi cơ quan chức năng kiểm tra thực tế, con số này không trùng, dễ gây rắc rối.

Cuối cùng, ngành nghề phải ghi rõ: “Dịch vụ đồ uống (quán cafe, sinh tố, nước ép…)” thay vì chỉ ghi chung “dịch vụ ăn uống”. Ghi rõ ngành nghề giúp cơ quan đăng ký hiểu đúng mô hình của bạn, cũng là cơ sở để cơ quan thuế áp đúng nhóm thuế khoán sau này. Chỉ cần dành thêm chút thời gian đọc kỹ mẫu và suy nghĩ nghiêm túc về vốn, lao động, ngành nghề, bạn sẽ tránh được cảnh “bị trả hồ sơ tới lui” nhiều lần.

Tham khảo: Hướng dẫn giải thể công ty quán cafe

Sai lầm trong đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe (công ty)

Khi quyết định đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe thay vì hộ kinh doanh, nhiều chủ quán thường nghĩ đơn giản: “Cứ lập công ty TNHH/cổ phần, có giấy phép là xong”. Thực tế, đây mới chỉ là phần “vỏ” của pháp nhân. Bên trong, cách bạn xây dựng điều lệ công ty, tỷ lệ vốn góp, quyền và nghĩa vụ của các thành viên, định hướng mở chi nhánh, ngành nghề… mới là yếu tố quyết định doanh nghiệp có vận hành êm hay không. Chính vì xem nhẹ những yếu tố này, rất nhiều công ty quán cafe rơi vào cảnh nội bộ lục đục, khó mở rộng hoặc vướng pháp lý khi cần thay đổi mô hình.

Sai lầm phổ biến đầu tiên là coi điều lệ công ty chỉ là “bộ hồ sơ bắt buộc cho đủ”, để bên dịch vụ soạn sẵn, ký mà không thèm đọc. Điều lệ thực chất là “luật riêng” của doanh nghiệp: quy định người đại diện theo pháp luật, cơ chế ra quyết định, quyền ký kết hợp đồng, cách chia lợi nhuận, xử lý khi có người muốn rút vốn… Khi không rõ những điều này, chỉ cần mâu thuẫn nhỏ về tiền bạc hay định hướng là mối quan hệ giữa các thành viên lập tức “toang”.

Sai lầm thứ hai là không tính đến việc mở thêm chi nhánh quán cafe khi đăng ký doanh nghiệp ban đầu. Nhiều người khởi đầu với một quán, nghĩ “mở được là mừng, nói gì tới chuỗi”, nên chọn ngành nghề, tên công ty, cấu trúc quản lý khá tùy tiện. Đến khi mô hình thành công, muốn mở thêm cơ sở, nhượng quyền, hợp tác đầu tư… thì phát sinh vô số vướng mắc: phải bổ sung ngành nghề, làm lại điều lệ, cập nhật đăng ký chi nhánh, điều chỉnh mô hình kế toán – thuế.

Sai lầm nữa là không phân định rõ quyền – trách nhiệm: ai là người chịu trách nhiệm chính về pháp lý, ai được quyền quyết định mở thêm chi nhánh, ký hợp đồng lớn, ai quản lý tài chính – thuế – kế toán. Tất cả để ở dạng “thỏa thuận miệng cho nhanh”, đến khi xảy ra tranh chấp thì không có căn cứ để giải quyết.

Tóm lại, sai lầm trong đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe hiếm khi lộ ngay ở giai đoạn đầu, nhưng sẽ “nở to” khi công ty bước vào giai đoạn phát triển hoặc mâu thuẫn nội bộ. Đầu tư thời gian đọc kỹ điều lệ, bàn bạc rõ ràng về vốn góp, quyền, trách nhiệm và chiến lược mở rộng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều chi phí vô hình về sau.

Xem nhẹ điều lệ công ty, phân chia vốn góp và quyền của các thành viên

Một trong những lỗi “chết người” khi lập công ty quán cafe là coi điều lệ công ty chỉ là tập giấy tờ để… nộp cho Sở KH&ĐT. Nhiều nhóm bạn góp vốn mở quán, giao hết cho dịch vụ soạn hồ sơ, bên dịch vụ điền mẫu điều lệ rất chung chung, ai cũng ký mà không ai đọc. Đến khi quán bắt đầu có doanh thu tốt, câu chuyện “ai góp bao nhiêu, chia lãi thế nào, ai quyết định gì” mới lộ rõ mâu thuẫn.

Thực tế, điều lệ phải làm rõ ít nhất những điểm sau:

Tỷ lệ vốn góp và cách ghi nhận: góp tiền, góp công, góp tài sản, góp thương hiệu…
Quyền biểu quyết: ai có quyền quyết định mở thêm chi nhánh, vay vốn, ký hợp đồng lớn.
Cơ chế rút vốn, chuyển nhượng vốn: người muốn rút/giảm vốn phải báo trước bao lâu, bán cho ai, giá xác định thế nào.

Khi những quy định này không được thỏa thuận chi tiết bằng văn bản, chỉ cần quán lãi hoặc lỗ một thời gian là mâu thuẫn nảy sinh: người thì cho rằng mình làm nhiều phải được hưởng nhiều, người lại bức xúc vì vốn góp cao nhưng không có tiếng nói. Hệ quả là công ty dễ “vỡ” từ bên trong, dù mô hình kinh doanh vẫn còn tiềm năng.

Không nghĩ tới việc mở thêm chi nhánh quán cafe khi đăng ký doanh nghiệp ban đầu

Rất nhiều chủ quán khi làm đăng ký doanh nghiệp kinh doanh quán cafe chỉ nghĩ đơn giản: “Mở một quán thôi, còn chuyện mở chuỗi tính sau”. Tâm lý này dẫn đến việc chọn tên công ty, ngành nghề, cấu trúc quản lý khá ngắn hạn, chỉ phù hợp với một điểm kinh doanh. Đến khi quán đông khách, thương hiệu được biết đến, cơ hội mở thêm chi nhánh xuất hiện thì mới phát sinh hàng loạt vướng mắc pháp lý và vận hành.

Ví dụ: bạn đặt tên công ty quá gắn với một địa chỉ cụ thể, sau này mở quán ở tỉnh khác sẽ khó dùng chung thương hiệu; hoặc khi đăng ký ngành nghề, bạn chỉ đăng nhóm dịch vụ đồ uống cho một địa điểm, không nghĩ đến việc lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh phụ thuộc. Khi muốn mở thêm cơ sở, bạn phải làm thêm thủ tục bổ sung ngành nghề, đăng ký chi nhánh, điều chỉnh mô hình kế toán – thuế, đôi khi phải sửa cả điều lệ để phân quyền quản lý.

Ngoài ra, nếu ngay từ đầu không tính đến chuyện quản lý chuỗi quán cafe, hệ thống kế toán – thuế – nội bộ sẽ được thiết kế rất sơ sài, chỉ hợp với một quán. Đến khi có 2–3 quán trở lên, bạn sẽ lúng túng: tách doanh thu – chi phí từng chi nhánh thế nào, ai chịu trách nhiệm pháp lý ở từng địa phương, báo cáo với cơ quan thuế ra sao…

Vì vậy, dù hiện tại bạn chỉ dự định mở một quán cafe, khi lập công ty vẫn nên suy nghĩ theo hướng: “Nếu sau này mình muốn phát triển thành chuỗi hoặc nhượng quyền thì bộ khung pháp lý này có chịu nổi không?”. Tư duy xa hơn một chút ở giai đoạn đăng ký doanh nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí chỉnh sửa khi cơ hội mở rộng thật sự đến.

Sai lầm khi không liên thông đăng ký kinh doanh với thuế, ATTP, PCCC

Một sai lầm rất phổ biến của chủ quán, nhất là khi lần đầu mở quán cafe tại địa phương, là nghĩ rằng: “Chỉ cần có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh / Giấy đăng ký doanh nghiệp là đã hợp pháp, những phần còn lại tính sau”. Kết quả là: sau khi treo bảng khai trương rầm rộ, quán hoạt động 3–6 tháng (thậm chí vài năm) mà chưa làm thủ tục thuế đầy đủ, chưa xin Giấy chứng nhận ATTP, chưa chuẩn bị hồ sơ PCCC. Mọi chuyện vẫn êm đẹp… cho đến khi địa phương có đợt kiểm tra liên ngành, hoặc có phản ánh từ người dân xung quanh, lúc đó quán mới “ngã ngửa” vì bị lập biên bản xử phạt, buộc bổ sung giấy phép, thậm chí tạm dừng hoạt động.

Về nguyên tắc, đăng ký kinh doanh chỉ là bước đầu tiên để Nhà nước công nhận sự tồn tại pháp lý của hộ/công ty quán cafe. Ngay sau đó, bạn phải liên thông các thủ tục khác:

Làm việc với Chi cục Thuế: mã số thuế, lệ phí môn bài, phương pháp nộp thuế (khoán/kê khai), hóa đơn.
Chuẩn bị điều kiện và xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (ATTP) nếu thuộc diện phải có.
Đáp ứng yêu cầu PCCC tương ứng với quy mô (bình chữa cháy, lối thoát hiểm, hồ sơ/biên bản PCCC…).

Nếu bạn bỏ qua hoặc trì hoãn, quán rơi vào thế “nửa hợp pháp, nửa chưa hợp pháp”: có đăng ký kinh doanh nhưng thiếu các giấy tờ ngành nghề bắt buộc. Điều này tạo ra một loạt rủi ro:

Bị phạt vì chậm nộp thuế, không kê khai thuế, hoặc kinh doanh không có Giấy chứng nhận ATTP, không đảm bảo PCCC.
Bị buộc tạm dừng hoạt động cho đến khi bổ sung đủ hồ sơ, mất đà kinh doanh, mất khách.
Khó xin giảm thuế, khó giải trình khi gặp sự cố vì hồ sơ pháp lý không trọn vẹn.

Tại các quận, huyện, thành phố, nơi chính quyền đang siết chặt quản lý dịch vụ ăn uống, việc không liên thông đăng ký kinh doanh với thuế, ATTP, PCCC chẳng khác nào “tự treo mìn” dưới chân mình. Mọi thứ có thể yên ắng 1–2 năm, nhưng đến khi bị kiểm tra thì thiệt hại vừa là tiền phạt, vừa là uy tín và doanh thu.

Đăng ký kinh doanh xong nhưng không triển khai thủ tục thuế, hóa đơn đúng quy định

Một lỗi rất thường gặp là: đã có giấy đăng ký hộ kinh doanh/công ty quán cafe nhưng không triển khai ngay thủ tục thuế, hóa đơn. Chủ quán nghĩ: “Để bán ổn ổn rồi tính”, hoặc “Thấy nhiều quán xung quanh cũng có ai nói gì đâu”. Nhưng cơ quan thuế quản lý theo mã số thuế và dữ liệu đăng ký kinh doanh, không phải theo “cảm giác” của chủ quán.

Sai lầm thường thấy:

Không nộp hoặc nộp trễ tờ khai lệ phí môn bài, dẫn tới bị phạt vì kê khai muộn, nộp muộn.
Hộ kinh doanh không lên Chi cục Thuế để làm việc về thuế khoán, cứ mở quán bán bình thường. Đến khi cơ quan thuế rà soát danh sách đăng ký mới, gọi lên làm việc thì có thể bị truy thu cho khoảng thời gian đã hoạt động.
Công ty quán cafe đã thành lập nhưng không kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN theo tháng/quý; không đăng ký, không sử dụng hóa đơn điện tử dù vẫn ký hợp đồng, nhận tiền chuyển khoản với đối tác.

Ví dụ: một quán cafe tại trung tâm thị xã đăng ký hộ kinh doanh tháng 1, khai trương tháng 3 nhưng đến tận tháng 9 mới… nhớ ra chuyện thuế. Lúc này, Chi cục Thuế có quyền tính thuế khoán từ thời điểm quán bắt đầu hoạt động, kèm theo tiền chậm nộp. Chủ quán vừa phải nộp một cục tiền lớn, vừa bị liệt vào diện “quản lý chặt” hơn trong tương lai.

Giải pháp:

Ngay sau khi có giấy đăng ký kinh doanh, hãy chủ động liên hệ Chi cục Thuế nơi đặt quán để hỏi rõ: cần kê khai gì, thời hạn khi nào, phương pháp nộp thuế ra sao.
Nếu là công ty, đừng chờ “kinh doanh tốt đã”, hãy đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản nộp thuế điện tử ngay từ đầu.

Bỏ qua bước xin Giấy chứng nhận ATTP, PCCC cho quán cafe ngay sau khi có giấy phép

Sai lầm thứ hai là xem nhẹ hoặc trì hoãn việc xin Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (ATTP) và chuẩn bị hồ sơ PCCC. Nhiều chủ quán cho rằng “quán nhỏ, bán cafe với ít bánh thôi, chắc không ai kiểm tra đâu”, hoặc “PCCC là việc của tòa nhà, mình không cần lo”. Thực tế, khi có đoàn kiểm tra liên ngành của UBND, y tế, quản lý thị trường, công an PCCC… nếu quán thuộc diện phải có Giấy chứng nhận ATTP mà chưa xin, hoặc không đáp ứng điều kiện PCCC tối thiểu, bạn hoàn toàn có thể bị:

Phạt tiền vì kinh doanh dịch vụ ăn uống không có Giấy chứng nhận ATTP (dù đã có đăng ký kinh doanh).
Buộc tạm dừng kinh doanh đến khi hoàn tất hồ sơ ATTP, PCCC.
Bị yêu cầu bổ sung nhiều hạng mục (khu chế biến, kho, tủ bảo quản, bồn rửa, bình chữa cháy, đèn thoát hiểm…), dẫn đến chi phí tăng đột biến, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.

Ví dụ: một quán cafe có bán bánh ngọt, đồ ăn vặt tại thành phố du lịch bị kiểm tra vào mùa cao điểm. Quán có giấy phép kinh doanh nhưng chưa xin Giấy chứng nhận ATTP, khu chế biến lại chưa đảm bảo. Kết quả: bị phạt, bị yêu cầu dừng phục vụ đồ ăn, chỉ còn bán nước uống, doanh thu giảm đáng kể đúng mùa khách đông.

Bài học rút ra: ngay sau khi có giấy phép, hãy tra cứu điều kiện ATTP, PCCC áp dụng cho loại hình quán cafe tại địa phương và triển khai sớm. Việc chủ động này giúp quán an toàn pháp lý, dễ dàng hơn khi cần mở rộng, xin thêm giấy phép hoặc làm việc với cơ quan chức năng sau này.

Sai lầm khi thay đổi, chuyển nhượng quán cafe nhưng không cập nhật đăng ký kinh doanh

Trong thực tế, rất nhiều chủ quán khi bán quán, đổi chủ, chuyển nhượng thương hiệu, mở thêm cơ sở hoặc đổi địa chỉ quán cafe chỉ tập trung vào việc bàn giao mặt bằng, trang thiết bị, nhân sự, công thức pha chế… mà quên mất một khâu vô cùng quan trọng: cập nhật lại thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp. Họ nghĩ đơn giản rằng “từ nay người mới đứng ra kinh doanh, người cũ không liên quan nữa”, trong khi trên hồ sơ pháp lý, cơ quan nhà nước vẫn ghi nhận chủ cũ/địa chỉ cũ/ tên cũ.

Sai lầm này dẫn đến hàng loạt rủi ro: quán phát sinh nợ thuế, vi phạm quy định PCCC, VSATTP, gây tiếng ồn… thì người đứng tên trên giấy phép vẫn là người phải giải trình đầu tiên; khi muốn tạm ngừng, giải thể, xin cấp lại, mọi thủ tục đều bị rối vì thông tin thực tế không trùng với đăng ký kinh doanh. Ngược lại, chủ mới cũng “bất lợi”: họ bỏ tiền mua quán nhưng không có tư cách pháp lý rõ ràng, khó làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp, đối tác, cơ quan chức năng.

Tương tự, khi mở thêm cơ sở mới, đổi địa chỉ, đổi tên thương hiệu mà không làm thủ tục thay đổi, bổ sung đăng ký, quán có thể bị xem là kinh doanh không đúng địa điểm, không đúng nội dung đăng ký. Sau này, khi cần xin giấy phép con (ATTP, PCCC), đăng ký thuế, hoặc muốn sang nhượng lần nữa, những sai lệch này lại trở thành “nút thắt” rất tốn thời gian để gỡ.

Vì vậy, bất cứ khi nào có sự thay đổi về chủ sở hữu, địa chỉ, tên quán, ngành nghề, số lượng cơ sở kinh doanh, hai bên liên quan nên thỏa thuận rõ trách nhiệm làm thủ tục cập nhật đăng ký kinh doanh, coi đây là một điều khoản bắt buộc trong hợp đồng chuyển nhượng hoặc kế hoạch mở rộng quán cafe.

Bán quán, đổi chủ nhưng vẫn để tên người cũ trên giấy phép – rủi ro cho cả hai bên

Một trong những sai lầm nguy hiểm nhất là bán quán, đổi chủ nhưng vẫn giữ nguyên tên người cũ trên giấy phép kinh doanh. Nhiều thương vụ chuyển nhượng diễn ra rất “tay bắt mặt mừng”: bên mua trả tiền, nhận chìa khóa, tiếp quản nhân sự, thiết bị, công thức pha chế; bên bán thì nghĩ “xong nhiệm vụ, từ nay quán là của người khác”. Tuy nhiên, trên hồ sơ pháp lý, cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh vẫn chỉ biết người đứng tên đăng ký hộ kinh doanh hoặc giám đốc công ty là chủ cũ.

Nếu sau này quán chậm nộp thuế, nợ tiền phạt, vi phạm ATTP, PCCC, gây ồn ào bị xử phạt… thì toàn bộ giấy tờ thông báo, quyết định xử lý sẽ gửi về cho người đang đứng tên trên giấy phép, tức là chủ cũ. Trong khi đó, chủ mới – người trực tiếp kinh doanh – lại không có tư cách làm việc chính thức với cơ quan nhà nước vì “không đứng tên”.

Về phía người mua quán, việc không cập nhật đăng ký kinh doanh khiến họ gặp khó khăn khi: mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng dài hạn, xin cấp giấy phép con, đăng ký bảo hiểm cho nhân viên… Tất cả đều phải nhờ chủ cũ ký hộ hoặc làm ủy quyền vòng vèo, tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Giải pháp đúng là: việc cập nhật, chuyển đổi đăng ký kinh doanh phải là một điều khoản bắt buộc trong hợp đồng chuyển nhượng, có thời hạn rõ ràng, phân công trách nhiệm cho từng bên và chỉ nên coi việc mua bán hoàn tất khi hồ sơ thay đổi đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

Mở thêm cơ sở, đổi địa chỉ, đổi tên thương hiệu nhưng không làm thủ tục thay đổi đăng ký

Một lỗi khác cũng rất phổ biến là mở thêm cơ sở mới, đổi địa chỉ, đổi tên thương hiệu quán cafe nhưng không cập nhật đăng ký kinh doanh. Ví dụ: hộ kinh doanh chỉ đăng ký một địa điểm tại đường A nhưng sau đó mở thêm chi nhánh tại đường B, hoặc chuyển hẳn sang mặt bằng khác mà vẫn dùng giấy phép cũ; hoặc quán đổi tên thương hiệu, thay bảng hiệu, fanpage, nhưng trên giấy chứng nhận vẫn là tên cũ.

Trong ngắn hạn, có thể mọi thứ vẫn “chạy được”, nhưng khi cơ quan chức năng kiểm tra, họ sẽ đối chiếu: địa chỉ thực tế có đúng với đăng ký không, tên quán trên biển hiệu và trên giấy phép có trùng không. Nếu không, quán rất dễ bị lập biên bản vì kinh doanh không đúng địa điểm, không đúng tên đăng ký, bị yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa, thậm chí tạm dừng hoạt động để hoàn thiện giấy tờ.

Do đó, bất kỳ khi nào có thay đổi về tên hộ kinh doanh/công ty, địa chỉ quán, số lượng cơ sở, chủ quán nên chủ động liên hệ bộ phận đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế để làm thủ tục điều chỉnh ngay, tránh để “dồn cục” đến lúc cần xin giấy phép con hoặc giải thể mới phát hiện sai.

Kinh nghiệm hạn chế sai lầm khi đăng ký kinh doanh quán cafe

Khi đăng ký kinh doanh quán cafe lần đầu, đa số chủ quán đều “vừa làm vừa học”, dễ mắc sai lầm từ khâu chọn loại hình (hộ kinh doanh hay công ty), ghi ngành nghề không đúng, chuẩn bị thiếu hồ sơ đến việc quên khai, nộp các loại thuế ban đầu. Những lỗi này không làm bạn “mở quán không được”, nhưng lại khiến thời gian xử lý hồ sơ kéo dài, phải đi lại nhiều lần, thậm chí bị phạt vì chậm kê khai thuế hoặc kinh doanh không đúng thông tin đã đăng ký. Vì vậy, việc trang bị một số kinh nghiệm cơ bản trước khi nộp hồ sơ là cực kỳ quan trọng.

Trước hết, bạn cần xác định rõ mô hình và quy mô quán: bán nhỏ tại nhà, xe lưu động, mặt bằng nhỏ thì phù hợp hộ kinh doanh; nếu có kế hoạch xây dựng thương hiệu, mở chuỗi, nhượng quyền thì nên tính tới mô hình công ty. Từ mô hình này, bạn lựa chọn mã ngành phù hợp: dịch vụ đồ uống là chính, có bổ sung nhà hàng/dịch vụ ăn uống, bán lẻ thực phẩm nếu có phục vụ món ăn, bán sản phẩm đóng gói. Không nên ghi chung chung “thương mại dịch vụ” mà thiếu mô tả đúng bản chất F&B.

Tiếp theo, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và hồ sơ mặt bằng: giấy tờ cá nhân, hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm, văn bản chấp thuận của chủ nhà hoặc ban quản lý tòa nhà nếu quán nằm trong chung cư, cao ốc. Đồng thời, bạn nên tìm hiểu sớm về ATTP, PCCC, tránh trường hợp đăng ký xong mới phát hiện mặt bằng không đáp ứng điều kiện.

Cuối cùng, đừng quên bước làm việc với cơ quan thuế ngay sau khi được cấp đăng ký kinh doanh: nắm rõ lệ phí môn bài, cơ chế thuế khoán (nếu là hộ), chế độ sổ sách, hóa đơn (nếu là công ty). Chỉ cần đi đúng trình tự này, bạn đã hạn chế được phần lớn sai lầm khiến nhiều quán cafe mất thêm thời gian, tiền bạc không đáng có.

Checklist đăng ký kinh doanh quán cafe cho chủ quán mới mở

Để hạn chế sai sót, bạn có thể sử dụng checklist đăng ký kinh doanh quán cafe như sau:

Xác định mô hình

1. - Hộ kinh doanh hay công ty (TNHH/cổ phần)?
  - Kế hoạch phát triển: một quán hay có thể mở thêm chi nhánh?

Chọn tên và ngành nghề

1. - Tra cứu tên quán/tên hộ kinh doanh/tên công ty để tránh trùng.
  - Ghi rõ dịch vụ đồ uống/quán cafe, bổ sung ngành nhà hàng, bán lẻ thực phẩm nếu có.

Hồ sơ chủ thể kinh doanh

1. - Bản sao CCCD/CMND, thông tin liên hệ.
  - Danh sách thành viên/cổ đông (nếu là công ty).

Hồ sơ mặt bằng

1. - Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chủ nhà.
  - Văn bản đồng ý cho kinh doanh quán cafe (nếu ở tòa nhà/chung cư).

Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

1. - Tại UBND cấp huyện (hộ kinh doanh) hoặc Phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT (công ty).

Sau khi được cấp đăng ký

- Làm việc với cơ quan thuế: lệ phí môn bài, thuế khoán hoặc thuế doanh nghiệp.
- Chuẩn bị hồ sơ xin ATTP, PCCC (nếu thuộc diện phải xin).

In checklist này, đánh dấu từng mục đã hoàn thành sẽ giúp bạn đi đúng quy trình, tránh bỏ sót bước quan trọng.

Khi nào nên dùng dịch vụ tư vấn pháp lý để tránh “mất tiền oan” vì hồ sơ sai

Bạn nên cân nhắc dùng dịch vụ tư vấn pháp lý khi rơi vào một trong các trường hợp sau: mô hình quán phức tạp (kết hợp cafe – đồ ăn – bán lẻ sản phẩm, nhiều tầng, nhiều khu chức năng), dự định mở chuỗi hoặc nhượng quyền, hoặc bạn không rành thủ tục hành chính – thuế và không có thời gian tự mày mò. Khi đó, việc cố tự làm nhưng không hiểu rõ quy định rất dễ dẫn đến hồ sơ bị trả nhiều lần, đăng ký sai ngành nghề, bỏ sót nghĩa vụ thuế ban đầu, sau này phải sửa đổi, bổ sung, nộp muộn dẫn đến bị phạt – đúng nghĩa là “mất tiền oan”.

Một đơn vị tư vấn uy tín sẽ giúp bạn chọn đúng mô hình, đúng mã ngành, chuẩn hồ sơ, giải thích nghĩa vụ thuế, thậm chí hỗ trợ luôn phần ATTP, PCCC. Chi phí dịch vụ thường thấp hơn nhiều so với tổng chi phí thời gian, tiền phạt và rủi ro nếu tự làm sai.

Tư vấn pháp lý giúp hạn chế sai lầm khi đăng ký kinh doanh quán cafe

Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe thực chất đều xuất phát từ việc chủ quán thiếu thông tin hoặc coi nhẹ bước chuẩn bị pháp lý ban đầu. Chỉ cần chú ý hơn một chút tới việc lựa chọn loại hình kinh doanh, đặt tên, ghi ngành nghề, chuẩn bị hồ sơ và cập nhật khi thay đổi mô hình, bạn đã tránh được rất nhiều rủi ro về thuế, xử phạt và tranh chấp sau này. Thay vì “làm đại cho xong rồi tính sau”, cách tiếp cận đúng là xem đăng ký kinh doanh quán cafe như nền móng pháp lý của cả dự án khởi nghiệp. Khi nền móng vững, bạn sẽ yên tâm tập trung vào sản phẩm, dịch vụ, marketing và trải nghiệm khách hàng. Hy vọng những phân tích trong bài viết về sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh quán cafe sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bước vào con đường kinh doanh đồ uống và xây dựng một thương hiệu cafe phát triển bền vững, đúng pháp luật.